文/新疆伊犁新源縣人力資源和社會保障局　劉何明

淺談新時期如何加強縣級人力資源和社會保障檔案的管理工作

文/新疆伊犁新源縣人力資源和社會保障局劉何明

根據(jù)筆者十幾年檔案管理的經(jīng)驗，通過分析目前縣級人力資源和社會保障檔案的管理現(xiàn)狀，對新時期如何加強人社系統(tǒng)的檔案管理工作提出了幾點意見和建議。

民生檔案；干部人事檔案；流動人員人事檔案；社會保險檔案；電子信息化

縣級人力資源和社會保障檔案主要包括社會保險檔案、干部人事檔案、人力資源市場人事檔案和文書檔案四個方面的檔案，人力資源和社會保障檔案的管理，是將有關(guān)人力資源和社會保障檔案的收集、整理、保管、鑒定、統(tǒng)計和提供利用的一項基礎(chǔ)性工作，它是為人事人才和社會保障各項事業(yè)服務(wù)的工作，更是關(guān)乎民生的重大問題，由于人社檔案的服務(wù)和管理對象比較廣泛，檔案信息資源龐大、項目繁多，檔案管理工作面臨著很大的挑戰(zhàn)。在新時期下只有實現(xiàn)對檔案的有效管理，才能最大程度發(fā)揮和體現(xiàn)人社檔案的功能作用。

一、配強配齊檔案員，加強對檔案業(yè)務(wù)知識的學(xué)習(xí)、提升檔案人員綜合素質(zhì)

人是社會生產(chǎn)力的第一要素，加強檔案管理人員的思想素質(zhì)和業(yè)務(wù)素質(zhì)，是做好檔案管理工作和服務(wù)質(zhì)量的決定因素，檔案人員綜合素質(zhì)的高低直接影響著檔案業(yè)務(wù)工作的效率、水平和質(zhì)量，因而對檔案工作整體效能的發(fā)揮有著無可替代的作用。人社系統(tǒng)的檔案項目種類多、業(yè)務(wù)量大，不僅僅要有一個好的專職檔案員做好監(jiān)督指導(dǎo)培訓(xùn)工作，還需要各個業(yè)務(wù)科室兼職檔案員的密切配合，才能做到檔案材料的應(yīng)收盡收、保質(zhì)保量地完成檔案收集、整理和歸檔工作。

二、扎實開展縣級人社局民生檔案的收集、開發(fā)利用和服務(wù)工作

近年來隨著對農(nóng)民工問題的重視和我國勞動保障方面的法律法規(guī)的日趨完善，各種勞動人事糾紛不斷涌現(xiàn)，并呈現(xiàn)出逐年上升的趨勢。與企業(yè)和農(nóng)民工有密切聯(lián)系的勞動監(jiān)察、勞動仲裁以及工傷認(rèn)定檔案也在日益增多，其重要性也逐漸地突現(xiàn)出來，除了嚴(yán)格遵循一案一卷、及時規(guī)范的檔案整理原則外，還應(yīng)注意對有價值的各種圖表、聲像、證物等材料的收集和保存，我們一般只注重文件資料的收集容易忽略對這些資料的收集整理。同時也應(yīng)加強對于勞動力轉(zhuǎn)移、就業(yè)培訓(xùn)、勞動技能鑒定工作中產(chǎn)生的圖表、聲像材料的收集與整理，開展這些業(yè)務(wù)的基礎(chǔ)數(shù)據(jù)匯編工作，為領(lǐng)導(dǎo)決策提供依據(jù)，為本局工作留下珍貴的歷史資料，同時積極開發(fā)關(guān)于就業(yè)、創(chuàng)業(yè)、人事人才服務(wù)工作的提供利用工作。

