文/上海無(wú)線電設(shè)備研究所　馬瀟霄

淺談文書檔案信息化的有效性

文/上海無(wú)線電設(shè)備研究所馬瀟霄

本文從文書檔案信息化相較于傳統(tǒng)文書檔案的優(yōu)勢(shì)、文書檔案信息化面臨的問(wèn)題及解決方式等方面解讀文書檔案信息化的有效性。

文書檔案；信息化；有效性

在辦公室業(yè)務(wù)中，文書檔案記載著企業(yè)的歷史過(guò)程。文書檔案工作者搜集、編制、處理大量的文書以及整理歸檔檔案材料，過(guò)程中包含著大量的數(shù)據(jù)信息。若只依靠傳統(tǒng)的人工整理方式，不僅無(wú)法按時(shí)按量完成工作，而且對(duì)文書檔案的檢索、利用等方面也有著巨大的局限性。隨著時(shí)代的高速發(fā)展，信息化越來(lái)越深入職場(chǎng)人士方方面面，企業(yè)的信息化程度越高，越能提高管理的有效性。以下從幾方面論證信息化時(shí)代背景下文書檔案信息化的有效性。

一、 文書檔案信息化使工作更加高效

（一）利用辦公系統(tǒng)處理公文，提高效率。

1.起草、修改環(huán)節(jié)。傳統(tǒng)文書檔案的手工抄寫，易造成公文卷面不清潔，精準(zhǔn)度不高，且浪費(fèi)較多資源等問(wèn)題。在信息化時(shí)代下，利用網(wǎng)絡(luò)、辦公系統(tǒng)處理公文，可以在同一頁(yè)面反復(fù)修改，減少資源浪費(fèi)。

2.閱示過(guò)程。涉及的閱示人員可以是一個(gè)或多個(gè)。按照傳統(tǒng)方式，每份公文需要工作人員逐一跟蹤，面對(duì)面交接，處理周期長(zhǎng)且不穩(wěn)定，而現(xiàn)在只需利用辦公系統(tǒng)可以將公文同時(shí)分發(fā)至多個(gè)閱示人員，使閱示方式更靈活有效。節(jié)約了人力資源，減少了時(shí)間浪費(fèi)。

（二）辦公系統(tǒng)與檔案系統(tǒng)有機(jī)結(jié)合，歸檔工作快速準(zhǔn)確。傳統(tǒng)文書檔案的立卷歸檔要求收集信息完整、齊全，避免漏寫、漏抄，字跡清晰，分類、統(tǒng)計(jì)準(zhǔn)確無(wú)誤。過(guò)多依賴手工操作，工作開展較困難。通過(guò)信息化手段，將文書檔案立卷歸檔與辦公系統(tǒng)以及檔案系統(tǒng)有機(jī)結(jié)合，將辦公系統(tǒng)中的公文原樣導(dǎo)入檔案系統(tǒng)，利用網(wǎng)絡(luò)和數(shù)據(jù)庫(kù)所具有的信息檢索、分類、存儲(chǔ)和統(tǒng)計(jì)功能，使公文從起草階段就納入檔案管理環(huán)節(jié)，做到公文到檔案的及時(shí)、完整且分類準(zhǔn)確，減去了實(shí)體文件的搜集、對(duì)照等諸多環(huán)節(jié)，提高了歸檔管理效率。

（三）電子文檔保存更穩(wěn)定。

1.檔案保存對(duì)比。紙質(zhì)檔案是傳統(tǒng)檔案工作的主要形成形式。紙質(zhì)文檔難以長(zhǎng)期保存，一些珍稀檔案損壞無(wú)法再生，會(huì)帶來(lái)巨大的損失。當(dāng)文書檔案采取信息化管理后，紙質(zhì)內(nèi)容轉(zhuǎn)變?yōu)閿?shù)字化和電子化，使文檔壽命無(wú)限期延長(zhǎng)。隨著現(xiàn)代信息技術(shù)的進(jìn)步，文件的存儲(chǔ)技術(shù)日益完善，如硬盤備份、磁盤陣列存儲(chǔ)和網(wǎng)絡(luò)云技術(shù)存儲(chǔ)等。這些新技術(shù)傳輸迅速且智能化較高，減少了人工干預(yù)造成的失誤。

