文/福建省寧德市霞浦縣城建檔案室 曾秋

強化重點建設項目檔案管理 提升歸檔率措施分析

文/福建省寧德市霞浦縣城建檔案室 曾秋

重點建設項目檔案管理是工程管理的重要內容之一，現(xiàn)階段部分項目存在歸檔率偏低的突出問題，檔案管理不到位，使后續(xù)改擴建工程及項目日常管理陷入被動。本次研究圍繞重點建設項目檔案管理展開，對提升歸檔率措施展開探討。

重點建設項目；檔案管理；歸檔率

隨著我國經(jīng)濟社會的快速發(fā)展，重點建設工程項目日益增多，這類工程影響面大、投資總額高。強化重點建設項目檔案管理是完善工程項目后期管理，記錄建設項目推進過程程序的必要舉措，更為重要的則是，檔案管理是確保建設項目后期改擴建工程順利進行的關鍵依據(jù)，同時項目檔案管理也是項目日常運維的主要運行支撐。為有效強化建設領域的檔案管理工作，我國先后出臺了一系列關于城建檔案管理的法律、法規(guī)和文件規(guī)章，對重點建設項目檔案管理工作提出新的要求。就實際情況來看，通過法律約束和政策的引導，重點建設項目檔案管理取得了一定突破，但總的歸檔情況不容樂觀，重點建設項目的歸檔率依然偏低，歸檔規(guī)范性和實效性較差。

一、重點建設項目檔案管理重要性分析

重點建設項目檔案管理的重要性較為突出，通常情況下這類工程項目多為政府性重大或重點投資項目，項目關乎國計民生，有助于推動經(jīng)濟社會發(fā)展。根據(jù)重點建設項目檔案管理的實際特點和特征，其實際的檔案管理重要性體現(xiàn)在三方面：

（一）重點建設項目檔案管理有助于項目后期管理。通過有效歸檔立卷，重點建設項目的檔案管理將形成體系化管理，進而為后續(xù)工程的改擴建或者日常管理提供必要的數(shù)據(jù)和信息依據(jù)，使后續(xù)工作更加規(guī)范和高效。

（二）重點建設項目檔案管理有助于資金監(jiān)管。對建設項目各類資料進行收集整理，可以使后期工程審計更加順利，對工程投資的事項和內容有清晰判斷，確保項目投資的規(guī)范性和合理性，避免資金流失。

（三）重點建設項目檔案管理有利于經(jīng)驗總結和推廣。

重點建設項目往往投資總量大，建設周期強，工程有一定代表性。因此做好相應檔案管理有利于后期成果的借鑒，有助于建設管理經(jīng)驗的總結和推廣，實現(xiàn)以點帶面。

二、導致重點建設項目檔案管理歸檔率低的原因分析

造成重點建設項目檔案管理歸檔率偏低的主要原因集中在多方面，其中以歸檔意識不強、歸檔專業(yè)化水平不高等原因最為突出。

（一）歸檔意識不強導致項目檔案管理停滯不前。重點建設項目的建設周期長，在項目建設過程中，如果缺乏足夠的歸檔意識，則容易導致后期檔案資料出現(xiàn)缺失和損毀情況。部分企業(yè)存在著重建設管理，輕視檔案管理的情況。只是在項目竣工驗收前，才集中組織人員進行突擊的檔案收集整理，在這種突擊式工作模式下，檔案的完整性、準確性，甚至真實性都難以得到保障。同時在項目進行過程中，檔案管理人員經(jīng)常性調換，相應的檔案管理交接制度和手續(xù)不全，也使檔案管理工作銜接不暢?？偟膩砜?，歸檔意識不強直接導致了重點建設項目檔案管理工作停滯不前。

（二）歸檔專業(yè)化水平不高，降低了歸檔實效性和準確性。在重點建設項目啟動之初，成立的建設項目指揮部等管理機構通常是由各部門抽調人員臨時組成。工程建設完畢后，指揮部等機構解散，相應管理權限則轉移到后期管理運維部門?？梢?，在重點建設項目中，部分項目配備具備專業(yè)能力和素質的檔案管理員，檔案管理人員通常身兼數(shù)職，多重因素直接導致了建設項目資料收集和整理工作與建設進度脫節(jié)，歸檔資料存在內容缺項、漏項、簽章手續(xù)不完善、隱蔽工程驗收記錄不準確、整理程序不規(guī)范等突出問題，進而導致管理實效性和準確性下降。

三、強化重點建設項目檔案管理，提升歸檔率措施

加強重點建設項目檔案管理工作，進一步提升歸檔率，符合當前發(fā)展實際需要，有助于工程建設項目的規(guī)范化建設和后期項目的長效化管理。

（一）強化歸檔責任意識構建相應制度體系。在建設項目啟動之初，項目管理方就要圍繞檔案管理開展相應的具體工作。在實際歸檔過程中要突出歸檔責任意識，結合法律法規(guī)和規(guī)章的強制規(guī)定，優(yōu)化和調整項目內部歸檔制度，進而逐漸形成制度體系，使歸檔工作成為常態(tài)，做到及時歸檔、定期歸檔，形成考核檢查機制，除了城建部門例行檢查外，加強內部監(jiān)管，使歸檔立卷工作成為常態(tài)，繼而提升歸檔率。

（二）提升檔案管理專業(yè)化水平落實創(chuàng)新管理。重點建設項目檔案管理專業(yè)化水平的提升是確保檔案管理取得長效、保持常態(tài)的關鍵之舉。建設項目管理方要通過引入信息化管理技術和數(shù)字化歸檔措施，使檔案管理工作的創(chuàng)新性得到體現(xiàn)，逐步落實創(chuàng)新管理。項目方要做好檔案管理人員的教育培訓，使其掌握必要的專業(yè)技能和知識，使相應的檔案管理工作能夠突出系統(tǒng)化和規(guī)范化，使歸檔立卷工作取得實效。

四、結語

重點建設項目檔案管理要突出實效性和專業(yè)性，圍繞人員責任意識強化和檔案管理制度優(yōu)化及檔案管理技術創(chuàng)新等方面展開具體工作，進而使檔案管理取得新突破，為后期工作打好基礎。

［1］周曉紅.淺議開發(fā)區(qū)重點工程建設項目檔案工作［J］.辦公室業(yè)務，2013（12）.