文/唐山市中醫(yī)醫(yī)院辦公室 劉昌嶺

依法管理醫(yī)院檔案助力醫(yī)療改革

文/唐山市中醫(yī)醫(yī)院辦公室 劉昌嶺

依法管理醫(yī)院檔案是醫(yī)改工作的必然要求，也是深化醫(yī)改的重要內(nèi)容。醫(yī)院檔案管理工作要適應(yīng)改革需要，圍繞建設(shè)法治社會的要求，積極探索，不斷創(chuàng)新，從多種途徑實(shí)現(xiàn)新的突破。在醫(yī)院的各項(xiàng)工作安排中從根本上重視檔案工作，建立健全檔案管理制度，提高檔案人員素質(zhì)，明確工作目標(biāo)，實(shí)現(xiàn)檔案工作與醫(yī)院日常管理工作的有效對接與相互促進(jìn)。

檔案管理；依法管理；醫(yī)院；醫(yī)改

隨著醫(yī)療衛(wèi)生體制改革的不斷推進(jìn)和深入，醫(yī)院檔案管理工作作為醫(yī)院行政管理的重要組成部分，內(nèi)容更加豐富，作用愈發(fā)重要。從醫(yī)院行政管理、醫(yī)學(xué)學(xué)術(shù)研究，到醫(yī)院運(yùn)行數(shù)據(jù)采集、質(zhì)量效益評估，無不依賴于醫(yī)院檔案資料的支持，醫(yī)院檔案的依法管理任務(wù)更加艱巨，內(nèi)涵更加豐富。

一、依法管理醫(yī)院檔案的意義

（一）依法管理檔案是法治社會的必然要求。黨的十八屆四中全會對全面推進(jìn)依法治國的戰(zhàn)略部署，作為與人民群眾切身利益息息相關(guān)的特殊行業(yè)，依法管理、依法行醫(yī)是醫(yī)院各項(xiàng)工作的行為準(zhǔn)則。醫(yī)院檔案管理工作亦要遵循這一基本要求。在依法治國這個總要求下，檔案部門及其工作人員必須依據(jù)《中華人民共和國檔案法》以及有關(guān)檔案工作的法規(guī)、條例來開展醫(yī)院的檔案管理工作。同時(shí)，醫(yī)院的檔案管理部門還要適應(yīng)醫(yī)療體制改革的發(fā)展，認(rèn)真執(zhí)行國家檔案局、衛(wèi)計(jì)委所頒布的《醫(yī)藥衛(wèi)生檔案暫行管理辦法》和《醫(yī)學(xué)科學(xué)技術(shù)檔案管理辦法》，通過合法手段和方式，對符合規(guī)定要求的檔案資料、各種形式的文件載體進(jìn)行規(guī)范化、合理化、科學(xué)化管理，避免在檔案管理過程中違法行為的發(fā)生。同時(shí)，聯(lián)系醫(yī)療改革體制，制定出本單位的檔案管理規(guī)章制度，使醫(yī)院的檔案管理工作有法可依、有章可循。

