文/廣東電網(wǎng)有限責任公司茂名供電局 張玉梅

電子文件檢查歸檔移交備份存儲機研究

文/廣東電網(wǎng)有限責任公司茂名供電局 張玉梅

本文主要針對的是電子文件檢查歸檔移交備份存儲機，分析該項研究的背景以及研究的實際意義。最后就怎樣完善電子文件檢查歸檔移交備份存儲機的研究思想以及研究目標進行簡要論述，希望能夠為文檔的存儲與歸類等提供重要的條件與基礎(chǔ)。

電子文件；檢查歸檔移交備份；存儲機；研究

當今信息技術(shù)以及計算機技術(shù)的發(fā)展為檔案工作提供了重要的條件與技術(shù)支持，發(fā)展形成了符合當今時代要求的檔案信息化建設。而在信息化建設的過程中也提出新的要求，尤其是怎樣實現(xiàn)電子文件的規(guī)范歸檔。面對檔案管理的這些問題，人們發(fā)展并研制出了電子文件檢查歸檔移交備份存儲機，隨著技術(shù)的不斷成熟，電子文件檢查歸檔移交備份存儲機成為了檔案管理中一種常用普及型的專用設備。本文就電子文件檢查歸檔移交備份存儲機的發(fā)展背景以及相關(guān)應用進行簡要介紹，希望能夠?qū)﹄娮游募z查歸檔移交備份存儲機的研究貢獻自己的力量。

一、電子文件檢查歸檔移交備份存儲機簡介

電子文件檢查歸檔移交備份存儲機作為檔案管理中的一種普及型的專用設備，對于電子文件的規(guī)范管理具有重要的意義，已經(jīng)有很長的研究歷史，經(jīng)過國內(nèi)外長期的發(fā)展研究開始進行實踐應用。通過電子文件檢查歸檔移交備份存儲機可以很好地實現(xiàn)對電子文件以及電子檔案的管理，在準確性、安全性以及可用性，甚至是安全性方面都具有重大意義。

電子文件檢查歸檔移交備份存儲機主要是通過黑箱的設計方法實現(xiàn)的，利用專門的軟件以及硬件結(jié)合來完善電子文件的管理系統(tǒng)，在硬件的支持下，可以利用軟件很好地實現(xiàn)電子文件的管理，包括文件檢查、歸檔、以及備份存儲等相關(guān)的操作。在電子文件檢查歸檔移交備份存儲機的使用過程中，操作人員不需要了解機器的運行原理以及內(nèi)部構(gòu)造，可以直接進行使用，相比較而言，簡單易行，也大大提高了電子文件管理的效率。

二、文件檢查歸檔移交備份存儲機研究背景及意義

（一）電子文件檢查歸檔移交備份存儲機研究背景。當今時代已經(jīng)完全進入信息技術(shù)的時代，當前面臨大數(shù)據(jù)的發(fā)展趨勢，信息技術(shù)以及大數(shù)據(jù)已經(jīng)被應用到各大領(lǐng)域。其中具有代表性的就是電子文件，在企業(yè)的生產(chǎn)活動與社會活動中，均能夠起到很好的記錄作用，并且應用范圍與領(lǐng)域也在逐年地擴張。為進一步加快其利用，當今人們更加注重電子文件的檢查、歸檔、移交以及備份存儲等。為了實現(xiàn)并加快這一建設，以國家檔案局與省級檔案行政管理部門為代表的相關(guān)部門開始加強該方面的研究，對電子文件的歸檔等進行了規(guī)范，并且開發(fā)研究相關(guān)設備與技術(shù)支持。

（二）電子文件檢查歸檔移交備份存儲機研究意義。電子文件檢查歸檔移交備份存儲機的產(chǎn)生主要就是為了解決電子文件規(guī)范而產(chǎn)生的，對于電子文件的發(fā)展具有重要的意義。1.實現(xiàn)了電子文件的規(guī)范性管理，通過設備管理實現(xiàn)了電子檔案的準確性與完整性，另外設備具有良好的特性，可以保證電子文件的應用以及安全。2.電子文件檢查歸檔移交備份存儲機對于操作人員的技術(shù)要求較低，只需要掌握簡單的操作要領(lǐng)，就可以進行使用，完成相關(guān)的電子文件的處理工作，這樣就大大提高了檔案管理人員的效率，并且提高了企業(yè)的經(jīng)濟效益與競爭力。

三、電子文件檢查歸檔移交備份存儲機研究思想

（一）建立實體證件的管理記錄關(guān)系鏈思路。建立實體證件的管理記錄關(guān)系鏈思路主要是針對檔案管理與文件管理的整體過程。在管理過程中，需要了解并明確文件生成、管理等整個環(huán)節(jié)，并且能夠?qū)崿F(xiàn)各個環(huán)節(jié)關(guān)系的固化。在實際檔案管理工作中，主要是通過實體文件來實現(xiàn)的，效果良好，于是在電子檔案中也應該進行借鑒，通過現(xiàn)有的技術(shù)實現(xiàn)對客戶以及單位等信息的統(tǒng)計確認。就我國目前的發(fā)展可以看出，相關(guān)的實體證書已經(jīng)得到了人們的認可，因此在新形勢下這一思路建設應該進一步加強，可以有效提高檔案管理水平，也能夠減少企業(yè)資金支出。

