文/淄博市中心醫(yī)院北院區(qū)　高麗

加強(qiáng)醫(yī)療機(jī)構(gòu)聲像檔案的采集整理開(kāi)發(fā)利用

文/淄博市中心醫(yī)院北院區(qū)高麗

本文結(jié)合工作實(shí)際，分析了醫(yī)療機(jī)構(gòu)聲像檔案管理現(xiàn)狀，提出要重視醫(yī)療機(jī)構(gòu)聲像檔案的采集、整理和開(kāi)發(fā)利用。

醫(yī)療機(jī)構(gòu)；聲像檔案；采集整理；開(kāi)發(fā)利用

隨著多媒體技術(shù)的高速發(fā)展，聲像資料因其傳輸速度快、形象直觀(guān)的特點(diǎn)，在醫(yī)療衛(wèi)生機(jī)構(gòu)醫(yī)教研的應(yīng)用上日趨廣泛，醫(yī)院對(duì)聲像檔案載體也越來(lái)越重視。加強(qiáng)聲像檔案的管理成了醫(yī)療機(jī)構(gòu)信息管理中非常重要的一環(huán)，但目前醫(yī)療機(jī)構(gòu)聲像檔案管理工作中存在著歸檔不完整、管理混亂、不重視開(kāi)發(fā)利用等問(wèn)題，嚴(yán)重滯后于檔案工作的整體發(fā)展水平，因此必須看清現(xiàn)狀，對(duì)癥下藥，加強(qiáng)聲像檔案的采集、整理和開(kāi)發(fā)利用。

一、了解醫(yī)療機(jī)構(gòu)聲像檔案管理現(xiàn)狀方能對(duì)癥下藥

（一）思想上不重視，及時(shí)完整歸檔成難題。隨著照相機(jī)的更新?lián)Q代，照片檔案已經(jīng)很少涉及到底片的歸檔。因?yàn)閷?duì)底片的管理有很特殊的要求，這無(wú)形之中減少了很多工作量。但是聲像檔案的時(shí)效性和特殊的歸檔要求還是馬虎不得。照片及電子版需同時(shí)歸檔，影像需輔以文字說(shuō)明，如果不及時(shí)歸檔，日后難以追憶齊全和準(zhǔn)確。積存照片不能及時(shí)歸檔，且多數(shù)照片及電子版早已分家，文字說(shuō)明更難說(shuō)清。本來(lái)是很珍貴的照片，就失去了其應(yīng)有的保存價(jià)值和利用價(jià)值。錄音、錄像帶的歸檔情況也不容樂(lè)觀(guān)，不少單位都是直接反復(fù)用原始錄音（像），沒(méi)有復(fù)制應(yīng)用。另外部分珍貴的聲像檔案保存在部門(mén)或個(gè)人手里，檔案部門(mén)去收集時(shí)不愿交出，對(duì)聲像檔案的集中管理缺乏根本認(rèn)識(shí)。

（二）制度不健全，聲像檔案管理混亂。很多單位根本沒(méi)有聲像檔案的管理制度，或有的單位有明確的管理制度，但是在落實(shí)上缺乏監(jiān)督和治理措施，導(dǎo)致實(shí)際執(zhí)行起來(lái)大打折扣。那些聲像檔案由檔案室集中統(tǒng)一管理，隨時(shí)形成隨時(shí)移交的單位在應(yīng)用時(shí)就顯出得心應(yīng)手的優(yōu)勢(shì)了；那些由科室分散保管或個(gè)人保存的聲像檔案，有時(shí)候隨著科室的變遷或人員的變動(dòng)大部分遺失了，一旦單位需要某一會(huì)議或事件的聲像資料，那真是大海撈針。

（三）收集渠道狹窄，不嚴(yán)格遵守保管和借還制度。醫(yī)療機(jī)構(gòu)的聲像檔案管理一般由宣傳科負(fù)責(zé)，這就為聲像資料的及時(shí)完整歸檔創(chuàng)造了有利條件。但是很多科室內(nèi)部活動(dòng)或個(gè)人外出開(kāi)會(huì)進(jìn)修學(xué)習(xí)的資料歸檔存在一定困難。目前很多單位存在著征集措施不得力、渠道不暢的問(wèn)題，這部分資料散存在個(gè)人或科室內(nèi)部，沒(méi)有集中統(tǒng)一管理，致使單位聲像檔案不齊全，造成應(yīng)用上的短板和尷尬。另外，聲像檔案的保管條件比紙質(zhì)檔案要求更嚴(yán)格。由于思想上不重視，大部分單位將聲像檔案存放在文書(shū)柜內(nèi)與其它檔案混存，不符合保存要求。致使一些照片變黃褪色，底片粘連變質(zhì)，磁帶受損等，不利于聲像檔案的長(zhǎng)久保存和利用。另外，有部分專(zhuān)業(yè)檔案人員意識(shí)不強(qiáng)，存在形成的檔案不及時(shí)歸檔，借出的檔案不及時(shí)追回等問(wèn)題。

