文/深圳市寶安區(qū)建設(shè)檔案室　楊菲暉

加強建設(shè)工程檔案管理工作的思考

文/深圳市寶安區(qū)建設(shè)檔案室楊菲暉

工程檔案管理與建設(shè)工程的質(zhì)量具有密切的關(guān)系，本文對建設(shè)工程的檔案管理工作展開了研究，分析了工程檔案對促進建設(shè)工程質(zhì)量提高的作用，詳細介紹了加強工程檔案管理、促進建設(shè)工程質(zhì)量提高的措施，為建設(shè)工程檔案管理工作的開展提供了參考。

建設(shè)工程；工程檔案；管理；工程質(zhì)量

隨著我國建設(shè)行業(yè)的快速發(fā)展，人們對建設(shè)工程的質(zhì)量也提出了更高的要求。建設(shè)工程質(zhì)量直接關(guān)系到建設(shè)企業(yè)的經(jīng)濟效益及人們的生命財產(chǎn)安全，而工程檔案管理工作與工程質(zhì)量之間具有密切的關(guān)系，加強工程檔案管理工作對促進建設(shè)工程質(zhì)量的提高具有十分重要的意義。因此，如何加強建設(shè)工程檔案管理工作成為當前建設(shè)企業(yè)面臨的重要問題。

一、工程檔案建設(shè)的作用分析

在建設(shè)工程中，工程檔案占有十分重要的作用，它能夠?qū)⒐こ藤|(zhì)量直接反映出來。

通常情況下，建設(shè)工程質(zhì)量能夠通過工程檔案的建立直接反映出來，除了理解其字面意思之外，我們還要從更深層次對其進行理解。有多數(shù)工序在工程建設(shè)過程中屬于隱蔽工程，通常這種類型的工程在竣工之后我們是看不到的，很難對其進行檢測。如果想對其進行相應(yīng)的了解，也只能夠借助掩蓋之前的圖紙、錄像、照片以及各種現(xiàn)場記錄。站在現(xiàn)代管理科學(xué)的角度對其進行分析可知，建設(shè)工程質(zhì)量的重要組成部分也包括了建設(shè)工程檔案質(zhì)量。如果一個工程檔案質(zhì)量較高，這也就充分說明了該工程進行了規(guī)范管理，工作人員均具有較高素質(zhì)，并且還具有較高的工程管理質(zhì)量。

通常情況下，建設(shè)工程檔案出現(xiàn)在工程建設(shè)之前，建設(shè)工程項目進行審批、決策以及確立這一過程中的真實記錄稱之為建設(shè)工程立項文件。例如，在進行招標、投標、設(shè)計項目概要、編制項目預(yù)算的過程中，其重要的參考依據(jù)均為建設(shè)工程立項文件。但是在招標、投標、設(shè)計項目概要、編制項目預(yù)算等一系列過程中出現(xiàn)的文件材料優(yōu)勢進行詳細設(shè)計?？辈鞙y量項目的重要依據(jù)。換句話說，在建設(shè)工程項目之前，就已經(jīng)形成了大量資料。如果在一個建設(shè)工程中將文件積累這一重要過程去除掉，那么這一建設(shè)工程是很難形成的。在施工的具體過程中，具體施工進程和文件材料產(chǎn)生之間也存在密切相關(guān)性。

現(xiàn)階段，隨著社會的不斷進步與發(fā)展，科學(xué)管理思潮也在很大程度上獲得發(fā)展，建筑項目的實施也越來越廣泛，這就要求建設(shè)工程必須擁有更高質(zhì)量。尤其是在精細化管理與量化分析盛行時期，這就要求建設(shè)工程建立起一套科學(xué)合理的精確評價體系。如果我們對建設(shè)工程管理模式有著嚴格要求，特別注重圖紙與數(shù)據(jù)的精確分析，那么我們就會自然摒棄感覺經(jīng)驗?zāi)Ｊ?。在這種新模式下，我們不僅會注重工程現(xiàn)場，而且會將工程檔案的建設(shè)作為重要基礎(chǔ)，并且在此過程中對其進行量化統(tǒng)計分析，最后再對其進行綜合性的評價。換句話說，建設(shè)工程質(zhì)量是可以直接通過建設(shè)工程檔案反映的，所以應(yīng)該對工程質(zhì)量采用建設(shè)工程檔案進行全面性評價。

二、 完善工程檔案管理工作

工程項目管理的質(zhì)量控制在城市建設(shè)工程中主要通過施工現(xiàn)場和施工組織質(zhì)量控制表現(xiàn)，需要對制度、材料、方法以及人員這幾個方面進行全面考慮。

（一）制度。通過對國務(wù)院第279號令《建設(shè)工程質(zhì)量管理條例》中的相關(guān)內(nèi)容進行分析可知，第一次站在國家法規(guī)的高度，在建設(shè)工程質(zhì)量控制體系中納入了建設(shè)工程檔案管理，強制性規(guī)定了建設(shè)工程的法律責任、報送移交程序、質(zhì)量要求以及相關(guān)內(nèi)容，《建設(shè)工程質(zhì)量管理條例》屬于推動我國城建檔案工作發(fā)展的一部重要法規(guī)。

