【摘要】收集、整理好領(lǐng)導(dǎo)所需信息是秘書(shū)具有敏銳犀利的眼光和洞察力表現(xiàn)之一。秘書(shū)的信息工作有助于領(lǐng)導(dǎo)決策、管理、開(kāi)拓思路，還可以轉(zhuǎn)變辦公室職能轉(zhuǎn)變的作用；秘書(shū)應(yīng)該提高信息的質(zhì)量。

【關(guān)鍵詞】秘書(shū)；信息工作；重要性；信息質(zhì)量

生活在一個(gè)充滿信息的時(shí)代，面對(duì)錯(cuò)綜復(fù)雜、撲朔迷離的各種現(xiàn)象，作為秘書(shū)要細(xì)心的觀察，透過(guò)現(xiàn)象看本質(zhì)，撥開(kāi)迷霧抓要害，通過(guò)敏銳的觀察力來(lái)捕捉各種能為領(lǐng)導(dǎo)決策提供依據(jù)和參考的信息。要真正做到，不為信號(hào)所困擾，不為現(xiàn)象所迷惑，才能夠抓住那些對(duì)領(lǐng)導(dǎo)決策有用的信息。秘書(shū)的信息工作具有以下重要作用：

一、輔助領(lǐng)導(dǎo)者做出正確決策

企業(yè)的領(lǐng)導(dǎo)班子要對(duì)各方面工作做出決策，掌握大量的信息是至關(guān)重要的。辦公室作為領(lǐng)導(dǎo)的直接服務(wù)機(jī)構(gòu)，承擔(dān)著為領(lǐng)導(dǎo)決策提供文件、資料、信息和建議的任務(wù)。企業(yè)在生產(chǎn)經(jīng)營(yíng)工作中經(jīng)常會(huì)遇到很多實(shí)際需要解決的困難和問(wèn)題。在這種情況下，辦公室作為企業(yè)信息部門(mén)就要協(xié)助領(lǐng)導(dǎo)及時(shí)了解企業(yè)的生產(chǎn)情況和職工的心理動(dòng)態(tài)和出現(xiàn)的新情況、新問(wèn)題，并及時(shí)采取措施加以解決。這就需要辦公室靈敏地捕捉信息，充分地利用信息，在對(duì)信息進(jìn)行分析研究的基礎(chǔ)上找出問(wèn)題的原因和癥結(jié)，確定解決矛盾的最佳方案?？梢哉f(shuō)，決策的過(guò)程，就是信息的輸入、處理、輸出的過(guò)程。決策的形成需要借助信息進(jìn)行判斷，決策的實(shí)施需要借助信息進(jìn)行控制，決策執(zhí)行終結(jié)后，需要借助信息進(jìn)行總結(jié)，為新的決策創(chuàng)造條件。因此，辦公室所做的信息工作做得好不好，提供的信息及時(shí)不及時(shí)、真實(shí)不真實(shí)、全面不全面，將直接影響到企業(yè)領(lǐng)導(dǎo)的決策和對(duì)全局工作的把握。

二、協(xié)助領(lǐng)導(dǎo)者做好科學(xué)管理

管理信息化是指企業(yè)廣泛利用現(xiàn)代信息技術(shù)，開(kāi)發(fā)信息資源，把先進(jìn)技術(shù)、管理理念引

入到管理流程中，實(shí)現(xiàn)管理自動(dòng)化，提高企業(yè)管理效率和水平，從而促進(jìn)管理現(xiàn)代化，轉(zhuǎn)換經(jīng)營(yíng)機(jī)制，建立現(xiàn)代企業(yè)制度，實(shí)現(xiàn)有效降低成本，加快技術(shù)進(jìn)步，增強(qiáng)核心競(jìng)爭(zhēng)力。信息化的實(shí)現(xiàn)，會(huì)使企業(yè)的生產(chǎn)經(jīng)營(yíng)模式發(fā)生深刻的變化。對(duì)信息的快速反應(yīng)能力是檢驗(yàn)工作效率和競(jìng)爭(zhēng)力的重要標(biāo)志，建立企業(yè)和部門(mén)信息網(wǎng)絡(luò)，實(shí)現(xiàn)信息化既是社會(huì)需求，也是企業(yè)適應(yīng)市場(chǎng)，促進(jìn)自身發(fā)展的需要。只要管理方式正確，有良好的工作氛圍，員工也會(huì)全力以赴地工作。

