文/宜昌市水文水資源勘測(cè)局 徐詩(shī)玚

水文檔案信息化建設(shè)策略探討

文/宜昌市水文水資源勘測(cè)局 徐詩(shī)玚

21世紀(jì)的今天是一個(gè)信息化的社會(huì)，我們對(duì)于水文資料的需求也越來(lái)越大，水文資料管理常使用水文檔案對(duì)信息進(jìn)行管理，這些檔案為社會(huì)生產(chǎn)和水工工程提供了很好的參考價(jià)值。由于社會(huì)處于不斷發(fā)展和建設(shè)中，水文檔案的管理也不應(yīng)該遵循傳統(tǒng)的記錄模式，應(yīng)該跟隨時(shí)代進(jìn)步完成信息化管理，這樣可以提高資料的安全性和管理的高效率性。目前我國(guó)的水文檔案管理距離全面信息化還是有一定的差距，存在一些問(wèn)題，在本文中先對(duì)水文檔案進(jìn)行描述和分類(lèi)，同時(shí)說(shuō)明其重要性以及存在的問(wèn)題，并對(duì)如何實(shí)現(xiàn)水文檔案管理的信息化提出了一些建議和策略。

水文檔案；檔案管理；信息化建設(shè)；策略

一、水文檔案的分類(lèi)

水文檔案主要包括四部分：水文原始觀測(cè)記錄、水文資料整編成果、水文資料調(diào)查評(píng)價(jià)和研究項(xiàng)目成果。

水文原始觀測(cè)記錄包括水位、水質(zhì)、水溫、流量、水情、地下水位、降水、蒸發(fā)等的觀測(cè)記錄。每個(gè)觀測(cè)點(diǎn)以年為單位記錄成卷。現(xiàn)在已經(jīng)使用計(jì)算機(jī)采集的數(shù)據(jù)模塊取代了原始的手工記錄表。水文資料整編成果一般是數(shù)據(jù)報(bào)表，是水文水質(zhì)觀測(cè)數(shù)據(jù)經(jīng)過(guò)按技術(shù)規(guī)范標(biāo)準(zhǔn)進(jìn)行整編后形成的材料。水文調(diào)查評(píng)價(jià)和研究項(xiàng)目成果是在完成水文實(shí)驗(yàn)、科研、專(zhuān)項(xiàng)調(diào)查評(píng)價(jià)后整理而成的文字圖報(bào)告，每個(gè)項(xiàng)目分別立卷。

二、目前存在的問(wèn)題

目前我國(guó)對(duì)于水文檔案信息化建設(shè)一方面局限在系統(tǒng)的內(nèi)部，側(cè)重于工程建設(shè)、重水情處理、水環(huán)境檢測(cè)等方面的業(yè)務(wù)建設(shè)，忽略了服務(wù)于全局的綜合檔案管理的信息化建設(shè)，推進(jìn)全局工作的力度也有待加強(qiáng)。另一方面，檔案管理人員不具備現(xiàn)代化檔案管理技能。很多管理人員并沒(méi)有經(jīng)受過(guò)系統(tǒng)的培訓(xùn)學(xué)習(xí)，僅僅會(huì)使用目錄進(jìn)行檢索，并不具備網(wǎng)絡(luò)咨詢(xún)服務(wù)、電子檔案歸檔管理等操作技能。此外還存在技術(shù)支持和統(tǒng)一規(guī)劃的問(wèn)題。

三、水文檔案信息化建設(shè)策略

（一）投入足夠資金和技術(shù)。水文檔案應(yīng)用于各個(gè)領(lǐng)域，發(fā)揮著不可或缺的重要作用，相關(guān)部門(mén)更應(yīng)該給予足夠的重視進(jìn)而提高水文檔案管理水平。在水文資料信息化建設(shè)的過(guò)程中需要引進(jìn)大量的計(jì)算機(jī)設(shè)備、長(zhǎng)期的維護(hù)投資、專(zhuān)業(yè)的管理人員以及相關(guān)的管理軟件等工作，在進(jìn)行信息化建設(shè)時(shí)，應(yīng)當(dāng)投入大量的資金和技術(shù)，確保硬件設(shè)施可以緊跟發(fā)展的腳步，人力資源方面應(yīng)該多招聘優(yōu)秀的技術(shù)人才，持續(xù)性的投入資金確保管理可以有序進(jìn)行。只有不斷地進(jìn)行檔案完善，才可以讓水文檔案管理更好地服務(wù)于各個(gè)領(lǐng)域。

