文/吉林農(nóng)業(yè)科技學(xué)院 楊闖 王俊玲

應(yīng)用型高校二級(jí)學(xué)院辦公室工作創(chuàng)新的思考

文/吉林農(nóng)業(yè)科技學(xué)院 楊闖 王俊玲

】隨著教育部關(guān)于地方本科院校轉(zhuǎn)型發(fā)展的指導(dǎo)意見(jiàn)的具體實(shí)施，以應(yīng)用型人才培養(yǎng)為主要任務(wù)的高校綜合改革對(duì)二級(jí)學(xué)院辦公室的工作提出了更高的要求。作為二級(jí)學(xué)院的管理樞紐，辦公室應(yīng)針對(duì)性地優(yōu)化管理體制，創(chuàng)造性地開(kāi)展工作，以適應(yīng)地方本科高校發(fā)展的新需要。

應(yīng)用型；辦公室；創(chuàng)新

高校二級(jí)學(xué)院辦公室是一個(gè)學(xué)院的職能部門(mén)和中央樞紐，是上傳下達(dá)、協(xié)調(diào)反饋的橋梁，承擔(dān)著綜合協(xié)調(diào)領(lǐng)導(dǎo)、全面服務(wù)師生等職能，代表著一個(gè)學(xué)院的發(fā)展方向。在教育部關(guān)于地方本科院校轉(zhuǎn)型發(fā)展指導(dǎo)意見(jiàn)的具體實(shí)施后，高校的發(fā)展迎來(lái)了良好的發(fā)展機(jī)遇。辦公室在二級(jí)學(xué)院領(lǐng)導(dǎo)班子的直接帶領(lǐng)下，在應(yīng)用技術(shù)型高校轉(zhuǎn)型發(fā)展時(shí)期必須率先轉(zhuǎn)變思想觀(guān)念，創(chuàng)新工作方法，完善管理模式，帶領(lǐng)廣大師生實(shí)現(xiàn)整體轉(zhuǎn)型。

一、應(yīng)用型本科院校二級(jí)學(xué)院辦公室的主要崗位職責(zé)

負(fù)責(zé)辦公室日常事務(wù)的處理；負(fù)責(zé)安排會(huì)議，做好各種行政會(huì)議的會(huì)前準(zhǔn)備和會(huì)議記錄；負(fù)責(zé)管理上級(jí)下發(fā)的各類(lèi)文件，做好文件的簽收、登記、傳閱以及整理歸檔工作；負(fù)責(zé)教職工的考勤匯總上報(bào)工作；負(fù)責(zé)院行政公章的保管和使用；負(fù)責(zé)院財(cái)務(wù)專(zhuān)管員和信息員工作；組織落實(shí)好學(xué)校相關(guān)處室及院領(lǐng)導(dǎo)交辦的各項(xiàng)工作；學(xué)習(xí)和熟悉學(xué)校教學(xué)科研管理規(guī)章制度、條例，具備相關(guān)業(yè)務(wù)知識(shí)，樹(shù)立為師生排憂(yōu)解難的意識(shí)，不斷提高服務(wù)意識(shí)和服務(wù)質(zhì)量。

二、二級(jí)學(xué)院辦公室工作中的現(xiàn)狀和產(chǎn)生原因

(一)事情繁瑣，工作壓力大，偶然性多。“事多、人少”是二級(jí)學(xué)院辦公室目前普遍存在的現(xiàn)象。教學(xué)工作方面，包括每學(xué)期的教學(xué)課表編排、教務(wù)系統(tǒng)錄入、教學(xué)輔助檢查、期末考試排考、數(shù)據(jù)狀態(tài)上報(bào)等；科研工作方面，包括各級(jí)項(xiàng)目申報(bào)、中期檢查、項(xiàng)目驗(yàn)收等；還有各類(lèi)公務(wù)接待、安排會(huì)務(wù)、檔案整理、考勤匯總也要及時(shí)處理，使辦公室人員工作壓力增大。此外，還要承擔(dān)領(lǐng)導(dǎo)臨時(shí)布置的其他任務(wù)，可能時(shí)間緊迫，要加班完成，在時(shí)間上難以自主把握。

(二)綜合素質(zhì)要求高，人員流動(dòng)性大。鑒于辦公室的工作帶有多樣性、隨機(jī)性、不間斷等特性，因此要求工作人員具有較高的思想覺(jué)悟和隨機(jī)應(yīng)變能力，善于發(fā)現(xiàn)、分析、解決問(wèn)題，做到“會(huì)辦事，辦好事”。而且還要配合領(lǐng)導(dǎo)制定學(xué)院發(fā)展規(guī)劃等，要求工作人員要具有一定的文字寫(xiě)作能力。但由于個(gè)人的知識(shí)結(jié)構(gòu)各不相同，只能依靠長(zhǎng)期工作經(jīng)驗(yàn)的積累，不斷提高綜合素質(zhì)和業(yè)務(wù)能力。然而辦公室工作人員多為兼職教師，工作一兩年后就回歸教師崗位，人員流動(dòng)性比較大，不利于辦公室隊(duì)伍的長(zhǎng)期建設(shè)。

(三)統(tǒng)籌規(guī)劃少，團(tuán)隊(duì)協(xié)作不夠。以筆者所在的學(xué)院為例，辦公室人員由辦公室主任、教學(xué)秘書(shū)、科研秘書(shū)三個(gè)人組成，所有成員齊心協(xié)力，各自分工，相互搭配，共同服務(wù)師生。但在工作中有時(shí)缺少團(tuán)隊(duì)協(xié)作能力，教學(xué)管理事務(wù)相對(duì)科研方面較多，此時(shí)科研秘書(shū)應(yīng)多輔助教學(xué)秘書(shū)開(kāi)展工作，辦公室主任應(yīng)統(tǒng)籌規(guī)劃，將任務(wù)盡量均等分配。如果各自為政，相互觀(guān)望，就會(huì)形成“三個(gè)和尚沒(méi)水喝”的局面，阻礙學(xué)院工作正常運(yùn)轉(zhuǎn)。同時(shí)辦公室主任也要做好秘書(shū)之間的思想工作，合理統(tǒng)籌，科學(xué)規(guī)劃，加強(qiáng)辦公室與其他部門(mén)的配合度。

