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        新常態(tài)下人事檔案管理的新思路探索

        2016-11-26 16:13:19鄄城縣人力資源和社會保障局張華
        辦公室業(yè)務(wù) 2016年20期
        關(guān)鍵詞:事業(yè)單位檔案管理管理

        文/鄄城縣人力資源和社會保障局 張華

        新常態(tài)下人事檔案管理的新思路探索

        文/鄄城縣人力資源和社會保障局 張華

        無論是企業(yè)單位還是事業(yè)單位,在日新月異的發(fā)展中,都逐漸展現(xiàn)出對于人事管理的重視程度,因為人事管理不僅是對單位員工檔案管理,還是對人員綜合素質(zhì)水平的記錄,在員工考核評價中起到重要影響?;诖?,本文將主要以事業(yè)單位為主,探索分析常態(tài)下人事檔案管理新思路。

        新常態(tài);人事管理;新思路

        新常態(tài)是一種新環(huán)境、新趨勢,其概念既強調(diào)了新時代下新思路,又體現(xiàn)了要不斷改善、以穩(wěn)為綱的常態(tài)管理。在新常態(tài)條件下,各單位要不斷更新管理理念,改革管理方法,提升企業(yè)自身環(huán)境適應(yīng)能力。掌握新趨勢下經(jīng)濟市場需求,改善舊常態(tài)管理制度下出現(xiàn)問題。

        一、新常態(tài)下人事管理新要求

        (一)加大重視程度。新常態(tài)主要特點之一為速度,從高速轉(zhuǎn)為中高速,這是一種放緩增長模式,要求各單位速度與質(zhì)量齊抓。因此,應(yīng)用在人事管理中,需要單位領(lǐng)導(dǎo)提升重視程度,通過對于人事檔案的合理管理,保障員工檔案質(zhì)量,使其在員工競職、調(diào)職中發(fā)揮重要作用。

        (二)更新管理理念。新常態(tài)主要特點之二為結(jié)構(gòu),要不斷升級優(yōu)化結(jié)構(gòu)模式。事業(yè)單位人事檔案管理部門也該革新管理理念,建設(shè)新型管理制度。提升管理人員工作責(zé)任感,將檔案進行規(guī)范化管理,及時更新檔案資料;對于獲獎及處分資料一定要嚴查,確保檔案的準確性。并且對于老舊檔案進行科學(xué)保護,以免出現(xiàn)蟲蛀、發(fā)霉等現(xiàn)象,降低檔案完整度。

        (三)創(chuàng)新管理手段。新常態(tài)主要特點之三為動力,找尋新驅(qū)動方式。事業(yè)單位也要不斷提升創(chuàng)新能力,通過引入數(shù)字化管理模式,提升人事檔案管理質(zhì)量,建立單位內(nèi)部電子檔案庫,提升轉(zhuǎn)檔、入檔、提檔效率,運用現(xiàn)代化手段,提升單位服務(wù)質(zhì)量。

        二、舊常態(tài)下人事檔案管理中存在的問題

        (一)管理人員方面。事業(yè)單位與企業(yè)單位不同,其目的是為社會帶來教育、醫(yī)療、科學(xué)等方面服務(wù),以提升國家服務(wù)質(zhì)量宗旨,因此在福利、保險方面,都有國家實行扶助政策。由于一些事業(yè)單位員工屬于繼承制,故人事檔案管理部門管理人員并不具備專業(yè)素養(yǎng)。可能只是因為服從分配,被調(diào)到檔案管理部門,因此對于檔案管理沒有科學(xué)合理規(guī)劃,難免會出現(xiàn)大量工作問題。

