文/中國(guó)振華集團(tuán)永光電子有限公司（國(guó)營(yíng)第八七三廠） 龍遠(yuǎn)瓊

淺談如何做好企業(yè)文書檔案工作

文/中國(guó)振華集團(tuán)永光電子有限公司（國(guó)營(yíng)第八七三廠） 龍遠(yuǎn)瓊

檔案工作，是信息資源管理的重要環(huán)節(jié)，做好企業(yè)的檔案管理工作，要做好企業(yè)檔案制度建設(shè)，加強(qiáng)檔案工作人員的培訓(xùn)與學(xué)習(xí)，要利用電子計(jì)算機(jī)技術(shù)、改革檔案整理歸檔方式，要做好涉密檔案管理，加強(qiáng)檔案臺(tái)賬管理等創(chuàng)新文書檔案管理工作，讓檔案更好地為企業(yè)服務(wù)，真正體現(xiàn)檔案所具有的價(jià)值。

檔案制度；培訓(xùn)學(xué)習(xí)；創(chuàng)新管理

檔案信息屬于無(wú)形資產(chǎn)，是公司非常珍貴的財(cái)產(chǎn)。其是公司制造、技術(shù)與科學(xué)研究與運(yùn)營(yíng)等行為的初始記錄與初始憑證，是公司成長(zhǎng)歷程中一項(xiàng)長(zhǎng)期基本性的工作。企業(yè)文書檔案管理要做到合理有序，必須要遵循一定的原則，做到合理化、統(tǒng)一化、標(biāo)準(zhǔn)化。

一、增強(qiáng)對(duì)企業(yè)文書檔案的關(guān)注

公司檔案工作，是企業(yè)信息資源管理的重要環(huán)節(jié)，對(duì)企業(yè)的發(fā)展至關(guān)重要，公司要加強(qiáng)對(duì)檔案工作的關(guān)注，營(yíng)造恰當(dāng)?shù)臋n案工作氛圍與配備相應(yīng)的工作者，利于檔案工作的高效進(jìn)行。

二、抓好企業(yè)檔案機(jī)制構(gòu)建

企業(yè)開(kāi)展檔案工作主要是為公司的制造、運(yùn)營(yíng)、技術(shù)研發(fā)等行為服務(wù)。合理化、標(biāo)準(zhǔn)化的檔案管理是公司務(wù)必進(jìn)行的基本性工作，同時(shí)是成長(zhǎng)為優(yōu)秀單位的主要基礎(chǔ)。比如：公司經(jīng)常出現(xiàn)需要查找的檔案沒(méi)有存檔的現(xiàn)象，大致有下述2個(gè)因素：1.業(yè)務(wù)機(jī)構(gòu)未曾將檔案工作劃入部門責(zé)任范疇，致使一些檔案丟失；2.在平?；顒?dòng)中構(gòu)成的諸多檔案未曾集中儲(chǔ)存，不能及時(shí)歸檔。這就需要把檔案工作納入部門職責(zé)范圍，處理完畢的檔案及時(shí)歸檔。只有建立和完善檔案管理制度，加強(qiáng)檔案管理規(guī)范化建設(shè)，并建立檔案管控機(jī)制，把檔案劃入企業(yè)業(yè)務(wù)管控流程、劃入企業(yè)各業(yè)務(wù)機(jī)構(gòu)、職能組織的責(zé)任范疇與相關(guān)人員的崗位責(zé)任體系，才可以更有效地引領(lǐng)公司檔案工作朝著標(biāo)準(zhǔn)化方向邁進(jìn)，最大化地節(jié)約公司時(shí)間、人員、信息方面的投入。

三、加強(qiáng)檔案工作人員的培訓(xùn)和學(xué)習(xí)

檔案管理是一門技術(shù)性工作，需要科學(xué)的檔案管理方式。所以，檔案管控者應(yīng)當(dāng)積極提升業(yè)務(wù)水平與工作能力，認(rèn)真學(xué)習(xí)方案管理知識(shí)，全方位了解企業(yè)的業(yè)務(wù)知識(shí)，應(yīng)當(dāng)持續(xù)提升方案管控方面的業(yè)務(wù)能力與工作技術(shù)，應(yīng)當(dāng)不斷歸納、不斷改善、不斷革新。應(yīng)增強(qiáng)對(duì)計(jì)算機(jī)技術(shù)、電腦、軟件等新知識(shí)的學(xué)習(xí)，以更便利、高效的做好檔案的管控。唯有持續(xù)學(xué)習(xí)、拓展專業(yè)知識(shí)，拓展視野，提升整體素養(yǎng)，才可以開(kāi)展好檔案管理工作。

四、創(chuàng)新文書檔案管理工作

伴隨著社會(huì)的進(jìn)步，文檔管理工作也相應(yīng)地面臨著諸多問(wèn)題，比如文件與檔案數(shù)目逐漸增多，給歸納與保存加大難度。管理措施方式的滯后往往會(huì)導(dǎo)致文化和檔案品質(zhì)降低，在當(dāng)前局勢(shì)下，必須要改進(jìn)文檔管理，從而滿足新階段的需求，進(jìn)而科學(xué)解決一系列問(wèn)題。