三、開(kāi)闊領(lǐng)導(dǎo)者的思路

好的信息，不僅可以讓領(lǐng)導(dǎo)者做出好的決策，還可以讓領(lǐng)導(dǎo)者的思路開(kāi)闊。企業(yè)秘書(shū)要獲取多方面的信息，著力跟蹤前沿信息，服務(wù)于現(xiàn)實(shí)的需要，幫助領(lǐng)導(dǎo)開(kāi)闊視野、更新觀念、提升能力。創(chuàng)新是衡量一個(gè)人、一個(gè)企業(yè)是否有核心競(jìng)爭(zhēng)能力的重要標(biāo)志。為領(lǐng)導(dǎo)者提供有效的信息，讓領(lǐng)導(dǎo)者不斷地從工作中發(fā)現(xiàn)問(wèn)題、研究問(wèn)題、解決問(wèn)題。而解決問(wèn)題的過(guò)程，也就是向創(chuàng)新邁進(jìn)的過(guò)程，這也提高了領(lǐng)導(dǎo)者的執(zhí)行力。

四、促進(jìn)辦公室工作職能轉(zhuǎn)變

加強(qiáng)企業(yè)信息工作，是促進(jìn)辦公室工作職能轉(zhuǎn)變的需要。辦公室是重要的綜合協(xié)調(diào)、信息處理、反饋部門(mén)，是企業(yè)機(jī)關(guān)的樞紐、窗口和門(mén)面，是領(lǐng)導(dǎo)重要的參謀和助手。在新形勢(shì)下，辦公室要適應(yīng)電子辦公的需要，積極推動(dòng)自身職能的轉(zhuǎn)變。在工作內(nèi)容上，要由以往主要做事務(wù)性工作，向事務(wù)和政務(wù)相結(jié)合、以政務(wù)性工作和輔助決策為主、當(dāng)好參謀助手的方向轉(zhuǎn)變；在工作重心上，要由以往主要服務(wù)領(lǐng)導(dǎo)，向服務(wù)領(lǐng)導(dǎo)與服務(wù)部門(mén)、服務(wù)車間班組、服務(wù)職工相結(jié)合，促進(jìn)綜合協(xié)調(diào)、確保政令暢通方向轉(zhuǎn)變；在工作方法上，要由以往主要依靠行政手段，向多種手段綜合運(yùn)用、加強(qiáng)信息服務(wù)和信息引導(dǎo)方向轉(zhuǎn)變。做好信息工作，是辦公室實(shí)現(xiàn)上述三個(gè)轉(zhuǎn)變的重要載體。信息工作既是上下級(jí)機(jī)關(guān)進(jìn)行工作聯(lián)系和溝通的必要環(huán)節(jié)和重要紐帶，是上情下達(dá)、下情上達(dá)、左右通達(dá)的快速、便捷的通道。它便于下級(jí)向上級(jí)匯報(bào)工作，便于向上級(jí)及時(shí)反映工作中的問(wèn)題，求得支持，便于下級(jí)及時(shí)與上級(jí)溝通工作思路，創(chuàng)造性地開(kāi)展工作。

五、既然信息工作如此重要，那么秘書(shū)怎樣提高信息的質(zhì)量

1.挖掘潛在的信息。小周工作的單位主要以內(nèi)銷的模式面向市場(chǎng)，在中國(guó)已加入WTO的環(huán)境下，對(duì)外交往關(guān)系的不斷密切，對(duì)外開(kāi)拓業(yè)務(wù)是具有很好的發(fā)展前景的。小周向經(jīng)理反映了這個(gè)想法，經(jīng)理肯定了他這個(gè)想法，并準(zhǔn)備成立外貿(mào)部，專門(mén)完善落實(shí)其對(duì)外開(kāi)展業(yè)務(wù)的工作。

2.要加強(qiáng)信息開(kāi)發(fā)。信息是可再生的資源，人們可利用失去原有價(jià)值的信息經(jīng)過(guò)加工而得到新的信息。對(duì)信息進(jìn)行增值開(kāi)發(fā)，是進(jìn)一步豐富信息資源的重要手段。信息的增值開(kāi)發(fā)可通過(guò)下面途徑獲得。我們應(yīng)該立足微觀、著眼宏觀，抓住對(duì)全局有一定借鑒作用的微觀信息，挖出潛藏的、對(duì)宏觀有指導(dǎo)價(jià)值的信息進(jìn)行細(xì)整理、精加工，努力使其上質(zhì)量上檔次。使原有的信息大幅度增值。信息的價(jià)值大部分是潛在的，為使信息不斷增值，秘書(shū)人員不僅要主動(dòng)去發(fā)現(xiàn)和捕捉苗頭性信息，還要進(jìn)行深入分析和研究，多發(fā)現(xiàn)有傾向性的信息，以更能好地發(fā)揮參謀助手作用。

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作者簡(jiǎn)介：張保明（1966—），男，南昌工學(xué)院民族教育學(xué)院專職教師。