（二）組織結(jié)構(gòu)代碼證的應用。組織機構(gòu)碼的出現(xiàn)已經(jīng)有較長的歷史，并且技術(shù)已經(jīng)逐漸成熟，是一種具有法律地位的文書憑證。因為不同的組織機構(gòu)代碼證是完全不同的，所以這樣就保障了組織機構(gòu)代碼證的唯一性和權(quán)威性。在電子檔案與電子文件的管理中，若采用組織結(jié)構(gòu)代碼證，可以有效地固化工作關(guān)系，并且保證電子文件的準確性以及安全性，就目前的發(fā)展現(xiàn)狀可以發(fā)現(xiàn)，該技術(shù)已經(jīng)在電子文件管理中得到了廣泛的應用。

（三）衛(wèi)星定位。通過目前的衛(wèi)星定位技術(shù)可以實現(xiàn)定位、導航燈相關(guān)操作。而在電子文件以及電子檔案的規(guī)范管理中，可以使用衛(wèi)星定位來進行相關(guān)操作，進行電子檔案的移交以及接收定位與實時觀測等操作，這樣就能夠及時地掌握相關(guān)電子文件的信息，包括地理位置以及時間等因素，通過該思想的應用可以進一步提供關(guān)系鏈固化的可靠性，進一步提高可信度。

四、 電子文件檢查歸檔移交備份存儲機研究目標

（一）電子文件檢查歸檔移交備份存儲機工作流程簡介。在電子文件檢查歸檔移交備份存儲機工作流程中，實現(xiàn)了輸入、顯示、操作（檢查、歸檔、移交、備份、存儲）一體化。并且該設備的工作流程圖中可以發(fā)現(xiàn)其原理簡單，相關(guān)的操作也相對容易，能夠很好地實現(xiàn)其功能。

圖1 電子文件檢查歸檔移交備份存儲機工作流程圖

（二）電子文件檢查歸檔移交備份存儲機要求。1.具有必要的人機交互設備，能夠用于人機交互，從而實現(xiàn)電子文件的處理。2.具有必要的內(nèi)存容量，并且處理器必須合適選擇，能夠適應電子文件的存儲與處理。3.能夠完成電子文件相關(guān)信息的記錄與跟蹤。4.能夠完成對音樂類、文字類、圖像類等各類電子文件的處理，提高其應用范圍。5.具有相應的抗破壞能力，主要體現(xiàn)在抗擊磁盤機械性損壞災難的磁盤陣列功能方面。

（三）電子文件檢查歸檔移交備份存儲機技術(shù)創(chuàng)新。1.注重電子文件處理的四性。在電子文件以及電子檔案的處理以及相關(guān)操作中，最注重的主要體現(xiàn)在四個方面，準確性、安全性、完整性與可用性，顯然在技術(shù)創(chuàng)新方面應該注重這一點。首先應該注重軟硬件的結(jié)合使用，在電子文件檢查歸檔移交備份存儲機中采用了42項技術(shù)進行相應的檢測操作，能夠很好地滿足電子文件的四性問題。通過自動檢測，包括電子文件容量、安全在內(nèi)的各項內(nèi)容進行檢測與記錄，并反饋給操作者檢測信息，以便及時處理。2.提高各類文件的兼容性。由于當前需要電子文件的類型多樣化，因此電子文件檢查歸檔移交備份存儲機更加注重提高設備對各類文件的兼容性。主要體現(xiàn)在三個方面，一是集成了主流計算機的外圍設備接口；二是集成了主流計算機的網(wǎng)絡通信協(xié)議；最后一點是通過軟件技術(shù)來實現(xiàn)對各類文件的處理。3.海量智能存儲技術(shù)。由于文件信息量越來越大，對于設備存儲提出了更高的要求，需要進一步提高設備的存儲量。就目前的技術(shù)來看，可以利用磁盤陣列技術(shù)很好地實現(xiàn)海量存儲。

五、結(jié)語

電子文件檢查歸檔移交備份存儲機已經(jīng)取得了極大的發(fā)展，并在實際的電子文件與電子檔案的管理中得到了極大的應用。能夠很好地實現(xiàn)電子文件的檢查歸檔移交備份，并且可以保證電子文件的準確性、安全性、完整性與可用性，具有重要的意義。未來電子文件檢查歸檔移交備份存儲機的要求將進一步提高，技術(shù)也將進一步創(chuàng)新，需要相關(guān)工作者的不斷努力，共同促進其發(fā)展，促進電子文件以及電子檔案管理的發(fā)展。

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