文/廣州醫(yī)科大學(xué)附屬第二醫(yī)院 符穗湘

出生嬰兒類檔案在醫(yī)院檔案中的應(yīng)用

文/廣州醫(yī)科大學(xué)附屬第二醫(yī)院 符穗湘

為規(guī)范與加強人口出生醫(yī)學(xué)證明檔案管理工作，規(guī)范出生嬰兒類檔案工作制度，維護國家、公民與社會組織合法權(quán)益，各個醫(yī)療衛(wèi)生機構(gòu)需加強出生嬰兒類檔案管理，促進新生嬰兒類檔案更好地發(fā)揮作用。本文結(jié)合筆者自身工作實際，闡述了當(dāng)前出生嬰兒類檔案在醫(yī)院檔案中的現(xiàn)狀，提出了加強出生嬰兒類檔案管理的建議。

出生嬰兒類檔案；醫(yī)院檔案；應(yīng)用

出生嬰兒類檔案為國家統(tǒng)一印制，以省、自治區(qū)、直轄市為單位進行統(tǒng)一編號，助產(chǎn)機構(gòu)出具的，可證明剛出生嬰兒的血親關(guān)系、出生狀態(tài)、戶籍、申報國籍等的法定醫(yī)學(xué)證明存根與相關(guān)信息、申領(lǐng)材料等有規(guī)范保存意義的文件材料。本文主要以廣州醫(yī)科大學(xué)附屬第二醫(yī)院為例，就出生嬰兒類檔案在醫(yī)院檔案的應(yīng)用談幾點看法。

一、出生嬰兒類檔案規(guī)范管理的重要性

出生嬰兒類醫(yī)學(xué)證明檔案為國家民生檔案的關(guān)鍵組成部分，出生嬰兒類證明材料在國家政府部門進一步規(guī)范出生人口登記，落實母嬰保健，維護社會穩(wěn)定中發(fā)揮了關(guān)鍵作用?，F(xiàn)今，出生嬰兒類檔案在落戶、入學(xué)、出國、遺產(chǎn)繼承、住房等的重要性日漸被人們熟知，此類業(yè)務(wù)的辦理均離不開出生嬰兒類檔案的利用。因此，進一步落實新生兒出生醫(yī)學(xué)證明材料整理、收集、利用與保管工作，已成為醫(yī)院綜合檔案管理的重要職責(zé)之一。在社會經(jīng)濟飛速發(fā)展的今天，人們對出生嬰兒類檔案的重要性有了新認識，在生活中出生嬰兒類檔案利用率越來越高，在依法加強母嬰保健工作的開展中意義重大。此外，這類資料與醫(yī)療涉法關(guān)系緊密，可有效發(fā)揮出生嬰兒類檔案作用，維護國家安全與社會穩(wěn)定?？梢?，加強出生嬰兒類檔案在醫(yī)院檔案中的大力應(yīng)用相當(dāng)重要，是時代賦予的任務(wù)和要求。

二、我院出生嬰兒類醫(yī)學(xué)證明檔案收集、整理情況

廣州醫(yī)科大學(xué)附屬第二醫(yī)院屬于廣州市三甲綜合醫(yī)院，每年在我院出生的嬰兒約3000人，且每年回我院綜合檔案室查找出生嬰兒類檔案證明的約30多人，加之二胎政策的開放，將有更多新生兒在我院出生。為了更加規(guī)范嬰兒出生類檔案的收集與整理，筆者所在醫(yī)院制定了《嬰兒出生類檔案管理辦法》，規(guī)定凡在本院出生、記錄嬰兒出生過程的材料，稱嬰兒出生檔案，并規(guī)定需由產(chǎn)科出生醫(yī)學(xué)證明辦公室負責(zé)登記、收集、保管，專職檔案管理者應(yīng)每3個月在產(chǎn)科收集期間出生的嬰兒類醫(yī)學(xué)證明與相應(yīng)材料，移交至醫(yī)院綜合檔案科。我院出生嬰兒類檔案主要是以立卷的方式進行歸檔，檔案員對嬰兒出生材料，按出生時間先后順序，以年度為單位進行組卷，每頁編寫頁碼，填寫卷類目錄。對原始分娩記錄、圍產(chǎn)保健產(chǎn)時管理卡、出生醫(yī)學(xué)證明基本情況表、計算機圍產(chǎn)保健管理卡、出生醫(yī)學(xué)記錄等材料做永久保存。嬰兒出生類檔號由年度號、出生檔案分類號和案卷號組成；年度號采用嬰兒檔案形成的自然年度，按嬰兒出生時間的先后順序，用四位阿拉伯?dāng)?shù)字表示。目前，我院的嬰兒類檔案有400多冊。

