文/重慶市涪陵區(qū)龍?zhí)舵?zhèn)規(guī)劃建設(shè)環(huán)境保護(hù)所 郭利佳

鄉(xiāng)鎮(zhèn)基層規(guī)建環(huán)所檔案管理的現(xiàn)狀及對(duì)策探討

文/重慶市涪陵區(qū)龍?zhí)舵?zhèn)規(guī)劃建設(shè)環(huán)境保護(hù)所 郭利佳

檔案管理工作是基層規(guī)建環(huán)所的基礎(chǔ)工作，是規(guī)建環(huán)所工作中的重要組成部分。隨著社會(huì)經(jīng)濟(jì)的快速發(fā)展，粗放的檔案管理已經(jīng)不能滿足當(dāng)前發(fā)展的需要，建立完善檔案管理制度和提高人員素質(zhì)已經(jīng)是基層規(guī)建環(huán)所正在面臨和急需解決的問(wèn)題。本文通過(guò)對(duì)規(guī)建環(huán)所案管理的現(xiàn)狀進(jìn)行分析和研究，并對(duì)其提出相應(yīng)的解決對(duì)策，以期為基層規(guī)建環(huán)所的檔案管理提供新的觀念和思路。

檔案管理；規(guī)建環(huán)所現(xiàn)狀；對(duì)策

檔案管理工作是基層規(guī)建環(huán)所的基礎(chǔ)工作，是規(guī)建環(huán)所工作中的重要組成部分。隨著社會(huì)經(jīng)濟(jì)的快速發(fā)展，粗放的檔案管理已經(jīng)不能滿足當(dāng)前發(fā)展的需要，目前存在檔案管理的認(rèn)識(shí)不足、檔案管理制度不健全的和人員素質(zhì)不高等問(wèn)題，這些現(xiàn)狀是基層規(guī)建環(huán)所正在面臨和急需解決的問(wèn)題。本文就鄉(xiāng)鎮(zhèn)基層規(guī)建環(huán)所檔案管理的現(xiàn)狀及相應(yīng)對(duì)策作簡(jiǎn)要的闡述，希望對(duì)基層站所檔案管理工作提供有益的建議。

一、鄉(xiāng)鎮(zhèn)基層規(guī)建環(huán)所檔案管理工作的現(xiàn)狀

（一）對(duì)檔案管理的認(rèn)識(shí)不足。受傳統(tǒng)認(rèn)識(shí)影響，認(rèn)為只有鄉(xiāng)鎮(zhèn)政府才需要檔案管理，基層站所檔案管理工作既不在上級(jí)檢查的范圍之內(nèi)，也不受鄉(xiāng)鎮(zhèn)政府的約束，工作的好壞并沒(méi)有什么區(qū)別，甚至不做也可以。因此，鄉(xiāng)鎮(zhèn)基層站所普遍不重視檔案管理工作，投入的人力財(cái)力不足，很多檔案得不到有效的保護(hù)。

（二）檔案管理意識(shí)不強(qiáng)。檔案意識(shí)不強(qiáng)導(dǎo)致歸檔文件材料不齊全、不完整、不全面，多數(shù)基層站所內(nèi)各工作人員無(wú)檔案管理意識(shí)，不重視日常工作中原始材料的收集保管，導(dǎo)致很多重要材料遺失或不知去向，到年終歸檔時(shí)只能有多少就歸檔多少。有的工作雖然非常重要，但因?yàn)闆](méi)有注意材料的收集，所以也就無(wú)法歸檔。另外，由于各業(yè)務(wù)人員對(duì)檔案管理的認(rèn)識(shí)不同，最終形成歸檔文件材料不齊全、不完整的不利局面。

（三）檔案管理體制不健全。沒(méi)有按照《檔案法》的相關(guān)規(guī)定來(lái)做檔案管理工作，出現(xiàn)了各自為政的情況，導(dǎo)致重要檔案資料散存在個(gè)人或領(lǐng)導(dǎo)手里，給檔案工作順利進(jìn)行造成困擾，不僅影響檔案資料的完整性，同時(shí)檔案的有效性也受到一定影響。重要檔案資料未移交當(dāng)?shù)卣畽n案管理人員入庫(kù)，導(dǎo)致大量寶貴資料丟失，影響檔案資料的完整性和有效性。