（二）建立合理、科學(xué)的管理。只有建立合理、科學(xué)的檔案管理，才可以加快檔案的信息化建設(shè)。水文檔案專(zhuān)業(yè)性較強(qiáng)，設(shè)計(jì)的范圍廣以及技術(shù)性要求高的特點(diǎn)使得其在信息化建設(shè)的過(guò)程中更加應(yīng)該關(guān)注源頭。首先要制定信息化建設(shè)工作的計(jì)劃，好的計(jì)劃可以起到領(lǐng)頭羊的作用；其次，加強(qiáng)綜合檔案室的業(yè)務(wù)監(jiān)督力度，建立科學(xué)的檔案管理制度，清晰檔案管理流程，還可以使用水文數(shù)據(jù)網(wǎng)上歸檔的方式對(duì)檔案進(jìn)行錄入歸并，這樣就實(shí)現(xiàn)收集管理各類(lèi)檔案的工作；最后，加大電子文件歸檔管理。這種管理方式對(duì)于軟件和硬件的要求較高，還依賴(lài)于良好的管理制度，還要確保系統(tǒng)的電子文件的真實(shí)性、可靠性、完整性和安全性，確保紙質(zhì)檔案要和電子檔案一起完成。

（三）加強(qiáng)培養(yǎng)管理人員的綜合素質(zhì)。水文檔案管理離不開(kāi)管理人員的支持。水文檔案管理是一項(xiàng)專(zhuān)業(yè)性十分強(qiáng)的工作，這就要求管理員不斷強(qiáng)化自己的檔案知識(shí)，增強(qiáng)自己對(duì)于檔案知識(shí)的意識(shí)，分配好檔案管理人員的配備問(wèn)題，讓每一個(gè)工作者在管理中提升自己的業(yè)務(wù)水平并且認(rèn)識(shí)到自己的責(zé)任和使命。還要健全規(guī)章制度，管理員不僅僅要學(xué)習(xí)貫徹<<中華人民共和國(guó)檔案法>><<水利檔案工作規(guī)定>>等法規(guī)，還要聯(lián)系水文檔案管理工作的實(shí)際情況，制定出適用于單位的<<檔案分類(lèi)方案>><<安全保密制度>>等管理規(guī)定，這樣才可以確保職責(zé)明確、制度健全、分級(jí)管理的策略，更好地開(kāi)展檔案工作。還要加強(qiáng)業(yè)務(wù)建設(shè)，做好完善工作，即：根據(jù)水文檔案的專(zhuān)業(yè)性，對(duì)其進(jìn)行科學(xué)合理的分類(lèi)，制定出示意圖和大綱，確保分類(lèi)的實(shí)用型、穩(wěn)定性；還要根據(jù)檔案歸檔的范圍劃分檔案保管期限，制定對(duì)應(yīng)的編號(hào)，對(duì)于不同地域、不同時(shí)間的檔案可以按照地區(qū)、年份、流域水系進(jìn)行排列，這樣有助于維護(hù)水文記錄之間的連續(xù)性，還可以規(guī)范的整理各類(lèi)檔案。最后還可以將水文檔案分紙質(zhì)和磁介質(zhì)的形式進(jìn)行保存，紙質(zhì)資料可以確保檔案在輸出時(shí)完整、清晰并且裝訂成冊(cè)，按卷冊(cè)就可進(jìn)行劃分統(tǒng)一，磁介質(zhì)水文資料通用性強(qiáng)，可靠性高，可以在周期內(nèi)予以更新。

［1］葉曉春.新形勢(shì)下提高水文檔案服務(wù)意識(shí)的幾點(diǎn)思考［J］.廣東水利水電，2006（03）:165-166.

［2］張素紅.淺談加強(qiáng)水文檔案的信息化建設(shè)［J］.科技情報(bào)開(kāi)發(fā)與經(jīng)濟(jì)，2008（4）.