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        開展團(tuán)隊(duì)建設(shè) 優(yōu)化窗口形象 提升服務(wù)效能
        ——對(duì)基層工廠辦公室團(tuán)隊(duì)創(chuàng)建工作的一點(diǎn)思考

        2016-11-25 14:26:25安徽中煙工業(yè)有限責(zé)任公司滁州卷煙廠王培常鄭旭龍白月驕
        辦公室業(yè)務(wù) 2016年23期
        關(guān)鍵詞:理念建設(shè)

        文/安徽中煙工業(yè)有限責(zé)任公司滁州卷煙廠 王培常 鄭旭龍 白月驕

        開展團(tuán)隊(duì)建設(shè) 優(yōu)化窗口形象 提升服務(wù)效能
        ——對(duì)基層工廠辦公室團(tuán)隊(duì)創(chuàng)建工作的一點(diǎn)思考

        文/安徽中煙工業(yè)有限責(zé)任公司滁州卷煙廠 王培常 鄭旭龍 白月驕

        在當(dāng)今時(shí)代,社會(huì)的競(jìng)爭(zhēng)方式已由過去外在資源的競(jìng)爭(zhēng)轉(zhuǎn)向了自身潛力的發(fā)掘,團(tuán)隊(duì)已經(jīng)成為現(xiàn)代組織競(jìng)爭(zhēng)力的致勝關(guān)鍵。當(dāng)前團(tuán)隊(duì)建設(shè)越來越被重視,煙草企業(yè)加強(qiáng)團(tuán)隊(duì)建設(shè)蔚然成風(fēng);而作為基層工廠的窗口和樞紐部門,辦公室在團(tuán)隊(duì)建設(shè)方面應(yīng)該做出表率,并以此來優(yōu)化形象、提升效能。本文以滁州卷煙廠辦公室近年來“親和”團(tuán)隊(duì)創(chuàng)建工作為例,立足虛功實(shí)做、軟件硬抓的角度,從背景意義、若干做法、成效體會(huì)等方面就辦公室團(tuán)隊(duì)創(chuàng)建工作做一點(diǎn)樸素的思考和探討。

        團(tuán)隊(duì)建設(shè);窗口形象;服務(wù)效能

        一、開展辦公室團(tuán)隊(duì)創(chuàng)建工作的意義

        團(tuán)隊(duì)建設(shè)是指團(tuán)隊(duì)有計(jì)劃、有目的地自我管理、自我優(yōu)化的一個(gè)過程,對(duì)其成員進(jìn)行訓(xùn)練、總結(jié)、提高的活動(dòng)。團(tuán)隊(duì)建設(shè)應(yīng)該是一個(gè)有效的溝通過程,在該過程中參與者和推進(jìn)者都會(huì)彼此增進(jìn)信任、坦誠相對(duì),愿意探索影響工作團(tuán)隊(duì)發(fā)揮出色作用的核心問題。

        辦公室是一個(gè)單位對(duì)外的窗口、對(duì)內(nèi)協(xié)助領(lǐng)導(dǎo)、服務(wù)員工工作的機(jī)關(guān);作為運(yùn)轉(zhuǎn)樞紐和調(diào)度中心,辦公室發(fā)揮著參謀助手、承上啟下、協(xié)調(diào)關(guān)系、服務(wù)保障的重要作用,扮演著“大管家”和“外交官”的特殊角色。打鐵還需自身硬。筆者認(rèn)為,在現(xiàn)有條件下,基層工廠辦公室十分有必要通過團(tuán)隊(duì)建設(shè)這個(gè)載體,加強(qiáng)自身建設(shè)、進(jìn)行內(nèi)部挖潛,從而有效提升管理服務(wù)水平,以適應(yīng)新的形勢(shì)和要求。

        (一)辦公室團(tuán)隊(duì)創(chuàng)建是適應(yīng)企業(yè)發(fā)展的需要。在安徽中煙黨組“五指成拳、共同發(fā)展”指導(dǎo)思想的引領(lǐng)下,2009年以來滁煙廠黨委團(tuán)結(jié)帶領(lǐng)全廠干部職工,集思廣益確立了133工程五年發(fā)展愿景,并群策群力、持之以恒地奮力推進(jìn)——企業(yè)處于一個(gè)發(fā)展跨越的重要階段,創(chuàng)優(yōu)全面鋪開、項(xiàng)目齊頭并進(jìn)、事務(wù)千頭萬絮,各項(xiàng)工作拉升標(biāo)桿、提速提效。

        在這種形勢(shì)和背景下,辦公室只有審視自身、解放思想,著力解決好與企業(yè)發(fā)展不相協(xié)調(diào)、不相適應(yīng)的地方,才能真正成長(zhǎng)為助推發(fā)展的驅(qū)動(dòng)力量。為此,加快推動(dòng)辦公室自身建設(shè),打造一支沒有短板的效能團(tuán)隊(duì),已是迫在眉睫、刻不容緩。

        (二)辦公室團(tuán)隊(duì)創(chuàng)建是解決自身問題的需要。滁煙辦公室“親和團(tuán)隊(duì)”成立之初,成員共20人,其中管理人員(含中層)7人、車輛駕駛員13人(其中勞務(wù)派遣人員4人、返聘人員2人)。內(nèi)部存在的主要問題是:人員復(fù)雜、思想保守,凝聚力不強(qiáng);目標(biāo)離散、壓力不足,責(zé)任感欠缺;學(xué)習(xí)不夠、技能單一,行動(dòng)力較差。

