文/吉林省第六地質(zhì)探礦工程大隊 黃雋

地勘單位事轉(zhuǎn)企過程中檔案管理工作面臨的問題及對策

文/吉林省第六地質(zhì)探礦工程大隊 黃雋

市場經(jīng)濟(jì)條件下，地勘單位面臨的是按照政企（事）分開的原則，逐步轉(zhuǎn)變事業(yè)機(jī)制，建立健全的企業(yè)機(jī)制，成為自主經(jīng)營、自負(fù)盈虧、自我發(fā)展、自我約束的市場主體。應(yīng)該說，改革開放以來，人們的觀念也在逐步地更新，地勘單位事轉(zhuǎn)企過程中檔案管理工作亦是如此。然而任何新生事物在它發(fā)生、發(fā)展的過程中都會反映出或多或少的問題，有待于我們?nèi)グl(fā)現(xiàn)并正確地加以解決?，F(xiàn)在我就檔案管理工作在地勘單位事轉(zhuǎn)企過程中所面臨的問題及對策談一些自己的看法。

地勘單位；檔案；問題

一、檔案管理工作中存在的一些問題

（一）檔案制度的落實及領(lǐng)導(dǎo)重視程度方面的問題。檔案管理工作由于長期的運(yùn)作，形成了一套較完整的規(guī)章制度體系，然而由于落實的不到位甚至有的單位只不過是應(yīng)付檢查，時常發(fā)生有章不循等一系列現(xiàn)象；以及個別領(lǐng)導(dǎo)對檔案工作的不重視，這些現(xiàn)象表現(xiàn)在：不了解檔案的形成過程，不過問檔案內(nèi)容的完整與否，以及對檔案管理人員應(yīng)得的待遇未能落實等方面。

（二）檔案信息的存貯、處理方面的問題。就文書檔案而言，立卷方法在組卷過程中由于人為因素過多，每個人對歸檔規(guī)定的理解程度不同，在檔案的保管期限上，往往是一人一個標(biāo)準(zhǔn)，很難統(tǒng)一，而且手工勞動量過大，工作效率低。

（三）檔案的收集方面的問題。因為部門與部門之間的工人不夠協(xié)調(diào)，一部分人對檔案管理的工作不夠足夠的重視，甚至是根本沒有認(rèn)識，造成該歸檔的東西沒有及時或根本就未歸檔，經(jīng)常缺少一些比較重要的文件，以致影響檔案的正常利用。

（四）檔案管理人員的素質(zhì)及敬業(yè)方面的問題。檔案管理人員不夠?qū)I(yè)化，或者文化層次低沒有較強(qiáng)的理解能力，或者缺少必要的檔案管理方面知識的培訓(xùn)，全憑自己的主觀意識；加之個別檔案管理人員在地勘單位事轉(zhuǎn)企的過程中抱有等、靠的心理，固守在原地勘單位計劃經(jīng)濟(jì)模式管理工作中，墨守成規(guī)，只局限在低層次簡單的借閱利用、被動地提供服務(wù)的框框里。

（五）檔案信息系統(tǒng)自動化方面的問題。隨著計算機(jī)等現(xiàn)代化設(shè)備在檔案管理工作中的廣泛應(yīng)用，傳統(tǒng)的歸檔方法越來越暴露其程序煩瑣、費(fèi)時、耗物的弊端，加之機(jī)構(gòu)改革人員精簡，能夠適應(yīng)辦公自動化的人才緊缺等等。

以上這些問題的存在將不同程度地阻礙地勘單位事轉(zhuǎn)企發(fā)展的進(jìn)程。為此我認(rèn)為就及時采取以下的對策以推動地勘單位事轉(zhuǎn)企進(jìn)程的發(fā)展。

二、對策

（一）加強(qiáng)檔案管理制度的完善。在原有事業(yè)單位時期形成的規(guī)章制度不可能完全適應(yīng)轉(zhuǎn)企后的地勘單位的需要，這就要求我們下功夫研究出一套能夠適應(yīng)市場經(jīng)濟(jì)條件下企業(yè)的檔案管理規(guī)章制度?！暗乜眴挝幌蚱髽I(yè)化過渡制度創(chuàng)新，是其他各項創(chuàng)新的基礎(chǔ)”，就是說制度不能停留在以往的水平上，我認(rèn)為最好的辦法就是走出去，借鑒一些好的企業(yè)的管理方式、方法，有效地結(jié)合地勘單位的實際，完善、制定出適合我們企業(yè)模式的檔案管理模式以及規(guī)章制度。

