王雪瑩

摘要：人事檔案在企業(yè)發(fā)展過程中發(fā)揮著非常重要的意義，特別是在當(dāng)前市場經(jīng)濟(jì)環(huán)境下，企業(yè)面臨諸多嚴(yán)峻的考驗(yàn)，人才的利用尤為重要，在這種形勢下。人事檔案管理工作需要充分發(fā)揮自身的優(yōu)勢，掌控員工的多方信息，進(jìn)而合理調(diào)配，才盡其用，以使其在企業(yè)發(fā)展中發(fā)揮出最大的作用。

關(guān)鍵詞：檔案管理;人事;制度;企業(yè)

目前為止，通過市場經(jīng)濟(jì)的快速發(fā)展，企業(yè)已能認(rèn)識到人事檔案管理在企業(yè)發(fā)展中的重要性，那么如何能更深刻的對他加以利用和發(fā)揮，就需要我們認(rèn)真的按照既有模式去研究、探討。在此結(jié)合自己在人事檔案管理中實(shí)踐，談?wù)勛约旱睦斫狻?/p>

一、人事檔案的定義

人事檔案管理就是將人事檔案的收集、整理、保管、鑒定、統(tǒng)計(jì)和提供利用的活動，人事檔案是人事管理活動中形成的，記述和反映個人經(jīng)歷的德才表現(xiàn)，以個人為單位組合起來，以備考察的文件材料，主要是由人事、組織、勞資等部門在培養(yǎng)、選拔和使用人員的工資活動中形成的，是個人經(jīng)歷、學(xué)歷、社會關(guān)系、思想品德、業(yè)務(wù)能力、工作狀況以及獎勵處罰等方面的原始記錄。是個人參與社會方方面面活動的記載和個人自然情況的真實(shí)反映。是人事管理活動中形成的，是記錄個人自然情況及個人與社會各方面活動的真實(shí)性記錄檔案。在企業(yè)的人事管理制度中，人事檔案不僅涵蓋了每位員工的身份證明、基本學(xué)歷、薪資待遇、工作經(jīng)歷等個人情況，也記錄每個員工的品德作風(fēng)、工作能力等客觀評價情況，是每位員工轉(zhuǎn)正定級、職稱申報、辦理保險以及考據(jù)相關(guān)證明時起著憑證、依據(jù)和參考的作用。

二、人事檔案的具體特點(diǎn)

（一）真實(shí)性

人事檔案形成的最基本要求就是真實(shí)性。對于企業(yè)來說，擁有可靠的管理人員和工作人員，是保證單位各項(xiàng)工作順利開展的最基本保障。在企業(yè)中，人事檔案對于每位員工的個人自然情況、工作經(jīng)歷、思想品德等進(jìn)行記錄的真實(shí)性，是企業(yè)在開展員工錄用、人才選拔、職位晉升等工作時的最基礎(chǔ)的依據(jù)。因此，人事檔案必須真實(shí)可靠。

（二）全面性

一份合格的人事檔案必須要具有全面性。人事檔案不僅僅要對每個人的基本個人信息、家庭成員組成信息、成長學(xué)習(xí)經(jīng)歷等個人自然情況的進(jìn)行記錄，還要涵蓋以往所在學(xué)校、單位對于個人的學(xué)歷工作能力、思想作風(fēng)等做出的客觀評價記錄。在人事檔案中，要面面俱到，既要直面地記錄著個人的基本情況也要包羅與社會活動時的重要情況，只有全面性的記錄，才能讓每個用人單位對于每位員工進(jìn)行全面了解，才能體現(xiàn)每個人的社會價值，才能順利的開展工作。因此，人事檔案必須要具有全面性。

（三）可變性

人事檔案的最大特點(diǎn)就是可變性。社會是隨著時間的變化而變化，作為社會的組成部分，每個人也是隨著時間的變化而變化。人事檔案作為每個人社會活動的最基本記錄文件，必須隨著時間的不斷推進(jìn)和每個人發(fā)展的不斷變化而進(jìn)行不斷地更新。所以，作為人事檔案管理人員，我們必須要求及時收集和補(bǔ)充最新的員工個人信息，這樣才能保證每份人事檔案的真實(shí)和全面。因此，人事檔案要時刻保持可變性。

