文/南華大學(xué)檔案館 汪波 郭慶梅

高校院系教學(xué)檔案管理之基本特性、現(xiàn)實(shí)困境及發(fā)展思路

文/南華大學(xué)檔案館 汪波 郭慶梅

高校教學(xué)過(guò)程中形成的院系教學(xué)檔案是對(duì)高等教育宏觀專(zhuān)業(yè)學(xué)科建設(shè)及微觀具體教學(xué)的全面而具體的體現(xiàn)。但是，因高校院系教學(xué)檔案自身存在的特殊性，在檔案管理過(guò)程，各高校的教學(xué)檔案管理面臨著各種現(xiàn)實(shí)困境。如何減困，是當(dāng)前高校院系教學(xué)檔案管理與建設(shè)的重要研究課題。

高校院系教學(xué)檔案；基本特性；困境及發(fā)展思路

一、基本特性

（一）實(shí)質(zhì)上的整體性與形式上的個(gè)體性。各高校不同的專(zhuān)業(yè)有各自相對(duì)穩(wěn)定的教學(xué)模式和要求，不同的教育層次有相應(yīng)的教育教學(xué)材料和文件，不同年級(jí)學(xué)生則有固定的在校學(xué)習(xí)過(guò)程，從錄取、入學(xué)、課程、學(xué)分、論文直至畢業(yè)，都有相應(yīng)的教學(xué)檔案予以佐證。這些佐證材料都充分體現(xiàn)了高校院系教學(xué)檔案實(shí)質(zhì)上的整體性。但是，高校教學(xué)檔案很大部分來(lái)自于不同的院系，除了上級(jí)教育部門(mén)和高校校級(jí)管理部門(mén)發(fā)送的各類(lèi)文件外，還有各二級(jí)院系發(fā)布的文件，更多的還有來(lái)自基層教育教學(xué)和學(xué)生管理工作者的資料，包括與本專(zhuān)業(yè)教學(xué)有著密切關(guān)系的聲像資料、多媒體課件、實(shí)物材料如獎(jiǎng)狀獎(jiǎng)杯證書(shū)等等。這些材料在性質(zhì)上歸屬于整體的教學(xué)檔案，但外在形式上歸屬于具體的教師、學(xué)生、榮譽(yù)獲得者等個(gè)體，說(shuō)明了高校院系教學(xué)檔案具有形式上的個(gè)體性特征。

（二）征收上的廣泛性與使用上的限定性。高校院系教學(xué)檔案范圍廣泛，內(nèi)容復(fù)雜。從學(xué)科范圍看有理工醫(yī)和人文社科等之分，從教育教學(xué)環(huán)節(jié)看有招生錄取、培養(yǎng)方案、教學(xué)大綱、考核標(biāo)準(zhǔn)、教學(xué)任務(wù)、教學(xué)信息、教師課表、學(xué)生成績(jī)、畢業(yè)分配等之分，檔案管理人員要做到征收材料沒(méi)有遺漏，全面而規(guī)范，需要付出極大的耐心和勞動(dòng)力。在此后的檔案使用過(guò)程中，真正會(huì)經(jīng)常性高頻率使用的檔案卻極其有限。檔案總是作為一個(gè)歷史的記錄而存在著，也許在很長(zhǎng)的一段時(shí)間都再也沒(méi)有使用的可能。所以說(shuō)，高校教學(xué)檔案具有征收上的廣泛性和使用上的限定性相結(jié)合的基本特性。

（三）時(shí)間上的穩(wěn)定性和過(guò)程中的流動(dòng)性。高校院系教學(xué)檔案按照不同的時(shí)間標(biāo)準(zhǔn)劃分具有一定的穩(wěn)定性。大多數(shù)高校往往以春季學(xué)期和秋季學(xué)期劃分，也有些院系教學(xué)檔案資料是以自然年度劃分，還有些高校借鑒國(guó)外經(jīng)驗(yàn)劃分了一年三學(xué)期等。但從教學(xué)檔案產(chǎn)生的過(guò)程來(lái)看又具有流動(dòng)性的特點(diǎn)。流動(dòng)性決定了高校院系教學(xué)檔案在歸檔時(shí)間上和其他類(lèi)型檔案不完全一致，因而決定了院系教學(xué)檔案應(yīng)該具備符合自身要求的檔案管理手段和方式。

