文/中國兵器工業(yè)導(dǎo)航與控制技術(shù)研究所　胡國金　蔡紅英

環(huán)保高效之無紙化辦公的探討

文/中國兵器工業(yè)導(dǎo)航與控制技術(shù)研究所胡國金蔡紅英

隨著我國經(jīng)濟實力的不斷增強，人們生活水平也得到了極大的發(fā)展，如何在科學(xué)技術(shù)發(fā)達(dá)的時代背景下，利用無紙化進(jìn)行辦公，讓其達(dá)到環(huán)保高效的積極作用，是社會和相關(guān)部門面臨的一個重要課題。同時，使用無紙化辦公模式也是符合國家節(jié)能的發(fā)展理念。本文就高效環(huán)保無紙化辦公的意義、無紙化辦公實施現(xiàn)狀以及推廣環(huán)保高效無紙化辦公的有效策略等方面進(jìn)行了分析。

環(huán)保；高效；無紙化；辦公

隨著科技的不斷發(fā)展和創(chuàng)新，無紙化辦公不僅滿足快速生活節(jié)奏的需求，還能提升人們的環(huán)保意識，所以逐漸應(yīng)用到各個領(lǐng)域中，受到了廣大人們?nèi)罕姷南矏?。無紙化辦公就是指在日常工作過程中，不利用紙張進(jìn)行相關(guān)業(yè)務(wù)的記錄，利用現(xiàn)在發(fā)達(dá)的網(wǎng)絡(luò)技術(shù)，達(dá)到工作上的溝通和進(jìn)行，在很大程度上減少了日常的打印工作量，減少了對紙張的使用，省去傳真等相關(guān)步驟，利用網(wǎng)絡(luò)的快捷、高效的優(yōu)勢，隨時隨地進(jìn)行溝通，靈活性極強。

一、高效環(huán)保無紙化辦公的意義

隨著人們環(huán)保意識的增強，生活節(jié)奏的加快，使得無紙化辦公得到了極大的發(fā)展和實行。無紙化辦公在很大程度上節(jié)省了工作時間，提高了整體的工作效率，讓日常工作各個環(huán)節(jié)加強了聯(lián)系，對于紙質(zhì)文件中出現(xiàn)的一些漏洞能夠進(jìn)行完善，保證了文件的安全性和信息數(shù)據(jù)的真實性，同時，無紙化辦公模式利用網(wǎng)絡(luò)信息技術(shù)對文件數(shù)據(jù)信息進(jìn)行傳遞和分類保存，節(jié)省了對打印紙張的使用，而且也節(jié)約了打印時間以及下級向上級傳遞的時間，提高了人們?nèi)粘５墓ぷ餍省?/p>

高效無紙化辦公模式，在一定程度上規(guī)范了日常工作流程，優(yōu)化企業(yè)內(nèi)部的管理結(jié)構(gòu)，將工作責(zé)任制度落實到每個員工身上，避免拖沓工作等情況的出現(xiàn)，同時，對于日常工作中出現(xiàn)的問題能夠及時查明原因，防止出現(xiàn)推脫責(zé)任的現(xiàn)象，降低工作效率。

無紙化辦公是利用網(wǎng)絡(luò)軟硬件設(shè)施展開的，對于上下級之間溝通提供了便利的條件，能夠保證信息傳遞的真實性，減少中間不必要的環(huán)節(jié)，使上級的指令能夠快速進(jìn)行實施，而且也降低了成本，提高企業(yè)在同行業(yè)之間的核心競爭力，為企業(yè)穩(wěn)定可持續(xù)發(fā)展奠定了扎實的基礎(chǔ)。

