文/晉能集團(tuán)晉城有限公司 張陽寧

企業(yè)檔案管理體制改革分析

文/晉能集團(tuán)晉城有限公司 張陽寧

檔案管理是企業(yè)管理重要部分，直接決定著經(jīng)營者的科學(xué)決策及發(fā)展戰(zhàn)略制定，對于各項資源的優(yōu)化配置有重要意義。在企業(yè)不斷發(fā)展中，檔案管理體制改革是其生存和發(fā)展的關(guān)鍵，為必然趨勢。此文簡單對企業(yè)檔案管理體制改革做出分析。

檔案管理；體制；改革

現(xiàn)階段，企業(yè)發(fā)展在市場經(jīng)濟(jì)新時期下面臨新問題、新形勢，檔案管理也面臨新挑戰(zhàn)。檔案管理必須不斷開拓創(chuàng)新，與時俱進(jìn)，優(yōu)化管理，加強(qiáng)管理體制改革，才能獲得穩(wěn)固長遠(yuǎn)發(fā)展。

一、檔案管理體制改革必要性

企業(yè)在檔案管理上開展體制改革，是適應(yīng)時代發(fā)展有效手段，是企業(yè)謀求長遠(yuǎn)發(fā)展切實需求。現(xiàn)階段，檔案管理體制仍面臨以下問題，迫切需要體制改革。

（一）管理效率低。企業(yè)規(guī)模不斷擴(kuò)大，就業(yè)崗位增多，員工人數(shù)不斷增長，檔案管理作為無形資產(chǎn)，漸漸受到關(guān)注。但很多企業(yè)并沒有做好體制改革準(zhǔn)備，在檔案管理中存在工作效率低這一嚴(yán)重問題，影響競爭力提高，阻礙企業(yè)發(fā)展。

（二）人員素質(zhì)不高。管理人員是檔案管理主力軍，需承擔(dān)起改革重任，有效提高工作效率，提高企業(yè)競爭力。但很多管理人員素質(zhì)呈良莠不齊狀態(tài)，缺乏先進(jìn)理念及專業(yè)技能，無法滿足改革需要；部分企業(yè)為節(jié)約資金，未設(shè)置專人負(fù)責(zé)工作，或由非專業(yè)人員負(fù)責(zé)管理，由于人員缺乏管理能力和經(jīng)驗，無法從根本上保證管理質(zhì)量及效率，故企業(yè)無法實現(xiàn)資源合理配置及優(yōu)化。

（三）管理環(huán)境差。與其他部門一樣，只有保證管理環(huán)境有序、和諧，才能真正發(fā)揮管理的作用及效果。當(dāng)前，很多企業(yè)在檔案管理上環(huán)境較差，檔案混雜、遺失或殘缺等現(xiàn)象時有發(fā)生，直接加大管理難度，引起企業(yè)無形資產(chǎn)損失，影響企業(yè)員工福利保障，同時對企業(yè)未來發(fā)展有很大影響。

（四）體制不完善。很多企業(yè)決策者沒有認(rèn)識到檔案管理必要性及重要性，思想觀念尚未轉(zhuǎn)變，導(dǎo)致體制不健全、不完善，疏于日常檔案維護(hù)、整合及分類等工作，或者繼續(xù)沿用傳統(tǒng)的管理體制，影響工作開展。

二、如何加強(qiáng)檔案管理體制改革

（一）依法治檔。管理部門應(yīng)從各個角度出發(fā)，不斷健全管理體制，實現(xiàn)依法治檔。管理部門應(yīng)將執(zhí)法作用和指導(dǎo)作用之間關(guān)系明朗化，促使服務(wù)、法律和管理三元素有效統(tǒng)一，促進(jìn)檔案管理有序、穩(wěn)定進(jìn)行。需注意的是，在私營企業(yè)中，檔案管理富有鮮明私有性，此時政府應(yīng)有效起到執(zhí)法管理和監(jiān)督的作用，改變其無人管理狀態(tài)，促使私企檔案管理更加科學(xué)化和規(guī)范化。

