文/貴州工業(yè)職業(yè)技術(shù)學(xué)院　郭天菊

淺談普通高等學(xué)校學(xué)生檔案管理

文/貴州工業(yè)職業(yè)技術(shù)學(xué)院郭天菊

學(xué)生檔案是學(xué)生學(xué)習(xí)能力、學(xué)習(xí)水平、專業(yè)技能掌握情況的真實(shí)歷史記錄。學(xué)生檔案對于學(xué)生今后的升學(xué)、就業(yè)、考察、錄選、培養(yǎng)、選拔等有著至關(guān)重要的憑證作用。我國高校學(xué)生數(shù)量日益增加，檔案管理任務(wù)日趨加重。畢業(yè)生檔案中存在內(nèi)容不完整齊全、地址不詳?shù)葐栴}，學(xué)生對檔案的意識不強(qiáng)等造成了檔案管理的難度加大。

普通高校；學(xué)生檔案；管理

在市場經(jīng)濟(jì)及人才市場的影響下，高校畢業(yè)生由最初的統(tǒng)一分配轉(zhuǎn)變?yōu)椤半p向選擇”，學(xué)生在畢業(yè)之時自主進(jìn)行選擇，或升學(xué)或創(chuàng)業(yè)或就業(yè)。選擇多樣化增加了檔案管理的難度。另一方面，大多數(shù)學(xué)生無檔案意識，在離校前不關(guān)心自己的檔案去向，投遞信息變化后不能及時告知檔案管理人員造成檔案無法寄出。普通高等學(xué)校學(xué)生檔案如何高效、有序管理是現(xiàn)在高校面臨的普遍問題。

一、高校學(xué)生檔案管理存在的問題

（一）歸檔內(nèi)容不全。學(xué)生管理工作中，教職工普遍沒有檔案管理知識，學(xué)生檔案中多數(shù)只裝入學(xué)生基本的檔案內(nèi)容。學(xué)生檔案記載了一個人成長發(fā)展的過程，它包括了在校期間的生活學(xué)習(xí)情況，如高考記錄、學(xué)員鑒定、成績總表、畢業(yè)生登記表、入團(tuán)入黨材料等等，但是學(xué)生在校期間獲得的獎勵、懲處等材料大多沒有裝入學(xué)生檔案。學(xué)生個人在簡歷中填寫的獎懲情況缺少支撐材料，其他關(guān)于學(xué)生創(chuàng)新能力、實(shí)踐能力、技術(shù)能力等材料也沒有裝入其中。

（二）管理手段落后。高校在校學(xué)生檔案的管理，多為各院、系、部自行管理，班主任或輔導(dǎo)員為直接管理者，每個學(xué)生的檔案為手工操作管理，在增加內(nèi)容或信息變動時不能及時反映。管理手段落后，缺乏專業(yè)性、技術(shù)性?，F(xiàn)有的檔案管理方式與現(xiàn)代化的高等教育快速發(fā)展相比已越來越不適應(yīng)。

（三）畢業(yè)生檔案滯留現(xiàn)象嚴(yán)重。學(xué)生在校期間沒有受到關(guān)于檔案知識的教育，對檔案的內(nèi)容、功能、管理、寄存等認(rèn)識模糊，學(xué)校在學(xué)生畢業(yè)時也不告知檔案去向。就業(yè)時到需要檔案的單位才去了解自己的檔案在何處、該如何提取等問題。剩余的就成了“棄檔族”，造成了人、檔脫離的現(xiàn)象，檔案滯留現(xiàn)象嚴(yán)重。

（四）檔案意識不強(qiáng)。1.教職工檔案意識不強(qiáng)。大多從事學(xué)生管理工作的教職工沒有檔案管理方面的專業(yè)學(xué)習(xí)，學(xué)校統(tǒng)一通知要給學(xué)生裝檔案的材料就統(tǒng)一給每一位學(xué)生裝入檔案袋中。屬于“批量生產(chǎn)、批量管理”，沒有注意個別學(xué)生其他需裝入檔案袋的材料，造成學(xué)生檔案不完整、不齊全。2.學(xué)生檔案意識不強(qiáng)。由于現(xiàn)在就業(yè)方式的改變，很多用人單位只和學(xué)生簽訂勞動合同，注重的是畢業(yè)證、學(xué)位證等，而戶口和檔案要掛靠到人才交流服務(wù)中心；一些畢業(yè)生沒有固定在一個單位工作，流動性大，畢業(yè)后沒有完整的工作記錄，檔案長期放置學(xué)?；蛉瞬沤涣鞣?wù)中心而無法建檔。有的學(xué)生畢業(yè)前的實(shí)習(xí)單位和正式畢業(yè)后的單位有變動，不及時告知學(xué)校，造成檔案投遞無法寄出，或原單位收了檔案沒有轉(zhuǎn)遞到新單位，造成檔案丟失。