（四）外在上的普遍性和內(nèi)在獨(dú)特性。一般地說(shuō)，高校院系教學(xué)檔案在相似的專(zhuān)業(yè)教育教學(xué)中具有普遍性，這樣可以幫助高校加強(qiáng)同行交流和科研合作。但具體到各個(gè)高校內(nèi)部，不同高校有不同的辦學(xué)特色，有各自的優(yōu)勢(shì)學(xué)科和特色專(zhuān)業(yè)，各自會(huì)產(chǎn)生獨(dú)特的教學(xué)成果。因此，高校院系教學(xué)檔案管理過(guò)程中，既要遵循教學(xué)檔案的普遍性，使院系教學(xué)檔案在征收、整理、分類(lèi)、立卷、建檔等方面進(jìn)一步地規(guī)范化，又要充分展現(xiàn)各高校的辦學(xué)特色，尤其是各自專(zhuān)業(yè)領(lǐng)域的優(yōu)勢(shì)學(xué)科，這樣才能充分發(fā)揮院系教學(xué)檔案的重要作用。

二、客觀方面之現(xiàn)實(shí)困境

（一）對(duì)院系教學(xué)檔案重視不夠，歸檔制度不健全?？陀^方面存在的現(xiàn)實(shí)困境之一在于高校領(lǐng)導(dǎo)層及教職員工均對(duì)院系教學(xué)檔案管理不重視，檔案理念較為落后。目前，各高校院系教學(xué)檔案管理手段大多采用紙質(zhì)檔案加上檔案柜保存，而更深層次的院系教學(xué)檔案管理制度的建立健全還很不夠。對(duì)教學(xué)檔案的管理工作，很多直接經(jīng)辦的教育教學(xué)和管理人員都存在認(rèn)識(shí)上的不以為然。教師或教研室也大多缺乏參與院系教學(xué)檔案管理的意識(shí)，反而當(dāng)作自己額外的負(fù)擔(dān)。高校各個(gè)部門(mén)在收集教學(xué)檔案過(guò)程中存在重復(fù)浪費(fèi)現(xiàn)象。例如，由于歸檔范圍不同，各部門(mén)不能?chē)?yán)格執(zhí)行歸檔時(shí)間，不能明確收集材料具體對(duì)象和移交對(duì)象，于是一式多份地復(fù)印，多多益善，四處散發(fā)存檔，造成浪費(fèi)。

（二）院系教學(xué)檔案的管理缺乏規(guī)范化。高校院系教學(xué)檔案管理的另一個(gè)現(xiàn)實(shí)困境在于標(biāo)準(zhǔn)的不統(tǒng)一，在教學(xué)檔案的收集、整理、立卷過(guò)程中不能規(guī)范化操作，隨意性較強(qiáng)。一方面院系教學(xué)檔案的收集、整理、管理確實(shí)是復(fù)雜和長(zhǎng)期的過(guò)程，需要極大的細(xì)心和耐心。另一方面疊加上教學(xué)檔案管理工作者不斷增強(qiáng)的流動(dòng)性，進(jìn)一步削弱了高校院系教學(xué)檔案的管理力度和規(guī)范程度。

（三）高校院系教學(xué)檔案管理人員隊(duì)伍不穩(wěn)定。根據(jù)檔案法和有關(guān)規(guī)定，教育部和國(guó)家檔案局制定了《高等學(xué)校檔案管理辦法》，2008年9月1日正式施行，其中第六條規(guī)定，高校檔案機(jī)構(gòu)由檔案館和綜合檔案室構(gòu)成。應(yīng)當(dāng)配備專(zhuān)職檔案人員負(fù)責(zé)。第十六條規(guī)定，學(xué)校各部門(mén)負(fù)責(zé)檔案工作的人員應(yīng)當(dāng)按照歸檔要求，組織本部門(mén)的教學(xué)、科研和管理等人員及時(shí)整理檔案和立卷。許多高校院系兼職檔案員并無(wú)固定人員擔(dān)任，且大多數(shù)兼職檔案員也并非檔案管理專(zhuān)業(yè)科班出身，由于他們所接受的教學(xué)檔案收集與管理方面的培訓(xùn)較少，往往到年度歸檔立卷時(shí)敷衍了事，給院系教學(xué)檔案管理帶來(lái)很大難度。

