文/江蘇蘇州吳江區(qū)震澤初級中學 鈕新妹

淺談有效提升農(nóng)村初中檔案管理效能的對策

文/江蘇蘇州吳江區(qū)震澤初級中學 鈕新妹

農(nóng)村初中檔案管理是學校管理工作的重要組成部分，是學校工作的真實寫照。加強學校檔案建設，對于規(guī)范學校管理工作，提升學校工作的過程管理有著重要意義。我們要充分研究當前農(nóng)村初中學校檔案工作的問題，制定好中小學校檔案工作的對策，有效提升檔案管理的效能。

農(nóng)村初中；檔案管理；效能；對策

隨著蘇州地區(qū)經(jīng)濟快速的發(fā)展，學校檔案建設取得了極大地進步。但是，由于受傳統(tǒng)觀念、領導不重視、專業(yè)人員缺乏等因素的影響，農(nóng)村初中檔案的管理與利用效能還很低。學校檔案是一所學校管理、教學、教研、學生等活動中的直接體現(xiàn)，它真實、完整、系統(tǒng)地反映了學校各項工作活動，是學校一切工作的綜合反映。為此，我們既要充分認識檔案工作的重要作用，又要研究當前農(nóng)村初中檔案工作中普遍存在的問題，制定做好學校檔案工作的對策，有效提升學校檔案管理水平與效能。下面，筆者根據(jù)自身多年來從事檔案管理的工作實踐，就提升農(nóng)村初中檔案管理的效能談自己一些粗淺的看法。

一、當前農(nóng)村初中檔案管理的現(xiàn)狀

（一）學校重視不夠，檔案意識淡薄。目前，很多農(nóng)村初中學校的管理者并沒有真正認識到學校檔案管理的重要性，對學校檔案管理普遍采取“上面檢查就做，不檢查就聽之任之”的態(tài)度，普遍缺少一個健全的學校檔案制度。再加上初中學校繁重的教學任務，導致學校各科室不能及時地提交各類檔案材料，結果到每次學期結束時，檔案室催交了，才上交檔案材料，從而導致檔案的收集拖拖拉拉，有些重要材料找不到，找不全，這樣也使得歸檔的材料缺乏完整性和系列性，質(zhì)量不是很高。

（二）專業(yè)人員缺乏，管理理念滯后。當前，影響農(nóng)村中學檔案管理建設的一個很重要也很現(xiàn)實的問題是專業(yè)檔案老師的缺乏。在筆者調(diào)查中發(fā)現(xiàn)許多農(nóng)村初中學校往往是學校安排快要退休的教師或者身體不好的教師或者學校認為教學質(zhì)量相對比較差一點的教師來管理檔案室。由于他們對檔案管理業(yè)務本身懂得少，再加上工作上缺少必要的熱情與積極性，在工作中采用傳統(tǒng)操作方式、缺少檔案管理的能力與動力，嚴重制約著學校檔案管理水平的提高。

（三）檔案資料不全，管理手段落后。眾所周知，學校檔案應為學校發(fā)展留下生動的軌跡，應該客觀完整記錄下學校各項工作。但在農(nóng)村初中中傳統(tǒng)慣有的做法是：各科室將各自有用的材料籠統(tǒng)的地集中在自己的科室，檔案保管各自為政，使得學校各科室與檔案室工作嚴重脫節(jié)，即使檔案工作人員到各科室去收集，各科室教職工也是貪圖一時之便，隨便上交點材料進行應付。這樣，缺少必要的管理機制，檔案的錯歸錯放、隨意歸檔、缺失散失嚴重。

二、有效提升農(nóng)村初中檔案管理效能的對策

（一）加強重視，提升檔案管理水平。首先，學校要加強重視，充分認識到檔案管理是學校的一項基礎性工作，及時制定好學校檔案管理的各種規(guī)章制度。其次，學校要根據(jù)實際情況，明確各行政科室負責上交檔案的人員，負責及時上交本科室的日常檔案。再次，學校檔案員要加強督促，催繳檔案，定期對各科室負責檔案的人員召開學習會，學習有關檔案管理辦法和歸檔文件整理規(guī)則，并根據(jù)工作中出現(xiàn)的新情況、新問題，提出要求，使他們慢慢熟悉檔案管理業(yè)務，為更科學、更規(guī)范做好學校的檔案工作打下基礎。

（二）把握標準，及時做好平時的工作。根據(jù)多年來的工作經(jīng)驗，筆者認為，只有扎扎實實、認認真真地做好平常工作檔案歸檔工作，才能更好地做好學校常規(guī)檔案資料的收集、整理、立卷、歸檔工作。例如，開學初，可以及時催繳學校各科室的工作計劃、教研組工作計劃、骨干教師成長計劃、班主任工作計劃等。將這些工作計劃收集整理好，等學期結束時與期末的各項工作、活動總結收集、分類進行裝訂。

（三）系統(tǒng)梳理，有序完成歸檔工作。每個部門每學期新形成的檔案都很多，我們對教育教學工作、管理工作中要注意對形成的各種文件資料進行系統(tǒng)梳理，理清各類文件資料之間的有機聯(lián)系，把同一事由且有著密切關聯(lián)的資料整理成一個有機的整體，把雜亂的文件資料整理成有序可查的檔案。對于需要經(jīng)過較長時間才能完成的工作，更是注意平時材料的積累，等活動一結束，就立即整理。

（四）信息化建設，提升檔案信息化水平。目前農(nóng)村初中學校大部分檔案載體仍然是以紙質(zhì)為主，傳統(tǒng)的檔案管理模式占用存放空間大，保管成本高，易磨損，并且檢索利用效率低，難以滿足人們?nèi)諠u增大的對信息資源的渴求。通過對紙質(zhì)檔案的數(shù)字化處理，利用電子檔案替代原件使用，實現(xiàn)了對檔案原件的有效保護。1.照片的數(shù)字化。將照片掃描成圖像輸入，刻成光盤保存，同時進行相應目錄數(shù)據(jù)輸入并與檔案管理軟件關聯(lián)。2.紙質(zhì)檔案數(shù)字化。通過計算機人工錄入或通過掃描儀掃描由字符識別軟件（OCR）識別，制成文本文件。

總之，建立健全學校檔案管理制度，形成先進的管理理念，制定科學的管理措施，能有效提升農(nóng)村初中檔案信息化管理水平和管理效能，同時也有利于學校對教師和學生的全面考核，有利于學校和老師查找和使用歷史資料，使學校進行更加合理的科學管理。

［1］馬春芳.論中學檔案管理的重要地位及加強檔案管理的有效途徑［J］.科技資訊，2006（02）.

［2］李紹云.新時期檔案管理工作中的問題研究及對策思考［J］.中外企業(yè)文化（下旬刊），2014（2）.

［3］陳小英.淺談我校學生檔案管理工作中的問題及建議［J］.科技創(chuàng)新導報，2009（19）.