文/福建省寧德市古田縣教育局 黃昭眉

芻議中小學(xué)教職工人事檔案管理模式

文/福建省寧德市古田縣教育局 黃昭眉

從現(xiàn)階段中小學(xué)教職工人事檔案管理模式來看，還存在著諸多問題，需要盡快采取有效措施加以解決，本文闡述了中小學(xué)教職工人事檔案管理的問題，并提出了行之有效的對(duì)策建議。

中小學(xué)教職工；人事檔案；管理模式

中小學(xué)教職工人事檔案如實(shí)記錄了個(gè)人經(jīng)歷、道德作風(fēng)、工作業(yè)績(jī)、薪酬待遇等內(nèi)容，是學(xué)校利用人才的重要依據(jù)，在學(xué)校人力資源開發(fā)中發(fā)揮著重要作用。隨著社會(huì)經(jīng)濟(jì)的飛速發(fā)展，中小學(xué)教職工人事檔案管理工作量也更大，但是很多學(xué)校的檔案管理工作還停留在手工操作階段，現(xiàn)代化與信息化發(fā)展很慢，嚴(yán)重影響了人事檔案的利用率。為滿足社會(huì)和學(xué)校發(fā)展的需要，中小學(xué)要積極創(chuàng)新教職工人事檔案管理方法，充分發(fā)揮檔案服務(wù)學(xué)校發(fā)展的作用。

一、中小學(xué)教職工人事檔案管理存在的主要問題

（一）教職工人事檔案信息不全。當(dāng)前，中小學(xué)教職工人事檔案主要有履歷信息、入黨資料、考核材料、鑒定材料、職務(wù)職稱以及工資水平等內(nèi)容，信息面覆蓋不夠廣，實(shí)用性不強(qiáng)。雖然在中小學(xué)人事檔案中，教職工職稱評(píng)審和工資變動(dòng)等信息較為完整，但是教職工的個(gè)人技術(shù)專長(zhǎng)、獲獎(jiǎng)情況及政績(jī)等內(nèi)容較少，學(xué)校利用檔案的過程中，僅僅可以掌握表面的東西，不能為教職工培養(yǎng)與選拔提供可靠的參考資料。

（二）人事檔案管理不集中。中小學(xué)教職工人事檔案未能按照上級(jí)主管部門要求，實(shí)行統(tǒng)一管理，很多學(xué)校根據(jù)管理職能的不同，讓教職工人事檔案資料分散于各個(gè)部門。教務(wù)部門管理的人事檔案資料包括教職工的教學(xué)任務(wù)、教學(xué)能力、業(yè)務(wù)水平和獎(jiǎng)懲情況，科研部門承擔(dān)著教職工論文發(fā)表、科研立項(xiàng)等職責(zé)，人事部門負(fù)責(zé)教職工的政治面貌、社會(huì)經(jīng)濟(jì)等。采用這樣的管理模式，無法集中教職工人事檔案資料，甚至還會(huì)導(dǎo)致檔案資料的丟失。

（三）人事檔案管理模式落后。從當(dāng)前中小學(xué)教職工人事檔案管理模式來看，仍然以紙質(zhì)形式為主，很少應(yīng)用現(xiàn)代化管理技術(shù)與手段，或者是在計(jì)算機(jī)中錄入教職工人事檔案資料，不能提供檔案的查詢與檢索服務(wù)。此外，教職工人事檔案資料統(tǒng)計(jì)工作主要由手工完成，信息化程度不高，導(dǎo)致浪費(fèi)了很多資源。加之學(xué)校檔案室缺乏完善的軟硬件設(shè)施，并處于偏僻位置，安全措施不到位，導(dǎo)致檔案資料發(fā)生損壞。很多學(xué)校缺少先進(jìn)的檔案室，管理模式也很落后，基礎(chǔ)設(shè)施建設(shè)跟不上發(fā)展。

