文/北京物資學(xué)院 胡曉迎 胡偉

現(xiàn)代治理視角下的高校辦公室工作探析

文/北京物資學(xué)院 胡曉迎 胡偉

大學(xué)治理能力現(xiàn)代化對(duì)學(xué)校的行政管理與服務(wù)工作提出了更高的要求。學(xué)校辦公室作為高校行政管理與服務(wù)的樞紐，必須積極適應(yīng)現(xiàn)代大學(xué)治理的形勢和要求，牢固樹立現(xiàn)代服務(wù)意識(shí)，通過建立現(xiàn)代化的管理機(jī)制和制度，加強(qiáng)信息化建設(shè)，不斷提高服務(wù)能力，打造一支有戰(zhàn)斗力的團(tuán)隊(duì)，來努力提高管理與服務(wù)水平。

現(xiàn)代大學(xué)；治理能力；現(xiàn)代化；辦公室工作

黨的十八屆三中全會(huì)提出，全面深化改革的總目標(biāo)是“完善和發(fā)展中國特色社會(huì)主義制度，推進(jìn)國家治理體系和治理能力現(xiàn)代化”。完善大學(xué)治理體系，建立現(xiàn)代大學(xué)制度，推進(jìn)大學(xué)治理能力現(xiàn)代化，已成為當(dāng)前我國高等教育改革的重要任務(wù)。建立現(xiàn)代大學(xué)制度，就是要以制定大學(xué)章程為核心，完善大學(xué)的管理運(yùn)行體制和機(jī)制，不斷優(yōu)化外部治理環(huán)境和內(nèi)部治理結(jié)構(gòu)，按照科學(xué)辦學(xué)、民主辦學(xué)、依法辦學(xué)的原則，全面提高辦學(xué)質(zhì)量和管理水平。

按照現(xiàn)代治理理論，治理能力現(xiàn)代化是指治理主體作用于治理對(duì)象時(shí)，展現(xiàn)出的具有標(biāo)準(zhǔn)化、制度化、科學(xué)化和民主性等現(xiàn)代性特征的行為素質(zhì)。在理念方面，現(xiàn)代治理能力強(qiáng)調(diào)服務(wù)；在過程方面，現(xiàn)代治理強(qiáng)調(diào)結(jié)果管理和準(zhǔn)入管理；在手段方面，現(xiàn)代治理能力重視運(yùn)用咨詢、指導(dǎo)、評(píng)價(jià)、引導(dǎo)等手段。由此，制度化、民主化、協(xié)同化是現(xiàn)代大學(xué)治理的基本原則。大學(xué)治理能力現(xiàn)代化勢必對(duì)學(xué)校的行政管理與服務(wù)工作提出了更高的要求。

學(xué)校辦公室作為高校行政管理與服務(wù)的樞紐，是學(xué)校有機(jī)體發(fā)揮正常機(jī)能的基礎(chǔ)細(xì)胞，是溝通上下、聯(lián)系內(nèi)外的服務(wù)中樞。它既是服務(wù)保障學(xué)校領(lǐng)導(dǎo)科學(xué)決策的日常服務(wù)機(jī)構(gòu)，又是協(xié)調(diào)學(xué)校內(nèi)部職能部門和教學(xué)單位的紐帶；既是學(xué)校聯(lián)系社會(huì)，對(duì)外交流與合作的形象窗口，還是直接面向?qū)W生、教職工的管理與服務(wù)部門?？梢哉f，一個(gè)學(xué)校辦公室的工作水平在一定程度上體現(xiàn)了一所現(xiàn)代大學(xué)的管理水平。因此，學(xué)校辦公室必須積極適應(yīng)現(xiàn)代大學(xué)治理的形勢和要求，牢固樹立以人為本的現(xiàn)代服務(wù)意識(shí)，建立健全科學(xué)高效、運(yùn)轉(zhuǎn)有序的管理體制和工作機(jī)制，按照“制度化、精簡化、規(guī)范化、高效化”的工作目標(biāo)，圍繞學(xué)校中心工作，努力提高管理與服務(wù)水平。

一、抓好一個(gè)基點(diǎn)——建立現(xiàn)代化的管理運(yùn)行機(jī)制和制度

高校辦公室的工作內(nèi)容繁雜，工作涉及面廣，千頭萬緒，而工作的重要性和技術(shù)性又非常強(qiáng)，每一項(xiàng)工作幾乎都事關(guān)全局，影響全局。因此，必須建立現(xiàn)代化的管理運(yùn)行機(jī)制和規(guī)章制度來保證辦公室工作的正常開展。

