文/天津交通運(yùn)輸部北海航海保障中心 張新明

淺議辦公室秘書應(yīng)當(dāng)具備的“六心”

文/天津交通運(yùn)輸部北海航海保障中心 張新明

辦公室是機(jī)關(guān)單位的重要部門，承擔(dān)很多文稿起草、組織協(xié)調(diào)等職責(zé)。本文結(jié)合交通運(yùn)輸部北海航海保障中心工作實(shí)際，重點(diǎn)論述了秘書這一關(guān)鍵崗位，如何在工作中從“六心”起步，成為一名領(lǐng)導(dǎo)信任、職工認(rèn)可的優(yōu)秀秘書。

航海保障；秘書；六心

交通運(yùn)輸部北海航海保障中心（以下簡(jiǎn)稱“中心”）主要承擔(dān)北方海區(qū)海上航標(biāo)建設(shè)養(yǎng)護(hù)、沿海港口航道測(cè)繪、水上安全通信以及應(yīng)急處置等職責(zé)，轄區(qū)范圍縱跨遼寧、河北、天津、山東、黑龍江等“四省一市”。

作為中心機(jī)關(guān)的“樞紐”部門，辦公室主要負(fù)責(zé)機(jī)關(guān)日常政務(wù)運(yùn)行、外事交流等工作，承擔(dān)上情下達(dá)、下情上報(bào)的任務(wù)。而辦公室秘書擔(dān)負(fù)著文稿撰寫、會(huì)議管理、組織協(xié)調(diào)等工作，在促進(jìn)部門乃至機(jī)關(guān)日常運(yùn)轉(zhuǎn)過程中發(fā)揮著關(guān)鍵作用，具有輔助性、潛隱性、幕后性、服務(wù)性、保密性和約束性等特點(diǎn)。筆者認(rèn)為，要做好中心辦公室秘書這一角色，應(yīng)當(dāng)具備“六心”。

一、恒心

辦公室秘書工作常常與文字工作打交道，比較清苦，沒有持久的恒心和毅力是難以勝任的，需要“耐得住寂寞，守得住清貧”。航海保障工作較為低調(diào)，大多數(shù)民眾對(duì)此并不熟悉，算是比較“冷門”的行業(yè)。要在“冷門”行業(yè)的非業(yè)務(wù)核心部門做出一番成就，更需要長(zhǎng)久不懈的堅(jiān)持。大多數(shù)人初為秘書，因?yàn)閷?duì)工作不熟悉，在下筆寫作、謀篇布局方面有所欠缺，寫出來的材料往往被領(lǐng)導(dǎo)改得面目全非。如果此時(shí)放棄，就是功虧一簣了，之前的努力也就失去了意義。這時(shí)唯有能做的就是不斷堅(jiān)持，對(duì)于挫折、失敗甚至譏笑具備忍耐力，有一股“熬勁”，多想多寫多練，做到每天都有進(jìn)步。

二、精心

精心，就是爭(zhēng)取做到“精益求精”，具備“專與廣”的知識(shí)儲(chǔ)備。秘書工作沒有盲區(qū)，只要航海保障工作能夠涉獵的區(qū)域，都不能說“不”。航海保障主要包括三部分業(yè)務(wù)：航標(biāo)、測(cè)繪和通信。筆者就職辦公室后，因?yàn)樾枰鎸?duì)整個(gè)海區(qū)的所有基層單位，加緊學(xué)習(xí)了有關(guān)業(yè)務(wù)制度，提升了對(duì)航海保障業(yè)務(wù)的整體認(rèn)識(shí)。另外，作為秘書，需要經(jīng)常陪同領(lǐng)導(dǎo)參加會(huì)議或赴基層開展調(diào)研，不能說出來的話是“外行話”，否則就貽笑大方了。因此，秘書必須是多面手，可能達(dá)不到業(yè)務(wù)人員的精通水平，但對(duì)于單位的方方面面、業(yè)務(wù)的長(zhǎng)長(zhǎng)短短都要做到了解。要做到這一點(diǎn)，只有不斷學(xué)習(xí)，對(duì)單位工作進(jìn)行全面的掌握。

三、細(xì)心

辦公室作為機(jī)關(guān)的組織、聯(lián)絡(luò)部門，工作繁雜且瑣碎，要求秘書應(yīng)當(dāng)具備“事無巨細(xì)”的概念。比如，對(duì)于總結(jié)赴基層調(diào)研的有關(guān)事項(xiàng)要做到認(rèn)真核實(shí)，能夠原原本本地反映基層單位干部職工的訴求和愿望，為領(lǐng)導(dǎo)決策提供真實(shí)可靠的“一手”材料；為領(lǐng)導(dǎo)撰寫的各類講話、報(bào)告等，要反復(fù)默讀，逐字逐句地核實(shí)文章用語和標(biāo)點(diǎn)，絕不能出現(xiàn)錯(cuò)別字等低級(jí)錯(cuò)誤。無論是寫文字還是抓具體事務(wù)，秘書都應(yīng)具有“如履薄冰、如臨深淵”的緊迫感，始終謹(jǐn)記“成敗在于細(xì)節(jié)”這一要點(diǎn)。