（四）無(wú)專業(yè)檔案管理人員。鄉(xiāng)鎮(zhèn)基層規(guī)建環(huán)所檔案管理工作涉及規(guī)劃、建設(shè)、環(huán)境保護(hù)、綜合行政執(zhí)法等，面廣，內(nèi)容繁多，要求具備相應(yīng)的專業(yè)知識(shí)、技術(shù)水平檔案管理人員專職管理。然而鄉(xiāng)鎮(zhèn)基層規(guī)建環(huán)所檔案管理是由各工作人員兼職，各自為政，沒(méi)有專職的檔案管理人員。同時(shí)這些人員只有負(fù)責(zé)工作的專業(yè)知識(shí)而缺乏必要的檔案管理專業(yè)素質(zhì)，對(duì)檔案管理的整個(gè)工作不熟悉，程序不清楚，不能有效完成檔案的收集、整理、入檔、管理等工作，這必然會(huì)影響檔案管理工作的質(zhì)量。并且這些兼職人員還有本職工作，導(dǎo)致檔案管理工作滯后或停滯。

二、鄉(xiāng)鎮(zhèn)基層規(guī)建環(huán)所檔案管理工作的改進(jìn)對(duì)策

（一）強(qiáng)化檔案管理認(rèn)識(shí)。檔案是一個(gè)單位過(guò)去和現(xiàn)在工作的全面反映，是具有保存價(jià)值的歷史記錄。實(shí)踐中，單位常常要根據(jù)以往的檔案資料來(lái)查找數(shù)據(jù)、依據(jù)和獲取經(jīng)驗(yàn)，所以，加強(qiáng)對(duì)《檔案法》的宣傳力度，要將對(duì)檔案管理的認(rèn)識(shí)貫穿在日常工作中，認(rèn)清基層規(guī)建環(huán)所檔案的作用和重要性，認(rèn)清其史料價(jià)值、參考價(jià)值和服務(wù)價(jià)值。

（二）提高檔案管理意識(shí)。檔案是珍貴的事件記載，是重要的工作記載，是重要的史料、憑證和參考，具有唯一性和不可再生性，一旦毀壞或遺失，將很難彌補(bǔ)。具體而言，要加強(qiáng)檔案管理人員的責(zé)任意識(shí)、規(guī)范意識(shí)、服務(wù)意識(shí)和反饋意識(shí)，并將這些意識(shí)滲透于工作中，貫穿于工作的各環(huán)節(jié)，對(duì)于涉及重要工作和事件的檔案，要及時(shí)收集，積累并逐一分類，選擇合適的地方放置，確保檔案的安全、齊全、完整。

（三）完善檔案管理制度。要立足實(shí)際，不斷健全和完善檔案管理制度，建立高效的管理機(jī)制和可操作的程序，建立健全檔案管理人員崗位責(zé)任制，明確檔案管理人員的責(zé)任和義務(wù)。按照《檔案法》和有關(guān)業(yè)務(wù)規(guī)范標(biāo)準(zhǔn)，建立健全檔案管理收集、立卷歸檔、移交、檔案保管、保密、利用等檔案管理工作制度，盡可能的細(xì)化和明確責(zé)任，并使其具有可操作性，使檔案管理工作有法可依、有制可循。

（四）設(shè)立專業(yè)檔案管理人員。在鄉(xiāng)鎮(zhèn)基層站所中基本沒(méi)有專業(yè)、專職的檔案管理人員，都是由工作人員自己負(fù)責(zé)整理。由于不是專業(yè)的檔案管理人員，不懂得相關(guān)的法律和制度規(guī)范，在整理的過(guò)程中很難完整和齊全。加之，日常工作繁忙，人員流動(dòng)大，很多檔案會(huì)隨著時(shí)間的推移和資料的累加而丟失。

要解決這一問(wèn)題，就必須配備專業(yè)的專職檔案管理人員。對(duì)人員素質(zhì)要求應(yīng)該要有相應(yīng)專業(yè)知識(shí)，熟悉檔案管理相關(guān)法律、制度和規(guī)范要求，對(duì)資料收集整理具有相關(guān)工作經(jīng)驗(yàn)的人員，并且要細(xì)心認(rèn)真負(fù)責(zé)地投入到工作中。

三、結(jié)語(yǔ)

鄉(xiāng)鎮(zhèn)站所要采取措施解決現(xiàn)在檔案管理工作存在的問(wèn)題，從認(rèn)識(shí)、意識(shí)、制度和管理人員素質(zhì)上下功夫，抓好每一步工作，環(huán)環(huán)相扣，就一定能改變檔案管理工作目前無(wú)序和混亂的現(xiàn)狀。