文/云南省祥云縣檔案局　郭光玲

新時(shí)期提高辦公室檔案管理有效性的對(duì)策探究

文/云南省祥云縣檔案局郭光玲

辦公室檔案管理工作是事業(yè)單位以及國(guó)有企業(yè)的重要工作，它是聯(lián)系各個(gè)部門(mén)的紐帶。隨著社會(huì)的發(fā)展和科技的進(jìn)步，傳統(tǒng)的檔案管理方式已經(jīng)無(wú)法適應(yīng)當(dāng)下社會(huì)的發(fā)展。新時(shí)期辦公室檔案管理工作必須緊跟時(shí)代發(fā)展的需求，提高辦公室檔案管理工作的效率和質(zhì)量。本文主要分析了辦公室檔案管理的意義和面臨的問(wèn)題，并探討如何提高辦公室檔案管理的有效性。

新時(shí)期；辦公室檔案管理；信息化

辦公室檔案管理工作是對(duì)國(guó)有企業(yè)以及事業(yè)單位日常工作的記錄跟蹤，并對(duì)日常各項(xiàng)工作進(jìn)行規(guī)范整理，是國(guó)有企業(yè)和事業(yè)單位一項(xiàng)常規(guī)性工作。目前，我國(guó)事業(yè)單位和國(guó)有企業(yè)正在進(jìn)行體制改革，事業(yè)單位職工與國(guó)企員工比較混雜，所以對(duì)檔案管理工作提出新的挑戰(zhàn)。檔案管理工作比較復(fù)雜，檔案內(nèi)容不清晰，檔案信息化程度低等問(wèn)題，不利于辦公室檔案管理工作有效的開(kāi)展。因此，必須提高辦公室檔案管理工作的效率。

一、新時(shí)期辦公室檔案管理工作的意義

辦公室檔案是企業(yè)和事業(yè)單位珍貴的歷史資源，它具有重要的社會(huì)價(jià)值和經(jīng)濟(jì)價(jià)值。辦公室檔案記錄了企業(yè)和事業(yè)單位日常經(jīng)營(yíng)活動(dòng)中的一切內(nèi)容，包括了企業(yè)、單位職工的個(gè)人信息、日常經(jīng)營(yíng)活動(dòng)信息、資金運(yùn)轉(zhuǎn)情況等。這些信息能夠?yàn)槠髽I(yè)和事業(yè)單位經(jīng)營(yíng)活動(dòng)提供一定的參考價(jià)值。辦公室檔案詳細(xì)記錄了企業(yè)和單位從創(chuàng)立之初到發(fā)展的整個(gè)過(guò)程，以及公司在發(fā)展過(guò)程中取得的一些知識(shí)成果，如果發(fā)生產(chǎn)權(quán)糾紛，單位可以從檔案中找到相關(guān)的信息，維護(hù)自身的合法權(quán)益。

二、辦公室檔案管理面臨的主要問(wèn)題

（一）企業(yè)、事業(yè)單位領(lǐng)導(dǎo)不重視辦公室檔案管理。事業(yè)單位和國(guó)企在發(fā)展過(guò)程中，單位的領(lǐng)導(dǎo)對(duì)檔案管理工作不太重視，對(duì)檔案管理沒(méi)有建立長(zhǎng)遠(yuǎn)的發(fā)展規(guī)劃，所以一些前期的舊檔案要么被遺失，要么被銷毀，檔案資源的完整性比較差。

（二）沒(méi)有建立健全辦公室檔案管理制度。當(dāng)前，我們國(guó)家很多事業(yè)單位的檔案管理并沒(méi)有形成一套系統(tǒng)的管理方法，也沒(méi)有充分發(fā)揮事業(yè)單位檔案的作用，很多單位的檔案純粹是為了應(yīng)付上級(jí)的檢查。在實(shí)際工作中，檔案的收集、填寫(xiě)、收藏也沒(méi)有按照檔案管理的要求進(jìn)行，檔案的填寫(xiě)比較隨意，因此檔案信息有時(shí)候存在不少錯(cuò)誤。

