文/江蘇省徐州市沛縣國土資源局 馬莉

國土資源檔案管理的設(shè)計與應(yīng)用探討

文/江蘇省徐州市沛縣國土資源局 馬莉

市場經(jīng)濟的有序運行對國土資源的科學(xué)化管理提出了更高的要求。土地資源合理規(guī)劃和利用的必要條件是要有完善的國土資源管理體系作支撐，因此，如何通過國土資源檔案管理來提升國土資源管理機制的連貫性和有效性，是當(dāng)前急需解決的首要問題。建立一個國土資源管理系統(tǒng)的必要性在于，不僅有利于進一步提高和規(guī)范管理工作，還有利于對國土資源的有效監(jiān)控。

國土資源；檔案管理系統(tǒng)

目前我國的國土資源管理面臨著嚴(yán)峻的形勢，對于檔案的管理和使用任務(wù)方面也承擔(dān)者重大的責(zé)任。在使用數(shù)據(jù)庫的過程中，結(jié)合我國的國土資源檔案管理以及我國的相關(guān)具體要求，建成一個高效的管理系統(tǒng)。此系統(tǒng)應(yīng)該具備的特點包括：管理權(quán)限靈活，能夠?qū)崿F(xiàn)檔案日常管理的規(guī)范化和嚴(yán)密化，能夠自主進行類目設(shè)定和細(xì)分，具有便捷的查詢體系，并能夠適應(yīng)初始技術(shù)的檔案管理系統(tǒng)。

一、目前檔案管理的現(xiàn)狀

當(dāng)前社會正朝著信息化的方向發(fā)展，運用科學(xué)有效地運用信息對國土資源進行管理符合時代的發(fā)展趨勢，國土檔案管理部門繼續(xù)采用原來手動的管理模式，根本不能夠順應(yīng)時代的步伐 ，而且發(fā)展的空間也會很小。隨著信息的迅猛發(fā)展，檔案不僅僅是原有意義上的檔案資料，出現(xiàn)了大量的電子檔案，但卻缺少檔案管理的經(jīng)驗。電子檔案有著其獨特的特性，其信息和載體可進行分離，而且具有信息傳遞網(wǎng)絡(luò)化的特征，電子檔案具有信息量大，容易修改等鮮明的優(yōu)點，所以對于國土資源檔案管理的管理也要適時地進行改變。

二、檔案管理系統(tǒng)的設(shè)計

（一）結(jié)構(gòu)設(shè)計。一般來說，C/S結(jié)構(gòu)能夠廣泛地應(yīng)用到小型局域網(wǎng)、專網(wǎng)之中，該結(jié)構(gòu)的優(yōu)勢體現(xiàn)在：復(fù)雜功能實現(xiàn)率較高、對服務(wù)器負(fù)載參數(shù)的設(shè)定要求較低、在特定的機器硬件設(shè)施和網(wǎng)絡(luò)環(huán)境下，更容易實現(xiàn)安全性的措施。對于國土資源檔案管理系統(tǒng)的設(shè)計可在此基礎(chǔ)上進行技術(shù)的添加和修改，使其更加適合信息量較大的檔案庫，最基本的C/S結(jié)構(gòu)主要包括TB級磁盤陳列，數(shù)據(jù)服務(wù)器，硬件防火墻還有管理服務(wù)器和用戶服務(wù)器。

（二）數(shù)據(jù)庫平臺設(shè)計。國土資源檔案的數(shù)據(jù)量很大，這就需要有性能好、運行效率高的大型數(shù)據(jù)庫作支撐，SQLsever數(shù)據(jù)庫的數(shù)據(jù)處理能力，能夠達(dá)到PB級，是較為合適的選擇。

