文/湖南省婦幼保健院 周果元

事業(yè)單位人事檔案管理中存在的問題分析

文/湖南省婦幼保健院 周果元

事業(yè)單位的正常運(yùn)營離不開人事的調(diào)動(dòng)和相關(guān)檔案的更新，所以事業(yè)單位的人事檔案管理有著重要的保障作用。目前在事業(yè)單位的人事檔案管理工作中還存在著一定的問題，對(duì)事業(yè)單位的整體工作運(yùn)行造成了一定困難。因此提高事業(yè)單位工作效率的首要任務(wù)就是將事業(yè)單位的人事檔案管理相關(guān)問題進(jìn)行妥善解決。本文從事業(yè)單位人事檔案管理中出現(xiàn)的一些問題出發(fā)，探討這些問題的解決方案。

事業(yè)單位；人事檔案管理；檔案管理；管理優(yōu)化

人事檔案管理在事業(yè)單位中有著重要的地位，員工和相關(guān)人員的出身、學(xué)習(xí)經(jīng)歷、工作狀況、社會(huì)關(guān)系等多種信息都在檔案的信息當(dāng)中能夠體現(xiàn)出來。人事檔案的管理能夠?qū)T工的工作調(diào)動(dòng)起到重要的參考作用。

一、當(dāng)前人事管理工作的現(xiàn)狀及相關(guān)問題

（一）目前事業(yè)單位中人事檔案管理工作的現(xiàn)狀。事業(yè)單位的人事檔管理在當(dāng)今社會(huì)快速發(fā)展的經(jīng)濟(jì)浪潮當(dāng)中顯得有些落后，具體表現(xiàn)在缺少創(chuàng)新精神，單位改革缺少規(guī)劃目標(biāo)和變化動(dòng)力，在檔案管理方面墨守成規(guī)，不能適應(yīng)當(dāng)前社會(huì)發(fā)展的特點(diǎn)等。事業(yè)單位的特點(diǎn)是缺少市場競爭和管理工作壓力，所以在人事檔案管理方面的制度化、規(guī)范化方面進(jìn)度緩慢，事業(yè)單位整體對(duì)檔案管理工作的態(tài)度也不夠積極，員工的專業(yè)素質(zhì)達(dá)不到相應(yīng)的水平，這些因素綜合起來，對(duì)事業(yè)單位中的人事檔案管理工作的開展造成了很大的阻礙。

（二）人事檔案管理工作中出現(xiàn)的相關(guān)問題。

1.單位管理層面對(duì)于人事檔案管理工作認(rèn)識(shí)不足。事業(yè)單位的領(lǐng)導(dǎo)層面觸及不到具體的檔案管理工作，所以對(duì)單位管理層面的人事檔案管理工作不夠重視。很多時(shí)候領(lǐng)導(dǎo)認(rèn)為檔案管理工作只是簡單的檔案維護(hù)和調(diào)用，不需要過多的人力物力投入，因此檔案管理工作在很多情況下也就難以得到進(jìn)展。很多事業(yè)單位也因?yàn)檫@樣的原因沒有設(shè)立專門的人事檔案管理部門，導(dǎo)致人檔案管理的工作效率低下。

2.人事檔案管理工作的工作人員素養(yǎng)不夠。一方面很多事業(yè)單位采用的是在各個(gè)部門中分散進(jìn)行人事檔案管理的辦法，導(dǎo)致人事檔案管理的工作人員在檔案管理工作方面不夠?qū)I(yè)，另外一方面一些建立了專門的檔案管理部門的事業(yè)單位其檔案管理工作也是由于無法得到充分的人力物力支持而沒有專業(yè)的工作人才培養(yǎng)。在檔案管理工作中沒有專業(yè)的人才支持就會(huì)導(dǎo)致檔案管理工作只是停留在最低等級(jí)的維護(hù)檔案階段，無法利用檔案為整個(gè)事業(yè)單位的發(fā)展做出規(guī)劃。