（四）檔案管理人員的技術(shù)水平不高。在多種因素影響下，中小學(xué)教職工人事檔案管理人員不足，不利于檔案管理工作的順利開展?，F(xiàn)階段數(shù)字信息技術(shù)發(fā)展非常先進(jìn)，能夠簡(jiǎn)化檔案管理工作，通過對(duì)互聯(lián)網(wǎng)、計(jì)算機(jī)、掃描儀等現(xiàn)代設(shè)備與技術(shù)的應(yīng)用，可以將人事檔案資料轉(zhuǎn)變?yōu)楦鞣N電子數(shù)據(jù)，如虛擬文字、圖片、聲音、視頻等，能夠更好地對(duì)人事檔案信息進(jìn)行分類、提取、分析和加工。但是當(dāng)前大部分中小學(xué)人事檔案管理人員只接受了簡(jiǎn)單的培訓(xùn)，檔案管理專業(yè)技能不強(qiáng)，甚至存在兼職的情況。將這些人員安排到檔案管理崗位上，勢(shì)必會(huì)增加失誤風(fēng)險(xiǎn)，并造成嚴(yán)重的后果，比如會(huì)影響檔案資料的真實(shí)性，并可能導(dǎo)致檔案資料被損毀，這樣就無法為學(xué)校的發(fā)展提供準(zhǔn)確的依據(jù)。

二、中小學(xué)教職工人事檔案管理的對(duì)策

（一）健全學(xué)校人事檔案內(nèi)容。因?yàn)橹行W(xué)教職工人事檔案涉及內(nèi)容不全面，實(shí)用性不強(qiáng)，無法為學(xué)校的發(fā)展提供服務(wù)。所以學(xué)校要結(jié)合教職工人事檔案實(shí)際情況，及時(shí)將檔案內(nèi)容補(bǔ)全?？梢詫⒔搪毠そ逃虒W(xué)登記表設(shè)置在人事檔案中，將全體教職工教學(xué)工作開展情況全面反映出來，同時(shí)設(shè)立教職工學(xué)術(shù)研究?jī)?nèi)容，將教職工學(xué)術(shù)能力與地位準(zhǔn)確反映出來。在中小學(xué)教職工人事檔案中，還要增加教職工進(jìn)修、獎(jiǎng)勵(lì)等內(nèi)容，便于學(xué)校了解教職工的繼續(xù)教育情況。通過在以往的教職工人事檔案中補(bǔ)充以上內(nèi)容，可以將所有教職工教育教學(xué)水平全面準(zhǔn)確反映出來，為中小學(xué)教職工隊(duì)伍建設(shè)、教職工評(píng)價(jià)等工作的開展提供可靠依據(jù)，并增強(qiáng)全體教職工的競(jìng)爭(zhēng)意識(shí)，促進(jìn)學(xué)校的良性發(fā)展。

（二）建立完善的信息化數(shù)據(jù)庫(kù)。中小學(xué)要想提升教職工人事檔案管理工作水平，必須將現(xiàn)代化信息技術(shù)與手段充分利用起來，盡快建立人事檔案信息化數(shù)據(jù)庫(kù)。人事檔案管理部門要結(jié)合學(xué)校相關(guān)管理制度與規(guī)定，借助先進(jìn)的信息化軟件，采集和登記教職工人事信息，這樣可以保證人事檔案的完整性。采集的檔案信息要完整和真實(shí)，人事檔案管理人員要定期補(bǔ)充與更新學(xué)校網(wǎng)站中的人事信息，學(xué)校也要認(rèn)真審核，嚴(yán)格設(shè)置訪問權(quán)限，防止數(shù)據(jù)信息被人為更改。中小學(xué)教職工人事檔案應(yīng)實(shí)行動(dòng)態(tài)化管理，確保能夠及時(shí)更新教職工人事檔案，不斷完善人事檔案信息數(shù)據(jù)庫(kù)，便于今后教職工人事檔案的管理與利用。

