牟海霞

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高校基建檔案管理存在問(wèn)題及對(duì)策研究

牟海霞

近年來(lái)，高等教育快速發(fā)展，高?；üぷ饔旰蟠汗S般提上日程并發(fā)展迅速。高?；窘ㄔO(shè)工程項(xiàng)目活動(dòng)以及建設(shè)管理使得投資在高?；ǚ矫嫒找嬖龃?隨著高校的基礎(chǔ)建設(shè)、管理的逐年增多,由此產(chǎn)生的大量建筑工程檔案給高校管理者帶來(lái)了挑戰(zhàn)。高校中基建工作成為高校的薄弱環(huán)節(jié),因此如何規(guī)范高?；n案管理工作迫在眉睫。

基建檔案管理；問(wèn)題；對(duì)策

基建檔案管理是高校檔案管理建設(shè)的重要組成部分，對(duì)于強(qiáng)化高校綜合管理能力有著重要的促進(jìn)作用。不過(guò)當(dāng)前很多高校領(lǐng)導(dǎo)都沒(méi)意識(shí)到這個(gè)問(wèn)題的重要性，對(duì)這一塊的管理意識(shí)也很缺乏，高校內(nèi)相關(guān)的管理機(jī)制建設(shè)也較為缺乏，對(duì)高?；n案管理這一塊的工作給予的關(guān)注和不夠，也讓其成為了高校綜合管理中的薄弱一環(huán)，長(zhǎng)期這樣也會(huì)最終影響高校綜合管理能力的提升。本文著重從基建檔案管理的重要意義、管理現(xiàn)狀以及針對(duì)當(dāng)前存在的問(wèn)題提出了相關(guān)的解決對(duì)策這三方面展開(kāi)闡述，以期讓高校的基建檔案管理工作更加的科學(xué)、合理、規(guī)范，最終實(shí)現(xiàn)高校的可持續(xù)穩(wěn)定發(fā)展。

一、基建檔案管理的研究意義

高?；n案管理是高校已建基礎(chǔ)設(shè)施的依據(jù)、歷史憑證，在建成的高校設(shè)施中留下諸多文件、圖紙和資料，即高校的基建檔案?；n案為高校發(fā)展奠定了基石，是髙校有條不素發(fā)展的依據(jù)，也在建設(shè)高校、維護(hù)高校權(quán)益等方面發(fā)揮著自身的作用與價(jià)值。同時(shí)，基建檔案也可以為高校日后擴(kuò)大規(guī)模、增加相關(guān)建設(shè)提供相關(guān)的參考依據(jù)和范例。

高?；n案是高校后續(xù)開(kāi)發(fā)及發(fā)展的參考資料。基建檔案作為檢修、改建以及被破壞后恢復(fù)建設(shè)的唯一依據(jù)，并帶來(lái)巨大的經(jīng)濟(jì)效益、社會(huì)效益，可充分有效利用基建檔案，節(jié)約大量人力、物力、財(cái)力成本，提高工程建設(shè)的質(zhì)量和效率。此外，高?；n案的參考價(jià)值隨時(shí)間增長(zhǎng)也會(huì)與日俱增，并且基建檔案也記錄著高校從無(wú)到有的發(fā)展變化，是高校綜合能力不斷提升的一個(gè)見(jiàn)證。

二、我國(guó)高?；n案管理現(xiàn)狀

我國(guó)對(duì)基建檔案管理的理論研究較為重視，體現(xiàn)在國(guó)內(nèi)諸多學(xué)者對(duì)基建檔案的意義研究、內(nèi)容與方法研究，在實(shí)踐方面各大高校也紛紛實(shí)踐，體現(xiàn)在對(duì)基建檔案的管理工作重視程度、實(shí)踐跟進(jìn)等工作。將基建檔案管理現(xiàn)狀總結(jié)如下幾點(diǎn)。

(一)基建檔案管理制度方面

校級(jí)領(lǐng)導(dǎo)較為重視高校檔案工作，出席基建檔案管理會(huì)議以及作出明確指導(dǎo)工作。但基建檔案較高校其它檔案重視程度低,人員配置、經(jīng)濟(jì)投入方面，難以滿(mǎn)足高?；ü芾頇n案工作的發(fā)展。[2]基建檔案管理缺乏專(zhuān)項(xiàng)經(jīng)費(fèi),基建檔案管理所產(chǎn)生的費(fèi)用一般從各項(xiàng)辦公經(jīng)費(fèi)中劃出,經(jīng)常出現(xiàn)經(jīng)費(fèi)不足現(xiàn)象、材料規(guī)范程度低。此外，基建檔案管理歸屬于高校檔案管理部門(mén)，但由于該部門(mén)自身人員不足或緊缺,即使有管理員進(jìn)行基建檔案的歸檔工作,也經(jīng)常招聘兼職人員進(jìn)行協(xié)助工作，職能劃分不明確、精力極為分散、工作效率低下。

