文/北海市規(guī)劃局 吳妍

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文書檔案管理強(qiáng)化策略

文/北海市規(guī)劃局 吳妍

【摘要】本文對行政部門文書檔案管理中存在的問題進(jìn)行了分析，并從檔案收集制度、檔案工作人員職業(yè)素質(zhì)以及檔案移交和應(yīng)用三方面對文書檔案管理應(yīng)該加強(qiáng)的措施進(jìn)行了分析，并總結(jié)了策略應(yīng)用過程中需要注意的問題。

【關(guān)鍵詞】行政部門；文書檔案管理；策略

一、當(dāng)前文書檔案管理中存在的問題

（一）文書檔案收集不全的問題。文書檔案資料越全面，就能夠積累越多的企業(yè)發(fā)展資料，在企業(yè)各部門進(jìn)行相關(guān)事務(wù)分析時能夠提供的幫助也就越大。然而，目前行政部門存在著文書檔案收集不全的問題，這在檔案的管理方面表現(xiàn)得尤為明顯。為了使檔案能夠被真實(shí)、完整地收集起來并提高檔案的可用價值，必須保證檔案資料伴隨工程進(jìn)程誕生并及時提交，大部分行政工作并沒有將檔案收集整理制度獨(dú)立出來，只是按照企業(yè)檔案管理的一般規(guī)則進(jìn)行整理，這不符合行政檔案資料整理的實(shí)際需要，影響了此類檔案管理工作的實(shí)際價值。

（二）文書檔案收集管理的過程受阻。企業(yè)文書檔案管理的前提是行政部門對可用作檔案的資料進(jìn)行全面的收集和高效的處理，這需要檔案管理工作人員對相關(guān)事務(wù)具有高度的職業(yè)敏感性。但是，目前大多數(shù)行政工作在文書檔案管理方面所選擇的都是年齡較大的、長期在企業(yè)檔案室工作而很少出入工地的員工。這些員工由于對檔案資料的收集管理工作重要性認(rèn)識不足、自身職業(yè)能力有限，沒有深入實(shí)際去觀察哪些資料能夠當(dāng)作文書檔案進(jìn)行收集，因此使得檔案收集管理的過程不順暢，更有甚者，出現(xiàn)檔案文件質(zhì)量、數(shù)量上的問題，這使得整個文書檔案管理工作受到阻礙。

（三）文書檔案移交和應(yīng)用效率低。文書檔案來自于企業(yè)的各個部門，檔案管理的實(shí)際價值體現(xiàn)在對檔案的日常應(yīng)用方面，這是檔案管理工作的兩個重要內(nèi)容之所在。而如今的企業(yè)在文書檔案移交方面存在著問題，目前在檔案管理工作中，沒有專門部門對企業(yè)進(jìn)行約束，在行政部門檔案整理過程中沒有任何壓力，檔案整理的效果差，速度慢，甚至有的單位對檔案根本沒有整理的想法；同時，由于單位員工流動較大，管理層和普通員工對檔案應(yīng)用的價值理解不強(qiáng)，降低了文書檔案的應(yīng)用效率。

二、文書檔案管理強(qiáng)化策略

（一）建立檔案收集整理制度。強(qiáng)化文書檔案管理工作的要點(diǎn)之一是保證文書檔案本身的全面性和檔案資料的真實(shí)價值，因此，建立檔案收集整理制度是十分必要的。首先，行政工作應(yīng)該重視到檔案的特殊性，對檔案資料的階段性特征進(jìn)行分類。在充分分析不同類型檔案的特征基礎(chǔ)上，按照檔案的分類派遣相應(yīng)的工作人員進(jìn)行檔案收集。其次，完全來源于行政工作本身的檔案，應(yīng)該有明確的檔案提交格式以及提交時間規(guī)定，并將檔案提交的責(zé)任與施工責(zé)任合并起來，同時納入到企業(yè)管理當(dāng)中，使所有參與工作的人員和管理負(fù)責(zé)人，將收集和呈交檔案資料作為一項(xiàng)重要的工作任務(wù)來完成。再次，應(yīng)將檔案資料收集整理的效率以及檔案資料的質(zhì)量進(jìn)行科學(xué)評估，建立相應(yīng)的評估體系，將檔案資料的價值與相關(guān)工作人員的“業(yè)績”掛鉤，通過有效的激勵使檔案管理工作人員能夠全心全意投入到工作中。

（二）加強(qiáng)檔案工作人員的培訓(xùn)。行政部門企業(yè)文書檔案的收集依靠檔案管理工作者的個人職業(yè)能力發(fā)揮才能完成，檔案管理工作人員才能夠充分認(rèn)識到檔案的復(fù)雜性并進(jìn)行科學(xué)的整理，而其他工作人員也能夠根據(jù)檔案整理需要為工作人員提供可靠的資料；另外，企業(yè)內(nèi)部行政檔案、材料檔案資料的收集與管理，需要相關(guān)工作人員對不同類型的檔案資料具有一定的敏感度，能夠科學(xué)地分析已有的檔案資料，因此，企業(yè)需要根據(jù)自身檔案資料應(yīng)用的需要，對相關(guān)工作人員進(jìn)行職業(yè)能力培訓(xùn)，例如開辦業(yè)務(wù)學(xué)習(xí)班、業(yè)務(wù)比拼競賽等，通過這種方式使檔案工作人員的職業(yè)能力不斷提升，以滿足企業(yè)文書檔案管理工作的需要。

（三）在文書檔案管理工作中采用信息技術(shù)。行政部門文書檔案移交不及時以及企業(yè)檔案應(yīng)用效率不高的問題，可以通過檔案管理工作人員的高效工作加以解決，而高效的檔案管理工作必然要借助現(xiàn)代信息技術(shù)。因此，企業(yè)必須積極推進(jìn)檔案專業(yè)化規(guī)范化管理，確立建設(shè)檔案管理體系，并且積極引入計算機(jī)管理機(jī)制。例如，對行政部門不同類型的檔案規(guī)定歸檔日期，并為檔案管理工作者配備個人電腦，保證檔案移交的效率；在企業(yè)行政部門檔案應(yīng)用效率提高方面，信息技術(shù)扮演著更為重要的角色，檔案管理工作者不僅可以通過企業(yè)內(nèi)部MSN、微信群等途徑發(fā)布檔案文件收集通知、提醒相關(guān)員工按時提交檔案，還可以應(yīng)用相關(guān)的辦公軟件對同類文書檔案進(jìn)行大數(shù)據(jù)分析和處理，進(jìn)行企業(yè)某一方面發(fā)展的數(shù)據(jù)性描述等。這些依靠于信息技術(shù)的管理行為都能夠有效地促進(jìn)文書檔案的移交速度提升，并使檔案管理工作的價值凸現(xiàn)出來。

三、結(jié)語

綜上所述，行政部門文書檔案管理工作中存在的各種問題，需要通過檔案管理制度的建立、相關(guān)工作人員職業(yè)能力的提升以及信息技術(shù)的發(fā)展進(jìn)行解決。而在實(shí)施相應(yīng)策略時，企業(yè)應(yīng)始終注意一個問題，即保證文書檔案管理工作中的“投入”與“產(chǎn)出”之間的平衡性，積極提供相關(guān)資源和條件，將文書檔案管理視為企業(yè)發(fā)展之所需，而不是單純地進(jìn)行資料收集和整理，只有這樣，文書檔案管理工作才能夠真正發(fā)展起來。

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