2.檔案查詢優(yōu)勢(shì)。由于紙質(zhì)檔案數(shù)量巨大，按照傳統(tǒng)的方式查找檔案費(fèi)時(shí)費(fèi)勁。而現(xiàn)在利用文書檔案信息化手段，通過(guò)網(wǎng)絡(luò)檢索、分類方式，能快速精準(zhǔn)定位到檔案所在位置，減少紙質(zhì)檔案的翻查，也避免了傳統(tǒng)排隊(duì)查閱。極大地提高了工作效率。

（四）提高文件安全性。日常辦公文件數(shù)量龐大，按照傳統(tǒng)公文處理方式，公文積壓、傳遞不到位、遺失的情況時(shí)有發(fā)生。而文書檔案信息化，使文書檔案起草、發(fā)文、閱示、搜集、整理、歸檔、借閱有機(jī)結(jié)合為一體，各環(huán)節(jié)關(guān)聯(lián)。過(guò)程管理使公文有章可循，可控，保證了文書檔案的處理及時(shí)、合理、高效。

二、文書檔案信息化面臨的問(wèn)題

（一）文書檔案不規(guī)范?？陀^地說(shuō)，當(dāng)前公文并沒(méi)有完全統(tǒng)一格式。不同企業(yè)遵循的標(biāo)準(zhǔn)不一；人員對(duì)標(biāo)準(zhǔn)落實(shí)不到位；企業(yè)中部分不屬于文書類的文檔由于無(wú)處安放，被強(qiáng)制性納入文書檔案案卷管理；此外，文書檔案并沒(méi)有設(shè)置或者編制統(tǒng)一、系統(tǒng)的條碼，對(duì)其收編管理和操作的程序不一致，缺乏規(guī)范。

（二）計(jì)算機(jī)系統(tǒng)并非無(wú)懈可擊。以word形式保存下來(lái)的文書檔案，可能因操作人員的疏忽大意刪除或增加不必要的字符，造成原文失真，導(dǎo)致文書后續(xù)閱示、歸檔等環(huán)節(jié)不準(zhǔn)確。存儲(chǔ)文書檔案的載體也會(huì)遭遇網(wǎng)絡(luò)病毒或木馬攻擊，造成電子文件的損壞。

（三）技術(shù)革新急需提高管理人員業(yè)務(wù)水平。各個(gè)企業(yè)都在力求管理上的信息化，以便提高效率，減少成本。然而信息化程度越高，對(duì)文書檔案工作人員業(yè)務(wù)能力要求越高，現(xiàn)有的文書檔案人員并非都精通于各個(gè)辦公軟件的使用，或者知之較少，不能有效發(fā)揮信息化的作用。

三、對(duì)存在問(wèn)題的應(yīng)對(duì)建議

規(guī)范公文撰寫、歸類的標(biāo)準(zhǔn)，落實(shí)到各企業(yè)相關(guān)人員，做好每一份公文從擬稿到歸檔的全過(guò)程控制，及時(shí)歸檔新生成的文書檔案，同時(shí)對(duì)已有的文書檔案數(shù)據(jù)庫(kù)進(jìn)行定期檢查和維護(hù)；企業(yè)加大基礎(chǔ)技術(shù)設(shè)備投入，為文書檔案管理信息化建設(shè)提供先進(jìn)、穩(wěn)定的技術(shù)設(shè)備保障；加強(qiáng)文書檔案管理人員隊(duì)伍建設(shè)，通過(guò)適當(dāng)?shù)呐嘤?xùn)加強(qiáng)文書檔案管理人員業(yè)務(wù)水平，同時(shí)制定合理的考核獎(jiǎng)懲機(jī)制，提高人才隊(duì)伍的積極性、能動(dòng)性。

四、結(jié)語(yǔ)

文書檔案工作的信息化，對(duì)傳統(tǒng)的文書檔案工作是一項(xiàng)革命性的變革，是時(shí)代發(fā)展的必然趨勢(shì)?，F(xiàn)代文書檔案人員要利用好信息化的途徑，改變傳統(tǒng)的文書檔案工作思維，提高自身能力，學(xué)習(xí)現(xiàn)代信息化帶來(lái)的便捷、高效。在工作實(shí)踐中深入研究思考文書檔案信息化的有效性，產(chǎn)生更有價(jià)值、更具創(chuàng)造性的效能。

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