文/廣東省肇慶市高要區(qū)第一中學 梁芳

淺析如何提高中學學籍檔案管理工作水平

文/廣東省肇慶市高要區(qū)第一中學 梁芳

隨著教育事業(yè)的蓬勃發(fā)展，中學學籍檔案管理工作逐漸信息化、網絡化。為了能夠有效地提升學籍檔案管理的效率，對其進行細節(jié)性的分析十分關鍵。本文主要針對中學學籍檔案管理工作進行分析，并就如何提高中學學籍檔案管理工作水平提出了相應的對策措施。

學籍；檔案管理；工作水平

學籍檔案管理工作十分重要，其不僅直接關系到學生的信息管理，而且與學生畢業(yè)升學也緊密相連。所以，對中學學籍檔案進行科學的管理，充分發(fā)揮學籍檔案為教育教學服務的作用尤為重要。但是在實際的管理過程中，其管理效率以及管理質量常常難以得到有效的保障，不同程度地制約著學校教育事業(yè)的全面發(fā)展，因此提高中學學籍檔案管理工作水平十分必要。

一、中學學籍檔案管理工作的主要內容

在學校的全面管理中，學生的學籍管理是最重要的組成部分，學籍是對一個學生的學習狀態(tài)，學習過程，還有學習結果的認可，學籍可陪伴學生度過整個學習生涯。隨著教育不斷地發(fā)展，舊的管理制度已經沒有辦法適應新的教育方法，傳統(tǒng)的教育理念也成了阻礙教育發(fā)展的一個方面，因此，提高學校的學籍檔案管理效率可謂是：“任重而道遠”。

學籍管理不僅只針對在校學生，也對入學資格和畢業(yè)資格的審核做了一個嚴格的要求。學籍管理其實就是一個學生從入學開始到畢業(yè)結束所有的信息進行審查和管理。具體包括以下幾個方面：學生的個人信息、學生的入學注冊、在學習生涯中學生的學籍變動，還有在校期間的獎勵和處分、學生綜合素質發(fā)展、學生技能、體質健康、學生的所有成績整合、畢業(yè)資格審查和發(fā)放畢業(yè)證書、升學等這11項內容。

二、目前中學學籍檔案管理工作中主要存在的問題

隨著學校對教育管理的改進，社會發(fā)展對人才的需求，招生規(guī)模的擴大，很多學校學籍檔案管理工作也得到了一些重視。但是，在實際的工作中依舊存在一些不足，主要表現(xiàn)在以下幾個方面。

（一）管理手段落后。學籍的管理是一項很費時、費神的工作，管理者需要處理的信息量非常大，數(shù)據很煩瑣，但是就目前情況來看，很多學校并沒有制定一套關于學籍檔案科學的、合理的管理辦法。只依靠單機計算機管理和人工管理，在管理的過程中很容易出現(xiàn)錯誤，比如重復記錄，或者反饋不積極，查詢不到等問題，都對學籍的正確管理有著負面影響。

（二）管理制度不健全。在教育部門推出新的教育管理政策之后，雖然很多學校對學籍檔案管理制度進行了一定程度的修改，但這些修改的內容很多都沒有按照學校的實際情況而修改，由于很多學校的發(fā)展水平參差不齊，而且互聯(lián)網環(huán)境也是錯綜復雜，所以，在學籍檔案管理方面也常常出現(xiàn)管理不到位、不及時等現(xiàn)象，況且很多學校的電子學籍管理制度依舊處于一種探索的階段，所以學籍管理制度的不健全也是制約其管理提升的重要因素。

（三）領導重視不夠。學籍檔案工作的效率，得益于領導的重視。但在實際工作中，學校領導對學籍管理措施上沒有加大力度，也沒有根據新的教育管理來改變符合自身的新制度，沒有提高管理人員工作的積極性，導致很多管理人員在學校中地位比較低，沒有責任心。又加上對招生的重視，學生人數(shù)越來越多，而學校的學籍管理制度沒有跟上，管理人員也沒有擴大，導致管理人員的壓力過大，嚴重影響了工作效率。

（四）人員素質不高。學校的學籍管理工作任務量繁重，如果管理人員沒有耐心和責任心，而且還對管理的相關內容不了解，那這個學校的管理制度形同虛設。但是很多學校認為管理學籍只是一項事務性的工作，可以不需要很多專業(yè)知識，所以在聘請人員的時候也沒有進行過相關的管理考核，在上崗之前也沒有進行過相關管理培訓，工作中也沒有給管理人員提供可以交流、學習的機會，只是憑著對管理的字面理解和以往的經驗累積，很多管理人員從聘請到就業(yè)只需要一天的時間，這就導致管理人員沒有辦法在短時間內達到崗位要求。

