文/廣東省肇慶市皮膚病醫(yī)院 林俊達(dá) 馮雯棋 趙偉玲

廣東省醫(yī)院基建檔案管理信息化存在的問題及對策研究

文/廣東省肇慶市皮膚病醫(yī)院 林俊達(dá) 馮雯棋 趙偉玲

筆者經(jīng)過對五所醫(yī)院基建檔案的信息化管理調(diào)查，結(jié)合目前醫(yī)院存在的觀念不強(qiáng)、制度不嚴(yán)、技術(shù)落后等信息化管理問題，提出強(qiáng)化學(xué)習(xí)、完善制度、加大投入等整改措施，積極提升醫(yī)院在基建檔案信息化管理方面的科學(xué)性和規(guī)范性。

基建檔案；管理信息化；問題；對策

完備的醫(yī)院基本建設(shè)檔案可為醫(yī)院擴(kuò)建、改建、維修時提供科學(xué)的設(shè)計基礎(chǔ)、施工依據(jù)，加快施工速度，提高施工質(zhì)量，節(jié)省勞動耗費，提高醫(yī)院的經(jīng)濟(jì)效益，也作為醫(yī)院發(fā)展的歷史性憑證，為在醫(yī)院權(quán)益的維護(hù)、醫(yī)院建設(shè)的持續(xù)發(fā)展等方面提供借鑒價值。故實現(xiàn)基建檔案信息的數(shù)字化、信息化，不僅方便基建檔案的整理歸檔和調(diào)取利用等工作，也避免了傳統(tǒng)紙質(zhì)檔案難以久存的弊端，實現(xiàn)綠色管理，高效管理。

一、目前醫(yī)院基建檔案管理信息化存在的問題

（一）信息化檔案管理意識不強(qiáng)。在對五所醫(yī)院的調(diào)查中發(fā)現(xiàn)，基建檔案的信息化管理是“弱勢群體”，從領(lǐng)導(dǎo)到工作人員都不甚重視，在上面花費的資金、時間、精力都相對較少。比如A醫(yī)院在基建信息化管理方面較為完善，但B、D、E三醫(yī)院缺少相應(yīng)的管理制度，而C醫(yī)院的信息化管理才處于起步階段。

五所醫(yī)院的基建檔案信息化管理人員都非專業(yè)人員，甚至有兩所醫(yī)院找臨時工來當(dāng)管理員，造成基建資料的歸類不當(dāng)、查找困難、資料混亂、不能及時主動回收基建資料等問題，為基建檔案信息化管理的完善造成很大漏洞。

（二）信息化管理缺乏常態(tài)機(jī)制。在調(diào)查中發(fā)現(xiàn)，5所醫(yī)院在醫(yī)療、上崗等方面都具有詳盡完備的制度，并納入醫(yī)院的信息化管理，透明、公開、高效。但在基建檔案信息化管理方面依然沿用原來紙質(zhì)檔案管理的舊制度，比如目前A醫(yī)院85%的紙質(zhì)基建檔案都上傳醫(yī)院信息庫，但其他四所醫(yī)院依然只是目錄信息化，但檔案內(nèi)容依然大多是紙質(zhì)化，加上醫(yī)院對檔案信息化管理方面的分類編碼不統(tǒng)一，一定程度上影響了醫(yī)院基建檔案信息化的建設(shè)進(jìn)程。

（三）信息化管理設(shè)備技術(shù)相對薄弱。在調(diào)查中發(fā)現(xiàn)，A醫(yī)院在設(shè)備與軟件方面較為成熟，但其余四所醫(yī)院都存在由于缺乏專業(yè)的基建檔案信息化管理設(shè)備，造成某些基建檔案在由紙質(zhì)檔案、聲像檔案變?yōu)殡娮訖n案中的失真、短缺、占據(jù)空間等現(xiàn)象；對于基建檔案信息化管理的軟件上盡管衛(wèi)生局提供了兩套軟件，但側(cè)重于醫(yī)院的常規(guī)管理，而醫(yī)院又沒有能力設(shè)計符合自己醫(yī)院特色的信息化管理軟件，導(dǎo)致在基建檔案信息化管理上還存在不少漏洞，難以讓基建檔案分類明確、內(nèi)容巨細(xì)、查找方便、提取快捷。