（二）依法管理檔案是檔案工作發(fā)展的必然要求。檔案工作有法可依，使人們對檔案及其利用過程都要以法律法規(guī)為標(biāo)準(zhǔn)，規(guī)范了使用，保護(hù)了檔案的安全與完整。首先，檔案內(nèi)容合法是醫(yī)院檔案工作的基礎(chǔ)。在我國法律允許的情況下，檔案工作人員應(yīng)對檔案的真實(shí)性進(jìn)行審核和甄別。對一些具有非法性質(zhì)和有損社會公共利益的信息資源一定要依據(jù)法規(guī)進(jìn)行改正。保證涉及醫(yī)院的設(shè)備采購、基建項(xiàng)目、人事財(cái)務(wù)以及與醫(yī)務(wù)活動相關(guān)的操作規(guī)范、病歷等檔案資料都必須符合行業(yè)規(guī)范標(biāo)準(zhǔn)要求。其次，檔案管理模式合法是醫(yī)院檔案事業(yè)的關(guān)鍵。實(shí)行統(tǒng)一領(lǐng)導(dǎo)、集中管理的醫(yī)院檔案管理模式可以保證醫(yī)院檔案管理順應(yīng)醫(yī)院建設(shè)發(fā)展，服務(wù)患者需求的目的。醫(yī)院建立檔案室統(tǒng)一集中管理醫(yī)務(wù)、護(hù)理、財(cái)務(wù)、總務(wù)等部門的資料。利用信息化手段提升檔案收集、利用，在保密的前提下實(shí)現(xiàn)資源共享。再次，檔案管理程序合法醫(yī)院檔案事業(yè)的保障。檔案材料的收集、鑒定、編目、保管和利用等環(huán)節(jié)中必須堅(jiān)持程序合法。在收集、鑒定階段要把好質(zhì)量關(guān)，因地制宜；在編目、保管階段要整齊有序，依法行事；在查找利用階段要依法登記，詳盡細(xì)致，同時(shí)在對外交流時(shí)也要掌握科學(xué)性、可行性，嚴(yán)防遺失。對于機(jī)密，秘密，絕密級的檔案，要嚴(yán)格控制使用權(quán)限，不能違法公開，任意傳播，更不能利用所掌管的機(jī)密，秘密，絕密級的檔案為個人謀取非法利益。

（三）依法管理檔案提高醫(yī)院工作效率的必然要求。作為城市公立醫(yī)院綜合改革試點(diǎn)醫(yī)院之一，定期上報(bào)，科學(xué)采集醫(yī)院運(yùn)行監(jiān)測指標(biāo)必須依靠完整、齊全的檔案資料。醫(yī)院管理、財(cái)務(wù)、醫(yī)療、教學(xué)、科研等工作產(chǎn)生的數(shù)據(jù)，作為歷史記錄保存起來以備查考的文字、圖像、聲音及其他各種方式和載體的文件利用頻率明顯增加，檔案資料的合法性、完整性成為影響決策的重要因素之一。醫(yī)院檔案工作成為支持醫(yī)院各部門高效運(yùn)行，提高工作效率的關(guān)鍵。能否依法管理檔案直接關(guān)系到醫(yī)院綜合改革的成敗和醫(yī)院現(xiàn)代化建設(shè)的進(jìn)度。醫(yī)院檔案部門依法履職能力的提高同時(shí)帶動了檔案法律法規(guī)體系和檔案工作規(guī)章制度的建設(shè)，可以把經(jīng)過實(shí)踐證明成熟的、職工反應(yīng)好的工作方法通過法規(guī)、制度固定下來。這樣就可以在最大程度上使醫(yī)院的工作有法可依、有章可循，保障醫(yī)院醫(yī)改工作揚(yáng)帆遠(yuǎn)航。

二、依法管理醫(yī)院檔案的途徑與實(shí)踐

（一）檔案管理工作目標(biāo)要明確。檔案工作要認(rèn)真落實(shí)中央部署，按照黨的十八屆四中全會對全面推進(jìn)依法治國的總要求，依法履職，主動作為，努力為建設(shè)法治中國做貢獻(xiàn)。要緊密聯(lián)系醫(yī)療衛(wèi)生體制改革，緊緊圍繞醫(yī)院工作中心，創(chuàng)新工作方法，使各個科室人員能夠充分了解有關(guān)的檔案法律知識，能夠依法利用各種檔案資料，充分發(fā)揮檔案的作用，更好地為臨床醫(yī)療工作服務(wù)。

