文/內(nèi)蒙古醫(yī)科大學附屬醫(yī)院副院長 楊建民

辦公自動化環(huán)境下醫(yī)院檔案管理研究

文/內(nèi)蒙古醫(yī)科大學附屬醫(yī)院副院長 楊建民

信息時代的到來促進了自動化技術的發(fā)展，辦公自動化也開始在各行各業(yè)中得到應用及推廣，在醫(yī)院中的檔案管理工作也受到了辦公自動化的影響，在這種環(huán)境下，醫(yī)院應該充分認識到自身檔案管理工作中存在的不足，通過辦公自動化的發(fā)展應用促進管理的科學化進步，使得醫(yī)院整體的檔案管理水平得到提升，為醫(yī)院的健康發(fā)展提供更好的檔案服務。

辦公自動化；醫(yī)院；檔案管理

醫(yī)院檔案管理工作的有效開展能夠為醫(yī)療服務以及設施配置等相關工作提供重要的參考信息，在辦公自動化環(huán)境下，醫(yī)院檔案管理也有了新的發(fā)展，其信息化、自動化的趨勢都更加明顯，在管理方法及思想上都有了一定程度的創(chuàng)新發(fā)展，使得醫(yī)院相關的檔案資料保存更加完整，信息的提取也更加準確，為醫(yī)院檔案管理水平的提升做出了非常大的貢獻。

一、醫(yī)院檔案管理的現(xiàn)狀分析

在當前的醫(yī)院檔案管理中其信息化程度仍然比較低，一部分醫(yī)院因為資金、技術等方面實力不足，對檔案管理工作存在較低的信息化認知水平，管理中涉及的軟硬件設施都不健全，阻礙了信息化管理的發(fā)展，辦公自動化也就達不到要求，這種發(fā)展緩慢的情況對醫(yī)院檔案管理工作水平的提升是一種很大的阻礙。另外，醫(yī)院的各項管理工作繁雜，管理系統(tǒng)龐大，各個科室產(chǎn)生的相關資料也非常多，檔案管理起來容易出現(xiàn)混亂的情況，管理工作具有一定的難度，在查閱相關資料的時候也比較費時費力，使得醫(yī)院整體的檔案管理水平較低。此外，在辦公自動化環(huán)境下，醫(yī)院的檔案管理工作的開展離不開專業(yè)技術人員的參與，但是當前醫(yī)院大部分的檔案管理人員在綜合素質(zhì)方面不合格，對檔案管理工作存在認識上的誤區(qū)，在日常工作中也不能認真地對待，存在不重視檔案管理的問題，工作中表現(xiàn)出的積極性及主動性都不高，有的醫(yī)院更是為了減少人力資源方面的支出，安排兼職人員或非專業(yè)人員從事檔案管理工作，很多人都缺乏專業(yè)的培訓，在實際的管理工作中就容易出現(xiàn)不同方面的問題。

二、辦公自動化環(huán)境下醫(yī)院檔案管理的特點

（一）辦公自動化環(huán)境下檔案存儲更加安全。辦公自動化是為了滿足辦公需要，利用各種網(wǎng)絡平臺、計算機技術等先進技術，高效地管理醫(yī)院檔案信息，規(guī)范和存儲醫(yī)院檔案資料，促進醫(yī)療事業(yè)不斷發(fā)展。依托于高新科技及信息技術，醫(yī)院的檔案管理工作能夠提升其信息的共享水平，進行信息的自動傳輸，使得信息更加安全、真實。在辦公自動化環(huán)境下，醫(yī)院檔案管理能夠?qū)崿F(xiàn)存儲的安全化發(fā)展，原有的紙質(zhì)檔案容易受到空氣、溫度等因素的影響，使用壽命受到了限制，往往在長時間的存放之后，容易出現(xiàn)檔案資料損壞的情況，尤其是紙質(zhì)檔案資料，上面的文字會變得模糊，影像資料中的畫面質(zhì)量也會變差，對檔案的應用產(chǎn)生不利影響。而辦公自動化環(huán)境下，醫(yī)院檔案管理能夠?qū)崿F(xiàn)數(shù)字化、信息化的發(fā)展，檔案資料存儲為電子版，依靠計算機網(wǎng)絡存在，大量的資料可以集中存儲在一個小的芯片中，不僅節(jié)約了檔案管理的時間與空間，為檔案管理工作增加了便利，而且還能夠延長檔案的使用壽命。

（二）辦公自動化環(huán)境下檔案管理效率高。醫(yī)院檔案管理工作主要就是對器材設備、醫(yī)療檔案、病歷等材料信息進行整理、收集、存放，以前的管理工作中都是通過管理人員對各種紙質(zhì)資料進行歸檔管理，工作量繁雜，管理效率也不高，而且存放檔案需要占據(jù)很大的空間面積。而在當前這種辦公自動化環(huán)境下，醫(yī)院的檔案管理工作也得到了發(fā)展，一些專門的管理軟件被應用到工作之中，依靠計算機網(wǎng)絡系統(tǒng)，對大量的檔案資料進行歸整，實現(xiàn)信息化的處理，能夠大大地提高檔案資料的歸檔速度以及信息的檢索質(zhì)量。

