文/北京航天試驗技術(shù)研究所 李瑋

固定資產(chǎn)投資項目館藏檔案管理存在的問題及對策

文/北京航天試驗技術(shù)研究所 李瑋

隨著國家對于航天領(lǐng)域固定資產(chǎn)投資力度的逐年加大，項目檔案數(shù)量迅猛增長。固定資產(chǎn)投資項目館藏檔案的質(zhì)量與數(shù)量、容量與利用率間的矛盾日益突出，嚴重影響了館藏項目檔案的服務(wù)利用工作。通過對該部分檔案管理存在的問題進行分析，進而提出了幾點建設(shè)性的對策，希望可以對改進館藏項目檔案管理工作有所幫助。

館藏；項目檔案；管理；問題；對策

航天科研院所檔案館（室）館藏資源是為廣大科研技術(shù)人員提供服務(wù)的基礎(chǔ)。固定資產(chǎn)投資項目檔案作為館藏資源的重要組成部分，在科研院所開展項目建設(shè)過程中起到了不可替代的作用。因此，館藏項目檔案的總體質(zhì)量和利用價值對科研院所的發(fā)展具有重要的意義。然而隨著航天科研院所固定資產(chǎn)投資項目建設(shè)數(shù)量的逐漸增多，館藏項目檔案數(shù)量越來越多，該部分項目檔案資料庫存管理工作中面臨的問題越來越突出。如何正確地認識、分析這些問題，并采取合理有效的措施解決或改善，使館藏項目檔案資料更好地為項目建設(shè)服務(wù)已經(jīng)成為檔案管理人員必須認真思考的問題。

一、固定資產(chǎn)投資項目館藏檔案現(xiàn)狀

（一）項目館藏檔案案卷質(zhì)量參差不齊。固定資產(chǎn)投資項目檔案數(shù)量越來越多，館藏資源越來越豐富，但項目檔案的質(zhì)量卻參差不齊。部分案卷中圖紙破損、有卷無目、有目無卷、卷目不符或資料內(nèi)容不完整等，嚴重影響了館藏項目檔案的質(zhì)量。

（二）項目館藏檔案二次鑒定不足。項目檔案入庫后，檔案管理人員就很少進行項目檔案二次鑒定工作，加之項目資料保管期限大多設(shè)定為長期，沒有進行保管期限的科學劃分，導致玉石雜糅、蕪菁并存的館藏檔案資料常年保持原狀。

（三）項目館藏檔案開發(fā)利用率不高。由于檔案信息化程度推行緩慢，檔案的查閱和利用不便捷，且精品檔案編研缺少，導致大部分資料沉睡于檔案館內(nèi)，利用率不高。既占據(jù)了庫存空間，也浪費了人力、物力等維護成本，還不能很好地滿足檔案利用者的需求。

二、固定資產(chǎn)投資項目館藏檔案現(xiàn)狀分析

（一）檔案管理制度不健全，規(guī)范化程度不高，導致館藏項目檔案質(zhì)量良莠不齊?？蒲谢顒又挟a(chǎn)生的檔案需要制定相應(yīng)的標準與規(guī)范來保護和利用。然而，隨著固定資產(chǎn)投資項目檔案驗收標準不斷提高，項目檔案的收集范圍雖然得到了統(tǒng)一確定，但在項目檔案管理過程中，由于項目檔案管理制度不健全，缺乏統(tǒng)一的檔案管理標準和整理規(guī)范，導致不同檔案管理人員負責不同項目的歸檔工作時，由于對歸檔范圍的理解不同，制定的歸檔清單不同，對歸檔資料的要求存在差異，且歸檔資料的整理方式不同，導致收集入館的檔案資料質(zhì)量參差不齊。