（一）利用電子計(jì)算機(jī)技術(shù)。以前那些落后的工作方式，從文件的草擬、更改到定稿打印、閱讀、分類、歸檔均是以人力為主，而當(dāng)前電腦能夠智能做好這些工作，讓文化的構(gòu)成、運(yùn)行、累積、轉(zhuǎn)變等諸多過(guò)程和智能化辦公有效連接，想要掌握以上這些操作技能，檔案管理工作人員必須要經(jīng)過(guò)認(rèn)真學(xué)習(xí)和實(shí)踐。每一位檔案管理人員都要根據(jù)工作崗位的實(shí)際情況，邊學(xué)習(xí)邊操作，積極讓自己成為復(fù)合型方案管理人才。

（二）變革檔案整理歸檔方法。整理紙質(zhì)檔案是非常復(fù)雜的，而且勞動(dòng)強(qiáng)度也比較高。立卷人在進(jìn)行立卷工作時(shí)要將不同種類的文件分類，雖然分類的標(biāo)準(zhǔn)大致相同，可因?yàn)榱⒕砣说睦斫獠煌^易出現(xiàn)分類不精準(zhǔn)的問(wèn)題，給以后的查詢工作造成不便。只有改革歸檔方式，同時(shí)改革文書檔案歸檔方式，兼之優(yōu)化歸檔工作的繁雜環(huán)節(jié)，節(jié)約歸檔時(shí)間，減輕檔案人員工作量，才能有效促進(jìn)文書檔案的管理，真正達(dá)到方便相關(guān)人員利用，提高工作效率的目的，切實(shí)實(shí)現(xiàn)“簡(jiǎn)化整理、深化檢索、重在利用”的文書檔案管理改革。

（三）加強(qiáng)檔案臺(tái)賬管理。健全檔案臺(tái)賬管理，設(shè)置檔案室進(jìn)出登記、涉密檔案利用審批、檔案收進(jìn)移出登記、檔案數(shù)量統(tǒng)計(jì)、借閱登記、復(fù)印登記、溫濕度記錄、檔案資料交接憑證、庫(kù)房檢查記錄等。

五、做好涉密文書檔案管理

涉密文書檔案涉及國(guó)家（企業(yè)）的秘密，它關(guān)系到國(guó)家、企業(yè)的安全。因此，為確保國(guó)家秘密的安全，必須嚴(yán)格執(zhí)行保密制度法規(guī)及公司的保密工作管理制度，加強(qiáng)對(duì)涉密文件、材料的管理，在工作中以身作則，嚴(yán)格遵守保密工作制度，嚴(yán)于律己，做到不把涉密文件帶回家，不在公眾場(chǎng)所談?wù)撁孛?，不向任何人透露涉密?nèi)容。在保密文件和材料的收發(fā)、傳遞、保管、歸檔、利用和清退等各個(gè)環(huán)節(jié)都做到登記明確、手續(xù)清楚，要嚴(yán)格遵循保密程序，對(duì)于借閱、復(fù)印涉密檔案資料的人員，嚴(yán)格執(zhí)行公司《二級(jí)保密制度匯編》的相關(guān)規(guī)定，做到進(jìn)出有登記，每次使用都必須要有領(lǐng)導(dǎo)的審批才可以，當(dāng)使用完檔案后要對(duì)檔案再次進(jìn)行核對(duì)和檢查，一旦發(fā)現(xiàn)問(wèn)題，要立刻采取行動(dòng)確保涉密檔案安全。

六、檔案業(yè)務(wù)建設(shè)

要從事文書檔案工作，就必須要擁有很強(qiáng)的責(zé)任感以及很認(rèn)真的工作態(tài)度，要重視起文書檔案工作。另一方面也要仔細(xì)踐行文書檔案員的工作責(zé)任，積極做好檔案服務(wù)工作，此外還要兼顧好檔案編輯研究工作。在平日工作中勤請(qǐng)示、勤匯報(bào)，勤動(dòng)手，定期向領(lǐng)導(dǎo)匯報(bào)工作完成的情況和其中遇到的問(wèn)題，由領(lǐng)導(dǎo)提出意見(jiàn)及問(wèn)題解決建議。

七、結(jié)束語(yǔ)

表面上看來(lái)，檔案管理工作并不是什么非常重要的工作，可實(shí)際上它卻是對(duì)歷史工作的見(jiàn)證與記錄，也是未來(lái)工作的重要資料。作為檔案工作人員，必須要甘于奉獻(xiàn)、樂(lè)于奉獻(xiàn)，不斷提升自己的專業(yè)技能，認(rèn)真對(duì)待每一項(xiàng)工作。只有做到以上幾點(diǎn)，才可以真正做好文書檔案管理工作。

［1］張惠敏.淺談辦公室人員如何做好文書檔案管理工作［J］.經(jīng)營(yíng)管理者，2016（03）:23-24.

［2］張杰.淺談新時(shí)期如何做好文書檔案管理工作［J］.辦公室業(yè)務(wù)，2015（08）:34-35.