（三）功能設(shè)計。1.此系統(tǒng)需要有靈活支配類目、字段的功能，從而才能確保整個國土資源檔案管理系統(tǒng)的類目和類別不僅符合國家的規(guī)定，而且擁有自己的管理特點。2.檔案管理系統(tǒng)的要求十分細(xì)致，必須嚴(yán)格按照檔案管理各個環(huán)節(jié)的具體流程，配備相應(yīng)的專業(yè)人員對檔案管理業(yè)務(wù)的各個子模塊進行操作和處理。在業(yè)務(wù)處理的過程中要特別注意，檔案管理系統(tǒng)不僅要能夠?qū)ぷ魅罩具M行記錄和跟蹤，還要在信息傳輸、用戶訪問、數(shù)據(jù)打印等環(huán)節(jié)加強自動記錄，從而為后續(xù)排查工作問題奠定基礎(chǔ)。3.檔案管理系統(tǒng)后臺要增加權(quán)限管理模塊，分設(shè)管理員權(quán)限、檔案員權(quán)限以及操作員權(quán)限，不同的使用主體權(quán)限不同，從而便于各業(yè)務(wù)人員進行相應(yīng)的功能操作，能夠更好地進行管理，以免出現(xiàn)檔案管理的分級混亂，從而提高檔案數(shù)據(jù)的安全指數(shù)。4.檔案管理系統(tǒng)的查詢功能要多樣化、系統(tǒng)化，要能夠滿足不同需求層次的差異化，如可以分別設(shè)置模糊查詢、高級查詢搜索框。另外，對于查詢條件的設(shè)計要結(jié)合實際需要而進行開發(fā)。5.檔案管理系統(tǒng)要加強本地備份、服務(wù)器備份的雙重設(shè)計，從而提高用戶調(diào)取信息文件的安全性和有效性。6.檔案的排他性使國土資源的檔案管理工作更具嚴(yán)肅性和謹(jǐn)慎性。

三、國土資源檔案管理系統(tǒng)的優(yōu)化管理

（一）建立集中化、規(guī)范化和統(tǒng)一化的檔案管理體系。

國土資源檔案管理的規(guī)范化和統(tǒng)一化是確保檔案管理工作有效開展和實施的重要條件，在科學(xué)管理的過程中，要統(tǒng)一領(lǐng)導(dǎo)、規(guī)范制度、把握原則、落實責(zé)任，積極完善、健全和優(yōu)化管理細(xì)則，明確崗位權(quán)責(zé)，對整個檔案管理工作的實施做到實時監(jiān)督、層層把關(guān)。

（二）確立規(guī)則，及時立卷。依據(jù)國土資源檔案的實際情況，一方面，要建立相關(guān)的檔案管理實施細(xì)則，另一方面，要制定合理的檔案分類大綱，并將歸檔范圍、歸檔日期、檔號分類等信息納入到實施細(xì)則和規(guī)范之中。實施檔案管理過程中需要注意：第一，加強對歸檔資料的分類、整理；第二，對符合正規(guī)卷要求的要及時裝訂；第三，要明確國土檔案九大類別的歸檔范圍。

（三）健全檔案管理業(yè)務(wù)培訓(xùn)機制。為確保國土檔案管理系統(tǒng)的有效實施，也要對相關(guān)人員進行培訓(xùn)，使他們滿足檔案管理規(guī)范化的要求。不僅對國土檔案的內(nèi)容清楚地進行了解，還能夠?qū)嵤虑笫?，具體問題具體分析，在工作中積累經(jīng)驗，注意積累資料。為管理工作的規(guī)范化開展奠定基礎(chǔ)。

四、現(xiàn)實的應(yīng)用

開發(fā)完成國土檔案管理系統(tǒng)后，柳州市榮安縣的國土資源局就立即進行裝備試驗，并充分地實現(xiàn)了檔案管理數(shù)據(jù)庫與地籍信息管理系統(tǒng)的有效銜接和融合。在其試用期間，很快就收到反饋，得到了認(rèn)可，那些日常的檔案管理工作，例如，錄入，更新，修改等可通過系統(tǒng)直接進行，方便高效，在很大程度上優(yōu)化了檔案室的管理環(huán)境，且提高了管理員的工作效率。目前，檔案管理系統(tǒng)所涵蓋的檔案資料多達(dá)兩萬多份，且運行狀況良好。

國土資源檔案管理是一項系統(tǒng)性較強、較為復(fù)雜的基礎(chǔ)工作，國土資源檔案管理系統(tǒng)的設(shè)計與應(yīng)用無疑帶來許多便利之處。國土資源檔案是土地利用情況的信息匯總和記錄，因此，在土地資源的綜合利用上具有積極的、無可替代的參考作用，經(jīng)濟的發(fā)展與土地的利用價值成正比，做好土地資源的檔案管理工作的重要性也就不言而喻了，國土資源檔案管理系統(tǒng)建立的越完善，資源的合理利用的價值越高，所以要努力建立完善檔案管理系統(tǒng)。

[1]雍艷.如何提高國土資源檔案管理工作質(zhì)量——以達(dá)州市國土資源檔案管理為例[J].辦公室業(yè)務(wù),2016(3).

[2]鞠曉悅.信息技術(shù)在基層國土資源檔案管理中的應(yīng)用[J].檔案與建設(shè),2013(2).