四、靜心

秘書做到靜心，對(duì)于工作是大有裨益的。一是要學(xué)會(huì)思考。抓住領(lǐng)導(dǎo)在各種場(chǎng)合、不同時(shí)期的講話、談話，特別是較能體現(xiàn)領(lǐng)導(dǎo)思想和要求的脫稿講話、親自審改的文件，用心揣摩，及時(shí)跟進(jìn)。二是要學(xué)會(huì)反思。要站在領(lǐng)導(dǎo)的角度上，思考每一個(gè)經(jīng)手問題的出發(fā)點(diǎn)和注意事項(xiàng)。凡領(lǐng)導(dǎo)了解的大事都有要及時(shí)了解，特別是夜深人靜時(shí)，能夠靜下心來認(rèn)真思考這一天中所遇各項(xiàng)工作的來龍去脈，不恰當(dāng)?shù)牡胤揭匦聦徱?。三是要學(xué)會(huì)感悟。領(lǐng)導(dǎo)的教育背景、職業(yè)經(jīng)歷、性格特點(diǎn)不同，講話風(fēng)格和語言表達(dá)習(xí)慣也不同。對(duì)于自己服務(wù)的領(lǐng)導(dǎo)，要多留意其風(fēng)格，使寫出的文章、簽署的擬辦意見彰顯領(lǐng)導(dǎo)的風(fēng)格和水平。

五、信心

信心是成功的基礎(chǔ)。假如自己認(rèn)為不是秘書的料，那就永遠(yuǎn)成不了“大手筆”。對(duì)自己有信心，不僅僅是相信自己的能力和潛質(zhì)，也是相信領(lǐng)導(dǎo)的眼光。秘書經(jīng)常會(huì)與其他部門打交道，如果總是小心翼翼害怕出錯(cuò)而邁不開手腳，就會(huì)讓別人感覺秘書人員做事不夠麻利，會(huì)產(chǎn)生不信任的態(tài)度。同時(shí)，秘書應(yīng)當(dāng)主動(dòng)扮演好“放大鏡”的角色，跳出當(dāng)局，以一名了解事態(tài)全局的旁觀者的身份及時(shí)發(fā)現(xiàn)領(lǐng)導(dǎo)決策過程中忽略的因素，主動(dòng)諫言。當(dāng)然，領(lǐng)導(dǎo)也是人，也會(huì)出現(xiàn)決策、言論上不夠妥當(dāng)?shù)牡胤?。這個(gè)時(shí)候，要敢于與領(lǐng)導(dǎo)“抗衡”，做好領(lǐng)導(dǎo)“思想上的對(duì)立者”，而這歸結(jié)于底，就是具有堅(jiān)定的信心。

六、虛心

我們了解、熟悉一個(gè)行業(yè)的發(fā)展，都要經(jīng)歷學(xué)習(xí)的過程。就航海保障工作而言，一方面，行業(yè)發(fā)展歷史悠久，積淀了深厚的文化底蘊(yùn)。作為后來人，特別是秘書，應(yīng)當(dāng)主動(dòng)學(xué)習(xí)行業(yè)發(fā)展歷史，感悟行業(yè)精髓。另一方面，隨著現(xiàn)代科技的發(fā)展，航海保障注入了更多的科技發(fā)展元素，主動(dòng)學(xué)習(xí)、主動(dòng)了解是適應(yīng)新時(shí)期新形勢(shì)的需要。單就秘書這一工作而言，要虛心學(xué)習(xí)、見賢思齊，多思考，多動(dòng)腦。一是虛心向基層單位職工學(xué)習(xí)。應(yīng)主動(dòng)加強(qiáng)調(diào)查研究，密切跟蹤基層職工的所思所想，加深對(duì)行業(yè)發(fā)展的認(rèn)識(shí)和思考。二是虛心向領(lǐng)導(dǎo)學(xué)習(xí)。學(xué)習(xí)領(lǐng)導(dǎo)思考問題的切入點(diǎn)、決策問題的全面性，從領(lǐng)導(dǎo)角度審視自身工作的不足。三是虛心向周圍同事學(xué)習(xí)。學(xué)習(xí)他人的經(jīng)驗(yàn)，學(xué)習(xí)他人的智慧，甚至學(xué)習(xí)他人的教訓(xùn)。

在我國(guó)各行各業(yè)的發(fā)展進(jìn)程中，涌現(xiàn)出來一大批優(yōu)秀的精干秘書。盡管秘書人員級(jí)別不同，行業(yè)各異，但都應(yīng)具備較好的秘書意識(shí)和氣質(zhì)。只有通過自身的努力，才能不斷擴(kuò)充理論和應(yīng)用知識(shí)、提高各種實(shí)踐能力，充分發(fā)揮秘書這一關(guān)鍵崗位的關(guān)鍵作用。

［1］論秘書在工作中的膽大心細(xì)［DB/OL］.道客巴巴，2014.