（四）網(wǎng)絡(luò)化信息化在高校教學(xué)檔案管理中缺位。隨著時(shí)代的發(fā)展，傳統(tǒng)的檔案管理方法顯然暴露出較多的缺陷和問(wèn)題。信息時(shí)代的院系教學(xué)檔案管理工作與傳統(tǒng)的教學(xué)管理工作相比，對(duì)從業(yè)人員提出了很多計(jì)算機(jī)網(wǎng)絡(luò)新技術(shù)的要求。隨著高校辦公自動(dòng)化程度的不斷提高，院系教學(xué)檔案管理工作者急需熟練掌握各類(lèi)現(xiàn)代化辦公技術(shù)，同時(shí)也急需獲取各高校在網(wǎng)絡(luò)信息化的人、財(cái)、物方面物質(zhì)條件方面提供更多的保障。

三、主觀方面之現(xiàn)實(shí)困境

高校普遍有個(gè)認(rèn)識(shí)誤區(qū)，以為教學(xué)檔案管理不過(guò)是收集檔案材料，沒(méi)有太多深?yuàn)W的理論。而實(shí)際上，從某種意義上來(lái)看，院系教學(xué)檔案管理人員應(yīng)當(dāng)具備的綜合素質(zhì)之高甚于部分專(zhuān)業(yè)教師。所以，在高校教學(xué)檔案管理人員的主觀能力建設(shè)方面，理想與現(xiàn)實(shí)相距甚遠(yuǎn)：

（一）教學(xué)檔案管理人員需要更高超的溝通技巧。教學(xué)檔案管理人員需要向一線教學(xué)人員收集相關(guān)的各類(lèi)教學(xué)資料，而這種征詢和請(qǐng)求的表達(dá)能力和技巧將決定處于教師崗位的老師們是否有配合的意愿和誠(chéng)意，有些并非教師職責(zé)必須上交的資料，也可能因?yàn)闄n案管理人員的溝通能力欠佳而無(wú)法收集得到，以致檔案的不完整。高校專(zhuān)業(yè)教師大多專(zhuān)業(yè)水平高、個(gè)性強(qiáng)、自我意識(shí)突出，更加需要教學(xué)檔案管理人員有針對(duì)性地逐一溝通和協(xié)商，爭(zhēng)取得到對(duì)方的理解和支持，才有可能在教學(xué)檔案的收集上做到接近完善。

（二）教學(xué)檔案管理人員寫(xiě)作能力尚欠缺。隨著教學(xué)檔案管理工作的逐步完善和改革，一系列教學(xué)報(bào)告（諸如教學(xué)質(zhì)量報(bào)告、教學(xué)狀態(tài)報(bào)告等）也將作為檔案材料逐步完備，這些材料對(duì)于教學(xué)檔案管理人員的總結(jié)能力和寫(xiě)作能力提出了較高要求。能寫(xiě)出質(zhì)量高、綜合性強(qiáng)、甚至有著借鑒和推廣意義的各類(lèi)教學(xué)報(bào)告，對(duì)于高校的教育教學(xué)工作、檔案管理工作，都有著極其重要的意義。

（三）教學(xué)檔案管理人員各類(lèi)媒體應(yīng)用技能需提高。多媒體應(yīng)用技術(shù)的普遍運(yùn)用，能夠幫助院系教學(xué)檔案管理人員更為方便快捷地進(jìn)入數(shù)字化檔案管理階段。絕大多數(shù)人員無(wú)法熟練安裝、使用電腦周邊、復(fù)印機(jī)、傳真機(jī)、刻錄儀等辦公設(shè)備，甚至無(wú)法熟練使用各類(lèi)常用辦公軟件，降低了辦公效率。