縣級人社系統(tǒng)的人事審批工作，是一項政策性和專業(yè)性都很強的工作，近年來各單位的人員調(diào)整和工作調(diào)動都比較頻繁，當(dāng)新的工作人員接手新的人事審批工作時，對政策的了解和專業(yè)性都不強，需要大量的人事審批工作翔實的政策依據(jù)，需要我們檔案室積極開展為各項人事審批工作需要的文件資料匯編工作，比如，將歷年由國家和上級部門下發(fā)的工資福利調(diào)整、養(yǎng)老退休政策、社會保險政策等的相關(guān)政策性文件做成資料匯編，不僅可以解決日常的人事審批工作，同時也為人社系統(tǒng)解決信訪案件檔案提供政策依據(jù)。

三、以干部人事檔案專項審核工作為契機，做好干部人事檔案的人事信息數(shù)據(jù)庫的建設(shè)工作

干部人事檔案記錄著一個人從學(xué)校到各個工作崗位以及人生經(jīng)歷，不僅要收集整理紙質(zhì)材料，更需要積極的提供利用。在檔案管理日常工作應(yīng)該做到四個不：不散（不使檔案分散）、不亂（不使檔案互相混亂）、不丟（檔案不丟失不泄密）、不壞（不使檔案遭到損壞）。要做到以上四個不，最重要的是減少對檔案的查閱和使用，通過干部人事檔案專項審核工作，進一步加大對人事檔案材料的收集和整理工作，同時將形成的關(guān)于每個干部的三齡二歷一身份，以及日常干部人事審批工作中需要的必要的信息數(shù)據(jù)錄入干部信息數(shù)據(jù)庫中，以方便干部人事審批工作的需求。

四、進一步加強對流動人員和下崗企業(yè)職工的人事檔案管理服務(wù)信息化建設(shè)

人力資源市場檔案主要有應(yīng)歷屆畢業(yè)的學(xué)生檔案、破產(chǎn)和下崗企業(yè)職工檔案，目前縣級人力資源市場檔案的管理僅限于對學(xué)生檔案的存取，對退休企業(yè)職工檔案的存取，并沒有開展流動人員檔案數(shù)字化、信息化、資源共享、異地查詢、統(tǒng)計分析功能，應(yīng)當(dāng)建立流動人員人事檔案基本情況定期統(tǒng)計分析和信息報送制度，全面及時掌握流動人員數(shù)量、結(jié)構(gòu)、分布、流向等情況，做好畢業(yè)大學(xué)生的學(xué)歷信息、就業(yè)信息的統(tǒng)計情況，為企業(yè)招聘提供第一手的人才信息服務(wù)，為流動人員和企業(yè)做好服務(wù)工作。

五、進一步加強對社會保險檔案的電子信息化技術(shù)建設(shè)

近幾年，隨著社會的發(fā)展和國家加大對民生問題的重視和投入，社會保險的業(yè)務(wù)已經(jīng)由最初的城鎮(zhèn)職工養(yǎng)老保險、醫(yī)療保險、失業(yè)保險、生育保險、工傷保險業(yè)務(wù)，發(fā)展增加到現(xiàn)在的城鄉(xiāng)居民養(yǎng)老保險、城鄉(xiāng)居民醫(yī)療保險、失地農(nóng)民養(yǎng)老保險、機關(guān)事業(yè)單位養(yǎng)老保障業(yè)務(wù)，由于它涉及面廣，人員數(shù)量多，專業(yè)性強，工作環(huán)節(jié)多，業(yè)務(wù)管理繁雜，辦理過程中產(chǎn)生的業(yè)務(wù)檔案的數(shù)量也很龐大。隨著現(xiàn)代信息技術(shù)的發(fā)展，以往的檔案管理手段顯得相對滯后。如何將檔案管理融入現(xiàn)代化科技之中，發(fā)揮科技優(yōu)勢，更快、更便捷地搞好檔案服務(wù)，是我們面對的緊迫問題。電子信息化的建設(shè)可以極大地減少社會保險檔案紙質(zhì)材料的儲存量，更方便、快捷、準(zhǔn)確的查詢和利用社保信息。