文/內(nèi)蒙古鄂爾多斯市東勝區(qū)就業(yè)服務(wù)局　祁巧榮

試論流動(dòng)人員檔案管理方面的思考與建議

文/內(nèi)蒙古鄂爾多斯市東勝區(qū)就業(yè)服務(wù)局祁巧榮

隨著我國(guó)科學(xué)技術(shù)的不斷進(jìn)步，越來(lái)越多的勞動(dòng)力被解放出來(lái)，導(dǎo)致流動(dòng)人員數(shù)量急劇增加，檔案管理人員對(duì)這部分人群的檔案進(jìn)行管理時(shí)也遇到了一定困難。面對(duì)這種情況，我國(guó)政府及相關(guān)部門需要采取一定的措施進(jìn)行處理，做好對(duì)這部分人群的檔案管理，為流動(dòng)人員合理配置等方面提供保障。

流動(dòng)人員；檔案管理；思考；建議

人力資源的管理工作已經(jīng)被人們所重視，檔案管理工作作為其中重要內(nèi)容之一也逐漸被管理人員所關(guān)注。當(dāng)對(duì)這部分流動(dòng)人員進(jìn)行相關(guān)工作時(shí)，可能由于其流動(dòng)特性等方面原因?yàn)闄n案管理工作帶來(lái)很多問(wèn)題，本文將就這些內(nèi)容進(jìn)行研究，并對(duì)流動(dòng)人員檔案管理工作提出一些合理建議，希望對(duì)我國(guó)流動(dòng)人員檔案管理工作具有一定幫助。

一、當(dāng)前流動(dòng)人員檔案管理工作遇到的困境思考

第一，管理職能方面存在局限性。檔案接收工作在我國(guó)受到很多方面的限制，尤其是對(duì)于那些不具備報(bào)到證的流動(dòng)人員；檔案移交工作在跨區(qū)域時(shí)會(huì)因標(biāo)準(zhǔn)不一致等情況遇到很多阻礙，例如：通常情況下企業(yè)職工在轉(zhuǎn)正、評(píng)職稱時(shí)，企業(yè)單位會(huì)要求接受檔案，職工檔案可能由于各方面原因并沒有保存在現(xiàn)在所在城市，這種情況需要對(duì)其檔案進(jìn)行調(diào)動(dòng)、補(bǔ)辦等，由于各地域未能建立統(tǒng)一的標(biāo)準(zhǔn)，導(dǎo)致補(bǔ)辦、調(diào)動(dòng)等工作需要大費(fèi)周折，浪費(fèi)辦理者的時(shí)間及精力；不同地區(qū)對(duì)于管理檔案方面工作具有不同政策，如絕大多數(shù)地區(qū)對(duì)檔案管理方面工作需要向普通民眾收取費(fèi)用，只有在少部分省市內(nèi)畢業(yè)生可以享受到兩年以內(nèi)的免費(fèi)檔案管理待遇。上述情況使檔案管理工作遇到了很多困難，我國(guó)政府及人力資源等相關(guān)部門需要充分發(fā)揮其管理職能，對(duì)包括流動(dòng)人員在內(nèi)的所有民眾檔案管理工作規(guī)范化管理，并且通過(guò)對(duì)流動(dòng)人員檔案方面的管理對(duì)其本身進(jìn)行合理配置。

第二，存在多頭管理現(xiàn)象。檔案管理人員在進(jìn)行實(shí)際管理工作時(shí)，可能會(huì)遇到多頭管理方面的問(wèn)題，使管理工作產(chǎn)生混亂的現(xiàn)象。另外對(duì)于檔案管理工作，流動(dòng)人員未能對(duì)其重要性產(chǎn)生足夠認(rèn)識(shí)。在很多情況下，流動(dòng)人員對(duì)檔案管理工作未能產(chǎn)生更多重視，待企業(yè)接受后便對(duì)其不聞不問(wèn)，而作為檔案接收方來(lái)講，企業(yè)對(duì)其管理工作存在很多疏忽。在流動(dòng)人員進(jìn)行求職時(shí)，可能不會(huì)涉及到檔案方面的問(wèn)題，這種情況為流動(dòng)人員造成了一種檔案管理工作不重要的錯(cuò)覺；如今很多年輕人對(duì)檔案管理工作沒有很深理解，不知道具體該如何做，久而久之便只能將其擱置；普通企業(yè)內(nèi)檔案管理工作較企事業(yè)單位及國(guó)企等存在很大差距，其用途的不同也決定了管理工作、對(duì)其重視程度的不同，就一般企業(yè)而言，其無(wú)法通過(guò)檔案獲取人才更多有價(jià)值信息等。以上方面的內(nèi)容都對(duì)流動(dòng)人員的檔案管理工作產(chǎn)生一定阻礙，下面將就這些問(wèn)題提出一些合理建議。