制度化，是治理能力現(xiàn)代化的基本特征。高校辦公室的制度化建設(shè)要體現(xiàn)科學(xué)性、規(guī)范性和法治性。科學(xué)性是指要使辦公室的管理制度能反映新時(shí)期辦公室工作的規(guī)律、特點(diǎn)和要求，真正有權(quán)威性，從而約束辦公室每位人員切實(shí)履行崗位職責(zé)，恰當(dāng)?shù)匦惺棺约旱穆殭?quán)；規(guī)范性是指要通過制度使辦公室人員的行為、工作內(nèi)容和工作程序標(biāo)準(zhǔn)化、模式化；法治性是指要將依法辦學(xué)的理念具體貫徹到辦公室的管理制度中和執(zhí)行制度的過程中去。

具體來說，學(xué)校辦公室應(yīng)建立以下機(jī)制，并予以制度化。一是建立健全部門議事協(xié)商機(jī)制，切實(shí)發(fā)揮辦公室統(tǒng)籌協(xié)調(diào)的職能，保障學(xué)校的上通下達(dá)和有效運(yùn)轉(zhuǎn)；二是建立信息工作機(jī)制，加強(qiáng)工作調(diào)研與校情民意的信息反饋，強(qiáng)化分析研判，制定決策方案，獻(xiàn)計(jì)獻(xiàn)策，切實(shí)發(fā)揮領(lǐng)導(dǎo)參謀助手的作用；三是建立督察督辦工作機(jī)制，保證學(xué)校各項(xiàng)決策和政策的貫徹落實(shí)；四是加強(qiáng)公文流轉(zhuǎn)的規(guī)范化、程序化建設(shè)，保證學(xué)校政令暢通；五是推進(jìn)校務(wù)公開機(jī)制建設(shè)，更好地服務(wù)于依法治校、民主管理。

二、建好一個(gè)平臺(tái)——信息化系統(tǒng)建設(shè)

隨著“互聯(lián)網(wǎng)+”時(shí)代的到來，信息化已經(jīng)成為我們時(shí)代發(fā)展的大趨勢，整個(gè)社會(huì)的生產(chǎn)與生活方式都在發(fā)生著重大變革，這一切對(duì)高校的管理和運(yùn)行機(jī)制提出了新的更高的要求。信息化，是教育現(xiàn)代化的重要特征，也是高校實(shí)現(xiàn)治理現(xiàn)代化的重要手段。信息化建設(shè)對(duì)于強(qiáng)化辦公室的協(xié)調(diào)、服務(wù)和管理職能具有重要的促進(jìn)作用，不僅可以提高工作效率，節(jié)約成本，更重要的是通過信息化建設(shè)可以推動(dòng)信息的科學(xué)化管理，促進(jìn)信息處理流程的優(yōu)化，進(jìn)而提高辦公室的工作效率和服務(wù)質(zhì)量。

加強(qiáng)辦公室的信息化建設(shè)，一是要建立完善依托計(jì)算機(jī)網(wǎng)絡(luò)技術(shù)的辦公自動(dòng)化系統(tǒng)，也就是建立起學(xué)校的“網(wǎng)上辦公室”；二是要結(jié)合學(xué)校工作的內(nèi)容和實(shí)際需要，加強(qiáng)軟硬件建設(shè)，不斷優(yōu)化功能設(shè)置，充分發(fā)揮網(wǎng)絡(luò)系統(tǒng)在信息收集、信息發(fā)布、信息公開、信息共享等方面的作用；三是要努力實(shí)現(xiàn)信息處理的自動(dòng)化、信息存儲(chǔ)的集約化、信息檢索的結(jié)構(gòu)化，建立起一個(gè)統(tǒng)籌全校教學(xué)、科研、人事等各個(gè)系統(tǒng)信息口徑，整合全校信息資源的信息自動(dòng)化辦公系統(tǒng)。

三、增強(qiáng)四個(gè)能力——輔助決策、組織協(xié)調(diào)、應(yīng)急處置、對(duì)外交流

如何更好地服務(wù)于學(xué)校治理現(xiàn)代化的有效運(yùn)行，學(xué)校辦公室必須努力提高工作水平和服務(wù)質(zhì)量，大力加強(qiáng)辦公室能力建設(shè)。

（一）提高輔助決策的能力。辦公室的角色定位是領(lǐng)導(dǎo)的“參謀助手”，除了做好日常性的事務(wù)性服務(wù)，更重要的是要發(fā)揮智力輔助、信息服務(wù)的作用。也就是要扮演好“筆桿子”“智囊團(tuán)”的角色，切實(shí)提高政策和文字理論水平，及時(shí)收集資料，提供準(zhǔn)確信息，積極為領(lǐng)導(dǎo)科學(xué)決策獻(xiàn)高招、出良謀，提出科學(xué)有效的建議和方案。