二、重視醫(yī)療機(jī)構(gòu)聲像檔案的采集、整理和開(kāi)發(fā)利用

近幾年，在醫(yī)療衛(wèi)生行業(yè)，聲像檔案的使用可謂廣泛至極。那么如何采集、整理、開(kāi)發(fā)利用好這些特殊的載體，使之發(fā)揮到最大效益呢？

（一）各級(jí)人員都要重視聲像檔案的采集。領(lǐng)導(dǎo)重視是做好聲像檔案工作的重要保證。重要會(huì)議及場(chǎng)景及時(shí)通知醫(yī)院專(zhuān)職攝像人員，這就為聲像檔案的專(zhuān)業(yè)采集創(chuàng)造了有利條件，為醫(yī)院很多重要而又不能復(fù)制的寶貴瞬間留下精彩而又生動(dòng)的影像記錄。很多單位是攝像人員和聲像檔案人員一肩挑，這就更有利于影像檔案的歸檔。文字資料可以再創(chuàng)作，但是影像資料卻不能 “無(wú)中生有”；各級(jí)人員的重視也是把影像資料補(bǔ)充完善的一個(gè)重要途徑。重要會(huì)議、學(xué)術(shù)講座、業(yè)務(wù)演練、典型手術(shù)、溫馨護(hù)理瞬間，這些資料需要各級(jí)人員及時(shí)上交到醫(yī)院聲像檔案人員手中，只有這樣才能更規(guī)范地管理，更科學(xué)地分類(lèi)，更大范圍更長(zhǎng)時(shí)間地開(kāi)發(fā)利用，發(fā)揮最大效益。

（二）聲像檔案的形成和歸檔需要?jiǎng)邮郑枰獎(jiǎng)幽X。積極參加業(yè)務(wù)培訓(xùn)，學(xué)習(xí)專(zhuān)業(yè)知識(shí)和技能，為聲像檔案的規(guī)范整理和保管奠定基礎(chǔ)。聲像檔案的實(shí)物載體形成是一個(gè)花費(fèi)時(shí)間和精力的工作，從數(shù)以百計(jì)、千計(jì)的照片中選取一張或幾張最具有代表性的照片，用一組照片像講故事一樣講述一件事情，題名、編寫(xiě)文字說(shuō)明，細(xì)致、繁雜，但是也充滿(mǎn)樂(lè)趣。實(shí)物載體的保管要在恒濕、恒溫等很多方面有科學(xué)規(guī)范的數(shù)據(jù)參考，要依據(jù)當(dāng)?shù)貦n案局的要求嚴(yán)格執(zhí)行。但是當(dāng)今電子時(shí)代，在日常工作中發(fā)揮更大作用的還是電子版的聲像資料。一個(gè)單位隨著電子資料的積累，一年、二年、十年甚至二十年，數(shù)量是驚人的。那么從“大海撈針”到“隨心所用”，就需要?jiǎng)幽X了。什么內(nèi)容按什么分類(lèi)就成了至關(guān)重要的事情，方法不是一成不變的?；虬磧?nèi)容分，或按科室分，或按姓名分，或按時(shí)間分，復(fù)雜的類(lèi)別中可能又分多級(jí)科目，一級(jí)套一級(jí)，都需要命名一個(gè)準(zhǔn)確的題目，以便于查找搜索。比如說(shuō)業(yè)務(wù)培訓(xùn)，二級(jí)科目是醫(yī)療、護(hù)理、醫(yī)技和行政后勤，三級(jí)科目是科室，四級(jí)科目可能是重要人名，五級(jí)科目是時(shí)間。在人們傳統(tǒng)觀(guān)念中的時(shí)間分類(lèi)是最不好查詢(xún)的分類(lèi)方法，因?yàn)榫唧w時(shí)間在短時(shí)間內(nèi)能記住，如果年數(shù)多了卻是最容易遺忘的，所以最好放在低級(jí)科目中。更要避免內(nèi)容重復(fù)放置占用內(nèi)存，而且一定要加以備份，以免丟失。

（三）要在聲像檔案的開(kāi)發(fā)利用上下工夫。聲像檔案員既要?jiǎng)幽X，也要具有不怕麻煩的思想，聲像檔案員大都兼職，還有很多其他的工作需要去處理，隨時(shí)有醫(yī)護(hù)人員打斷你的工作來(lái)查詢(xún)聲像資料，可能要半天甚至一天的時(shí)間來(lái)幫他們準(zhǔn)備幻燈片的照片以及鏈接，一個(gè)文件夾的照片就有很多張，要根據(jù)幻燈片的內(nèi)容去選取角度和人物，同樣的場(chǎng)景還需要反復(fù)比較神態(tài)和色彩，一旦選取后還要逐張修復(fù)力求最好，最后要配上文字介紹，這是一項(xiàng)非常繁雜的案頭工作，也是一個(gè)彈性的工作，你用心與否就會(huì)關(guān)系到幻燈片的質(zhì)量，甚至?xí)P(guān)系到一場(chǎng)學(xué)術(shù)匯報(bào)的力度和反響，所以責(zé)任感非常重要。但是把一張張照片生動(dòng)形象地展示出去，把一段段錄像真實(shí)貼切地放映出來(lái)，讓人去欣賞、去思考，這就是聲像檔案的最大魅力和貢獻(xiàn)了。