文/河北省邯鄲市邯鄲縣檔案局 裴海霞

檔案數(shù)字化建設問題的幾點思考

文/河北省邯鄲市邯鄲縣檔案局 裴海霞

隨著時代的進步，檔案管理也開始使用信息化技術。目前，檔案數(shù)字化建設中依然存在許多問題，需要對這些問題進行深入分析。要想在檔案數(shù)字化建設中運用好信息化，符合信息時代發(fā)展規(guī)律，就必須掌握好信息化建設。筆者根據(jù)目前的形式，認真分析了檔案信息化建設的情況，并針對其在現(xiàn)實中存在的問題做出分析。

檔案；數(shù)字化；建設

隨著時代的進步，檔案管理也開始運用信息化技術。所謂的檔案數(shù)字化主要是運用高科技手段，將以前的各種信息輸入到電腦中，并把這些文件按照不同的種類，分別歸置不同的地方，為以后的查找提供方便。信息化技術的滲透使得檔案管理開始走向正規(guī)化。盡管目前信息化技術已經(jīng)在我國的檔案管理中占據(jù)一定的地位，但是還存在很多問題，因此，筆者認真分析了檔案管理中存在的問題，并指出該如何解決。這項工作的開展對檔案管理工作有很大的意義。

一、檔案數(shù)字化建設存在的幾個問題

（一）檔案軟件管理功能不能絕大多數(shù)。就目前我國在檔案管理上使用的電腦而言，存在的問題是，計算機的型號各種各樣，而各自開發(fā)的軟件也千差萬別，很難統(tǒng)一起來。因此，出現(xiàn)的問題就是沒有一個通用的軟件可以適用于全部的檔案管理部門，這就為檔案管理工作帶來一定的困難，也使得檔案管理的進程受到一定的限制。

（二）檔案信息目前還沒有信息庫。盡管信息化技術已經(jīng)使用了很長時間，但是截止到目前為止，還沒有建立一個可以共同使用的信息庫。因此，檔案信息管理軟件還需要進一步的改進，以適用的范圍更加廣泛。

（三）檔案管理工作需要標準化、規(guī)范化。數(shù)字化管理的第一要務就是要把工作做到規(guī)范化和標準化。但是，目前我國的檔案管理工作，由于各種原因的制約，離這個標準還有很長的一段距離，特別是各個館藏的信息不同，又沒有統(tǒng)一的信息庫，這就給數(shù)字化管理提出更高的要求。

（四）文件資料的歸檔問題難以解決。由于目前正是一個過渡的階段，信息化檔案管理還沒有正規(guī)化，而文件檔案管理又即將被淘汰，因此，出現(xiàn)了很多難以解決的問題。比如，在文件檔案管理的過程中，出現(xiàn)了很多的管理方法，這些方法非常適用于文件的紙質(zhì)管理。但是這些方法與計算機的管理工作有很大的出入，這個問題就很難解決。

（五）檔案信息管理人員必須任用專業(yè)人士。隨著檔案信息化管理的深入，檔案管理人員也必須要聘用具有專業(yè)水準的人員，這些工作人員既要具備紙質(zhì)版檔案管理的經(jīng)驗，還要具備信息化管理的水平。也就是說這些工作人員既要精通計算機，又要懂如何進行檔案管理，二者缺一不可。但是，就目前的情況而言，很多工作人員都不專業(yè)，根本無法勝任這項工作。在糊涂的工作中，就帶來了許多麻煩，因此，檔案管理者一定要進行相應的學習，不得安于現(xiàn)狀。相關部門為了這項工作能夠順利的開展，也要對工作人員進行適當?shù)呐嘤枴?/p>

二、針對檔案數(shù)字化建設問題的幾點思考

（一）把檔案的標準化和規(guī)范化作為推進檔案數(shù)字化的基礎?，F(xiàn)在，檔案信息數(shù)字化還存在很多問題。比如，檔案信息數(shù)字化不標準；檔案信息方面沒有使用統(tǒng)一的軟件等，這些問題都嚴重影響了信息化技術的提高。因此，檔案信息的標準化和規(guī)范化是檔案管理工作的基礎。當這些工作達到標準化和規(guī)范化的時候，檔案數(shù)字化也就取得了一定的發(fā)展。因此，這兩者是互相依存的、不可分割的。