二、普通高校學(xué)生檔案管理問題的成因分析

（一）學(xué)生檔案管理崗位職責(zé)不清。檔案管理人員時常變動，人員變動過程交接不清楚，崗位職責(zé)落實(shí)不到位。輔導(dǎo)員或班主任檔案管理知識欠缺，致使管理檔案存在漏洞較多。學(xué)生流動性強(qiáng)，信息更新、處理不及時。

（二）學(xué)生就業(yè)方式多樣化。畢業(yè)生擇業(yè)方式多樣化，檔案的投遞需要機(jī)要局進(jìn)行轉(zhuǎn)遞，但是機(jī)要局規(guī)定接收機(jī)要件的單位必須是縣團(tuán)級以上的黨政機(jī)關(guān)和企事業(yè)單位的教育、人事部門，這就對檔案投遞產(chǎn)生了不小的限制。

（三）檔案管理不受重視。檔案管理規(guī)定要確保庫房有防火、防潮、防盜、防光、防塵、防鼠、防高溫等措施，庫房要安全、堅固。保持庫房的清潔，溫度控制在14攝氏度到24攝氏度，相對濕度控制在45%-65%。但是在很多高等院校中，學(xué)生檔案堆放的庫房通常較潮濕、清潔工作不到位、無防火防潮等設(shè)備。無專門的學(xué)生檔案管理經(jīng)費(fèi)，使檔案工作處于無發(fā)展?fàn)顟B(tài)，與日趨高速發(fā)展的教學(xué)管理不相適應(yīng)。

（四）學(xué)生個人不重視。根據(jù)《高等學(xué)校學(xué)生檔案管理辦法》（試行）中的第七章第二十九條第四小條規(guī)定：學(xué)生個人不能查閱自己的檔案材料。學(xué)生從建檔之初就從來沒有看見過自己的“神秘”檔案，不能引起學(xué)生足夠的重視。還有的學(xué)生認(rèn)為自己畢業(yè)后所從事的工作或單位不需要檔案，自己的檔案記錄“不漂亮”，更不愿意把檔案轉(zhuǎn)走，使其成為“無頭檔案”。

三、學(xué)生檔案管理探究

（一）將學(xué)生檔案管理知識納入學(xué)生入學(xué)教育中。在學(xué)生進(jìn)入高校時，組織學(xué)生學(xué)習(xí)個人檔案中涉及的檔案內(nèi)容和分類；檔案的管理范圍、檔案的利用制度、學(xué)生檔案的轉(zhuǎn)遞等相關(guān)學(xué)生檔案管理制度、章程。一是讓學(xué)生知道檔案的重要性，引起足夠重視，二是讓學(xué)生知道在校期間哪些材料需要裝入檔案中，提前做好準(zhǔn)備，主動將材料交到學(xué)生檔案管理老師處，信息變動時及時進(jìn)行報告，畢業(yè)時將檔案轉(zhuǎn)到單位或人才服務(wù)交流中心，保證檔案的安全、不丟失。

（二）明確檔案管理人員的工作職責(zé)。學(xué)生檔案管理實(shí)行統(tǒng)一管理，由至少2名專人負(fù)責(zé)，在其中1人變動時保證檔案工作的連續(xù)性。每年進(jìn)行一次登記和統(tǒng)計，并認(rèn)真核實(shí)，發(fā)現(xiàn)問題及時解決。

（三）保障檔案管理建設(shè)經(jīng)費(fèi)。檔案管理要求嚴(yán)格的庫房管理?xiàng)l件，要保證檔案庫房達(dá)到要求，就必須保障經(jīng)費(fèi)。除檔案工作所需硬件設(shè)備外，檔案庫房還必須配備加濕機(jī)、除濕機(jī)、空調(diào)、滅火器等設(shè)施設(shè)備，有條件的學(xué)校還應(yīng)該配備密集架進(jìn)行檔案存放。

（四）學(xué)生信息數(shù)字化。在學(xué)生畢業(yè)前夕應(yīng)將學(xué)生在校的德、智、體主要表現(xiàn)和學(xué)生歷年成績輸入計算機(jī)，在紙質(zhì)檔案投遞出去以后保證學(xué)校留存學(xué)生的個人信息，若學(xué)生檔案因各種原因丟失學(xué)?？梢蕴峁┭a(bǔ)辦檔案業(yè)務(wù)。

（五）遺留檔案的處理及時處理。大多數(shù)學(xué)生在畢業(yè)之后能順利地將檔案轉(zhuǎn)遞到學(xué)生工作的單位或人才服務(wù)中心，除此之外還有退學(xué)、因故死亡、休學(xué)等其他學(xué)生在尚未畢業(yè)就終止學(xué)業(yè)的，其檔案應(yīng)分類管理，不能直接投送到人才服務(wù)中心。

[1]文小瓊.普通高校畢業(yè)生檔案管理工作中的問題及對策研究[J].陜西教育，2009（05）:105-112.

[2]黨傳玲.高校畢業(yè)生遺留檔案管理中存在的問題與對策[J].業(yè)務(wù)園地，2005（05）：39-40.