（三）做好人事檔案管理的安全工作。在中小學(xué)教職工人事檔案管理工作中，還要加強(qiáng)安全管理，及時(shí)消除存在的人事檔案安全問題。學(xué)校要加強(qiáng)對(duì)教職工人事檔案知曉人員的管理，尤其是對(duì)于一些涉密科研教職工人事檔案而言，防止無關(guān)人員接觸。學(xué)校要增加資金投入，建設(shè)專門的人事檔案室，防火、防盜及防霉等措施要做到位，在計(jì)算機(jī)或硬盤中存儲(chǔ)的教職工人事檔案信息，必須定期進(jìn)行殺毒、升級(jí)和更新，為計(jì)算機(jī)的運(yùn)行提供安全保障。此外，學(xué)校還要加大教職工人事檔案信息網(wǎng)絡(luò)發(fā)布的管理力度，嚴(yán)格禁止外帶移動(dòng)硬盤，防止泄露人事檔案信息。學(xué)校要盡快建立人事檔案信息查詢系統(tǒng)，合理設(shè)置相關(guān)部門及個(gè)人的訪問權(quán)限，通過網(wǎng)絡(luò)平臺(tái)，掌握教職工檔案信息，在規(guī)定范圍內(nèi)公開人事檔案信息。如此一來，既能夠有效簡(jiǎn)化檔案的收集、整理、保管和檢索工作，讓檔案管理人員從繁雜的工作中解放出來，還能夠?yàn)槿耸鹿ぷ魈峁└訙?zhǔn)確、快捷和全方位的服務(wù)。

（四）提高管理人員的綜合素質(zhì)。對(duì)于中小學(xué)教職工人事檔案管理工作而言，應(yīng)該充分意識(shí)到人事檔案的重要性，了解其保密性、嚴(yán)密性和特殊性特征。一是檔案管理人員必須認(rèn)識(shí)到教職工人事檔案與一般性檔案材料的不同，需要準(zhǔn)確記錄建檔人員的真實(shí)信息與情況，不能出現(xiàn)失誤與差別。對(duì)此中小學(xué)教職工人事檔案管理人員要保持嚴(yán)謹(jǐn)?shù)墓ぷ鲬B(tài)度，工作中能夠認(rèn)真核對(duì)檔案信息，確保檔案資料的完整性與真實(shí)性；二是中小學(xué)教職工人事檔案管理人員要有較高的政治素質(zhì)，遵守職業(yè)道德規(guī)范，工作中嚴(yán)格落實(shí)《中華人民共和國(guó)檔案法》相關(guān)規(guī)定，認(rèn)真做好教職工人事檔案的收集、分類、整理和建檔工作，避免出現(xiàn)虛假檔案信息。在申請(qǐng)與利用人事檔案的過程中，必須根據(jù)規(guī)定手續(xù)流程辦理，防止非法分子利用教職工人事檔案，保障檔案資料的安全；三是檔案管理人員要加強(qiáng)學(xué)習(xí)，豐富檔案管理專業(yè)知識(shí)，掌握更多現(xiàn)代信息技術(shù)與手段，提升檔案管理工作效率，滿足社會(huì)發(fā)展需求。

總之，在網(wǎng)絡(luò)計(jì)算機(jī)技術(shù)不斷革新的過程中，帶動(dòng)了平臺(tái)數(shù)據(jù)處理技術(shù)的發(fā)展，社會(huì)各界通過對(duì)信息技術(shù)的運(yùn)用，實(shí)現(xiàn)了工作效率與質(zhì)量的提升。通過對(duì)這個(gè)平臺(tái)的利用，能夠?qū)⒏嘈畔⒒Y料提供給人們，加快推進(jìn)我國(guó)信息化建設(shè)進(jìn)程。因此在中小學(xué)教職工人事檔案管理中，要充分發(fā)揮出信息技術(shù)的作用，積極創(chuàng)新人事檔案管理模式，妥善保存檔案資料，提升檔案管理工作水平。

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