文/泉州市公路局直屬分局 黃祝娥

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淺議公路專案工程檔案的完整性

文/泉州市公路局直屬分局 黃祝娥

【摘要】公路專案工程檔案是指從工程建設(shè)案目的遠期規(guī)劃、近期計劃、工程的可行性研究、相關(guān)部門請示、部門批復(fù)立項、設(shè)計、招投標、施工、監(jiān)理、竣工驗收全過程中形成的有保存價值的文字、圖紙、電子信息、圖表、照片、錄像材料等不同形式與載體的各種歷史記錄，是專案每一個工程施工過程的真實反映與體現(xiàn)特別是工程的隱蔽項目。公路專案工程檔案直接關(guān)系到建設(shè)單位的整體管理水平，是專案工程的一個重要項目和關(guān)鍵節(jié)點，所以專案工程檔案的完整性，是整個分局專案工程管理水平的一個風向標。

【關(guān)鍵詞】公路專案工程；檔案

一、公路專案工程檔案完整性的作用

公路專案工程檔案是對專案工程施工的全過程發(fā)生或產(chǎn)生的事物記錄過程，具有原始性、真實性，是公路專案工程質(zhì)量檢驗評定、工程交工及竣工驗收時的主要查核內(nèi)容和依據(jù)，它的完整真實在一定程度上標志著一個分局的管理水平。它不僅在形成過程中能更好地促進工程項目的規(guī)范化管理，對鑒定工程質(zhì)量，施工過程中事故的原因，追究事故責任提供強有力的憑證依據(jù)，同時也為工程項目建成投入使用后的管理、養(yǎng)護、改建、擴建等各種需求提供服務(wù)大大節(jié)約了經(jīng)濟成本，對社會是一種無形的貢獻。所以，工程技術(shù)人員，尤其是案目負責人必須改變目前普遍存在的“重外業(yè)輕內(nèi)業(yè)”的觀念，要增強檔案意識，充分認識其重要性，才能更好地組織本單位的公路專案工程檔案工作。

二、 公路專案工程檔案管理存在的缺陷

（一）重視不夠，投入不足。公路專案工程檔案是公路檔案的一部分，在實際工作中，公路工程檔案數(shù)量多，整理過程繁瑣復(fù)雜，需要耗費大量的人力物力，工作效率無法提高，工作業(yè)績無法充分體現(xiàn)等原因，因此長期得不到領(lǐng)導(dǎo)的重視，未能切實列入工作內(nèi)容，擺不上重要的位置，檔案法律法規(guī)宣傳力度不夠，有的領(lǐng)導(dǎo)缺乏檔案法律意識的認識，不能夠從檔案管理員的配備、庫房設(shè)施、檔案硬件、軟件上投入足夠資金。

施工單位只注重工程進度、質(zhì)量、安全、效益，沒有認識到檔案管理對專案工程管理所具有的重要作用，看不到規(guī)范的檔案管理對公路移交后的后期養(yǎng)護、建設(shè)及突發(fā)事故中的重要作用，這種作用所發(fā)揮的經(jīng)濟效益將是無法預(yù)估的。施工單位在工程建設(shè)中只追求效益，忽略了公路專案工程檔案必須規(guī)范化、標準化，忽略了檔案利用所產(chǎn)生的經(jīng)濟效益。

（二）制度不健全，責任不明確。公路專案工程在建設(shè)中長期因沒有一套行之有效的檔案管理制度來對工程專案檔案進行有效的監(jiān)督、檢查、指導(dǎo)，并在公路建設(shè)過程中明確建設(shè)單位、施工單位及檔案管理者的職責和范圍，從而造成公路專案工程中形成的項目前期、施工過程控制、竣工驗收全過程全方位所形成的內(nèi)業(yè)資料、照片及圖像等沒有進行完整的收集、整理和保存，甚至有的建設(shè)單位、監(jiān)理單位和施工單位對履行職責后形成的檔案資料因人員配備、場地限制、責任心不強致使資料存放亂七八糟，隨處丟失等原因，導(dǎo)致檔案資料收集不夠完整齊全的現(xiàn)象時有發(fā)生。

（三）關(guān)系不協(xié)調(diào)，各自為主。公路專案工程檔案建設(shè)時經(jīng)常會存在責任者建設(shè)單位、監(jiān)理單位和施工單位在建設(shè)過程中因?qū)n案管理的關(guān)系沒有理順，各自為政，各取所需，造成專案工程檔案歸檔不及時，時常出現(xiàn)檔案資料丟失或檔案資料不完整。兩者和所牽涉的相關(guān)部門的關(guān)系沒有協(xié)調(diào)理順好，檔案管理法律意識淡薄，導(dǎo)致檔案資料在報送、交接時背離要求，不符合規(guī)范，工程竣工后，不能及時收集、整理和歸檔的許多有價值的工程管理文件資料到工程驗收時找不到，導(dǎo)致因工程管理檔案資料不全而不能進行竣工驗收的事件發(fā)生。

（四）檔案管理者素質(zhì)低下，管理方法落后。長期以來，檔案管理者普遍存在學(xué)歷低、只憑傳統(tǒng)經(jīng)驗管理檔案，面對社會的進步，科技的發(fā)達，信息化的發(fā)展，管理規(guī)范化、標準化的提升，檔案管理人員及分管領(lǐng)導(dǎo)對業(yè)務(wù)顯得不是很適應(yīng)。更有檔案兼職人員責任心不夠強，沒有真正投入檔案管理工作中，從而不能適應(yīng)公路專案檔案這個技術(shù)性較高的管理工作。素質(zhì)低下，管理方法落后，制約了公路專案工程檔案的充分發(fā)展，如何改變觀念，不斷創(chuàng)新，努力適應(yīng)互聯(lián)網(wǎng)時代的檔案管理工作需要，決定著公路專案檔案建設(shè)的成效問題。

