文/廣東電網(wǎng)有限責(zé)任公司茂名供電局 張玉梅

電子文件檢查歸檔移交備份存儲機(jī)研究

文/廣東電網(wǎng)有限責(zé)任公司茂名供電局 張玉梅

本文主要針對的是電子文件檢查歸檔移交備份存儲機(jī)，分析該項研究的背景以及研究的實際意義。最后就怎樣完善電子文件檢查歸檔移交備份存儲機(jī)的研究思想以及研究目標(biāo)進(jìn)行簡要論述，希望能夠為文檔的存儲與歸類等提供重要的條件與基礎(chǔ)。

電子文件；檢查歸檔移交備份；存儲機(jī)；研究

當(dāng)今信息技術(shù)以及計算機(jī)技術(shù)的發(fā)展為檔案工作提供了重要的條件與技術(shù)支持，發(fā)展形成了符合當(dāng)今時代要求的檔案信息化建設(shè)。而在信息化建設(shè)的過程中也提出新的要求，尤其是怎樣實現(xiàn)電子文件的規(guī)范歸檔。面對檔案管理的這些問題，人們發(fā)展并研制出了電子文件檢查歸檔移交備份存儲機(jī)，隨著技術(shù)的不斷成熟，電子文件檢查歸檔移交備份存儲機(jī)成為了檔案管理中一種常用普及型的專用設(shè)備。本文就電子文件檢查歸檔移交備份存儲機(jī)的發(fā)展背景以及相關(guān)應(yīng)用進(jìn)行簡要介紹，希望能夠?qū)﹄娮游募z查歸檔移交備份存儲機(jī)的研究貢獻(xiàn)自己的力量。

一、電子文件檢查歸檔移交備份存儲機(jī)簡介

電子文件檢查歸檔移交備份存儲機(jī)作為檔案管理中的一種普及型的專用設(shè)備，對于電子文件的規(guī)范管理具有重要的意義，已經(jīng)有很長的研究歷史，經(jīng)過國內(nèi)外長期的發(fā)展研究開始進(jìn)行實踐應(yīng)用。通過電子文件檢查歸檔移交備份存儲機(jī)可以很好地實現(xiàn)對電子文件以及電子檔案的管理，在準(zhǔn)確性、安全性以及可用性，甚至是安全性方面都具有重大意義。

電子文件檢查歸檔移交備份存儲機(jī)主要是通過黑箱的設(shè)計方法實現(xiàn)的，利用專門的軟件以及硬件結(jié)合來完善電子文件的管理系統(tǒng)，在硬件的支持下，可以利用軟件很好地實現(xiàn)電子文件的管理，包括文件檢查、歸檔、以及備份存儲等相關(guān)的操作。在電子文件檢查歸檔移交備份存儲機(jī)的使用過程中，操作人員不需要了解機(jī)器的運行原理以及內(nèi)部構(gòu)造，可以直接進(jìn)行使用，相比較而言，簡單易行，也大大提高了電子文件管理的效率。

二、文件檢查歸檔移交備份存儲機(jī)研究背景及意義

（一）電子文件檢查歸檔移交備份存儲機(jī)研究背景。當(dāng)今時代已經(jīng)完全進(jìn)入信息技術(shù)的時代，當(dāng)前面臨大數(shù)據(jù)的發(fā)展趨勢，信息技術(shù)以及大數(shù)據(jù)已經(jīng)被應(yīng)用到各大領(lǐng)域。其中具有代表性的就是電子文件，在企業(yè)的生產(chǎn)活動與社會活動中，均能夠起到很好的記錄作用，并且應(yīng)用范圍與領(lǐng)域也在逐年地擴(kuò)張。為進(jìn)一步加快其利用，當(dāng)今人們更加注重電子文件的檢查、歸檔、移交以及備份存儲等。為了實現(xiàn)并加快這一建設(shè)，以國家檔案局與省級檔案行政管理部門為代表的相關(guān)部門開始加強(qiáng)該方面的研究，對電子文件的歸檔等進(jìn)行了規(guī)范，并且開發(fā)研究相關(guān)設(shè)備與技術(shù)支持。

（二）電子文件檢查歸檔移交備份存儲機(jī)研究意義。電子文件檢查歸檔移交備份存儲機(jī)的產(chǎn)生主要就是為了解決電子文件規(guī)范而產(chǎn)生的，對于電子文件的發(fā)展具有重要的意義。1.實現(xiàn)了電子文件的規(guī)范性管理，通過設(shè)備管理實現(xiàn)了電子檔案的準(zhǔn)確性與完整性，另外設(shè)備具有良好的特性，可以保證電子文件的應(yīng)用以及安全。2.電子文件檢查歸檔移交備份存儲機(jī)對于操作人員的技術(shù)要求較低，只需要掌握簡單的操作要領(lǐng)，就可以進(jìn)行使用，完成相關(guān)的電子文件的處理工作，這樣就大大提高了檔案管理人員的效率，并且提高了企業(yè)的經(jīng)濟(jì)效益與競爭力。

三、電子文件檢查歸檔移交備份存儲機(jī)研究思想

（一）建立實體證件的管理記錄關(guān)系鏈思路。建立實體證件的管理記錄關(guān)系鏈思路主要是針對檔案管理與文件管理的整體過程。在管理過程中，需要了解并明確文件生成、管理等整個環(huán)節(jié)，并且能夠?qū)崿F(xiàn)各個環(huán)節(jié)關(guān)系的固化。在實際檔案管理工作中，主要是通過實體文件來實現(xiàn)的，效果良好，于是在電子檔案中也應(yīng)該進(jìn)行借鑒，通過現(xiàn)有的技術(shù)實現(xiàn)對客戶以及單位等信息的統(tǒng)計確認(rèn)。就我國目前的發(fā)展可以看出，相關(guān)的實體證書已經(jīng)得到了人們的認(rèn)可，因此在新形勢下這一思路建設(shè)應(yīng)該進(jìn)一步加強(qiáng)，可以有效提高檔案管理水平，也能夠減少企業(yè)資金支出。

