于 敏

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對進一步深化社會保險檔案管理工作的思考

于 敏

【摘 要】社會保險檔案管理工作是社會保險工作的一個重要內容，也社會保險管理最基礎的工作之一，對社會保險事業(yè)發(fā)展法制化、規(guī)范化有著極其重要的作用。社會保險檔案的管理與居民的自身利益有著密切的聯(lián)系，提高社會保險檔案管理的規(guī)范性與有效性也逐步成為當今社會的熱點。如何把社會保險檔案這類重要的信息資源管理好、運用好，進一步為社會保險制度改革服務，為廣大參保人員服務，已成為社會保險管理部門的一項重要任務。

【關鍵詞】社會保險 檔案管理 方式

社會保險是中國特色社會保障體系的重要組成部分之一。隨著我國社會保險體系深化和改變，以取得顯著的成效，但仍需要進一步的完善，目前社會保險檔案管理人員素質普遍偏低，一些人員方面沒有形成規(guī)模的管理體系，本文主要探究社會保險檔案管理的必要性。

一、社會保險檔案管理的必要性

社會保險制度是中國社會保障系統(tǒng)構造的核心，是對將來未知的一種補償方式，社會保險體制的維持需要國家還有各單位共同協(xié)作才能完成。社會保險檔案管理是社會保險經辦機構在日常工作中產生的文本、電子文案等存儲機制的原始數(shù)據(jù)也是社會保險工作的確切記錄，同時也是個體使用的原始數(shù)據(jù)。在有關規(guī)定中指出辦理社會保險的過程中產生的記錄數(shù)據(jù)等都要進行采集、整頓等，允許出現(xiàn)修改造假等。對于社會保險業(yè)務檔案保存方式分為定期保存和永久保存兩種方式。社會保險業(yè)務保存定期保存期為最低保存時限，對于永久保管需要進行材料注冊，保存時限為100年等。

二、社會保險檔案的特點

第一，廣泛性。社會保險以全體群眾為對象，主要是針對城市的居民。但是伴隨著體制改革，參加的人口擴大至農村，最終目標是要優(yōu)惠所有成員。

第二，動態(tài)性。參與社會保險之后，社會保險檔案會伴隨人員流動且發(fā)生關系轉移，各項社會保險繳費情況也會根據(jù)人員收入有所變化，因此這些是具有動態(tài)性。

第三，規(guī)范性。社會保險檔案均是根據(jù)國家有關規(guī)范辦理的。

三、當前社會保險檔案管理工作存在的問題

（1）觀念上存在誤區(qū)。社會保險檔案管理的人員專業(yè)素質有待提高。檔案管理是一項政策性、規(guī)范性很強的工作，需要檔案工作人員具有較高的政治素質和業(yè)務能力。一些管理人員就存在心理上的排斥，沒有主動學習的積極性，出現(xiàn)了在日常工作當中服務意識不到位、辦事過程不熟悉的情況，直接影響到了單位人員在投保群眾中的形象。在社會保險檔案管理的過程中還存在檔案資料不完善的情況，這些檔案不僅有零散的紙質檔案，還有很多保存于電腦系統(tǒng)的電子檔案，同時很多不通順的辦事過程以及一些人為的故障等因素，都為檔案的匯總和管理帶來一定程度上的麻煩。

（2）缺少專業(yè)社會保險檔案管理標準及規(guī)范。社會保險檔案管理缺少相應的國家標準，導致社會保險檔案各地的管理不一致。在社會保險檔案的不一要專業(yè)類型中，管理規(guī)范、水平也各不相同。

（3）手段落后，管理水平低。這些年社會保險業(yè)務量增加，有的檔案確實實現(xiàn)了電腦管理，但因為未能實現(xiàn)軟硬件結合，缺少專業(yè)人才，所以無法發(fā)揮出最大效能，多數(shù)的保險機構仍是手工操作，管理方式落后，效率低。

四、強化社會保險檔案管理的方式

（1）提高檔案管理人員素質。隨著中國社會的不斷改革發(fā)展，社會保險檔案的管理無論是工作形式，還是實施標準都得到了一定程度上的改善。社會保險檔案管理工作的不斷精密化，工作內容也是逐步提升，在以后的發(fā)展時間里需要不斷改進現(xiàn)有的工作體制，來符合當今社會的發(fā)展。檔案管理人員需要強化自身素質，正確意識到社會保險檔案管理工作的重要性，培養(yǎng)社保檔案管理意識，培訓和教學現(xiàn)有檔案管理人員，提高檔案管理人員的職責感和義務感，建立檔案管理專業(yè)隊伍，改善整體的服務質量。

（2）規(guī)范社會保險檔案管理。加強社會保險檔案的規(guī)范化管理，努力促進社會保險檔案信息資源的整合與共享，針對社會保險檔案的收集、整理、保管和利用各工作環(huán)節(jié)制定出操作性強、科學統(tǒng)一的社會保險檔案管理規(guī)范。社會保險檔案資料能夠真實的反映出參保群眾的很多基本信息，如身體健康情況、家庭情況以及就失業(yè)登記情況等，對這些信息的利用不但有利于提前做好有針對性的服務，也有利于就業(yè)創(chuàng)業(yè)、社保補貼以及小額擔保貸款等扶持政策的實施。

（3）創(chuàng)新社會保險檔案網絡。在工作方式的轉換中，還必須建立完整的檔案工作網絡。當下網絡技術已運用到生活中的每一處，檔案管理工作也必須創(chuàng)新網絡管理模式，全力整合社會保險檔案資源，構建社會保險檔案利用平臺，以社會保險檔案全文數(shù)據(jù)庫和多媒體數(shù)據(jù)庫建設為基礎，加快社會保險檔案數(shù)字化進程，以最大限度實現(xiàn)社會保險檔案信息資源的共享。

五、結語

如上所述，本文先行解析了社會保險檔案管理的重要性，最后著重探究了完善社會保險檔案管理的方式。當今我國的社會保險檔案管理仍然存在不少實質性的問題，本篇所提出的一些見解僅僅是小部分，進一步的研究還需要廣大專業(yè)人員去努力完善，以進一步推動社會保險工作的法制化、規(guī)范化、人性化管理。

參考文獻：

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［2］王克祥，于凌云.優(yōu)化我國社會保險檔案管理的新思路［J］.中國勞動，2015，19:27～29.

作者單位：（山東省肥城市勞動就業(yè)辦公室）

作者簡介：于敏（1986-），女，山東肥城人，漢族，大學本科，助理館員，研究方向：社會保險檔案管理。