文/秦皇島市婦幼保健院 于婷

論檔案利用與檔案隊伍建設(shè)的關(guān)系

文/秦皇島市婦幼保健院 于婷

自改革開放來，各行業(yè)、各領(lǐng)域均在快速發(fā)展，已形成一定趨式。然而，在我國檔案管理方面，始終處于傳統(tǒng)管理模式，使得我國管理方式、工作環(huán)境太過傳統(tǒng)化，嚴重影響工作效率，服務(wù)對象不能享受優(yōu)質(zhì)服務(wù)。因此，加強檔案利用和檔案隊伍建設(shè)十分重要。

檔案利用；檔案隊伍建設(shè)

近些年來，隨著社會經(jīng)濟不斷發(fā)展，我國走向先進化和信息化時代。在以知識和信息為需求的時代，怎樣提高檔案利用工作十分重要。傳統(tǒng)紙質(zhì)檔案容易破損和丟失，信息化是檔案管理工作的重點。但檔案利用工作離不開檔案隊伍建設(shè)，檔案人員工作能力高低，素質(zhì)技能優(yōu)劣，關(guān)系著檔案利用效率。筆者根據(jù)自身多年的檔案管理經(jīng)驗，研究檔案利用和檔案隊伍建設(shè)關(guān)系。

一、檔案工作程序變化

隨著信息技術(shù)快速發(fā)展，通信技術(shù)、計算機技術(shù)不斷普及。在新時期下，我國檔案管理必須做出相應(yīng)改變，以適應(yīng)信息化社會。因此，電子化檔案、信息化檔案必然取代紙質(zhì)檔案。和傳統(tǒng)紙質(zhì)檔案相比，電子檔案查詢方便，不容易丟失，可重復(fù)加密，具有較高安全性。因電子檔案的優(yōu)點，在現(xiàn)代社會中，電子檔案管理受到廣泛認可，逐漸投入使用。

由于電子檔案不斷發(fā)展，檔案專業(yè)人才匱乏。在檔案隊伍中，經(jīng)過專業(yè)教育、正規(guī)培訓(xùn)的檔案人員較少，缺乏檔案工作經(jīng)驗，許多單位的檔案人員兼有其他工作，疲于應(yīng)付日常事務(wù)，很難專心學(xué)習(xí)檔案管理知識。缺乏檔案專業(yè)人才，加上檔案工作經(jīng)驗缺乏，導(dǎo)致專業(yè)素質(zhì)偏低，檔案管理的整體水平較低，與新時期檔案發(fā)展要求不相符。

通過電子信息方式保存文件，解決了傳統(tǒng)紙質(zhì)壽命問題。使用紙質(zhì)檔案，隨著時間延長，紙質(zhì)會消隱和泛黃，必須投入大量財力、人力維護，而采取電子方式保存文件，不存在這些問題。同時，使用電子文件，在有需要時，可及時調(diào)出詳細資料，尋找信息源頭，提高了工作效率，保證工作核實真實性和完整性，提高了可靠性和安全性。除檔案信息保存方式發(fā)生變化，對于檔案管理人員而言，也要跟上時代，轉(zhuǎn)變自身傳統(tǒng)思想，學(xué)習(xí)新思想和新技術(shù)，方可勝任現(xiàn)代檔案管理工作，提高檔案利用率。

二、檔案利用中檔案隊伍建設(shè)

（一）檔案人員具備檔案管理的專業(yè)和知識。針對檔案管理人員而言，必須具備扎實基礎(chǔ)，方可做好檔案管理和文件處理工作，才能處理整理、鑒定和維護程序?？梢哉f，現(xiàn)代檔案管理，需要檔案管理人員具備現(xiàn)代管理技術(shù)。另外，檔案管理工作屬于雜技術(shù)，要求檔案管理人員除具備檔案管理專業(yè)知識外，還需具備圖書、情報等專業(yè)知識。通過各種專業(yè)技術(shù)融合，促進檔案管理標(biāo)準化和規(guī)范化，適應(yīng)社會發(fā)展需求。

（二）檔案人員具備電子管理技能。目前，社會提倡無紙化、電子化辦公，主張節(jié)約環(huán)保，傳統(tǒng)紙質(zhì)被取代。如果一定要使用紙質(zhì)文件，也要降低浪費率。因此，檔案信息化管理是必然發(fā)展趨勢，是信息化時代的必然要求。和傳統(tǒng)紙質(zhì)檔案相比，電子文件雖然容易管理，也要求檔案人員熟悉電子檔案管理流程、生產(chǎn)環(huán)境、記錄形式。因此，檔案人員不能再依靠傳統(tǒng)思想工作，必須與時俱進，接受電子檔案對傳統(tǒng)檔案的挑戰(zhàn)、改變。另外，檔案人員具備電子技術(shù)，熟悉辦公自動化，檢索業(yè)務(wù)軟件使用，方可適應(yīng)檔案信息化管理。

（三）檔案管理的學(xué)習(xí)能力。處于新時代背景下，檔案工作為適應(yīng)發(fā)展，逐漸成為操作性強、實踐性強、知識更新快的工作。然而，針對檔案管理而言，具備專業(yè)知識非常重要。然而，我國人力資源、檔案管理專業(yè)人員較少，難以適應(yīng)社會快速發(fā)展。因此，檔案管理人員需具備學(xué)習(xí)能力，在日常工作中，善于發(fā)現(xiàn)問題，重視反思、總結(jié)，方可做好工作。但檔案管理工作是一種對實際操作能力要求較高的工作，檔案人員在日常工作中，必須認真分析自身不足，按照所學(xué)知識問題，提出解決方法，虛心請教，不斷完善自身知識體系，進一步提升自身檔案管理能力、業(yè)務(wù)水平。對于新時期而言，是一個終身教育、學(xué)習(xí)型社會，不管從事何種工作，要求工作人員具備一定學(xué)習(xí)、知識消化、理解能力。工作人員不斷學(xué)習(xí)，不僅可以接受新技術(shù)，還能拓展自身視野，高效開展檔案管理工作。同時，對于檔案人員而言，還需具備創(chuàng)新精神，不斷創(chuàng)新管理方法，將新技術(shù)融入工作實際中，不斷創(chuàng)新檔案管理工作。

三、結(jié)束語

總而言之，處于一個不斷學(xué)習(xí)、發(fā)展的新時期，檔案管理工作發(fā)生巨大改變、挑戰(zhàn)，要求不斷加強檔案管理隊伍建設(shè)。同時，隨著社會不斷進步，工作人員必須轉(zhuǎn)變傳統(tǒng)工作觀念，不斷學(xué)習(xí)新知識充實自己，促使檔案管理工作高效開展。另外，除檔案人員自身素質(zhì)，相關(guān)單位也必須做好帶頭，為檔案人員創(chuàng)造良好學(xué)習(xí)環(huán)境，在新時期下，不斷加強檔案隊伍建設(shè)，跟上新時期發(fā)展步伐，促進檔案事業(yè)的可持續(xù)、健康發(fā)展。

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