        經(jīng)過分析,對(duì)其形成的原因歸納為以下幾點(diǎn):一是重組后遠(yuǎn)離了市場(chǎng)競(jìng)爭(zhēng),造成人員思想上壓力感、緊迫感遞減;對(duì)企業(yè)外部變化缺乏正確認(rèn)識(shí),等待觀望的現(xiàn)象或多或少的存在。二是人才引進(jìn)培養(yǎng)機(jī)制明顯滯后,辦公室管理職能的多樣化與復(fù)合型管理人才缺乏的矛盾日益突出。三是由于公務(wù)車輛駕駛員正式員工逐年遞減,解決的主要辦法就是使用勞務(wù)派遣人員和返聘人員,身份不同、觀念差異等現(xiàn)實(shí)問題給部門工作提出了新的課題,而團(tuán)隊(duì)建設(shè)正是一把合用的鑰匙。

        二、如何開展辦公室團(tuán)隊(duì)創(chuàng)建工作

        (一)形成統(tǒng)一的聲音:“親和”理念的提出和完善。好的團(tuán)隊(duì)需要有統(tǒng)一的聲音,而一個(gè)團(tuán)隊(duì)精神和理念的形成是一個(gè)長(zhǎng)期的過程、是循序漸進(jìn)的結(jié)果,關(guān)鍵是團(tuán)隊(duì)成員要認(rèn)同和執(zhí)行,才能起到牽引、激勵(lì)和約束的效用。

        2010年滁煙辦公室團(tuán)隊(duì)成立之初,在團(tuán)隊(duì)名稱和理念的確立上,團(tuán)隊(duì)人員積極參與、集思廣益,力求契合自身實(shí)際、團(tuán)隊(duì)成員易懂能信:針對(duì)自身問題,經(jīng)過充分動(dòng)員,自下而上團(tuán)隊(duì)成員們各自提交了自擬的團(tuán)隊(duì)名稱和理念標(biāo)語,再自上而下集思廣益,經(jīng)多次討論確立了團(tuán)隊(duì)名稱“親和”,管理理念“親切溫馨和諧共生”,管理格言“踏實(shí)工作超越自我”。2012年服務(wù)品牌建設(shè)開展后,又形成了“服務(wù)一句話”承諾:“行隨你動(dòng) 滿意十分”。

        六年來,“親和”核心理念在滁煙辦公室團(tuán)隊(duì)建設(shè)實(shí)踐過程中發(fā)揮了凝聚人心、推動(dòng)工作的效用,不管人員和環(huán)境如何變化,一直被很好地堅(jiān)持了下來。筆者認(rèn)為,一方面,其符合滁煙辦公室部門實(shí)際是關(guān)鍵:人員復(fù)雜眾多、素質(zhì)參差不齊、能力水平各異,要想做好工作,就需要營造一個(gè)溫馨和諧的類似“家”的氛圍,民主公開、互幫互助、共同提升、消除短板,將團(tuán)隊(duì)成員最大限度的緊密團(tuán)結(jié)在一起,擰成一股繩,聚合效應(yīng)才能得以發(fā)揮,形成如臂使指的效果。另一方面,“親和”理念也暗合了團(tuán)隊(duì)建設(shè)原理,保持了高度和諧的人際關(guān)系、密切合作的工作環(huán)境,并使所有員工都明確自己的奮斗目標(biāo),將自己的奮斗目標(biāo)指向團(tuán)體的奮斗目標(biāo),形成“和”的結(jié)果,為團(tuán)隊(duì)進(jìn)步提供了不竭的力量源泉。

        (二)付諸多樣的行動(dòng):內(nèi)化于心、外化于行。團(tuán)隊(duì)建設(shè)有了統(tǒng)一的理念還不行,還需要有力的機(jī)制舉措來支撐。從“親和”團(tuán)隊(duì)建設(shè)實(shí)踐過程中,筆者認(rèn)為若干做法有可取之處且效果較為明顯:1.細(xì)分工作模式,建立工作機(jī)制?!坝H和”團(tuán)隊(duì)強(qiáng)調(diào)在分工負(fù)責(zé)的基礎(chǔ)上進(jìn)行通力合作:重復(fù)性的任務(wù)和熟悉的工作要求成員們各負(fù)其責(zé),獨(dú)立完成;帶有創(chuàng)造性的綜合任務(wù),要求成員們有固定的角色和工作程序,同時(shí)相互協(xié)調(diào)、密切合作。同時(shí)建立首問負(fù)責(zé)制,將月度工作、業(yè)務(wù)流程、部門承諾等進(jìn)行公示,要求團(tuán)隊(duì)成員主動(dòng)服務(wù),做到不推諉、不扯皮、不拖拉、不敷衍、不刁難。

        2.建設(shè)學(xué)習(xí)型組織,打造成長(zhǎng)型團(tuán)隊(duì)。“親和”團(tuán)隊(duì)著力從強(qiáng)化職業(yè)素質(zhì)、完善交流機(jī)制等方面入手,經(jīng)常開展交叉互學(xué)、換崗體驗(yàn)、“一點(diǎn)課”專項(xiàng)業(yè)務(wù)學(xué)習(xí)等活動(dòng),同時(shí)不定期

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