（二） 方法。檔案員要對記錄施工方法、流程以及創(chuàng)新工藝的工程文件進行嚴格保管，確保其完整性與準確性。

（三） 材料。建設(shè)工程質(zhì)量保證資料的主體包括建筑材料使用說明書、出廠合格證以及檢測報告等資料。所以在對檔案進行編制的過程中，檔案員要對其進行認真檢查與核對，做好各方面工作，以此來確保工程質(zhì)量和工程方案相符合。

（四）人員。 在工程建設(shè)中，建設(shè)工程檔案工作人員，也就是所說的資料員具有十分重要的作用。通常情況下，工程檔案管理在早期建設(shè)工程項目中沒有得到充分重視?，F(xiàn)階段，隨著工程檔案管理工作的不斷發(fā)展，工程檔案管理在早期建設(shè)工程項目中的重要性也慢慢凸現(xiàn)出來，對檔案管理人員的要求也越來越高，需要其擁有相應(yīng)的資格證才能上崗。每年在市政建設(shè)類工程項目開動之前，市政工程建設(shè)處都會起到良好的帶頭作用，市政建設(shè)檔案由不同業(yè)務(wù)科室派出專業(yè)人員進行工程檔案業(yè)務(wù)培訓(xùn)。除此之外，將《檔案(資料)員合格證》發(fā)布到網(wǎng)上，有利于相關(guān)人員進行及時的核對與查詢。其次，還要求每一個建設(shè)工程項目的工程資料編制工作均要由持有《檔案(資料)員合格證》的專職人員進行，在工程完全竣工之后，需要進行檔案專項驗收申報之后，才能夠驗收申報過的建設(shè)工程項目。

三、 提高建設(shè)工程質(zhì)量

對城建方案館近期的實際業(yè)務(wù)工作經(jīng)驗進行科學(xué)總結(jié)，并且和工程質(zhì)量監(jiān)督部門進行積極主動的協(xié)調(diào)，進而建立起一套科學(xué)完善的城建檔案綜合管理系統(tǒng)，并對其它發(fā)達城市先進的檔案管理經(jīng)驗進行大力借鑒。

在施工合同簽署的過程中，首先要對建設(shè)方關(guān)于工程檔案建設(shè)的相關(guān)要求進行明確，在合同中明確相關(guān)責任，要求承建方對專門檔案管理人員和相關(guān)領(lǐng)導(dǎo)進行明確，并且終身負責工程資料，將其檔案管理的責任意識提高。實施方法包括：首先要抓好工程建設(shè)源頭，在進行工程項目規(guī)劃審批與報建的過程中，就要和建設(shè)單位將工程檔案移交報送責任書簽署好，通過這樣的方式來確保管理方與建設(shè)方均了解工程建設(shè)的相關(guān)信息，同步管理建設(shè)工程檔案質(zhì)量及相關(guān)內(nèi)容。其次，要有專人負責工程檔案，并且要對其進行全程跟蹤以及科學(xué)合理的業(yè)務(wù)指導(dǎo)，如果在此過程中發(fā)現(xiàn)了問題，就要對其進行及時性的整改。最后，在快竣工之前，要預(yù)驗收工程檔案，合格之后才能夠?qū)こ添椖靠⒐みM行驗收。這一系列措施和建設(shè)行政職能進行充分融合，并且能夠工程檔案編制與收集的系統(tǒng)性、真實性、原始性，最終提高建設(shè)工程質(zhì)量。

要對管理工作細節(jié)之處加強重視，可以采用跟蹤服務(wù)或者預(yù)約服務(wù)的方式，謹防資料員在沒有做好充分準備的情況下對業(yè)務(wù)進行重復(fù)辦理，進而將工作效率提高。通過反復(fù)多次的大廳柜臺復(fù)檢業(yè)務(wù)辦理以及現(xiàn)場工程檔案業(yè)務(wù)集中指導(dǎo)，能夠形成一個工程檔案業(yè)務(wù)指導(dǎo)日志，并且具有較強的條理性。

在進行建設(shè)工程檔案業(yè)務(wù)指導(dǎo)的具體實踐過程中，存在著施工單位的實際活動與相關(guān)文件不吻合的情況。這就需要我們及時整改出現(xiàn)的這些問題，進而對工程檔案的真實性進行有效保證，促使工程質(zhì)量管理中工程檔案管理能夠發(fā)揮出有效的作用。

四、結(jié)語

綜上所述，在建設(shè)工程中，工程檔案管理屬于一個十分重要的組成部分，并且工程檔案管理工作和工程質(zhì)量之間的關(guān)系具有高度緊密性。為了有效確保工程質(zhì)量，就必須加強工程檔案管理。所以，在建設(shè)過程中，檔案管理人員要樹立起管理意識，提高責任感，對建設(shè)工程質(zhì)量管理中的相關(guān)教訓(xùn)和經(jīng)驗及時進行總結(jié)，提高檔案管理水平，最終達到提高建設(shè)工程質(zhì)量的目的。

[1]段潔.加強建設(shè)工程項目檔案管理的有效途徑[J].陜西檔案.2015(05).

[2]曹珍珍,張玉.加強工程檔案管理對促進建設(shè)工程質(zhì)量的價值探討[J].智能城市.2016(05).