文/白城市政府辦公自動化管理中心　董源

檔案行政管理工作探究

文/白城市政府辦公自動化管理中心董源

本文首先闡述了法定的檔案行政管理職能，并從依法行政、分級管理以及增加機構(gòu)、加強內(nèi)部監(jiān)督三個方面，對如何才能做好檔案行政管理工作進行了分析。

依法行政；行政管理；執(zhí)法

計劃經(jīng)濟時期，檔案實行行政式管理主要憑借指令性的業(yè)務(wù)指導來完成，檔案要想發(fā)揮行政管理職能則必須依據(jù)行政命令才能實行。所以在計劃經(jīng)濟時期，指令性的業(yè)務(wù)指導有效推動了檔案事業(yè)的健康發(fā)展。在計劃經(jīng)濟時期，人們雖然也將其理解為業(yè)務(wù)指導，但都意識到這種類型的業(yè)務(wù)指導帶有明顯的強制性，因此，在一定意義上可以說，也可以將其認為是法和命令，要求下級部門一定要無條件執(zhí)行，依靠行政性命令檔案工作才能有效進行，帶有一定的強制色彩。這種情況并不只是存在于檔案行政管理部門當中，在計劃經(jīng)濟時期全部行政機關(guān)都帶有這樣的特點。

我國實行改革開放已經(jīng)30多年了，當前已經(jīng)發(fā)展為社會主義市場經(jīng)濟時期，政府式的行政管理已與當前發(fā)展的時代不相適應(yīng)。因此，依法行政得到了人們的認可。在這種變化當中，首當其沖的是檔案部門。隨著依法行政的逐步實行，國家推出了《檔案法》，進一步明確定位了檔案行政管理部門的主要任務(wù)。當前人們也高度重視依法行政的實施，重新認識到檔案行政管理職能，計劃經(jīng)濟時期的指令性業(yè)務(wù)指導已與當前時代發(fā)展不相適應(yīng)，因此務(wù)必實行依法行政。而行政檔案行政管理職能的部門，也不再屬于一個固定的部門，同時承擔著業(yè)務(wù)指導與法規(guī)的制訂工作。但由于受到傳統(tǒng)意識的影響，人們的日常行動還沒有體現(xiàn)這種認識，特別是在當前的基層，指令性的業(yè)務(wù)指導依然占有較為重要的成分。

一、法定的檔案行政管理職能簡釋

依據(jù)《檔案法》第六條“縣級以上地方人民政府的檔案行政管理部門負責管理本地的檔案事業(yè)，同時具有指導與監(jiān)督當?shù)貦C關(guān)、團體、企業(yè)事業(yè)單位檔案工作的責任。”從中可以明確，檔案行政管理主要針對的是社會檔案事務(wù)，但不是管理實體檔案或檔案工作。也就是說這種管理主要是管事而不是管理一個單位一個部門，更不能管理當中的某一個人。也可以這樣說，檔案行政管理主要負責與檔案工作有關(guān)的工作和事。而管理不重視結(jié)果，重點關(guān)注的是管理過程。在以前的檔案管理工作中，檔案工作只是重點指導一個系統(tǒng)一個單位的檔案管理工作，主要是提高檔案工作人員水平，使其能夠做到科學管理內(nèi)部檔案實體。所以檔案行政管理部門工作面臨著大量的困難，雖然也做了大量的服務(wù)工作，但卻得不到相關(guān)部門的認可。