(二)已歸檔的基建檔案規(guī)范化程低

缺少建設(shè)施工文件材料以及圖紙等材料。由于高?；?xiàng)目是由勘察設(shè)計(jì)單位、承包單位、施工單位經(jīng)過(guò)立項(xiàng)、設(shè)計(jì)、施工、竣工等緩解完成,所以基建文件產(chǎn)生周期長(zhǎng)、涉及人員多而廣、收集難度大。此外，基建文件準(zhǔn)確性有待提升。由于勘察設(shè)計(jì)單位、承包單位、施工單位收集基礎(chǔ)性檔案的意識(shí)薄弱、責(zé)任心缺乏、建設(shè)施工各個(gè)環(huán)節(jié)的記錄不作、少作造成高?；n案規(guī)范程度低。同時(shí)，信息記錄的錯(cuò)誤，也會(huì)影響到學(xué)校后期相關(guān)建設(shè)的參考評(píng)估。

三、完善高校基建檔案管理的若干方法

(一)加強(qiáng)基建檔案收集的管理能力

由勘察設(shè)計(jì)單位、承包單位、施工單位等單位在各個(gè)環(huán)節(jié)形成的工程建設(shè)信息記錄具有收集周期長(zhǎng)、收集范圍大、工作量大、工作內(nèi)容繁瑣等特點(diǎn)。歸檔材料具有保存價(jià)值、經(jīng)濟(jì)價(jià)值、社會(huì)價(jià)值，要高質(zhì)量地完成檔案收集工作就要完整的、可觀(guān)的、系統(tǒng)的對(duì)各個(gè)環(huán)節(jié)監(jiān)督，因此，需要具有專(zhuān)業(yè)性的檔案收集員監(jiān)督各個(gè)環(huán)節(jié)，這是基建檔案管理的基礎(chǔ)和前提條件，同時(shí)也要求檔案收集人員必須是責(zé)任心極強(qiáng)、做事認(rèn)真仔細(xì)，熱愛(ài)這項(xiàng)工作。

(二)完善高?；n案管理機(jī)制

基建檔案管理涉及部門(mén)、單位、環(huán)節(jié)多，對(duì)資料的客觀(guān)性、完整性要求程度高，因此僅依靠高校檔案部門(mén)高質(zhì)量地完成此工作是不可能的，需要高校相關(guān)部門(mén)在基建檔案管理的宣傳、支持等環(huán)節(jié)重視程度達(dá)成一致。高校應(yīng)出臺(tái)相關(guān)政策性文件為基建檔案管理工作提供政策依據(jù)，對(duì)基建檔案管理工作人員進(jìn)行培訓(xùn)，使其基建檔案管理工作有條不紊開(kāi)展，提高其工作效率。

(三)加強(qiáng)數(shù)字化基建檔案的建設(shè)

由于計(jì)算機(jī)網(wǎng)絡(luò)技術(shù)的發(fā)展以及普及，基建檔案的存儲(chǔ)、加工、整理與數(shù)字化結(jié)合越來(lái)越緊密。保障傳真機(jī)、掃描儀、電腦、打印機(jī)等硬件設(shè)施是高校進(jìn)行數(shù)字化基建檔案的必要前提，購(gòu)買(mǎi)檔案管理軟件、組織統(tǒng)一培訓(xùn)。培訓(xùn)后，要注重培訓(xùn)后的反饋，針對(duì)培訓(xùn)中的不足和問(wèn)題要及時(shí)完善和改進(jìn)，真正的讓培訓(xùn)發(fā)揮其應(yīng)有的作用，而不是束之高閣。

四、結(jié)束語(yǔ)

作為高校檔案建設(shè)的重要一環(huán)，高?；n案也記錄著高校從無(wú)到有的發(fā)展變化，是高校綜合能力提升的一個(gè)見(jiàn)證?；n案管理的過(guò)程是十分復(fù)雜的，需要相關(guān)的管理人員認(rèn)真對(duì)待，同時(shí)也需要高校的領(lǐng)導(dǎo)重視，強(qiáng)化學(xué)校專(zhuān)職管理人員的綜合能力培養(yǎng)，強(qiáng)化基建檔案的日?；S護(hù)完善，建立健全相關(guān)的責(zé)任管理機(jī)制，確保這項(xiàng)管理工作可以有條不紊的開(kāi)展。隨著高校的不斷發(fā)展，學(xué)校的相關(guān)基礎(chǔ)建設(shè)會(huì)不斷增多的，為了更加效率的管理好這一塊工作，高校的基建檔案可以為高校的管理者提供一定的參考范例。當(dāng)前是信息化社會(huì)，所以高校的基建檔案管理工作也要與時(shí)俱進(jìn)，實(shí)現(xiàn)信息化建設(shè)與管理，但這一項(xiàng)完善工作是十分艱巨的，高校一定要做好相關(guān)的準(zhǔn)備，學(xué)校要加強(qiáng)自身現(xiàn)代化建設(shè)步伐，從而帶動(dòng)基建檔案管理工作的信息化建設(shè)，最終實(shí)現(xiàn)高校綜合能力的提升，提高學(xué)校在現(xiàn)代社會(huì)的競(jìng)爭(zhēng)力。(作者單位：長(zhǎng)江大學(xué)工程技術(shù)學(xué)院)

[1]傅榮校.不同文件運(yùn)動(dòng)規(guī)律研究,中國(guó)檔案出版社,1999.

[2]陳曉偉,吳欣,高?；n案管理存在的問(wèn)題及對(duì)策[J].機(jī)電兵船檔案,2009,(5):45.

[3]趙黎霞.新時(shí)期我國(guó)高校檔案管理的現(xiàn)狀及對(duì)策研究[J].學(xué)術(shù)研究,2011(7):152-158.