3.人事檔案管理的信息化不夠完善。目前很多企業(yè)的人事檔案管理已經(jīng)走向了信息化的階段，但是在事業(yè)單位中信息化的趨勢尚且不明顯。從事業(yè)單位的發(fā)展態(tài)勢來看，一部分的事業(yè)單位已經(jīng)采用了信息化的基本系統(tǒng)作為人事檔案管理的重要輔助，但是目前由于人力物力的投入不完善，信息化系統(tǒng)也只是停留在一個(gè)基礎(chǔ)的階段，系統(tǒng)無法替代傳統(tǒng)的紙質(zhì)檔案對(duì)員工的各種情況進(jìn)行全面并且完善的檔案記錄，所以人事檔案信息化管理系統(tǒng)的使用程度并不高，并且人事檔案管理的工作人員也沒有經(jīng)過這方面的培訓(xùn)。

二、事業(yè)單位中人事檔案管理的問題解決方案

（一） 建立較為完善的人事檔案管理工作制度。目前提高人事檔案管理工作效率的重要程序之一就是要先建立一個(gè)較為完善的人事檔案管理制度，自上而下地為人事檔案管理工作提供發(fā)展和改革的環(huán)境。首先，事業(yè)單位的領(lǐng)導(dǎo)要明確當(dāng)前檔案管理工作的實(shí)際，從統(tǒng)籌管理相關(guān)的人事檔案工作出發(fā)，完善人事檔案管理工作的相關(guān)制度，由于在實(shí)際工作當(dāng)中，檔案管理的工作是煩瑣且復(fù)雜的，因此需要完善相關(guān)的制度才能引導(dǎo)檔案管理工作走向良好的發(fā)展途徑。人事檔案管理工作的相關(guān)制度要求需要從工作人員的工作方法、信息化程度等多個(gè)方面進(jìn)行各種要求。

（二）加強(qiáng)在人事檔案管理工作方面的人力物力投入。事業(yè)單位的人事檔案管理工作中出現(xiàn)的大部分問題都是由于人力物力的投入不足而產(chǎn)生的，加強(qiáng)事業(yè)單位的領(lǐng)導(dǎo)層對(duì)人事檔案管理工作的認(rèn)識(shí)有助于改善這一現(xiàn)狀。在人事檔案管理的工作當(dāng)中需要通過工作的重要性和工作的成效將領(lǐng)導(dǎo)對(duì)于人事檔案工作的印象轉(zhuǎn)變過來，從而使得部門愿意在相關(guān)方向進(jìn)行人力和物力的投入增強(qiáng)。爭取到部門的投入之后，檔案管理的相關(guān)部門需要利用這些投入進(jìn)行相關(guān)的檔案管理工作基礎(chǔ)建設(shè)，比如建立專用的檔案管理庫與購入相關(guān)設(shè)施、加強(qiáng)對(duì)于檔案管理的安全防護(hù)、對(duì)檔案管理工作人員的專業(yè)培訓(xùn)等。

（三）實(shí)現(xiàn)檔案管理的信息化。檔案管理的信息化是事業(yè)單位中檔案管理工作的未來發(fā)展趨勢，人事檔案信息管理的重要方式就是通過網(wǎng)絡(luò)進(jìn)行相關(guān)的人事檔案管理工作，在信息化的檔案管理中，檔案不僅僅作為一種事業(yè)單位的人員基礎(chǔ)信息出現(xiàn)，還可以通過對(duì)員工檔案的分析判斷事業(yè)單位的發(fā)展?fàn)顩r，并且能夠在信息化的系統(tǒng)當(dāng)中對(duì)相關(guān)的檔案進(jìn)行快速查閱和定位，配合信息化系統(tǒng)的權(quán)限配給，可以在很大程度上減少后期的檔案管理人力投入，從而實(shí)現(xiàn)檔案在部門內(nèi)的有效共享，提高檔案管理工作的工作效率。

三、結(jié)語

事業(yè)單位中的檔案管理工作是事業(yè)單位發(fā)展的重要基礎(chǔ)性工作之一，針對(duì)事業(yè)單位人事檔案管理的一些問題，事業(yè)單位的檔案管理工作人員需要從實(shí)際工作情況出發(fā)，促進(jìn)完善的檔案管理制度建設(shè)，提升事業(yè)單位對(duì)于檔案管理部門的重視程度，加強(qiáng)檔案管理機(jī)構(gòu)的信息化改革，盡可能地加大相關(guān)的投入，從而提升檔案管理工作的效率。

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