姚貞

【摘要】信息化建設(shè)作為財(cái)務(wù)管理的現(xiàn)代化手段，改變了企業(yè)經(jīng)營(yíng)生產(chǎn)管理流程，對(duì)工程總承包項(xiàng)目財(cái)務(wù)管理水平的提高起到了積極作用。本文從E公司工程總承包財(cái)務(wù)信息化建設(shè)出發(fā)，介紹財(cái)務(wù)信息化條件下工程總承包項(xiàng)目管理的方法。

【關(guān)鍵詞】工程總承包 財(cái)務(wù)管理 信息化

近年來(lái)，國(guó)內(nèi)幾大工程總承包同質(zhì)化競(jìng)爭(zhēng)日趨明顯，現(xiàn)貨市場(chǎng)不足、成本費(fèi)用增長(zhǎng)、利潤(rùn)空間壓縮，因此企業(yè)在項(xiàng)目運(yùn)作過(guò)程中需要不斷提高項(xiàng)目財(cái)務(wù)管控水平，以達(dá)到“提質(zhì)增效”的目的。而信息化的管理模式無(wú)疑是提高財(cái)務(wù)管理效率和水平的強(qiáng)有力工具。

一、背景介紹

E公司主要從事各類工程項(xiàng)目的勘察設(shè)計(jì)咨詢及工程總承包業(yè)務(wù)。該公司從2008年開(kāi)始推行資金集中管理制，逐步減少外埠銀行賬戶，所有駐外項(xiàng)目部收付款均實(shí)行“收支兩條線”管理，從而加強(qiáng)了公司對(duì)工程總承包項(xiàng)目的資金管控力度，現(xiàn)場(chǎng)財(cái)務(wù)風(fēng)險(xiǎn)極大減少，公司也因此實(shí)現(xiàn)了“財(cái)務(wù)共享”，由公司本部統(tǒng)一設(shè)立財(cái)務(wù)部，負(fù)責(zé)項(xiàng)目部的財(cái)務(wù)管理工作，現(xiàn)場(chǎng)不再派駐專兼職財(cái)務(wù)人員。

然而，工程總承包項(xiàng)目財(cái)務(wù)管理不僅僅局限于資金收付，還包括經(jīng)營(yíng)生產(chǎn)管理、預(yù)算管理、資金管理等一系列工作需要加強(qiáng)與現(xiàn)場(chǎng)的溝通與對(duì)接。如何管理才能既有效率又有效果，公司在不斷的實(shí)踐和總結(jié)中，探索了一條信息化建設(shè)之路。

二、總體設(shè)計(jì)

公司從2003年開(kāi)始著手OA管理系統(tǒng)建設(shè)，經(jīng)過(guò)多年的開(kāi)發(fā)，已經(jīng)建立起較為完善的經(jīng)營(yíng)管理系統(tǒng)、生產(chǎn)管理系統(tǒng)，工程總承包項(xiàng)目財(cái)務(wù)信息化管理也以此為平臺(tái)，將經(jīng)營(yíng)、生產(chǎn)管理系統(tǒng)與財(cái)務(wù)管理系統(tǒng)進(jìn)行有效整合。項(xiàng)目信息化管理系統(tǒng)的總體設(shè)計(jì)思路如下：

三、應(yīng)用過(guò)程

（一）組織架構(gòu)

項(xiàng)目財(cái)務(wù)管理從項(xiàng)目預(yù)算開(kāi)始，由預(yù)算考核辦公室牽頭，涉及到生產(chǎn)單位和管理部門。其中生產(chǎn)單位包括直接參與項(xiàng)目的項(xiàng)目部和間接參與項(xiàng)目的主辦單位；管理部門主要有經(jīng)營(yíng)生產(chǎn)管理部、財(cái)務(wù)部、人力資源部等。

（二）資源、環(huán)境、信息化條件等部署要求

E公司是最早開(kāi)展工程總承包業(yè)務(wù)的勘察設(shè)計(jì)企業(yè)，培養(yǎng)了大批具有豐富現(xiàn)場(chǎng)管理經(jīng)驗(yàn)的人才，形成了公司獨(dú)具特色的項(xiàng)目管理文化，為公司開(kāi)展工程總承包項(xiàng)目財(cái)務(wù)信息化管理奠定了良好基礎(chǔ)。