（二）落實好檔案的管理制度。文件材料的立卷歸檔不是一般的、簡單的收集以及整理，它是有一定的文件材料組合成卷的質(zhì)量要求的，包括文件材料的收集齊全，保持文件之間的密切歷史聯(lián)系，正確揭示所組合文件的內(nèi)容和成分，以及反映工作活動的原貌和客觀過程，正確的劃分文件保管期限和掌握數(shù)量界限，便于保管和利用等。

（三）注重檔案管理層次人才的選配和素質(zhì)的培養(yǎng)?！皺n案工作”是管理檔案和提供檔案信息為社會實踐服務(wù)的一項重要業(yè)務(wù)，這是檔案工作的本質(zhì)屬性；檔案工作同時又具有管理性、科學(xué)性、服務(wù)性、政治性以及機(jī)要性構(gòu)成的一般屬性。這就要求檔案管理工作應(yīng)當(dāng)盡可能的選配一些具有較高知識層次和文化素質(zhì)、有一定敬業(yè)精神的人員來承擔(dān)。檔案管理工作有一定的規(guī)定、標(biāo)準(zhǔn)要遵循，一般層次的人員很難準(zhǔn)確地理解并且應(yīng)用這些規(guī)定和標(biāo)準(zhǔn)來實施檔案管理。

（四）領(lǐng)導(dǎo)給予必要的重視。“檔案”是國家機(jī)構(gòu)、社會組織和個人社會活動中形成的保存?zhèn)洳榈奈淖?、圖像、聲音及其他各種形式的原始記錄。應(yīng)該得到人們的廣泛重視。首先企業(yè)領(lǐng)導(dǎo)在抓其他工作的同時應(yīng)當(dāng)注重檔案工作的管理，如果領(lǐng)導(dǎo)同志熟悉、了解檔案管理工作的有關(guān)知識，管理人員就不會應(yīng)付了事，有章不循；其次要舍得為培養(yǎng)檔案現(xiàn)代化管理人才做出一定的資金投入，因為“人才”永遠(yuǎn)是企業(yè)的無形資產(chǎn)。

（五）檔案工作管理現(xiàn)代化。實現(xiàn)檔案管理現(xiàn)代化，不應(yīng)單純停留在計算檢索這一方面，而是要從檔案實體、信息的有效保護(hù)以及檔案實體的系統(tǒng)化管理、檔案信息的快捷、準(zhǔn)確、安全檢索、傳輸這兩個方面同時規(guī)劃，在檔案管理的各個環(huán)節(jié)中都應(yīng)采用現(xiàn)代化設(shè)備和技術(shù)，展望未來，相信一個以計算機(jī)為中心的全局檔案信息共享網(wǎng)絡(luò)必將形成，檔案將會更及時、準(zhǔn)確、快速地服務(wù)于我隊的現(xiàn)代化建設(shè)。

（六）做好檔案的服務(wù)及開發(fā)利用。隨著改革開放的不斷深入和市場經(jīng)濟(jì)體制的確立，各行各業(yè)的服務(wù)意識都發(fā)生了比較大的變化，檔案管理工作也必須適應(yīng)市場的需求，改變以往被動地提供利用的舊模式，變被動提供為主動服務(wù)，開展多種形式的《檔案法》的宣傳活動，讓人們對檔案工作有更深深刻的了解，提高職工的檔案意識，為檔案資料的收集打下良好的基礎(chǔ)；做好檔案的編研工作，市場經(jīng)濟(jì)條件下，編研工作不能停留在編寫《大事記》《組織機(jī)構(gòu)沿革》《全宗介紹》等編研資料上，應(yīng)順應(yīng)時代的發(fā)展，充分挖掘現(xiàn)在的可供選擇的編研題材，編寫出更多更具歷史價值的編研資料。

實踐證明，檔案工作是企業(yè)管理的重要組成部分，不容忽視。在地勘單位由事業(yè)向企業(yè)過渡的過程中，更應(yīng)清楚地認(rèn)識到這一點，面對工作中存在的問題研究制定出相應(yīng)的對策，使檔案管理工作能夠更好、更準(zhǔn)確地為單位的經(jīng)濟(jì)建設(shè)服務(wù)。