（二）檔案數(shù)量過快增長，而專業(yè)檔案工作人員缺少，給檔案鑒定帶來壓力。由于軍工固定資產(chǎn)投資項目數(shù)量的逐漸增加，而專業(yè)項目檔案管理人員有限，因此檔案管理人員的工作量迅速增加。項目檔案的收集、整理已經(jīng)讓管理人員不堪重負，檔案鑒定更讓管理人員無暇顧及，難以投入足夠的精力推進開展，因而鑒定工作停滯不前。

（三）檔案鑒定意識薄弱，且鑒定工作風險大，導致檔案鑒定被擱淺。一方面，很多檔案管理人員沒有認識到檔案鑒定工作的重要性，認為檔案及時完整歸檔才是最重要的，是否鑒定影響不大，因此鑒定工作常常被忽略。另一方面，因為檔案的不可再生性，銷毀后的檔案不能發(fā)揮其憑證作用，因此檔案管理人員往往擔心項目在上級部門對項目進行“回頭看”的檢查中不能為項目的建設(shè)過程提供完整的記載和信息，故對檔案的“存”與“毀”充滿困惑。求穩(wěn)保守的思想就直接影響了館藏項目檔案資料的質(zhì)量和價值；

（四）檔案管理人員培訓機會較少，且檔案工作不被重視，檔案的綜合管理水平有待進一步提高。由于單位普遍存在對檔案管理工作的不重視的情況，投入的財力、物力相對較少，配備的兼職檔案員也多未經(jīng)過檔案管理的專業(yè)技術(shù)培訓。且隊伍不穩(wěn)定，流動性很大，因此兼職檔案員隊伍總體管理水平相對不高、檔案專業(yè)知識相對不足，從而致使檔案資料的收集處于放任狀態(tài)。而由于專業(yè)檔案管理人員工作負荷的超量，使得對兼職檔案員的監(jiān)督、指導缺少，從而使得檔案人員的綜合管理水平不高。

三、固定資產(chǎn)投資項目檔案庫存管理的對策

（一）健全項目檔案管理制度，使檔案管理標準化、規(guī)范化。檔案管理部門需要結(jié)合項目建設(shè)實際需要，完善項目檔案管理制度，制定合理的檔案鑒定標準，使檔案的收集、鑒定、整理、歸檔、鑒定標準化、規(guī)范化。一方面，檔案管理人員要在檔案收集階段，嚴把質(zhì)量關(guān)，對歸檔資料嚴格要求、統(tǒng)一標準，并確定合理的保管期限，確保入庫前檔案資料的總體質(zhì)量；另一方面，館藏檔案管理人員要對入庫后的資料按期進行二次鑒定，對超過保存期限的資料及時處理，對破損、缺失的檔案資料及時聯(lián)系建設(shè)單位人員共同補救或補充，嚴格遵從館藏檔案的收集、整理、鑒定相關(guān)制度及流程，從而確保館藏檔案的利用價值。

（二）優(yōu)化項目檔案館藏結(jié)構(gòu)，使館藏資料更具有利用價值、實用價值。在館藏結(jié)構(gòu)的優(yōu)化過程中，必須對館藏的項目檔案資料進行全面鑒定，將利用價值極低甚至沒有的檔案資料及時處理。但檔案鑒定是檔案管理的重點和難點之一，是一項充滿復雜性和困惑性的工作，需要檔案部門、建設(shè)單位和管理決策層的共同參與，并從憑證價值、參考價值、史料價值和科研價值等多方面綜合考慮，用全面的、發(fā)展的、歷史的、效益的觀點來衡量每份檔案的價值，避免主觀、盲目、隨意判斷，確保檔案鑒定處置的準確無誤，從而有效提高館藏項目檔案更具有的利用價值和實用價值。

