文/后宰門社區(qū)衛(wèi)生服務中心 湯嚴

淺析現(xiàn)代檔案整理存在的問題及改進建議

文/后宰門社區(qū)衛(wèi)生服務中心 湯嚴

現(xiàn)代信息化的大力發(fā)展，很好地促進了檔案整理效率和質(zhì)量提升，為社會發(fā)展和政府決策提供了很好的信息資源，所以我們必須重視檔案管理工作，其中檔案整整工作由于工作量大和枯燥，使得整理問題很多，因此必須針對現(xiàn)代檔案整理探討更好的解決方案和改進方法。

現(xiàn)代檔案；檔案整理；問題；改進

一、檔案整理工作現(xiàn)存的問題

（一）檔案整理的意識薄弱。在政府部門和企業(yè)中，檔案整理工作是最起眼也不受重視的工作，它是所有日常工作的最后一個環(huán)節(jié)，所以導致檔案整理工作不被人們重視，工作成績自然不會很好。有部分人錯誤地以為檔案整理沒有什么技術(shù)含量，只是單一的體力勞動，不需要過多的投入人力和物力進行管理，這種不科學的認知使得檔案整理的重要性沒有被領導充分認識，甚至還有些人對檔案整理工作存有抵觸心理，認為這個工作意義不大，勞民傷財，這些都促使檔案整理工作推進困難。

（二）檔案整理缺乏方法。由于檔案整理工作者自身缺乏正確和科學的整理方法，使得他們質(zhì)疑檔案整理工作的重要性。領導認為檔案整理就是一般工作，不需要進行專門管理，一般都是安排一兩個人看管，再加上目前大部分企業(yè)的檔案整理方法依然沿襲傳統(tǒng)的整理辦法，都按照之前的老思想老辦法進行整理，得檔案整理工作不能與現(xiàn)代社會信息快速發(fā)展步伐一致，出現(xiàn)了格格不入的落后情形，傳統(tǒng)的檔案整理工作缺少信息化和數(shù)字化的管理，在高效的專業(yè)整理方面更是缺少方法。

（三）檔案整理缺乏規(guī)范流程。科學的檔案整理工作必須有科學的工作流程和操作手冊來輔助，但是目前大多企業(yè)的檔案整理缺乏這些工作流程和操作手冊，都是以人工的方式進行隨意性整理，不能體現(xiàn)檔案整理中的制度與規(guī)范性，使得檔案的實用價值大打折扣。

（四）傳統(tǒng)檔案整理技術(shù)有局限性。從目前的檔案整理開展工作來看，未來的發(fā)展方向是以檔案信息管理為主的，其實也是我們檔案整理工作的重點。目前檔案整理主要還是以紙質(zhì)檔案為主，傳統(tǒng)的整理方法都是通過時間進行檔案資料排序與排放，然后通過記錄體現(xiàn)檔案歷史聯(lián)系的傳統(tǒng)做法。這種傳統(tǒng)的做法暴露出越來越多的弊端，再加上大量的電子文檔，使得目前的檔案整理遇到很大阻礙，傳統(tǒng)的檔案整理方法已經(jīng)不能適用于當前的檔案整理需求，以電子檔案為例，其本身是存儲在電腦中的，其排列順序和位置都是由電腦通過一定邏輯自動生成的，這使檔案整理人員無法記錄該類電子檔案，所以傳統(tǒng)的檔案管理技術(shù)局限了檔案整理工作的順利開展。

二、現(xiàn)代檔案整理工作的改進建議

從以上分析看到，傳統(tǒng)的檔案整理技術(shù)已經(jīng)不能適應當前信息管理的步伐，尤其是面對電子檔案文件時，工作者完全沒有下手整理的方法，所以說傳統(tǒng)的檔案整理技術(shù)必須要進行改進了，在此之前要求工作人員必須先掌握先進技術(shù)，會利用這些科學載體去開展檔案整理工作。

（一）全面認識和理解檔案整理工作的內(nèi)容和性質(zhì)。在整理工作進行前應首先明確需要整理的檔案和資料對象，然后對缺少的資料進行記錄，所以必須使檔案整理工作人員的數(shù)量和質(zhì)量達到工作需求：

首先，這些工作人員的年齡結(jié)構(gòu)要科學，需要合理搭配經(jīng)驗豐富的老工作人員和無經(jīng)驗但掌握新事物較快的年輕工作人員比例，例如雖然有豐富的工作經(jīng)驗的老人，在接受專業(yè)技能培訓時的效果往往不如年輕人，而新參加檔案整理工作的人員雖然工作經(jīng)驗少，但是他們年輕可以快速接收新技術(shù)和新理念，所以在工作人員安排上，應合理搭配這些人員來進行檔案整理荼，必定能事倍功半。

其次，要求檔案整理的工作人員本身有一定的專業(yè)素養(yǎng)，同時還要保證專業(yè)的檔案整理工作人員的數(shù)量和質(zhì)量，如果人員數(shù)量和質(zhì)量達不到工作要求，就不能高效地完成檔案整理工作。

最后，提高檔案整理工作人員的工作意識，使他們端正檔案整理的工作態(tài)度。同時還應選擇科學的整理技術(shù)，改進目前使用的傳統(tǒng)檔案整理方法，例如可以多加以利用目前的網(wǎng)絡技術(shù)和計算機技術(shù)等。

（二）強化檔案整理人員的知識技能培訓。為了提高檔案的整理效率，必須先強化員工檔案整理的技能培訓，使他們在工作中能以更加科學和先進的方法去提高效率。實現(xiàn)這一目標的前提，應該是配備先進的工作設備,通過信息系統(tǒng)和查詢網(wǎng)絡等高科技設備投入，來提高員工檔案整理效率有效果，要求員工能熟練使用這些設備和系統(tǒng)。這樣才能促進案整理新技術(shù)的科學應用效率，而且有助于對檔案整理人員的思想與觀念進行改革。在管理人員的結(jié)構(gòu)調(diào)整上，必須多引入年輕的新鮮血液，使檔案整理工作實現(xiàn)知識化和專業(yè)化，極大地提高檔案整理水平。

（三）檔案整理信息化。目前的信息社會使得檔案管理的未來方向也開始向信息化方向發(fā)展，建立科學的信息化檔案整理系統(tǒng)需要從以下入手：

第一，條形碼和二維碼技術(shù)的利用。目前的條形碼應用已經(jīng)成為人們工作管理中必不可少的組成，二維碼隨著微信的普及也日漸成為信息管理的重要組成部分。我們的檔案整理工作可以有效利用條形碼和二維碼技術(shù)，通過掃描的形式快速尋找和存儲檔案資料，而且還利于日后的查詢。

第二，數(shù)據(jù)庫技術(shù)。目前的數(shù)據(jù)庫技術(shù) 相當成熟，這為檔案整理的電子信息化提供了重要手段。企業(yè)單位可通過建立檔案數(shù)據(jù)庫，將檔案整理電子化，簡化日后的管理與查 。第三，加強檔案管理的資金投入。要完善上文所 的設備，就應投入足夠的資金。

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