四、發(fā)展思路

（一）思想上更新理念高度重視。高校各級(jí)領(lǐng)導(dǎo)應(yīng)該高度重視檔案工作。院系教學(xué)檔案管理人員，直接承擔(dān)著基層的教育教學(xué)管理和檔案管理雙重職責(zé)，尤其應(yīng)該受到尊重和肯定。各個(gè)高校雖然都不乏種類(lèi)繁多的教學(xué)檔案管理的各類(lèi)文件，包括院系教學(xué)檔案的保存內(nèi)容與保存期限、整理與管理工作流程、使用管理制度等等，但如何把這些紙質(zhì)文件的內(nèi)容轉(zhuǎn)化到每一位教學(xué)檔案管理人員的實(shí)際行動(dòng)中，這也是對(duì)高校各級(jí)領(lǐng)導(dǎo)管理理念的極大挑戰(zhàn)。

（二）保障上加強(qiáng)培訓(xùn)督促進(jìn)修。院系教學(xué)檔案管理人員應(yīng)積極參加業(yè)內(nèi)組織的各種培訓(xùn)，比如學(xué)習(xí)檔案管理各類(lèi)法律法規(guī)和規(guī)章制度，熟練使用本校網(wǎng)絡(luò)化管理的教學(xué)系統(tǒng)和辦公系統(tǒng)。當(dāng)然，還需要特別強(qiáng)調(diào)教學(xué)檔案管理工作者的責(zé)任意識(shí)和服務(wù)能力，提高檔案管理工作效率和水平，同時(shí)也有助于提高教學(xué)檔案管理人員的信心和能力。

（三）業(yè)務(wù)上走文檔一體化道路。所謂文檔一體化，是指綜合文書(shū)管理和檔案管理，從文件形成到檔案歸檔的整個(gè)過(guò)程進(jìn)行有機(jī)的統(tǒng)一，從而使文件內(nèi)容保持完整，使元數(shù)據(jù)結(jié)構(gòu)保持一致。由于高校院系教學(xué)檔案具有實(shí)質(zhì)上的整體性與形式上的個(gè)體性、征收上的廣泛性與使用上的限定性、時(shí)間上的穩(wěn)定性和過(guò)程中的流動(dòng)性、外在上的普遍性和內(nèi)在獨(dú)特性等特征，引入文檔一體化模式，各院系在教學(xué)文件產(chǎn)生之初就著手予以登記、匯總、分類(lèi)等工作，此后的立卷和歸檔等工作將輕松很多，這也是未來(lái)高校院系教學(xué)檔案管理工作方式改革的必然趨勢(shì)。

（四）高校院系教學(xué)檔案管理的網(wǎng)絡(luò)化與信息化。根據(jù)2002年國(guó)家檔案局中央檔案館印發(fā)的《全國(guó)檔案信息化建設(shè)實(shí)施綱要》，里面明確提出了要積極“開(kāi)展公眾檔案信息網(wǎng)上查詢服務(wù)”要求。因此，網(wǎng)絡(luò)化、信息化是高校教學(xué)檔案資源有效利用的重要手段。網(wǎng)絡(luò)化是指將原始數(shù)據(jù)的存儲(chǔ)位置置于網(wǎng)絡(luò)環(huán)境中，從而實(shí)現(xiàn)數(shù)據(jù)共享，然后進(jìn)一步實(shí)現(xiàn)授權(quán)和開(kāi)放。通過(guò)授權(quán)，確保數(shù)據(jù)安全和分級(jí)使用；通過(guò)開(kāi)放，真正實(shí)現(xiàn)共享。信息化則是在更高層次、更高水平上對(duì)檔案資源的開(kāi)發(fā)利用。網(wǎng)絡(luò)系統(tǒng)作為檔案信息最主要的傳輸平臺(tái)，為檔案信息的迅速傳遞提供基礎(chǔ)條件。網(wǎng)絡(luò)化和信息化有機(jī)結(jié)合，有助于高校院系教學(xué)檔案工作的不斷創(chuàng)新。

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