（五）宣傳力度不大。其實很多學生，甚至老師，在沒有遇到相關學籍這一方面的問題，根本不知道學校還有學籍管理這一項工作，而很多教師都是以課本知識為教學目標，對于學籍管理制度所知甚少，從而導致學生對學籍管理制度一知半解。師生認為學籍管理工作應當由管理人員進行處理，這些都是由于宣傳力度不大造成的，也必然會讓管理的難度大幅度增加。

三、提高學校學籍管理工作水平的幾點建議

（一）利用計算機網絡技術，優(yōu)化學籍管理水平。利用計算機的網絡管理技術，制定一套符合學校自身的科學管理制度，不僅可以更好地管理學生的學籍，使學生方便使用學籍信息，還可以更好的執(zhí)行教育部門推行的教育學歷證書電子版。在學校的各項管理部門中，很多信息都是需要重復利用的，比如就像學生的學習成績，學校的總人數(shù)，還有學生在入學前的基本信息等，將這些多次使用的學生信息統(tǒng)一化管理，都錄入在計算機上，通過使用計算機網絡的共享功能，將這些信息直接傳送到學校各部門中，這樣子大大提高了各部門的工作效率，也為學籍管理人員減輕了負擔。

（二）完善學籍管理制度，實現(xiàn)規(guī)范化管理。所有的學校應該根據教育部門的推行制度，再加上檔案管理的相關規(guī)定制定一套符合學校自身情況的管理制度。在制定學校的學籍管理制度的時候，一定要做到不違反國家規(guī)定，并且還要符合學生的客觀實際情況。同時，在學籍的管理方面還要做到積極創(chuàng)新，應當結合學校發(fā)展的具體情況進行學籍制度的基礎完善。對于檔案管理工作，也要有條不紊地進行。同時，還要結合管理條例進行規(guī)范的管理，只有這樣學籍管理制度才能從根本上得以完善。

（三）制定實施細則，逐步實現(xiàn)制度化管理。根據制定管理的措施，再加上對以往經驗的累積，應該使用易懂的流程圖將管理過程中一些有規(guī)則的工作內容制定成表格。比如學生學籍的變化，或者休學以及退學等問題，其實所需要的資料和申請方法大致相同。那么對其進行信息管理的分類就能確保學籍管理制度的有序進行，也提高了工作效率，為工作人員減輕壓力。

（四）提高學籍管理人員素質，加強隊伍管理。在學籍管理的過程中，最主要的就是學籍管理人員。管理人員是學籍管理的執(zhí)行者，所以培養(yǎng)出一批高素質的管理人員，對于提高學籍管理水平十分必要。因此，在實際工作中，要定期和不定期的組織學籍管理員進行業(yè)務培訓和研討學習，為管理人員提升自身水平給足空間。如果管理人員的素質低，就會影響到學籍檔案管理質量，所以提高學籍檔案管理工作關鍵是要提升管理人員的素質。

（五）加強學籍管理制度的宣傳力度。學生在入校之前就應該對該學校的學籍管理制度有所了解。學校的學籍管理制度可以直接影響學生的在校表現(xiàn)，比如學生的學習目標或者學習態(tài)度，甚至會影響到學生的畢業(yè)。所以學?？梢酝ㄟ^校園廣播，布告欄，或者網上公布等方式，讓學生對自己學校的學籍管理制度有所了解。學生或者老師了解管理制度之后，才能遵守制度，學校才能進行有效的管理。

總而言之，學籍檔案管理工作是整個學校是否正常運行的核心，只有提高學校的學籍管理制度，提升管理人員的素質，才能將學校的管理做到現(xiàn)代化，規(guī)范化。

四、中學檔案管理案例解析——肇慶市高中為例

在肇慶市的檔案管理中，其采用電子檔案的管理方式對學生的檔案信息進行相應的管理。這樣就使得信息的管理明確化，清晰化。其檔案管理中，如新生人數(shù)為1281人，其中男生為643人，女生為638人。在整體的管理中，其對每個學生的信息都進行了電腦錄入，從姓名、性別、學號、身份證號碼、家庭通訊地址、入學成績等都做了全面的登記，并對新生資料都組織了學生親筆簽名校對并進行了《新生名冊》組卷，同時對有學籍變動的學生也進行了《在校生變動名冊》的管理，及時上報并存檔《畢業(yè)生名冊》等工作，其檔案管理工作有條不紊，一目了然。所以，信息化的管理極大程度地提升了整體檔案管理的效率。

五、結語

在進行中學學籍檔案管理的過程中，一定要結合實際情況進行綜合性的分析。對于管理中的問題一定要防微杜漸，不斷優(yōu)化管理方案，結合電子信息的錄入技術，讓學生的檔案管理更為科學合理。

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