（三）推進項目檔案信息化建設(shè)，使檔案利用服務(wù)更方便、更快捷。隨著計算機技術(shù)、網(wǎng)絡(luò)化技術(shù)的快速發(fā)展，檔案信息化建設(shè)的逐步推進，現(xiàn)代化的技術(shù)和設(shè)備為檔案利用提供了更便捷的途徑。檔案信息化建設(shè)可以較快地實現(xiàn)檔案工作以手工管理向計算機管理的轉(zhuǎn)變，以管理檔案實體向管理檔案信息轉(zhuǎn)變，以檔案存儲、保管向檔案利用、服務(wù)為主轉(zhuǎn)變，更好地為檔案借閱者提供快捷、方便的信息服務(wù)。一方面，檔案信息化能最大限度地保護檔案實體安全，減少了對館藏檔案的調(diào)閱和復印次數(shù)，降低了檔案的老化速度，避免檔案原件受損。另一方面，檔案信息化可避免了檔案原件的“孤本”限制，資料可同時提供給不同的檔案借閱者，有效地實現(xiàn)了資源的共享，使檔案利用更便捷。

（四）加強項目檔案管理人員隊伍建設(shè)，提高檔案綜合管理水平。增強科研院所全體人員的檔案意識，提高項目檔案管理人員的專業(yè)水平是提高館藏項目檔案質(zhì)量的保證。首先，檔案管理部門要加大對檔案管理工作的宣傳力度，提高項目建設(shè)參與人員的檔案意識。檔案意識的高低直接決定了歸檔責任部門和責任人的歸檔積極性和收集資料的完整性。其次，檔案管理部門要增加檔案管理人員的培訓機會，培訓的內(nèi)容應(yīng)不僅僅局限于檔案學、檔案管理學知識，還應(yīng)滿足項目建設(shè)以及檔案信息化的需要，包含項目管理的一般知識和網(wǎng)絡(luò)技術(shù)知識等，將檔案管理人員培養(yǎng)成復合型檔案管理人才。再次，檔案管理部門還應(yīng)加強對兼職檔案員的監(jiān)督、指導。作為項目檔案資料的收集者，他們是確保檔案質(zhì)量的關(guān)鍵人物。因此，項目檔案管理人員應(yīng)與兼職檔案員多溝通、交流，并對其業(yè)務(wù)工作及時指導、檢查，從而提高檔案的綜合管理水平。

（五）加大館藏項目檔案開發(fā)力度，強化服務(wù)功能。檔案是具有憑證作用的信息資源。檔案的存在價值不是為了保存，而是被檔案借閱者所利用。因此，館藏項目檔案管理人員需要加強對檔案資料的分析研究、綜合加工、深度開發(fā)，從而提供深層次、高質(zhì)量的檔案編研等信息產(chǎn)品，并不斷挖掘檔案的價值，努力把“死檔案”變成“活信息”、把“檔案庫”變成“思想庫”，將檔案服務(wù)方式升級為信息服務(wù)。此外，充分利用檔案系統(tǒng)管理平臺等了解檔案利用者的需求，積極把項目建設(shè)相關(guān)的各類檔案及時整理、鑒定，并將有價值的信息快速、精準地推送給用戶，滿足其多樣化和個性化的需求，更好地為檔案利用者提供資源服務(wù)。

四、結(jié)束語

隨著我國航天事業(yè)的快速發(fā)展，國家對固定資產(chǎn)投資項目投入的逐漸加大，對館藏項目檔案的管理工作也提出了更高的要求?？蒲性核鶛n案館（室）作為項目建設(shè)的服務(wù)平臺，要從了解檔案利用者需要入手，結(jié)合項目建設(shè)需要，進一步提高館藏項目檔案質(zhì)量，推進項目檔案信息化建設(shè)，同時創(chuàng)新服務(wù)理念，合理充分開發(fā)項目檔案資源，為后續(xù)項目建設(shè)做好服務(wù)保障工作。

[1]王新才.國家科技計劃項目檔案管理標準規(guī)范建設(shè)思考[J].檔案學通訊,2013(2):86-87.

[2]張軍.試論“大數(shù)據(jù)”環(huán)境下檔案人應(yīng)有的思維方式[J].檔案管理,2014(3):50-51.