（三）辦公室檔案管理信息化程度低、管理人員素質(zhì)低。由于領(lǐng)導(dǎo)不重視檔案管理工作，因此對(duì)檔案管理部門(mén)投入的資金有限，也沒(méi)有建立檔案信息化管理。很多事業(yè)單位還是以文檔、圖文信息的檔案為主。辦公室檔案管理工作是一項(xiàng)專業(yè)性很強(qiáng)的工作，由于事業(yè)單位不重視檔案管理，因此辦公室檔案管理人員大多是從其他部門(mén)抽調(diào)過(guò)來(lái)的，很多人不具備檔案管理知識(shí)，嚴(yán)重影響了檔案管理工作的效率和質(zhì)量。

三、新時(shí)期加強(qiáng)辦公室檔案高效管理的措施

（一） 完善辦公室檔案管理機(jī)制。事業(yè)單位的領(lǐng)導(dǎo)要重視檔案管理工作，只有領(lǐng)導(dǎo)重視了，才能上下一心做好檔案管理工作，提高檔案管理的工作效率。首先，建立檔案管理責(zé)任機(jī)制，明確每個(gè)檔案管理工作人員的崗位職責(zé)，一旦檔案出現(xiàn)問(wèn)題，可以及時(shí)找到檔案管理相關(guān)的責(zé)任人。這樣就避免出現(xiàn)因?yàn)楣ぷ魅藛T消極怠工，導(dǎo)致檔案信息填寫(xiě)出現(xiàn)問(wèn)題。其次，建立檔案管理工作流程。當(dāng)前檔案管理人員的專業(yè)能力不高，為了提高檔案管理的效率，必須建立檔案管理流程。這樣在日常的工作中，檔案人員可以按照工作流程進(jìn)行工作，完成檔案收集檢索、收藏等工作。最后，要建立檔案管理突發(fā)事件的應(yīng)急預(yù)案。檔案室一旦出現(xiàn)非人力造成的意外事件，導(dǎo)致檔案出現(xiàn)了損壞或者遺失，檔案管理部門(mén)要立即對(duì)檔案進(jìn)行修復(fù)和再建工作。

（二）提高辦公室檔案管理人員的專業(yè)技能。辦公室檔案的管理工作是一項(xiàng)技術(shù)含量比較高的工作。特別是隨著計(jì)算機(jī)網(wǎng)絡(luò)技術(shù)在檔案管理工作中的廣泛應(yīng)用，對(duì)檔案管理人員提出了更高的要求。首先，他們不僅需要具備檔案管理的相關(guān)知識(shí)，還要學(xué)會(huì)熟練使用計(jì)算機(jī)、掃描儀等電子設(shè)備。這就要求我們的檔案管理工作人員必須與時(shí)俱進(jìn)，不斷學(xué)習(xí)新的技術(shù)和新的知識(shí)，不斷提高自身專業(yè)素養(yǎng)。其次，單位可以定期組織相關(guān)的檔案管理培訓(xùn)，通過(guò)多種方式增強(qiáng)檔案管理工作人員的專業(yè)技能，同時(shí)也要加強(qiáng)對(duì)檔案人員的思想教育和責(zé)任意識(shí)，讓他們?cè)诠ぷ髦性鰪?qiáng)責(zé)任感和保密意識(shí)。最后，事業(yè)單位要加強(qiáng)對(duì)檔案管理隊(duì)伍的建設(shè)，面向社會(huì)公開(kāi)招聘專業(yè)的檔案管理人才。

（三）加強(qiáng)辦公室檔案管理的信息化建設(shè)。計(jì)算機(jī)網(wǎng)絡(luò)技術(shù)的發(fā)展，給辦公室檔案管理工作帶來(lái)了新的發(fā)展契機(jī)。將檔案管理工作與計(jì)算機(jī)技術(shù)有效地結(jié)合，能夠大大提升辦公室檔案管理的工作水平。利用計(jì)算機(jī)系統(tǒng)可以將檔案進(jìn)行分類整理，不僅能提高管理人員的工作效率，還能夠提高檔案的利用率。

四、結(jié)語(yǔ)

檔案管理工作是一項(xiàng)比較繁瑣的工作，它涉及到檔案信息的收集、整理、檢索、收藏、查閱等多個(gè)環(huán)節(jié)。為了提高辦公室檔案管理工作的效率，檔案管理部門(mén)要不斷創(chuàng)新管理方式，加大對(duì)檔案管理的資金投入，促進(jìn)檔案管理工作的發(fā)展。

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