（二）優(yōu)化利用新技術(shù)。社會不斷發(fā)展與進(jìn)步，企業(yè)也應(yīng)加強(qiáng)社會市場導(dǎo)向，按時代發(fā)展客觀規(guī)律，緊跟其步伐，進(jìn)行自身轉(zhuǎn)型，在激烈市場競爭中更好謀生存，促發(fā)展。在體制改革中，應(yīng)不斷優(yōu)化利用新技術(shù)，充分運(yùn)用各種先進(jìn)技術(shù)的優(yōu)勢，引入計算機(jī)技術(shù)、互聯(lián)網(wǎng)技術(shù)等，實現(xiàn)信息聯(lián)網(wǎng)和資源共享，促進(jìn)科學(xué)決策。對管理流程及程序進(jìn)行簡化，減少工作量，提高信息整理及存檔的效率和質(zhì)量，以此保證人力資源得到合理利用，降低檔案信息丟失率及不全率，避免無形資產(chǎn)損失，保證內(nèi)部工作有序順利進(jìn)行。

（三）信息化管理。企業(yè)在未來生存發(fā)展中，應(yīng)按實際運(yùn)營情況，建立起科學(xué)化信息化管理體系，制定信息一體化模式，對內(nèi)部信息資源進(jìn)行有效篩選與整合，從而建立一體化信息中心，統(tǒng)一集中進(jìn)行信息接收和應(yīng)用等，促使管理工作更規(guī)范、更合理。對各項資源進(jìn)行優(yōu)化配置，提高無形資產(chǎn)的利用率，增強(qiáng)企業(yè)競爭力，提高企業(yè)形象，從而提高企業(yè)在行業(yè)中的影響力，創(chuàng)造經(jīng)濟(jì)效益最大化。

（四）加強(qiáng)信息開發(fā)與利用。企業(yè)在檔案管理中，應(yīng)加強(qiáng)信息收集和歸類，并注重綜合利用信息數(shù)據(jù)，從而開發(fā)信息。根據(jù)當(dāng)前企業(yè)運(yùn)營現(xiàn)狀，收集各種與企業(yè)運(yùn)營有關(guān)的信息數(shù)據(jù)等，保證各項活動順利有序開展。運(yùn)用網(wǎng)絡(luò)技術(shù)，建立電子檔案庫，在規(guī)定范圍內(nèi)為各部門提供優(yōu)質(zhì)服務(wù)，使其能隨時隨地檢索到信息，以此提高信息數(shù)據(jù)使用價值。此外，還可以建立同行網(wǎng)絡(luò)信息數(shù)據(jù)庫，通過與其他企業(yè)對比，不斷對自身結(jié)構(gòu)進(jìn)行優(yōu)化，提高市場競爭力。

此外，也應(yīng)加強(qiáng)人員培訓(xùn)，提高檔案管理者的綜合素質(zhì)，提高管理能力及水平，繼而提高管理效率與質(zhì)量。定期開展理論知識及實踐能力培訓(xùn)，使其充分認(rèn)識到檔案管理重要性及必要性，全面掌握工作內(nèi)容及方式，提高現(xiàn)代化管理技術(shù)的應(yīng)用。在企業(yè)內(nèi)部定期展開學(xué)術(shù)討論會，邀請工作優(yōu)秀個人現(xiàn)場介紹經(jīng)驗，提高全體人員水平。作為檔案管理者，應(yīng)時刻掌握企業(yè)經(jīng)營內(nèi)容、狀態(tài)及發(fā)展方向，圍繞企業(yè)科研活動及生產(chǎn)經(jīng)營等，主動提供咨詢服務(wù)，大大提高檔案信息利用價值。

三、結(jié)束語

在企業(yè)生產(chǎn)經(jīng)營中，檔案信息起到重要作用，只有適應(yīng)時代發(fā)展，加強(qiáng)檔案管理體制改革，依法治檔，推進(jìn)信息化管理，加強(qiáng)信息開發(fā)與利用，才能使檔案管理在企業(yè)運(yùn)行中發(fā)揮有效作用，促進(jìn)企業(yè)長久、穩(wěn)定、可持續(xù)發(fā)展。

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