二、 如何才能做好檔案行政管理工作

（一）檔案行政管理必須依法行政。在行政管理過程中要求首先做到依法行政，檔案行政管理也適用于這一點。在依法行政過程中，當中的依法包括《檔案法》，但還包括關(guān)系到檔案事務(wù)的一切法律法規(guī)?！稒n案法》具有核心地位，檔案行政管理部門在開展工作中首先要遵守《檔案法》，需要提出的是其中的內(nèi)容和要求原則化嚴重，不具備明確的操作措施，所以在實行檔案行政管理過程中，就不可避免地應(yīng)用一切關(guān)系到檔案事務(wù)的法律法規(guī)，只有做到上述這些，才能順利開展各項工作，才能使檔案行政管理收到較好的效果。有統(tǒng)計數(shù)字顯示，在河南省與“檔案”有關(guān)的法律法規(guī)就有17部之多。這些與檔案管理有關(guān)的法律法規(guī)全部適用于檔案行政管理工作。在實際開展檔案行政管理工作中發(fā)揮這些涉及到檔案事務(wù)法律法規(guī)的作用，可以有效解決檔案實際管理過程中出現(xiàn)的“不到位”問題。

（二）檔案行政管理必須遵循分級管理的原則。依據(jù)《檔案法》要求，檔案行政管理要實行“統(tǒng)一領(lǐng)導，分級管理”，同時明確指出了不同檔案行政管理部門的工作職能與權(quán)限。所以，在實際檔案行政管理工作中一定要依據(jù)法律規(guī)定去落實，不然就有可能出現(xiàn)“越位”現(xiàn)象。如在實際工作過程中，在業(yè)務(wù)考核指標中把村級建檔工作下發(fā)到各級檔案管理部門，如果縣級檔案管理部門將其理解為一項重要的檔案管理工作，要實行親自入村開展指導與幫助，但其實這種做法不符合上述管理規(guī)定，沒有遵守自身行政管理職能的規(guī)定，屬于管理中的“越位”。而應(yīng)該采取的做法是，以《檔案法》和《村民委員會組織法》為基礎(chǔ)，對鄉(xiāng)鎮(zhèn)、民政部門的檔案機構(gòu)工作進行指導與監(jiān)督。也可以這樣認為，在實際開展檔案行政管理過程中，要以《檔案法》為主要依據(jù)，同時結(jié)合與檔案管理工作有關(guān)的法律法規(guī)開展規(guī)范性管理。真正做到分級管理，實現(xiàn)對檔案管理部門的指導與監(jiān)督工作，做到這一點，檔案行政管理工作就不會出現(xiàn)“越位”現(xiàn)象。

在當前的檔案行政管理部門當中，都設(shè)置有業(yè)務(wù)指導與法規(guī)科，要求業(yè)務(wù)指導部門不適宜再沿用當前名稱，可以改為檔案管理指導處與檔案指導處，主要工作就是在檔案管理工作中進行指導、獎勵、培訓、宣傳、教育等，不再帶有強制性特點。法規(guī)處的主要職責是檢查檔案行政管理工作、處罰工作、執(zhí)法監(jiān)督等，制訂檔案業(yè)務(wù)標準、規(guī)范、政策等文件，還具有一定的強制性特點。

（三）增加機構(gòu)，加強內(nèi)部監(jiān)督。要想實現(xiàn)依法行政的目的，首先要做好內(nèi)部監(jiān)督工作。在一定條件下，可以設(shè)置檔案執(zhí)法處，也可以稱為“檔案執(zhí)法隊”，主要負責強制性工作，其中，可以自行處理一些違法案件。法規(guī)處的主要職責就是檔案行政監(jiān)督、審核執(zhí)法隊處理一些案件的情況、制訂業(yè)務(wù)標準等，負責監(jiān)督同級檔案館的工作、監(jiān)督下一級檔案部門的工作、進行行政監(jiān)督等。檔案管理指導處的主要任務(wù)就是執(zhí)行一些非強制性指導命令。

[1]楊凱.淺議轉(zhuǎn)變檔案行政管理職能的動因[J].檔案管理. 2013(01) .

[2]陳宏霞.也談檔案行政管理的特征[J].檔案管理. 2012(01).

[3]王杰.關(guān)于檔案行政管理管檔范圍的思考與建議[J].開封教育學院學報. 2012(01).