二、流動(dòng)人員檔案管理工作中的建議

（一）規(guī)范化檔案管理相關(guān)操作。檔案管理人員對(duì)相關(guān)材料進(jìn)行收集、鑒別等操作時(shí)需要規(guī)范化操作，其工作的規(guī)范與否對(duì)歸檔質(zhì)量方面都會(huì)產(chǎn)生很大作用，因此相關(guān)人員進(jìn)行工作時(shí)需要嚴(yán)格按照操作程序及規(guī)定進(jìn)行材料收集等工作，并對(duì)其真實(shí)性、可靠性等方面進(jìn)行仔細(xì)檢查，保證歸檔工作質(zhì)量；將存在問(wèn)題的材料退回，并責(zé)令其在一定時(shí)間內(nèi)完成修改等工作，在材料符合要求后進(jìn)行下一步的歸檔操作；當(dāng)收到非職責(zé)范圍內(nèi)的歸檔材料時(shí)，需要在第一時(shí)間內(nèi)向來(lái)源退還，并對(duì)其退還過(guò)程進(jìn)行跟蹤，確保材料不會(huì)發(fā)生遺失等問(wèn)題。

（二）將保密安全工作做到位。檔案管理工作可能會(huì)與很多部門產(chǎn)生關(guān)聯(lián)，甚至可能會(huì)與涉密機(jī)關(guān)產(chǎn)生聯(lián)系，故而需要確保其保密安全工作；檔案管理工作中的材料大多只留有一份記錄，并且無(wú)法對(duì)其復(fù)制，這些為檔案移交等方面出現(xiàn)問(wèn)題后的補(bǔ)辦等工作帶來(lái)很多困難，甚至有時(shí)無(wú)法對(duì)其采取任何補(bǔ)救措施。面對(duì)以上情況，檔案管理人員需要重視工作安全與保密，對(duì)流動(dòng)人員進(jìn)行檔案管理時(shí)也需要為人事、設(shè)置結(jié)構(gòu)等方面提供保證，在制度層面對(duì)檔案管理相關(guān)操作進(jìn)行約束，確保工作質(zhì)量。

（三）做好歸口管理工作。由于我國(guó)各職能部門在檔案管理工作上未能將責(zé)任進(jìn)行明確劃分，導(dǎo)致管理工作存在很多交叉現(xiàn)象，很多部門都可以對(duì)民眾的檔案進(jìn)行管理和存儲(chǔ)，例如職業(yè)介紹單位及人才市場(chǎng)等，由于以上情況，流動(dòng)人員的檔案管理工作可能存在秩序混亂等現(xiàn)象，為其規(guī)范化管理帶來(lái)更多困難。面對(duì)這些問(wèn)題，檔案管理人員需要做好歸口管理工作，嚴(yán)格按照我國(guó)相關(guān)檔案法開展日常工作，對(duì)流動(dòng)人員檔案進(jìn)行歸口及集中化的管理，并對(duì)相應(yīng)的分類管理產(chǎn)生足夠重視。

（四）建設(shè)法制化的檔案管理制度。除以上方面外，檔案管理工作還應(yīng)向法制化方向發(fā)展，讓管理工作中的每個(gè)步驟都可以按照相關(guān)規(guī)定執(zhí)行，保證流動(dòng)人員切身利益；各地區(qū)對(duì)檔案移交等方面工作應(yīng)達(dá)成共識(shí)，制定統(tǒng)一標(biāo)準(zhǔn)規(guī)范檔案跨省、跨區(qū)域移交等相關(guān)操作；對(duì)不同區(qū)域流動(dòng)人員檔案管理工作的實(shí)際情況進(jìn)行具體分析，確保檔案管理工作的質(zhì)量，為流動(dòng)人員配置等方面工作提供保障。

三、結(jié)束語(yǔ)

隨著我國(guó)經(jīng)濟(jì)等方面不斷進(jìn)步，流動(dòng)人口數(shù)量逐年上升，為我國(guó)流動(dòng)人員檔案管理方面工作帶來(lái)了一定挑戰(zhàn)。面對(duì)這種情況，我國(guó)檔案管理部門及有關(guān)部門需要采取一定措施對(duì)其進(jìn)行處理，保證檔案管理工作的效率和質(zhì)量，為我國(guó)流動(dòng)人員配置等方面提供可靠依據(jù)，進(jìn)而促進(jìn)我國(guó)各方面發(fā)展。

[1]劉璟.試論流動(dòng)人員檔案管理方面的思考與建議[J].黑龍江史志,2014(1):112-112.

[2]車景姝.小議新形勢(shì)下的流動(dòng)人員檔案管理[J].華章,2012(8):295.

[3]劉佳.流動(dòng)人員檔案管理方面的思考和建議[J].華章,2014(16):320.