        還有些單位領(lǐng)導(dǎo)并不重視檔案管理工作,其單位管理人員往往身兼數(shù)職,不能及時提供檔案信息,也影響了企業(yè)單位的辦事效率。

        (二)檔案管理方面。我國很多單位在檔案管理方面存在以下兩方面問題:第一,檔案內(nèi)容不準確。檔案單位對于一些檔案材料內(nèi)容不會進行審查,因此單位人員在填寫過程中會虛報情況,尤其是對于賞罰記錄填寫上。很多員工都會夸大一些優(yōu)秀事件或是捏造一些不便查證的獲獎記錄,而對于懲罰記錄也抱著單位不會查的僥幸心理,少量填寫。第二,檔案管理不及時。這是單位人事檔案管理重難點也是主要職能。但一些單位在此方面做得不好,由于管理人員日常疏忽,或是對于檔案管理手法不科學(xué),因此導(dǎo)致檔案出現(xiàn)張冠李戴現(xiàn)象,或是調(diào)檔不及時為人員遷移造成不便。還表現(xiàn)為檔案不能及時更新,不能符合新型人事審核標準為人才考評造成不便。

        三、針對人事檔案管理提出建議

        (一)提升管理人員管理素質(zhì)。在新時代背景下,只有具備專業(yè)素養(yǎng)才能提升辦公效率。事業(yè)單位應(yīng)按照2014年推行的《事業(yè)單位人事管理條例》,公開招聘、競聘上崗,為檔案管理部門提供專業(yè)人才?;蚴菍⒄衅溉藛T與競聘員工同時進行在崗實習(xí),在實習(xí)期考察其檔案規(guī)劃能力、突發(fā)情況處理能力及對于人事檔案的管理能力,最后進行擇優(yōu)錄取,杜絕企業(yè)內(nèi)部裙帶關(guān)系。

        對于在崗人員,也要進行定期培訓(xùn),提供深造機會。通過外出學(xué)習(xí)、在職培訓(xùn)提升其專業(yè)素養(yǎng),也加深了對于檔案管理的科學(xué)認識,加強工作責(zé)任感與積極性。

        (二)建立合理檔案管理平臺。檔案管理水平與管理者責(zé)任感與管理手段有莫大關(guān)系。在信息化時代很多單位都對檔案實行數(shù)字化管理。通過實施管理在以下三方面提升管理質(zhì)量。1.方便更改,通過電子備檔,每位員工都可以通過工作號登陸系統(tǒng)進行信息查看與管理,如家庭住址、聯(lián)系方式可以自行更改,改正后標注提醒管理員即可。2.方便檔案調(diào)取,電子檔案不似傳統(tǒng)紙質(zhì)檔案,在檔案管理中很可能因為管理員疏忽或是自然災(zāi)害而遭到損毀。而電子檔案不僅保證了檔案本身安全,還易于調(diào)取。其他單位需要員工檔案時,可以先進行電子轉(zhuǎn)檔,如有需要再轉(zhuǎn)紙質(zhì)文檔。3.方便管理人員管理。通過員工自行更改通知管理員,可以節(jié)省管理員登記改正時間,將這部分時間用于檔案資料查實與老舊檔案整理,不僅提高了檔案準確性,還能提高人才競爭能力,方便單位考核。

        四、結(jié)語

        人事檔案管理在單位運作中起到重要作用,好的檔案管理機制不僅能幫助員工快速辦理入檔、轉(zhuǎn)檔手續(xù),還能幫助單位提升服務(wù)質(zhì)量與服務(wù)效率。事業(yè)單位也該積極適應(yīng)新常態(tài)下工作標準,加深對檔案管理重要性的認識程度,改善管理手段,從而更好地為社會服務(wù)。

        [1]練漢雄. 新常態(tài)下縣級人事檔案管理的舉措[J]. 辦公室業(yè)務(wù),2016(09):153.

        [2]張麗.新常態(tài)下人事檔案管理探究[J].現(xiàn)代商貿(mào)工業(yè),2015(13):98-99.

        [3]馬卓.新常態(tài)下高校干部人事檔案管理的問題與對策[J].邊疆經(jīng)濟與文化,2015(06):141-142.

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