（二）整體水平的提高關系著數(shù)字化建設的發(fā)展。對目前的檔案數(shù)字化建設來講，應該把工作的重點放到整個系統(tǒng)的建設方面。努力使系統(tǒng)走向正規(guī)化。并經(jīng)過網(wǎng)絡把各個節(jié)點連接在一起，發(fā)揮出系統(tǒng)和數(shù)字化的整體優(yōu)勢。另一方面，某些節(jié)點因為各種原因會成為系統(tǒng)連接的障礙，在一定程度上妨礙了系統(tǒng)的連通性。因此，要實現(xiàn)所有的節(jié)點裝備水平與應用能力齊頭并進的目標對目前水平來說是不可能的，要繞過一些障礙節(jié)點，不要在某區(qū)域進行齊步并進的戰(zhàn)略。要不斷鼓勵和支持某些先進單位逐步提升水平，也可以在某些單位實施高水平的數(shù)字化建設試點，這樣能夠獲得經(jīng)驗和解決問題的策略，對檔案數(shù)字化系統(tǒng)建設非常有好處。

（三）加強數(shù)據(jù)庫建設和管理。數(shù)字化信息技術的發(fā)展促進檔案管理工作不斷取得新的成績，但是，還有一部分工作做得不到位，那就是還沒有建立一個完備的數(shù)據(jù)庫。檔案數(shù)字化建設的關鍵問題就是數(shù)據(jù)庫的建設和管理，要應用當前快速發(fā)展的信息技術，不斷建設和完善數(shù)據(jù)庫。另一方面我們也要看到數(shù)據(jù)庫的建立是一個漫長的、由單個到群體的循序漸進的過程，而要加強數(shù)據(jù)庫建設和管理必須要求單位上下要統(tǒng)一認識，領導要認識到數(shù)據(jù)庫建設的重要性，堅持計算機技術人員同檔案業(yè)務人員協(xié)同配合，遇到問題共同探討和解決。建設數(shù)據(jù)庫的過程中要突出重點，打破傳統(tǒng)思想的束縛能夠由單一庫向系統(tǒng)庫發(fā)展。數(shù)據(jù)庫管理過程中要能夠重點面向應用，建立活庫，可以應用數(shù)據(jù)庫的使用頻率和使用效率考核數(shù)據(jù)庫的活性等。

（四）要引進和應用先進的檔案管理軟件。因為目前的檔案管理軟件有許多，生成的電子文件有多種格式，造成在不同的檔案管理軟件中不能打開其他格式的電子文件情況，這就使得很多文件在其他電腦上無法顯示，給檔案信息化管理帶來一定的麻煩。為了解決這一難題，相關部門要配備專業(yè)的技術人員進行管理，幫助檔案管理人員把檔案信息化工作走向正規(guī)化，建立統(tǒng)一的檔案電子文檔格式。并且在電腦上要建立一個通用的數(shù)據(jù)庫，保證做到資源的共享。

三、結(jié)束語

隨著時代的發(fā)展，檔案管理工作也開始納入到信息化管理中。在檔案管理工作中開展信息化建設，是一個長期的過程，需要多方面的努力。目前這項工作的開展還存在很多問題。沒有統(tǒng)一的軟件，檔案管理工作人員的水平低，檔案信息管理不專業(yè)等問題都還沒有得到徹底地解決。因此，筆者在認真分析的基礎上提出了一系列改進的方案，以期能夠?qū)n案信息化管理的健康、快速發(fā)展起到一定的作用。

［1］宋冰.檔案數(shù)字化建設的幾點思考［J］.蘭臺內(nèi)外，2014（05）.

［2］姚蓬.淺談對高校檔案館檔案數(shù)字化建設的幾點思考［J］.無線互聯(lián)科技，2013（12）.

［3］孫萬和.對檔案數(shù)字化建設的幾點思考［J］.蘭臺內(nèi)外，2014（04）.