（二）組織結(jié)構(gòu)代碼證的應(yīng)用。組織機(jī)構(gòu)碼的出現(xiàn)已經(jīng)有較長的歷史，并且技術(shù)已經(jīng)逐漸成熟，是一種具有法律地位的文書憑證。因為不同的組織機(jī)構(gòu)代碼證是完全不同的，所以這樣就保障了組織機(jī)構(gòu)代碼證的唯一性和權(quán)威性。在電子檔案與電子文件的管理中，若采用組織結(jié)構(gòu)代碼證，可以有效地固化工作關(guān)系，并且保證電子文件的準(zhǔn)確性以及安全性，就目前的發(fā)展現(xiàn)狀可以發(fā)現(xiàn)，該技術(shù)已經(jīng)在電子文件管理中得到了廣泛的應(yīng)用。

（三）衛(wèi)星定位。通過目前的衛(wèi)星定位技術(shù)可以實現(xiàn)定位、導(dǎo)航燈相關(guān)操作。而在電子文件以及電子檔案的規(guī)范管理中，可以使用衛(wèi)星定位來進(jìn)行相關(guān)操作，進(jìn)行電子檔案的移交以及接收定位與實時觀測等操作，這樣就能夠及時地掌握相關(guān)電子文件的信息，包括地理位置以及時間等因素，通過該思想的應(yīng)用可以進(jìn)一步提供關(guān)系鏈固化的可靠性，進(jìn)一步提高可信度。

四、 電子文件檢查歸檔移交備份存儲機(jī)研究目標(biāo)

（一）電子文件檢查歸檔移交備份存儲機(jī)工作流程簡介。在電子文件檢查歸檔移交備份存儲機(jī)工作流程中，實現(xiàn)了輸入、顯示、操作（檢查、歸檔、移交、備份、存儲）一體化。并且該設(shè)備的工作流程圖中可以發(fā)現(xiàn)其原理簡單，相關(guān)的操作也相對容易，能夠很好地實現(xiàn)其功能。

圖1 電子文件檢查歸檔移交備份存儲機(jī)工作流程圖

（二）電子文件檢查歸檔移交備份存儲機(jī)要求。1.具有必要的人機(jī)交互設(shè)備，能夠用于人機(jī)交互，從而實現(xiàn)電子文件的處理。2.具有必要的內(nèi)存容量，并且處理器必須合適選擇，能夠適應(yīng)電子文件的存儲與處理。3.能夠完成電子文件相關(guān)信息的記錄與跟蹤。4.能夠完成對音樂類、文字類、圖像類等各類電子文件的處理，提高其應(yīng)用范圍。5.具有相應(yīng)的抗破壞能力，主要體現(xiàn)在抗擊磁盤機(jī)械性損壞災(zāi)難的磁盤陣列功能方面。

（三）電子文件檢查歸檔移交備份存儲機(jī)技術(shù)創(chuàng)新。1.注重電子文件處理的四性。在電子文件以及電子檔案的處理以及相關(guān)操作中，最注重的主要體現(xiàn)在四個方面，準(zhǔn)確性、安全性、完整性與可用性，顯然在技術(shù)創(chuàng)新方面應(yīng)該注重這一點。首先應(yīng)該注重軟硬件的結(jié)合使用，在電子文件檢查歸檔移交備份存儲機(jī)中采用了42項技術(shù)進(jìn)行相應(yīng)的檢測操作，能夠很好地滿足電子文件的四性問題。通過自動檢測，包括電子文件容量、安全在內(nèi)的各項內(nèi)容進(jìn)行檢測與記錄，并反饋給操作者檢測信息，以便及時處理。2.提高各類文件的兼容性。由于當(dāng)前需要電子文件的類型多樣化，因此電子文件檢查歸檔移交備份存儲機(jī)更加注重提高設(shè)備對各類文件的兼容性。主要體現(xiàn)在三個方面，一是集成了主流計算機(jī)的外圍設(shè)備接口；二是集成了主流計算機(jī)的網(wǎng)絡(luò)通信協(xié)議；最后一點是通過軟件技術(shù)來實現(xiàn)對各類文件的處理。3.海量智能存儲技術(shù)。由于文件信息量越來越大，對于設(shè)備存儲提出了更高的要求，需要進(jìn)一步提高設(shè)備的存儲量。就目前的技術(shù)來看，可以利用磁盤陣列技術(shù)很好地實現(xiàn)海量存儲。

五、結(jié)語

電子文件檢查歸檔移交備份存儲機(jī)已經(jīng)取得了極大的發(fā)展，并在實際的電子文件與電子檔案的管理中得到了極大的應(yīng)用。能夠很好地實現(xiàn)電子文件的檢查歸檔移交備份，并且可以保證電子文件的準(zhǔn)確性、安全性、完整性與可用性，具有重要的意義。未來電子文件檢查歸檔移交備份存儲機(jī)的要求將進(jìn)一步提高，技術(shù)也將進(jìn)一步創(chuàng)新，需要相關(guān)工作者的不斷努力，共同促進(jìn)其發(fā)展，促進(jìn)電子文件以及電子檔案管理的發(fā)展。

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