公司擁有自己的技術(shù)開(kāi)發(fā)中心和OA辦公系統(tǒng)，經(jīng)過(guò)十余年的開(kāi)發(fā)與運(yùn)用，已經(jīng)擁有項(xiàng)目管理、經(jīng)營(yíng)管理、生產(chǎn)管理等十幾個(gè)可以穩(wěn)定運(yùn)行的管理模塊。項(xiàng)目信息化管理系統(tǒng)可以在此基礎(chǔ)上繼續(xù)延伸拓展，而公司自有的技術(shù)開(kāi)發(fā)人員熟悉公司業(yè)務(wù)運(yùn)作特點(diǎn)、管理制度和文化，更熟悉OA辦公系統(tǒng)的運(yùn)行原理，可以與財(cái)務(wù)人員進(jìn)行更深入有效的溝通，這樣自主開(kāi)發(fā)的管理系統(tǒng)能夠更加貼近公司管理實(shí)際。

（三）具體應(yīng)用模式和應(yīng)用流程

1.拆分項(xiàng)目。工程總承包項(xiàng)目通常包括勘察、設(shè)計(jì)、總承包三個(gè)階段，分別由三個(gè)不同的生產(chǎn)單位承擔(dān)。因此，首先要對(duì)項(xiàng)目按照工作階段進(jìn)行拆分，形成多個(gè)生產(chǎn)任務(wù)。

2.編制項(xiàng)目成本預(yù)算。項(xiàng)目成本預(yù)算通常先使用EXCEL表進(jìn)行編制，待預(yù)算定稿后由EXCEL表導(dǎo)入預(yù)算管理系統(tǒng)，這樣可以充分利用EXCEL制表的靈活性、易操作性，減少了在預(yù)算系統(tǒng)中直接填列的不便和培訓(xùn)過(guò)程，極大地提高了使用體驗(yàn)。

第一，確定重點(diǎn)成本項(xiàng)目。工程總承包各個(gè)階段存在不同的成本特征，必須加以區(qū)分，以便確定重點(diǎn)關(guān)注項(xiàng)目，并制定相應(yīng)的成本管控措施。

第二，根據(jù)業(yè)務(wù)運(yùn)作特點(diǎn)設(shè)計(jì)不同項(xiàng)目成本預(yù)算表格。公司分業(yè)務(wù)類型設(shè)計(jì)了不同的預(yù)算模板。按業(yè)務(wù)類型分別設(shè)置不同的成本類別，比較復(fù)雜的業(yè)務(wù)類別在主表的基礎(chǔ)上另設(shè)分類表格，例如人工成本預(yù)算設(shè)置有《項(xiàng)目人員配置情況》輔助說(shuō)明人工成本計(jì)算依據(jù)。

第三，以資源配置確定各項(xiàng)目成本預(yù)算值。項(xiàng)目生產(chǎn)人員通常熟悉項(xiàng)目資源配置，而對(duì)所配資源將消耗的成本比較陌生。而財(cái)務(wù)人員通過(guò)對(duì)以往項(xiàng)目的分析通常更為熟悉成本，對(duì)所需資源配置不甚了解。因此，以資源配置確定各項(xiàng)成本預(yù)算值可以更為準(zhǔn)確的預(yù)計(jì)項(xiàng)目成本。每項(xiàng)成本預(yù)測(cè)均以成本項(xiàng)目對(duì)應(yīng)的資源配置為基礎(chǔ)，例如人工成本依據(jù)項(xiàng)目人員配置情況，設(shè)備租賃依據(jù)擬租賃的設(shè)備、租賃時(shí)間和市場(chǎng)行情。

3.編制資金計(jì)劃。工程總承包項(xiàng)目預(yù)算編制時(shí)，均添加了“是否可編制資金計(jì)劃”的屬性分類。通常情況下，人工成本、固定資產(chǎn)折舊和部分統(tǒng)一支付的費(fèi)用不可編制資金計(jì)劃，工程分包、現(xiàn)場(chǎng)管理支出可編制資金計(jì)劃。通過(guò)這種方式，區(qū)分現(xiàn)場(chǎng)可控成本和不可控成本，項(xiàng)目部重點(diǎn)關(guān)注現(xiàn)場(chǎng)可控成本。

工程總承包項(xiàng)目已實(shí)現(xiàn)預(yù)算管理和資金管理系統(tǒng)的關(guān)聯(lián)。預(yù)算審批完成后，項(xiàng)目部每月末根據(jù)下月預(yù)計(jì)收款情況、工程款支付情況和現(xiàn)場(chǎng)管理成本開(kāi)支情況編制資金計(jì)劃，提交審批。公司工程總承包項(xiàng)目運(yùn)作的基本原則是“不墊資”。因此，項(xiàng)目部累計(jì)申請(qǐng)資金應(yīng)不超過(guò)累計(jì)項(xiàng)目累計(jì)收款，以確保項(xiàng)目資金流正常，降低財(cái)務(wù)風(fēng)險(xiǎn)。