三、二級(jí)學(xué)院辦公室工作創(chuàng)新的方法

(一)轉(zhuǎn)變思想觀(guān)念，堅(jiān)持育人為本。辦公室工作要將社會(huì)主義核心價(jià)值觀(guān)作為行動(dòng)綱領(lǐng)，堅(jiān)持育人為本，促進(jìn)學(xué)校改革、發(fā)展和穩(wěn)定，以全心全意為師生服務(wù)為宗旨，正確處理周?chē)穗H關(guān)系，轉(zhuǎn)變思想觀(guān)念，主動(dòng)學(xué)習(xí)前沿知識(shí)，拓寬視野，挖掘潛力，提高自身的業(yè)務(wù)能力和專(zhuān)業(yè)素質(zhì)，充分調(diào)動(dòng)大家的積極性，確保辦公室工作呈現(xiàn)良好發(fā)展態(tài)勢(shì)。

(二)提高業(yè)務(wù)能力，強(qiáng)化內(nèi)涵發(fā)展。辦公室人員要牢固樹(shù)立終身學(xué)習(xí)理念，主動(dòng)學(xué)習(xí)各種先進(jìn)的計(jì)算機(jī)軟件進(jìn)行辦公，多走信息化、自動(dòng)化辦公道路。通過(guò)深造學(xué)習(xí)提升學(xué)歷學(xué)位，通過(guò)訪(fǎng)學(xué)進(jìn)修加強(qiáng)業(yè)務(wù)學(xué)習(xí)。另外，要培養(yǎng)業(yè)余愛(ài)好修身養(yǎng)性，常做有氧運(yùn)動(dòng)釋放壓力。要重視綜合技能和協(xié)調(diào)處理能力培養(yǎng)和提升，為二級(jí)學(xué)院各項(xiàng)工作的順利開(kāi)展創(chuàng)造優(yōu)質(zhì)的外部環(huán)境。

(三)充分利用媒介，做好工作規(guī)劃。辦公室人員應(yīng)利用微信、QQ群、飛信等媒介，完善現(xiàn)代化管理辦公系統(tǒng)，將日常的工作細(xì)化和整理，找出其中的規(guī)律；充分做好工作前準(zhǔn)備，做到未雨綢繆，提前打算。在工作中夯實(shí)責(zé)任，準(zhǔn)確把握學(xué)院發(fā)展前沿，遇到問(wèn)題解決問(wèn)題，做到“一碗水端平”，公平公正地對(duì)待人和事。

(四)提升服務(wù)質(zhì)量，做好輔助決策。以人為本是二級(jí)學(xué)院辦公室管理人員應(yīng)遵循的服務(wù)理念，服務(wù)師生、服務(wù)學(xué)院的發(fā)展是日常工作永恒的話(huà)題。要以學(xué)院發(fā)展實(shí)際為根本，牢固樹(shù)立大局意識(shí)，在努力做好本職工作的同時(shí)創(chuàng)造性地開(kāi)展工作，注重工作方式和工作方法的揣摩，為師生服好務(wù)，還需要良好的工作心態(tài)和健康的身體素質(zhì)。另外辦公室管理人員要與師生經(jīng)常性開(kāi)展談心活動(dòng)，準(zhǔn)確掌握師生的“疑難雜癥”，把握師生的思想訴求，及時(shí)發(fā)現(xiàn)問(wèn)題、解決問(wèn)題，為學(xué)院領(lǐng)導(dǎo)決策提供參考。

(五)強(qiáng)化制度建設(shè)，注重考核方式。學(xué)院領(lǐng)導(dǎo)要以學(xué)校政策為導(dǎo)向，注重獎(jiǎng)罰分明，充分提高辦公室人員工作積極性，避免“干多干少一個(gè)樣，干與不干一個(gè)樣”。同時(shí)應(yīng)加強(qiáng)對(duì)管理人員的業(yè)務(wù)指導(dǎo)和學(xué)習(xí)培訓(xùn)，鼓勵(lì)他們通過(guò)深造提高學(xué)歷學(xué)位，通過(guò)訪(fǎng)學(xué)提升交流溝通。考核過(guò)程要采取定性與定量相結(jié)合，目標(biāo)與過(guò)程相結(jié)合的考核方式，重點(diǎn)考核履行崗位職責(zé)情況和工作業(yè)績(jī)，考核結(jié)果與其職務(wù)聘任、晉級(jí)等掛鉤，保證辦公室隊(duì)伍相對(duì)穩(wěn)定、專(zhuān)業(yè)化水平不斷提高，為學(xué)校轉(zhuǎn)型發(fā)展作出貢獻(xiàn)。

[1]李瑩．淺析高校辦公室管理中的現(xiàn)代管理理念應(yīng)用與思考[J]中國(guó)校外教育，2013(3).

[2]詹開(kāi)卷．對(duì)新建本科院校二級(jí)學(xué)院辦公室工作的若干思考[J]．湖北科技學(xué)院學(xué)報(bào)，2015，35(8)．

吉林省教育科學(xué)“十二五”規(guī)劃課題（批準(zhǔn)號(hào)：GH150413）吉林農(nóng)業(yè)科技學(xué)院教改課題（編號(hào)：JGYB201604）