文/武漢大學(xué)采購與招投標(biāo)管理中心 陳好園

淺談高校招標(biāo)檔案管理的優(yōu)化

文/武漢大學(xué)采購與招投標(biāo)管理中心 陳好園

高校招標(biāo)項目關(guān)系到學(xué)校資源等的有效利用，因此也會影響到學(xué)校管理工作的穩(wěn)步進行。而招標(biāo)檔案管理是其中重要的工作內(nèi)容之一，目前許多高校就招標(biāo)檔案管理有自己的管理制度，但是該制度目前還存在不夠完善之處，相關(guān)工作人員在管理工作上還有待改進和加強。為此，本文從高校招標(biāo)檔案管理的重要性入手，分析其突出的幾點問題，并為優(yōu)化招標(biāo)檔案管理提出相應(yīng)的策略。

高校；招標(biāo)；檔案管理；優(yōu)化

教育事業(yè)涉及的各項工作內(nèi)容都需要一定的資金、設(shè)備等的支持，高校教育在不斷發(fā)展的過程中對這些需求也在逐漸擴大。因此，高校招標(biāo)采購活動也逐漸增多，其中產(chǎn)生的招標(biāo)文件自然也越多。這些檔案記錄的是學(xué)校過去采購的詳細情況，它是學(xué)校采購的證據(jù)也是學(xué)校未來采購的依據(jù)，因此招標(biāo)檔案管理工作十分重要。

一、高校招標(biāo)檔案管理及其重要性

招標(biāo)檔案管理是高校管理工作中的重要組成部分，其主要工作內(nèi)容是收集、整理和保管招標(biāo)檔案。高校招標(biāo)采購的檔案文件可以反映學(xué)校辦學(xué)的水平，在一定程度上也能反映出學(xué)校教學(xué)的質(zhì)量。而做好招標(biāo)檔案管理工作，能夠為學(xué)校辦學(xué)提供更好的基礎(chǔ)，也能體現(xiàn)出學(xué)校建設(shè)辦學(xué)的歷程。總而言之，招標(biāo)檔案管理對高校的發(fā)展有重要的影響。

二、高校招標(biāo)檔案管理中的問題分析

許多高校為更好地進行招標(biāo)采購活動，都會構(gòu)建相應(yīng)的招標(biāo)檔案管理制度，每個學(xué)校的管理方法會有所不同，產(chǎn)生的管理效果也會有所不同。但是，根據(jù)實踐調(diào)查發(fā)現(xiàn)，制度之下的招標(biāo)管理工作有幾點比較突出的問題，具體如下：

（一）學(xué)校招標(biāo)檔案與資產(chǎn)檔案雜糅。從嚴格意義上來說，高校招標(biāo)檔案屬于資產(chǎn)檔案的一部分。但是，在檔案管理當(dāng)中，招標(biāo)檔案記錄的是學(xué)校采購活動經(jīng)的詳細內(nèi)容，并且學(xué)校部分的招標(biāo)文件并不涉及資產(chǎn)性的內(nèi)容，例如學(xué)校采購短期就可以消耗的物資，或者不成功的招標(biāo)項目等。以上提到的招標(biāo)是不具有資產(chǎn)性質(zhì)的，但是這部分的招標(biāo)文件仍然對學(xué)校有重要的作用。為做好招標(biāo)檔案的管理，應(yīng)當(dāng)將招標(biāo)檔案和資產(chǎn)檔案進行區(qū)分或分開管理，而非雜糅在一起，這對學(xué)校后續(xù)的招標(biāo)采購是有重要影響的。

（二）忽視對招標(biāo)過程中產(chǎn)生的監(jiān)控文檔管理。高校進行招標(biāo)的目的不僅在于進行物資、服務(wù)等的采購，還在于為教育事業(yè)的公平公正發(fā)展增加透明度。因此在進行招標(biāo)文件管理的過程中還應(yīng)當(dāng)注重文件中是否存在違規(guī)等現(xiàn)象，為實現(xiàn)招標(biāo)過程以及文件的透明公正化，實現(xiàn)監(jiān)控文檔則十分必要。但是，在進行招標(biāo)檔案管理的過程當(dāng)中，對招標(biāo)監(jiān)控文檔整理并不是非常重視，這對學(xué)校的建設(shè)與發(fā)展則會造成一定的隱患。

三、高校招標(biāo)檔案管理優(yōu)化策略

根據(jù)以上對高校招標(biāo)檔案管理中突出的兩點問題分析，就優(yōu)化該項工作，本文有以下幾點策略：

（一）建立專項招標(biāo)檔案管理部門。建立專項招標(biāo)檔案管理部門可以進一步規(guī)范化該項工作，從而可以更好地為學(xué)校招標(biāo)采購提供重要保證。當(dāng)前我國眾多高校在招標(biāo)采購方面的需求不斷增大，高校招標(biāo)采購要達到校內(nèi)各項資源的有效利用，首先該專項部門要落實好各項工作。從招標(biāo)文件的收集，再到檔案整理與保管，都應(yīng)當(dāng)進行細化和規(guī)范化。例如，將招標(biāo)檔案與學(xué)校資產(chǎn)檔案進行區(qū)分管理，如此招標(biāo)檔案后續(xù)的調(diào)用也能夠更加凸顯，即使是針對不成功的招標(biāo)檔案，也能夠為學(xué)校未來的招標(biāo)提供經(jīng)驗基礎(chǔ)。

（二）加強招標(biāo)檔案管理的信息化建設(shè)。隨著社會信息科技的發(fā)展，招標(biāo)檔案管理工作也應(yīng)當(dāng)充分借助計算機網(wǎng)絡(luò)實現(xiàn)信息化的管理。面對著越來越多的招標(biāo)文件、圖像等，管理工作量也會逐漸增大，尤其是部分歷史比較久的高校，其招標(biāo)檔案數(shù)量非常多，而信息化的管理則會極大減輕工作量，同時也能實現(xiàn)高校管理的目標(biāo)。例如，在對招標(biāo)監(jiān)控文檔的收集與整理，可以通過計算機技術(shù)實現(xiàn)有效快捷的保管，此外也能夠?qū)⒈姸嗟恼袠?biāo)文件進行系統(tǒng)化的管理，從而優(yōu)化管理的模式。

（三）提升招標(biāo)檔案管理人員的管理能力。招標(biāo)檔案管理依靠相關(guān)工作人員的打理，為保證在制度之下真正落實好管理工作，學(xué)校應(yīng)當(dāng)注重提升招標(biāo)檔案管理人員的管理能力。在這一方面，可以具體采取以下措施：1.要求管理人員做好保管和保密工作，檔案的調(diào)用需要有嚴格的審批手續(xù)或文件再予以批準(zhǔn)；2.要求管理人員從日常工作入手，加強檔案管理。此外針對管理人員，還應(yīng)增加激勵手段和方式，促使管理人員對自身工作加以重視。

四、結(jié)束語

綜上所述，高校招標(biāo)檔案是學(xué)校重要的資料，其產(chǎn)生的作用在未來必定會更加突出，因此我們必須重視該項工作，從當(dāng)前比較明顯的問題入手，對招標(biāo)檔案管理進行逐步優(yōu)化。本文針對當(dāng)前檔案管理中的監(jiān)控以及不同檔案的區(qū)分兩大問題進行了具體的分析，并提出了相應(yīng)的優(yōu)化策略，希望能夠為高校該項工作提供一定的參考。

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