二、無紙化辦公實施現(xiàn)狀

高效環(huán)保無紙化辦公模式廣泛地應(yīng)用，很大程度上改善了我國資源緊缺的現(xiàn)狀，提高了日常工作效率，有助于進(jìn)行統(tǒng)一的管理。但是也存在一些問題，首先，大多數(shù)人沒有從根本上了解無紙化辦公模式，對其只停留在淺顯的層面，認(rèn)為其就是收發(fā)文件，但是，檔案管理、信息登錄、申請審批等相關(guān)工作都屬于無紙化辦公范疇內(nèi)，導(dǎo)致有的企業(yè)單位沒有充分利用無紙化辦公的優(yōu)勢。其次，領(lǐng)導(dǎo)和工作人員沒有認(rèn)識到無紙化辦公的重要性以及未來發(fā)展趨勢，很多單位在傳送文件時仍使用傳統(tǒng)的紙質(zhì)印刷打印，不僅降低了工作效率，還增加了單位管理費用等方面的支出，不利于企業(yè)單位未來穩(wěn)定可持續(xù)的發(fā)展。最后，高效環(huán)保的無紙化辦公也需要隨著時代的變化進(jìn)行創(chuàng)新，對其中的軟硬件進(jìn)行及時更新，保證能夠適應(yīng)社會經(jīng)濟體制的發(fā)展，對傳遞信息的安全性也要不斷地完善，減少網(wǎng)絡(luò)病毒的侵襲，給人們提供一個高效環(huán)保安全成熟的無紙化辦公模式。

三、推廣高效環(huán)保無紙化辦公的有效途徑

無紙化辦公的逐漸應(yīng)用，既順應(yīng)國家節(jié)能理念的必然趨勢，也是幫助人們適應(yīng)快節(jié)奏生活的有效途徑之一。

（一）管理層和工作人員應(yīng)該給予足夠的重視。無紙化辦公模式的實施和推廣，在很大程度上取決于企業(yè)內(nèi)部管理層的重視程度，所以管理層應(yīng)該充分了解使用無紙化辦公的優(yōu)勢和未來經(jīng)濟效益，然后制定相關(guān)的規(guī)范性文件對辦公過程進(jìn)行規(guī)范和約束，同時，對工作人員進(jìn)行無紙化辦公方面技能和知識的培訓(xùn)，讓員工高效地利用無紙化辦公，提高企業(yè)整體的工作效率和水平。

（二）加大資金投入力度。在實行環(huán)保高效無紙化辦公的過程中，應(yīng)該配備完善的硬件、軟件設(shè)備，給無紙化辦公模式推廣提供扎實的物質(zhì)基礎(chǔ)。對技術(shù)人員的培訓(xùn)、對軟件進(jìn)行更新、硬件設(shè)備定期維修等方面，加大資金投入力度，保證無紙化辦公能夠更好地服務(wù)企業(yè)發(fā)生的經(jīng)濟業(yè)務(wù)，提高企業(yè)的競爭力，更向現(xiàn)代化發(fā)展。

（三）完善無紙化辦公的管理制度。在推廣使用的過程中，也要有相應(yīng)的法律法規(guī)對其進(jìn)行約束，保證日常工作流程的規(guī)范性，同時，將安全責(zé)任制度落實到每個員工身上，防止出現(xiàn)失誤時，無人承擔(dān)，增強他們的安全風(fēng)險意識，從根本上減少無紙化辦公利用網(wǎng)絡(luò)傳送文件產(chǎn)生的問題。

四、結(jié)束語

運用環(huán)保高效無紙化辦公，不僅是順應(yīng)社會現(xiàn)代化發(fā)展的必然趨勢，也是提高企業(yè)核心競爭力的有效途徑之一。同時減少了對紙張打印的浪費，提高了日常工作的管理效率，為企業(yè)未來穩(wěn)定可持續(xù)發(fā)展奠定了堅實的基礎(chǔ)。

[1]“無紙化辦公”促環(huán)保與高效[J].辦公自動化（綜合版）,2014,45(2):11-11.

[2]王雪林.環(huán)保高效之無紙化辦公的探討[J].中國信息化,2012,46(16):239.

[3]“無紙化辦公”不只是“無紙”香格里拉酒店新舉措令客房預(yù)訂環(huán)保又高效[J].今日印刷,2014,58(3):72-72.