（四）保密性

人事檔案的真實(shí)性、全面性決定了它必須進(jìn)行保密管理。人事檔案是每個人的個人信息和社會活動的記錄文件，其中既儲存著個人的私密信息也反映了個人的在社會活動中功過得失，對于每個人來說，人事檔案可以全面的體現(xiàn)整個人各方面的情況。因此，它屬于個人的機(jī)密甚至黨和國家的機(jī)密。在《中華人民共和國檔案法》中，已有明文規(guī)定，不得私自泄露和保存人事檔案，檔案管理人員必須進(jìn)行保密性培訓(xùn)。

三、人事檔案的管理要求

（一）提高人事檔案管理認(rèn)識度

人事檔案管理工作的有效開展，首先需要領(lǐng)導(dǎo)給予充分的重視，只有領(lǐng)導(dǎo)對人事檔案管理工作重視度提升，檔案管理人員才能對檔案管理工作的積極性提升，確保各項(xiàng)檔案管理工作都能夠落實(shí)到實(shí)處，同時確保管理工作效率的提高。在人事檔案管理工作中，可以加大對人事檔案管理工作的宣傳力度，使人們認(rèn)識到人事檔案管理工作的重要性，從而推動人事檔案管理的標(biāo)準(zhǔn)化建設(shè)，確保人事檔案管理體制一體化標(biāo)準(zhǔn)的實(shí)現(xiàn)。

（二）提高人事檔案工作人員的素質(zhì)

長期以來，人們對人事檔案管理工作都存在著錯誤的認(rèn)識，覺得人事檔案管理工作不需要技術(shù)性，人事檔案管理人員也不需要特殊的技能和素質(zhì)，只要能保管好檔案資料即可。但在實(shí)際人事檔案管理工作中，很大一部分工作都是由手工進(jìn)行整理完成的，因此極易出現(xiàn)一些人為造成的紕漏，如：檔案材料內(nèi)容填寫前后不一;檔案用紙規(guī)格不一;材料歸類不準(zhǔn)確;檔案材料短缺等。這些都會直接影響到案卷質(zhì)量。因此要求人事檔案工作人員需要熟悉人事檔案相關(guān)的法律法規(guī)，而且還要遵守人事檔案管理的相關(guān)原則，檔案管理人員還需要對各項(xiàng)檔案規(guī)章制度進(jìn)行嚴(yán)格遵守，具有較強(qiáng)的責(zé)任心、耐心和細(xì)心，對檔案工作保持良好的熱情，這樣才能提高工作質(zhì)量，確保檔案管理工作質(zhì)量的提升。

（三）完善人事檔案相關(guān)制度

在現(xiàn)有管理?xiàng)l件下，為了有效避免檔案丟失以及改動現(xiàn)象的發(fā)生，應(yīng)建立起一套健全的檔案工作制度以及責(zé)任追究制度。有關(guān)人員在對檔案進(jìn)行查閱的過程中，應(yīng)嚴(yán)格程序辦理相關(guān)手續(xù)，盡量做到檔案的轉(zhuǎn)入、轉(zhuǎn)出以及在接收材料時的登記審查制度，與此同時，查閱以及借閱檔案的過程中也應(yīng)做好相應(yīng)的記錄，提供準(zhǔn)確人事檔案信息，有效地制約造成人事檔案泄密、涂改等人為因素。對人事檔案管理中出現(xiàn)問題的，實(shí)行責(zé)任追究。

四、結(jié)束語

人事檔案企業(yè)發(fā)展之根本，員工信息之集結(jié)，有利于人才戰(zhàn)略的實(shí)現(xiàn)，促進(jìn)人才資源的合理流動，優(yōu)化市場的資源配置。人事檔案的優(yōu)質(zhì)管理將為企業(yè)的發(fā)展奠定良好的基礎(chǔ)。