（二）提高組織協(xié)調(diào)能力。辦公室擔(dān)負(fù)著大量的組織協(xié)調(diào)和督查督辦任務(wù)，要積極加強(qiáng)與各部門各單位的溝通協(xié)作。著重抓好五個(gè)方面：一要主動(dòng)聯(lián)系協(xié)調(diào)上級(jí)部門，高效完成上傳下達(dá)；二要主動(dòng)聯(lián)系協(xié)調(diào)社會(huì)各方，積極爭取社會(huì)資源；三要主動(dòng)協(xié)調(diào)學(xué)校領(lǐng)導(dǎo)班子，做好服務(wù)保障，增強(qiáng)班子凝聚力；四要主動(dòng)協(xié)調(diào)各單位部門之間，確保學(xué)校政策執(zhí)行有力；五要協(xié)調(diào)好部門內(nèi)部，既分工又協(xié)作，不斷提高戰(zhàn)斗力。

（三）提高應(yīng)急處置能力。辦公室工作中很重要也是很棘手的一項(xiàng)工作就是要經(jīng)常面對(duì)各類應(yīng)急突發(fā)事件。突發(fā)事件能否得到妥善及時(shí)解決不僅關(guān)乎學(xué)校的安全穩(wěn)定和形象，甚至影響著社會(huì)的和諧穩(wěn)定。所以，辦公室必須大力提高處置突發(fā)事件的能力。這就要求學(xué)校辦公室在提高個(gè)人綜合素質(zhì)和應(yīng)變能力的同時(shí)，必須健全完善突發(fā)事件預(yù)警應(yīng)急機(jī)制，建立處理各類重大事件、重大災(zāi)害、重大案件等方面的應(yīng)急預(yù)案，建立和完善反應(yīng)靈敏、運(yùn)轉(zhuǎn)高效的處置機(jī)制，在協(xié)助黨委有效預(yù)防和處理群體性、突發(fā)性事件方面發(fā)揮更大的作用。

（四）提高社會(huì)交往的能力。辦公室工作必須增強(qiáng)開放辦學(xué)的意識(shí)，圍繞服務(wù)于學(xué)校中心工作，積極主動(dòng)加強(qiáng)對(duì)外聯(lián)絡(luò)，切實(shí)增強(qiáng)社會(huì)服務(wù)的意識(shí)和能力。作為對(duì)外交往和展示學(xué)校形象的窗口，高校辦公室工作人員必須熟悉了解學(xué)校的發(fā)展概況，積極對(duì)外宣傳和展示學(xué)校的辦學(xué)特色和發(fā)展成就，努力提升學(xué)校的社會(huì)聲譽(yù)。在對(duì)外交流中，要做到儀表端莊、舉止文雅，待客禮貌、不卑不亢，在接人待物中真誠、熱情、謙和、大方。

四、打造一個(gè)團(tuán)隊(duì)——提高部門執(zhí)行力，打造團(tuán)隊(duì)?wèi)?zhàn)斗力

學(xué)校辦公室要切實(shí)發(fā)揮好服務(wù)職能，關(guān)鍵還是要靠一支有較高的綜合素質(zhì)、愛崗敬業(yè)、執(zhí)行有力的工作團(tuán)隊(duì)。按照“學(xué)習(xí)型、服務(wù)型、節(jié)約型、創(chuàng)新型、廉潔型”的要求，努力加強(qiáng)團(tuán)隊(duì)建設(shè)。在辦公室團(tuán)隊(duì)建設(shè)中，一是要加強(qiáng)理論和業(yè)務(wù)知識(shí)學(xué)習(xí)，包括新的法律法規(guī)、現(xiàn)代管理科學(xué)、現(xiàn)代科技知識(shí)、人文科學(xué)知識(shí)、計(jì)算機(jī)知識(shí)等，提高辦公室人員的綜合素質(zhì)；二是要牢固樹立服務(wù)意識(shí)，為領(lǐng)導(dǎo)服務(wù)、為師生服務(wù)、為同事服務(wù)；三是要引導(dǎo)團(tuán)隊(duì)成員牢固樹立“講效率、講效果、講效益”的觀念，切實(shí)增強(qiáng)執(zhí)行力；四是要加強(qiáng)辦公室文化建設(shè)，以黨支部創(chuàng)先爭優(yōu)活動(dòng)為平臺(tái)和載體，開展多種形式的文化創(chuàng)建活動(dòng)，努力形成“開放包容、追求卓越”的辦公室文化；五是要用學(xué)校事業(yè)發(fā)展來引領(lǐng)和凝聚大家，引導(dǎo)大家將學(xué)校的事業(yè)、部門的發(fā)展與個(gè)人的成長和發(fā)展緊密結(jié)合起來，努力形成共同的價(jià)值追求和事業(yè)歸屬，從而為了共同的目標(biāo)而努力奮斗。

［1］甘暉.基于大學(xué)治理能力現(xiàn)代化的大學(xué)治理體系構(gòu)建［J］.高等教育研究，2015（7）.

［2］米密，程新康.論高校辦公室管理的現(xiàn)代化建設(shè)［J］.渝州大學(xué)學(xué)報(bào)，2001（3）.