二、完善醫(yī)院基建檔案管理信息化的有效對策

（一）加強(qiáng)學(xué)習(xí)，增強(qiáng)檔案管理觀念。醫(yī)院領(lǐng)導(dǎo)要樹立頂層設(shè)計理念，高屋建瓴，確立基建檔案信息化的管理觀念，設(shè)立完備的檔案管理專業(yè)部門；醫(yī)院檔案管理部門要通過多種途徑組織檔案管理人員學(xué)習(xí)有關(guān)檔案管理方面，特別是信息化管理方面的政策、文件，提高醫(yī)院上下對基建檔案信息化工作重要性的認(rèn)識，提高對基建檔案管理的重視度。

醫(yī)院檔案部門要組織檔案管理人員學(xué)習(xí)信息化檔案管理的技術(shù)、方法，提高工作人員的信息化管理技能，特別是針對基建檔案信息化管理，要改變過去安于現(xiàn)狀、坐等落成的消極工作方式，改成及時建檔、上傳云端的主動服務(wù)，確保基建檔案信息化的完整性和科學(xué)性。

（二）完善制度，實現(xiàn)管理的本土化。醫(yī)院要在原來基建檔案紙質(zhì)化管理制度的基礎(chǔ)上，借鑒其他醫(yī)院在基建檔案管理信息化方面的制度，在本院其他項目檔案信息化管理的基礎(chǔ)上建立、完善基建檔案管理信息化的本土制度，對本院的基建檔案信息化管理的歸檔期限、范圍、方式、歸類、編碼等具體要求等做出明確規(guī)定，為檔案管理的高效提供保障，也為檔案管理的移交消除后患。

醫(yī)院在基建檔案管理方面至少要配置一名專職信息化管理工作人員，有效實現(xiàn)基建檔案信息化建檔時的完整、提檔時的明確、歸檔時的有序，實現(xiàn)基建檔案信息化管理的專業(yè)化、科學(xué)化、質(zhì)量化。

（三）加大投入，完善管理設(shè)備與技術(shù)。巧婦難為無米之炊。醫(yī)院要投入資金，為檔案管理部門配置防磁柜、底圖柜、電腦、復(fù)印大型高效掃描儀等基建檔案管理信息化所需的必備設(shè)備，完善基建檔案信息化建設(shè)的硬件設(shè)施，確保檔案管理信息化的可行性。

要尋找專業(yè)的基建檔案信息化管理的專業(yè)技術(shù)人員，結(jié)合本院實際設(shè)計最為合適的基建檔案管理的信息化配套軟件，為醫(yī)院檔案管理的軟實力。

要加強(qiáng)對檔案管理人員的專業(yè)技能培訓(xùn)，提高工作人員對基建檔案信息化的管理存貯技術(shù)，全面實現(xiàn)檔案目錄的數(shù)字化和檔案全文的數(shù)字化，讓檔案信息化更上一臺階。

對于資金有限的醫(yī)院，可采取“尋求外援”的創(chuàng)新管理方式，由專業(yè)的建筑設(shè)計專業(yè)圖文公司負(fù)責(zé)將基建設(shè)備基建圖紙進(jìn)行掃描、制成圖形文本及光盤等保存于醫(yī)院的檔案管理室或上傳醫(yī)院信息化資源庫。

總之，作為醫(yī)院管理重要組成部分的基建檔案信息化管理是醫(yī)院信息化、國際化發(fā)展的必然選擇。我們要深刻認(rèn)識檔案信息化管理的重要性和緊迫性，切實做好基建檔案的管理信息化，助推醫(yī)院檔案工作乃至管理工作信息化的進(jìn)程。

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