三、我院高效利用出生嬰兒類醫(yī)學(xué)證明檔案情況

檔案工作的基本任務(wù)與管理目的，從實質(zhì)來講就是保護檔案與利用檔案。出生嬰兒類醫(yī)學(xué)證明檔案有較強的法律效應(yīng)，需規(guī)范現(xiàn)有檔案管理制度，并嚴格遵守綜合檔案室的檔案借閱制度，嚴把檔案審批手續(xù)關(guān)卡。筆者所在院出生嬰兒類檔案借閱制度要求，對需要查閱出生嬰兒類檔案的人員需經(jīng)醫(yī)務(wù)科、綜合檔案室負責(zé)人批準，且出生嬰兒類醫(yī)學(xué)證明檔案不可外借，僅可當(dāng)場查閱，復(fù)制、復(fù)印的出生嬰兒類醫(yī)學(xué)檔案證明材料應(yīng)加蓋檔案室復(fù)制章才具有法律效力。我院建立嬰兒出生類檔案，可便利地查找嬰兒出生情況，迅速地重出嬰兒出生證。來我院進行出生證明檔案查閱的有：遺失出生證的、財產(chǎn)繼承的、出國留學(xué)的、辦理入戶的等，出生嬰兒類檔案都為此類情況提供了便利。雖出生嬰兒類檔案在檔案管理的應(yīng)用實踐中取得了一定成效，但仍需不斷改進，不斷創(chuàng)新。

四、加強出生嬰兒類檔案管理的建議

（一）進一步加強出生嬰兒類醫(yī)學(xué)證明檔案收集。出生嬰兒類檔案材料在收集時，應(yīng)認真核對新生兒出生醫(yī)學(xué)證明姓名正確與否、材料齊全與否，若有出入，應(yīng)及時與相關(guān)人員核對更正。資料填寫時是否用藍黑墨水或碳素墨水，若使用的是彩色筆、鉛筆或圓珠筆等不耐久字跡，應(yīng)及時補救。筆者在工作實踐中經(jīng)常發(fā)現(xiàn)新生兒父母使用圓珠筆填寫出生嬰兒類醫(yī)學(xué)證明登記表，此種書寫材料不利于出生嬰兒類醫(yī)學(xué)檔案的永久性保存，因此建議出生嬰兒類檔案醫(yī)學(xué)證明管理辦公室嚴把審核關(guān)卡，符合標(biāo)準要求才能遞交至檔案室。

（二）強化監(jiān)督，促使出生嬰兒類醫(yī)學(xué)證明檔案更規(guī)范。衛(wèi)生行政部門、醫(yī)院綜合檔案部門應(yīng)強化監(jiān)督管理力度，根據(jù)《中華人民共和國母嬰保健法》等相應(yīng)條例，結(jié)合相關(guān)機構(gòu)發(fā)布的《出生醫(yī)學(xué)證明管理工作指導(dǎo)手冊》，定期監(jiān)督管理該管轄區(qū)域出生嬰兒類醫(yī)學(xué)證明檔案工作，將監(jiān)督范圍擴大到出生嬰兒類檔案的首次簽發(fā)、信息管理、印章管理、換發(fā)等多環(huán)節(jié)中，使醫(yī)院出生嬰兒類醫(yī)學(xué)證明檔案更規(guī)范，更好地為醫(yī)院發(fā)展服務(wù)。

總之，出生嬰兒類醫(yī)學(xué)證明檔案為“人生第一證”，相當(dāng)重要。醫(yī)院應(yīng)重視出生嬰兒醫(yī)學(xué)證明檔案的規(guī)范化管理，明確出生嬰兒類醫(yī)學(xué)證明檔案的歸檔、整理、保管、調(diào)閱、銷毀等流程相關(guān)要求，讓出生嬰兒類醫(yī)學(xué)證明檔案發(fā)揮更大價值。

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