（三）辦公自動化環(huán)境下檔案管理實現(xiàn)資源共享。利用辦公自動化系統(tǒng)開展醫(yī)院檔案管理工作，工作效率能夠得到顯著的提升，工作過程也更加的快捷，其發(fā)揮的最大優(yōu)勢就是資源的共享，能夠利用微博、QQ以及微信等軟件，能夠進行檔案信息的實時傳輸與共享，使得醫(yī)院檔案管理工作的技術性及規(guī)范性都有了很大的提高，檔案管理的質(zhì)量水平也獲得顯著的提升，管理人員通過相關的信息系統(tǒng)，能夠?qū)崿F(xiàn)短時間搜索、確定目標檔案文件，利用文件檢索功能可以立即找到相應的文件，并將其進行共享，這種形式下的檔案信息在共享的過程中受空間及時間上的限制也是微乎其微的，是對傳統(tǒng)的檔案管理模式的創(chuàng)新，節(jié)省了大量人力及時間。

三、辦公自動化環(huán)境下醫(yī)院檔案管理工作的改進

（一）辦公自動化要與醫(yī)院檔案管理結(jié)合，提升其規(guī)范化水平。醫(yī)院檔案管理工作的開展，在新時期下迎來了新的發(fā)展階段，傳統(tǒng)的檔案管理模式已不再符合當下的發(fā)展需求，對傳統(tǒng)的管理方式進行轉(zhuǎn)變也已經(jīng)是勢在必行。辦公自動化環(huán)境下，醫(yī)院的檔案管理工作需要朝著效率化的方向發(fā)展，實際的檔案管理工作的開展應該滿足醫(yī)院發(fā)展的需要，將辦公自動化與醫(yī)院檔案管理相結(jié)合發(fā)展，提升實際的檔案管理工作效率，讓檔案管理工作的開展能夠更好地服務于醫(yī)院各項工作的開展，推動醫(yī)院醫(yī)療衛(wèi)生事業(yè)的不斷進步。檔案管理工作中，自動化的管理模式能夠顯著的提升檔案管理的效率，計算機系統(tǒng)具備的數(shù)據(jù)存儲功能是非常強大的，能夠提升檔案管理先進性及實用性水平。醫(yī)院的檔案管理工作成了辦公自動化管理系統(tǒng)的組成部分，能夠借助計算機網(wǎng)絡平臺實現(xiàn)對管理工作的直接監(jiān)管，實現(xiàn)各個工作環(huán)節(jié)過程的技術性規(guī)范，在實際的信息應用中，能夠更加快速便捷的調(diào)出信息，節(jié)省時間。

（二）提高醫(yī)院部門之間的有效合作。檔案管理只是辦公自動化管理系統(tǒng)中的一部分獨立內(nèi)容，但這與傳統(tǒng)的檔案管理模式又有著較大差別，通過自動化管理系統(tǒng)，能更好地實現(xiàn)對檔案信息的管理。與傳統(tǒng)的檔案管理模式相比，辦公自動化環(huán)境下開展的醫(yī)院檔案管理工作，會對醫(yī)院各個部門之間的合作更加重視，檔案部門與信息技術部門之間建立良好的合作關系，才能更加順利的實現(xiàn)信息的存儲，確保檔案管理工作的正常開展。在借助辦公系統(tǒng)實行檔案管理工作的時候，系統(tǒng)所具備的實際性能對檔案管理工作也會產(chǎn)生很大的影響，因此，加強系統(tǒng)性能需要的是部門之間的通力合作。由此可見，辦公自動化環(huán)境下的醫(yī)院檔案管理，需要特別注重不同部門之間的協(xié)作，這對于檔案管理工作的順利實施是非常有利的。

（三）注重專業(yè)檔案管理人才隊伍的建設。當前醫(yī)院工作人員對辦公自動化雖然有了一定的了解，但是還缺乏熟練的操作能力，要想實現(xiàn)辦公自動化系統(tǒng)在醫(yī)院檔案管理工作中的高效應用，就要注重專業(yè)檔案管理隊伍的建設。自動化辦公系統(tǒng)的科技含量較高，是對計算機技術的一種實際應用，能更好地滿足人們的辦公需要。要想提升辦公效率就需要對這一工作系統(tǒng)有一個具體、全面的了解，在醫(yī)院建設一支專業(yè)化的檔案管理人才隊伍，需要注意幾個方面的內(nèi)容: 一方面，檔案管理人員應該做到與時俱進，了解最新的檔案管理的相關知識技術，不斷地提升自身的計算機操作能力；另一方面，還需要加強自身業(yè)務能力的提高，使得檔案管理人員更加熟練的操作信息管理系統(tǒng)，提升信息錄入、調(diào)取的效率；最后，要加強對管理人員進行業(yè)務考核，形成完善的評估機制，建立檔案管理人員的安危意識，使其能夠積極地投身到醫(yī)院檔案管理工作之中。

四、結(jié)束語

在當前的醫(yī)院檔案管理工作中，在管理意識及管理方法上還存在一些不足之處，醫(yī)院需要根據(jù)新形勢的發(fā)展做出相應的改變，對原有的檔案管理制度進行創(chuàng)新，通過辦公自動化系統(tǒng)的支持，推動醫(yī)院檔案管理工作的信息化、數(shù)字化發(fā)展，提升醫(yī)院檔案管理的整體意識，提升檔案管理人員的專業(yè)素質(zhì)，提升醫(yī)院檔案管理質(zhì)量，更好地為醫(yī)院各項工作的發(fā)展服務。

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