三、 制定完整規(guī)范的公路專案工程檔案目錄

根據(jù)交通部《公路工程竣工驗收辦法》《公路工程竣工文件檔管理辦法》省建設(shè)廳《福建省建設(shè)案目（工程）檔案管理辦法》及省、市有關(guān)專案工程竣交工驗收辦法和養(yǎng)護工程質(zhì)量管理實施辦法的標準和規(guī)范，我分局制定了一整套完整的竣交工驗收檔案目錄。

1.工程管理性文件：分局上報市局的一上、二上計劃、請示、概算、預(yù)算書、批復(fù)立案、施工合同、安全合同、廉政合同、施工總結(jié)、驗收報告單、工程變更、工程結(jié)算等；

2.工程技術(shù)調(diào)查與檢測報告單；

3.工程設(shè)計文件與竣工圖表；

4.工程招投標文件；

5.工程施工原始記錄：工程施工組織、開工報告、施工日記、試驗數(shù)據(jù)等；

6.工程檢查與工程監(jiān)理：工程聯(lián)系單、工程監(jiān)理總結(jié)、監(jiān)理日記等。

四、 全方位確保專案工程檔案的完整性

具有良好的公路專案工程檔案管理內(nèi)容是遠遠不夠的，重要的是建立一套行之有效的管理制度，并使之制度化、程序化和規(guī)范化。為此，分局成立分管領(lǐng)導(dǎo)及各有關(guān)科室人員為框架的公路專案工程檔案領(lǐng)導(dǎo)小組，明確各自職責分工，負責全分局的公路專案工程檔案管理工作，將公路專案工程檔案管理作為工程建設(shè)管理、監(jiān)理單位管理和施工單位管理的重要工作，并作為考核工程管理的重要組成部分，作為分局工程技術(shù)人員履行崗位職責、年度考核、崗位績效的重要依據(jù)，以確保公路專案工程檔案的完整性。只有認真及時進行公路專案工程檔案資料的收集、整理與歸檔，才能確保其原始性、及時性、真實性、完整性。

（一）工程施工前期。為了保證公路專案工程檔案的原始性、完整性、及時性，在工程案目負責人、工程技術(shù)人員、監(jiān)理人員確定后，分局工程檔案管理員就需將公路專案工程檔案所需要的內(nèi)容、所有規(guī)范化表格及填寫說明分發(fā)到各有關(guān)人員手中，由工程案目負責人負總責，要求建設(shè)單位、監(jiān)理單位及施工單位各階段必須歸檔保存的所有資料名目，收集整理按各階段所要求的檔案有針對性地進行。

（二）工程施工過程。規(guī)定分局工程檔案管理員必須對每個專案工程施工過程中的檔案收集整理進行不定期的檢查指導(dǎo)，及時發(fā)現(xiàn)、反饋和解決處理存在問題，監(jiān)督施工隊按時同步做好專案工程的內(nèi)業(yè)資料，監(jiān)督施工隊對工程施工記錄、中間質(zhì)量檢驗報告單等關(guān)鍵性的資料記錄詳細、完整、準確、及時，監(jiān)督施工隊注意全面完善工程所用原材料的質(zhì)保資料、配合比與各種試驗、檢驗、檢測數(shù)據(jù)資料，使施工單位做到工程進度與工程檔案、工程質(zhì)量與工程檔案質(zhì)量雙同步。

在施工過程中，書面資料的收集整理只是其中一部分，工程施工前后對比和施工過程中所形成的照片、錄像等聲影像資料以及電子資料等，也是工程檔案收集整理的重點，同時必須做好時間、地點、事由等相關(guān)文字說明，特別要收集好工地例會、工程變更手續(xù)、隱蔽或缺陷工程資料的收集整理。

規(guī)定在施工過程中沒有按時序進度做好專案工程檔案的施工隊，專案工程檔案管理人有權(quán)通知工程部門、財務(wù)部門拒付工程進度款，直到整改達到標準為止。

（三）工程竣工驗收。在竣工驗收前，施工隊須完成“泉州市公路局直屬分局公路專案工程竣工檔案目錄”要求的全部文件編制工程檔案，規(guī)定專案工程竣工驗收時，必須同步進行公路專案工程檔案的驗收，檔案管理員必須參加公路專案工程的驗收，公路專案工程檔案必須做到按統(tǒng)一公路專案工程規(guī)定的格式要求進行填寫，資料齊全，按規(guī)定裝訂成冊，所有的專案工程檔案須經(jīng)案目負責人或監(jiān)理工程師簽訂認可，保證專案工程檔案的原始、真實、完整和規(guī)范。

規(guī)定凡是公路專案工程檔案不完整者，必須在規(guī)定時限里做完整，否則不予工程驗收；凡是公路專案工程檔案驗收不合格者，不得支付工程結(jié)算款。做到完成一個公路專案工程，同時整理完成一個公路專案工程檔案工作。

隨著我分局對公路專案工程檔案的管理工作的不斷加強，公路專案工程檔案參與人員的素質(zhì)的不斷提高，我分局的公路專案工程檔案工作質(zhì)量得到發(fā)展提高，使公路專案工程檔案信息資源的開發(fā)利用提供了良好的基礎(chǔ)和保證，使我分局的檔案工作在建設(shè)大泉州的交通環(huán)境進程中發(fā)揮了積極的作用。