陳海鷗

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檔案信息化系統(tǒng)的資源組織與管理研究

陳海鷗

【摘 要】對于檔案信息化系統(tǒng)的資源組織和管理一直是實現(xiàn)現(xiàn)代化檔案管理中的重要工作。本文主要探究了檔案信息資源的組織以及信息檔案系統(tǒng)的建設與管理策略。

【關鍵詞】檔案信息化 系統(tǒng) 資源 數(shù)字化 管理

21世紀，信息技術席卷全球，并迅速與社會生產(chǎn)和人類生活的各個方面進行交叉融合，在信息化時代背景下，實現(xiàn)檔案管理的信息化，是檔案管理發(fā)展的必然趨勢。對于檔案信息化系統(tǒng)的資源組織和管理一直是實現(xiàn)現(xiàn)代化檔案管理中的重要工作。本文主要探究了檔案信息資源的組織以及信息檔案系統(tǒng)的建設與管理策略。

一、檔案信息化系統(tǒng)的資源組織

（一）檔案數(shù)字化的基本原則

檔案數(shù)字化，是檔案信息化系統(tǒng)的資源組織形式，也是唯一的組織形式。在進行檔案數(shù)字化的操作過程中，需要把握以下三個基本原則：

安全性原則：主要包括對原有檔案元件的安全，在數(shù)字化過程中，需要對各類檔案遠近進行掃描、拆閱等，不能夠因為數(shù)字化資源操作，就對原件造成污染、破損以及毀壞。同時還需要保證原件與信息資源的一致性，盡可能地降低信息的失真情況。

規(guī)范性原則：對檔案資源的數(shù)字化組織，需要嚴格按照各方統(tǒng)一并且認可的規(guī)范與標準對檔案信息進行數(shù)字化轉換，要確保檔案數(shù)字化形式能夠進行有效的信息傳遞，要符合對檔案信息需求的各方主體對信息化資源的標準。

高效性原則：對于檔案資源的數(shù)字化工作，是一項工作量極大的工程，在實踐過程中，應該根據(jù)檔案管理的特點，對于數(shù)字化資源組織進行有效的工作規(guī)劃，在確保數(shù)字化過程的質(zhì)量達標的情況下提升效率，應該注重整體工作的相互協(xié)作性，避免重復拖沓，降低工作效率。

（二）檔案資源的數(shù)字化處理

對于紙質(zhì)檔案的數(shù)字化處理，通常是采用直接掃描的方式進行，主要利用掃描儀進行數(shù)字化處理。應該在數(shù)字化處理之前，做好充足的準備工作，在處理過程中，要根據(jù)檔案的紙張、等級、紙質(zhì)材料大小選擇不同的掃描儀器，確保對紙質(zhì)文件的安全無損的數(shù)字化處理。對于掃描后得到的圖像數(shù)據(jù)，應該按照規(guī)范進行命名、存儲，也可以按照常規(guī)的閱讀習慣對圖像進行一些基本的調(diào)整。

對于音頻檔案的數(shù)字化處理，就是用數(shù)字來表示音頻檔案信息，即將音頻檔案中的聲音信號進行數(shù)字化處理。目前，最常見的方法是通過脈沖編碼調(diào)制PCM來實現(xiàn)，數(shù)字化處理過程中，主要采用的工具為多媒體計算機、音頻制作軟件等，其基本流程：修復準備——參數(shù)調(diào)試——轉錄——質(zhì)量審聽。

對于視頻檔案的數(shù)字化處理，視頻檔案數(shù)字化的硬件設備主要包括放像設備、視頻采集設備、編輯設備、存儲設備等；視頻檔案數(shù)字化的軟件設備主要包括采集軟件和編輯軟件。

二、檔案信息化系統(tǒng)的建設與管理

（一）檔案信息化系統(tǒng)建設策略

第一，要著重抓好數(shù)據(jù)庫建設，檔案信息化系統(tǒng)從總體上看仍處于由文件處理向信息管理系統(tǒng)的過渡階段，完成這一步的關鍵在于數(shù)據(jù)庫建設。對于檔案信息化系統(tǒng)平臺的建設過程而言，數(shù)據(jù)庫建設是基礎也是核心，要根據(jù)檔案信息化的具體要求和目標建設處科學、不同類型的數(shù)據(jù)庫。尤其是在現(xiàn)階段檔案信息海量存儲的特點下，更應該做好相關檔案信息的分類工作。

第二，科學的選用建設技術路線，隨著網(wǎng)絡技術的不斷更新，對于檔案信息化的建設過程來說，并不一定需要利用到最新的網(wǎng)絡架構，其首先考量的是系統(tǒng)整體的安全性，與此同時，還需要考量到對檔案信息化系統(tǒng)使用者、適用對象的技術適應性。在建設技術路線選擇上，應該在保證整體建設的質(zhì)量達標的情況下推行新技術，但不能夠單純地為了推行新技術，而不顧檔案信息化平臺的特點。

第三，統(tǒng)一檔案信息標準和規(guī)范，目前，檔案信息化系統(tǒng)的現(xiàn)狀是檔案標準化、規(guī)范化滯后和應用軟件管理混亂、硬件功能未能充分發(fā)揮。設定檔案信息化建設的目標、方案，必須立足于社會的檔案信息需求，制訂相應的建設規(guī)劃，建立健全的、標準的和規(guī)范的檔案業(yè)務。

（二）檔案信息化系統(tǒng)的管理策略

第一，加強對檔案部門人力資源的信息化技術培養(yǎng)，作為檔案信息化系統(tǒng)建設的主體，提升相關人員的信息化技術水平十分重要。一方面，檔案部門應該設立專門的檔案信息系統(tǒng)建設部門，主要負責檔案信息系統(tǒng)的建設和日常管理。另一方面，檔案管理部門應該通過持續(xù)的培訓、實踐來提升基層人員的信息技術能力。

第二，改進檔案信息化管理體制，首先，應該加快對檔案部門的信息化硬件設備的建設，應該根據(jù)實際需求，按照相關標準要求進行辦公室自動化建設，創(chuàng)造一個良好的檔案信息化管理的環(huán)境。其次，還要實現(xiàn)對檔案信息系統(tǒng)的集中式管理，不能夠不能各行其是、自建系統(tǒng)，造成信息分割和資源浪費。

三、結語

新形勢下，檔案管理已經(jīng)不再是一個單獨的問題，而是一個集合了多種新技術的綜合性學科。檔案信息化管理是現(xiàn)代化檔案管理發(fā)展的必然趨勢，想要進一步的提升檔案信息化系統(tǒng)的社會應用效率，就必須要做好檔案信息化系統(tǒng)的建設和管理工作，繼而實現(xiàn)檔案工作各個環(huán)節(jié)計算機化和檔案工作現(xiàn)代化。

參考文獻：

［1］金更達，何嘉蓀.基于元數(shù)據(jù)的電子文件集成管理與服務研究.檔案學通訊，2015（5）：59.

［2］陳芙蓉，馬仁光.海量存儲體系在數(shù)字檔案館建設中的作用［J］.中國檔案，2015（5）：54～55.

作者單位：（承德市衛(wèi)生和計劃生育委員會）