4.項(xiàng)目借款/支付。公司資金支付實(shí)行預(yù)算管理。項(xiàng)目部需要借支管理費(fèi)或?qū)ν庵Ц豆こ炭顣r(shí)，在預(yù)算管理系統(tǒng)下提交申請(qǐng)，并受到已申請(qǐng)資金計(jì)劃限制。項(xiàng)目借款/支付金額不得超資金計(jì)劃。

5.項(xiàng)目報(bào)銷。項(xiàng)目報(bào)銷在項(xiàng)目預(yù)算下新建報(bào)銷申請(qǐng)，提交審批。報(bào)銷時(shí)，由項(xiàng)目部根據(jù)報(bào)銷事項(xiàng)對(duì)應(yīng)的預(yù)算項(xiàng)進(jìn)行勾選。通過(guò)網(wǎng)上申請(qǐng)報(bào)銷的方式，能夠?qū)崟r(shí)反應(yīng)項(xiàng)目已開(kāi)支成本，并且避免了事后人工分類統(tǒng)計(jì)可能存在的錯(cuò)誤。

6.生成預(yù)算執(zhí)行報(bào)表。通過(guò)預(yù)算管理系統(tǒng)和合同管理系統(tǒng)的關(guān)聯(lián)，項(xiàng)目人員可以自己將項(xiàng)目分包合同與對(duì)應(yīng)的直接成本預(yù)算項(xiàng)關(guān)聯(lián)。通過(guò)投標(biāo)報(bào)價(jià)、預(yù)算金額和結(jié)算價(jià)的對(duì)比，可以體現(xiàn)各分類盈利情況。

項(xiàng)目其他直接成本和管理成本。項(xiàng)目現(xiàn)場(chǎng)開(kāi)支部分，平時(shí)報(bào)銷時(shí)已經(jīng)通過(guò)網(wǎng)上審批。人工成本、固定資產(chǎn)折舊等其他開(kāi)支定期進(jìn)行補(bǔ)登。

工程分包成本和其他成本關(guān)聯(lián)、登記完畢后，可生成項(xiàng)目預(yù)算執(zhí)行情況報(bào)表。

（四）實(shí)施過(guò)程中遇到的主要問(wèn)題和解決方法

在項(xiàng)目信息化探索的過(guò)程中，發(fā)現(xiàn)存在部分尚未簽訂合同，但實(shí)際上已經(jīng)開(kāi)始執(zhí)行的項(xiàng)目。如果以合同作為項(xiàng)目成本管理的起源，則項(xiàng)目成本預(yù)算的時(shí)效性會(huì)大打折扣，造成項(xiàng)目成本已經(jīng)發(fā)生、項(xiàng)目預(yù)算后補(bǔ)的情況。公司項(xiàng)目信息的起源是營(yíng)銷信息。不是所有的營(yíng)銷信息最終都會(huì)形成項(xiàng)目合同，但是只要項(xiàng)目開(kāi)始執(zhí)行，就可以在營(yíng)銷信息下下達(dá)生產(chǎn)任務(wù)單，從生產(chǎn)任務(wù)單開(kāi)始編制項(xiàng)目預(yù)算，實(shí)行項(xiàng)目預(yù)算管理和成本管理。合同信息與生產(chǎn)任務(wù)單進(jìn)行關(guān)聯(lián)，當(dāng)合同信息發(fā)生變化時(shí)，生產(chǎn)任務(wù)單及時(shí)更新，傳遞到項(xiàng)目成本管理系統(tǒng)。

四、總結(jié)

工程總承包財(cái)務(wù)信息化建設(shè)經(jīng)過(guò)多年努力，不斷完善拓展延伸，在項(xiàng)目管理中起到了積極作用，財(cái)務(wù)管控水平不斷提高，較好的滿足了公司管理需要。隨著業(yè)務(wù)模式的不斷豐富和創(chuàng)新，未來(lái)管理將更為復(fù)雜。我們將以此為借鑒，因“企”制宜、因“業(yè)務(wù)”制宜、甚至因“項(xiàng)目”制宜地做好財(cái)務(wù)信息化管理。

參考文獻(xiàn)

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