（二）檔案管理工作制度要健全。依法管理檔案的重要措施就是要堅(jiān)持檔案管理工作的制度化和程序化。以《中華人民共和國檔案法》為檔案工作的基本法，依據(jù)《機(jī)關(guān)文件材料歸檔范圍和文書檔案保管期限規(guī)定》和《醫(yī)院衛(wèi)生檔案暫行管理辦法》開展醫(yī)院檔案管理工作，制定醫(yī)院檔案管理規(guī)章制度。我院先后出臺和實(shí)施的檔案工作規(guī)章制度有：《醫(yī)院檔案崗位責(zé)任制度》《醫(yī)院檔案立卷歸檔制度》《醫(yī)院檔案安全保管制度》《醫(yī)院檔案借閱利用制度》《醫(yī)院檔案保密制度》《醫(yī)院檔案鑒定、銷毀制度》等。只有嚴(yán)格按照檔案制度進(jìn)行工作才能保證檔案內(nèi)容的合法性。一要嚴(yán)格檔案資料的鑒定審查，從源頭杜絕非法和不符合要求的檔案材料歸檔。二要嚴(yán)密檔案資料的行業(yè)對標(biāo)，重點(diǎn)關(guān)注病歷、處方等書寫是否符合要求；醫(yī)療設(shè)備、器械檔案資料是否齊全；醫(yī)院基建項(xiàng)目的圖紙和手續(xù)等是否完整等。只有嚴(yán)格按照檔案制度進(jìn)行工作才能保證工作程序的合法性。檔案材料的收集、整理、移交、編目、統(tǒng)計(jì)、保管和利用等環(huán)節(jié)必須依法依規(guī)進(jìn)行。檔案工作主管人員要定期進(jìn)行檢查，確保相關(guān)人員在執(zhí)行程序上做到了相關(guān)要求。

（三）檔案管理工作方法要創(chuàng)新。推進(jìn)醫(yī)院檔案依法管理，將醫(yī)院檔案管理提升到一個前所未有到高度和重要位置，檔案工作必須積極探索，努力創(chuàng)新，實(shí)現(xiàn)檔案管理新境界。一是觀念創(chuàng)新。由過去檔案部門一家主抓檔案工作，變成現(xiàn)在全院共同重視檔案管理工作。首先醫(yī)院成立了以院長為首的依法管理檔案工作領(lǐng)導(dǎo)小組全面領(lǐng)導(dǎo)和督導(dǎo)醫(yī)院檔案工作。其次依靠醫(yī)院中層干部宣傳和落實(shí)依法管理檔案的觀念和措施。再次定期或不定期對醫(yī)院相關(guān)科室人員進(jìn)行檔案知識培訓(xùn)。二是服務(wù)創(chuàng)新。檔案部門只有樹立起良好的服務(wù)意識，檔案的價(jià)值才有可能最大限度地發(fā)揮其作用。利用信息手段不斷擴(kuò)大服務(wù)范圍，拓展服務(wù)領(lǐng)域，力求面向全院職工，最大限度地開發(fā)利用檔案信息。在傳統(tǒng)閱覽設(shè)施的基礎(chǔ)上，加強(qiáng)網(wǎng)絡(luò)設(shè)施建設(shè)，建立電子閱覽室，利用網(wǎng)絡(luò)終端使檔案利用者享受到方便、快捷、直觀的服務(wù)。三是科技創(chuàng)新。加快檔案存儲的數(shù)字化。按照清輕重緩急，挑選出急需利用和重點(diǎn)保護(hù)的檔案先行數(shù)字化。使檔案工作從傳統(tǒng)的收集、分類、編目等工作方式中走出來，從手工操作中脫離出來，將所有館藏中的原始記錄轉(zhuǎn)換成數(shù)據(jù)，存入數(shù)據(jù)庫，運(yùn)用計(jì)算機(jī)進(jìn)行管理。對新型載體的檔案，如聲像檔案、電子檔案等，研究有效保護(hù)和保管檔案載體的方式、方法，還要深入研究如何保護(hù)檔案信息內(nèi)容的安全性、真實(shí)性與完整性。

（四）檔案工作人員素質(zhì)要提高。實(shí)現(xiàn)檔案依法管理的重要途徑就是要建立一支素質(zhì)過硬的檔案工作隊(duì)伍。首先，要設(shè)立檔案專業(yè)技術(shù)人員崗位。檔案管理專業(yè)化是做好醫(yī)院檔案管理的重要舉措。通過設(shè)立檔案專業(yè)技術(shù)崗位，在醫(yī)院內(nèi)部開展公開競聘，擇優(yōu)聘任優(yōu)秀的人員充實(shí)到檔案管理專業(yè)隊(duì)伍。暢通檔案技術(shù)人員晉升通道，允許符合條件的檔案人員評聘技術(shù)職務(wù)最高至研究館員崗位。其次，要加強(qiáng)檔案人員的專業(yè)技術(shù)培訓(xùn)。鼓勵檔案人員在工作中學(xué)習(xí)、在學(xué)習(xí)中工作，積極參加檔案專業(yè)繼續(xù)教育學(xué)習(xí)，不斷積累工作經(jīng)驗(yàn)。組織他們參加上級檔案行政管理部門舉行的各種培訓(xùn)班，到省市內(nèi)先進(jìn)檔案館（室）參觀學(xué)習(xí)。再次，要經(jīng)常灌輸依法管理檔案的觀念。檔案工作人員要樹立依法管理檔案的思想觀念，檔案管理的整個過程都要嚴(yán)格執(zhí)行法律法規(guī)規(guī)定。明確檔案管理獎懲制度。對堅(jiān)持原則，責(zé)任心強(qiáng)，工作突出的人員給予相應(yīng)的獎勵；對素質(zhì)較低，缺乏責(zé)任心，出現(xiàn)違規(guī)違紀(jì)的人員要采取必要的懲罰措施，直至淘汰。

（五）檔案管理工作要服務(wù)全局。一要服務(wù)于醫(yī)院文化建設(shè)。醫(yī)院檔案從不同的角度，全面、客觀地反映醫(yī)院不同歷史時(shí)期、不同背景條件下所發(fā)生的事件、活動、成績等，是歷史的見證，具有重要價(jià)值。檔案可以最真實(shí)、可靠地反映醫(yī)院的文化積淀，揭示醫(yī)院發(fā)展方向，特別是文化演變的軌跡，因此檔案作為歷史的記憶，在醫(yī)院發(fā)展中提高醫(yī)院文化品位具有不可替代的作用。我國中醫(yī)文化源遠(yuǎn)流長，我院在充分挖掘檔案資料的基礎(chǔ)上，成立組建了多個名中醫(yī)工作室，復(fù)活和創(chuàng)新了多種中醫(yī)藥膏方制劑。在中醫(yī)傳承方面，檔案具有獨(dú)特而不可替代的作用。二要服務(wù)于醫(yī)院的日常管理工作。檔案管理工作要與人事、財(cái)務(wù)、設(shè)備、總務(wù)、醫(yī)療、護(hù)理、教學(xué)、科研及藥學(xué)等部門密切聯(lián)系。一方面屬于文書檔案材料要及時(shí)歸檔，不能遺漏任何有價(jià)值的材料，建立醫(yī)院信息資源的寶庫。另一方面要為檔案使用者提供最方便快捷的服務(wù)，使檔案部門成為各部門檢索資料信息首選，為他們順利完成工作任務(wù)提供有力支持。三要服務(wù)于各類達(dá)標(biāo)評審工作。醫(yī)院作為特殊行業(yè)每年需要接受檢查、評審、評價(jià)的項(xiàng)目眾多。多數(shù)情況下都會涉及查閱檔案資料或需要提供檔案資料以作證明。比如國家中醫(yī)藥管理局對我院進(jìn)行“三級甲等中醫(yī)醫(yī)院”評審，檔案室依據(jù)《檔案法》以及《中醫(yī)院檔案管理?xiàng)l例》，積極主動地為各相關(guān)科室快捷準(zhǔn)確的提供評審所需的檔案資料，為醫(yī)院順利通過國家中醫(yī)藥管理局組織的“三級甲等中醫(yī)醫(yī)院”評審做出了積極地貢獻(xiàn)。又如現(xiàn)階段正在推進(jìn)的城市公立醫(yī)院綜合改革，在我院被納入試點(diǎn)醫(yī)院之后，醫(yī)院檔案室積極配合醫(yī)改工作領(lǐng)導(dǎo)小組，依法提供醫(yī)院真實(shí)的文件材料，使我院實(shí)際運(yùn)行與管理情況完整體現(xiàn)，為省市醫(yī)改工作正確決策提供有力的例證與數(shù)據(jù)。