張穎
摘要:合同已成為各企業(yè)間從事經(jīng)濟活動基本的交易手段,同時也是產(chǎn)生糾紛的根源。合同風(fēng)險包括法律風(fēng)險和內(nèi)部管理風(fēng)險兩個方面,其中內(nèi)部管理對風(fēng)險控制的重要性不言而喻。企業(yè)不但需要建立有效的合同風(fēng)險管理機制,更要近一步對合同管理風(fēng)險進行識別。本文通過對組織結(jié)構(gòu)風(fēng)險、人力資源風(fēng)險、合同管理制度風(fēng)險、合同業(yè)務(wù)流程風(fēng)險進行合理識別,就當前企業(yè)合同管理制度及程序上存在的不足之處提出意見和建議。
關(guān)鍵詞:合同管理;合同風(fēng)險;風(fēng)險識別
一、組織結(jié)構(gòu)風(fēng)險
公司的組織結(jié)構(gòu)設(shè)置是其最根本的影響因素,所以首先研究公司組織結(jié)構(gòu)對于合同管理風(fēng)險的影響。
(一)公司合同管理體制對業(yè)務(wù)的對應(yīng)性
公司應(yīng)該根據(jù)其行業(yè)性質(zhì)、規(guī)模大小、市場外部環(huán)境、內(nèi)部機構(gòu)設(shè)置等因素設(shè)置合同管理部門,合同管理體制通常分為集中管理和授權(quán)管理。對于業(yè)務(wù)單一、規(guī)模較小、管理層級扁平的公司,可以采用合同集中管理方式,而對于規(guī)模業(yè)務(wù)復(fù)雜、規(guī)模較大、管理層級較垂直的公司,一般采用合同授權(quán)管理方式。在集團公司,性質(zhì)重要的合同和合同標的重大的合同,應(yīng)交付總部直接審核和管理。不同公司可以根據(jù)其不同的業(yè)務(wù)環(huán)境制定與之相對應(yīng)的合同管理體制。
(二)公司專門合同管理機構(gòu)設(shè)置的合理性
有些公司,會有專門的部門設(shè)置合同管理崗位,但更多的公司,并未設(shè)有合同管理崗位,這種職能由財務(wù)部門、企劃部門、行政部等其他職能部門擔(dān)當。一般而言,其合同管理部門設(shè)置在越高級別的部門,就越有助于公司的風(fēng)險防控。
(三)合同管理部門功能的健全性
合同管理部門的功能除了對于合同提出法律意見、審查合同條款、合同標的價格審查等一些專業(yè)的法律業(yè)務(wù)和合同審核業(yè)務(wù),同時更多的工作是與其他部門進行相互協(xié)調(diào),比如與工程部門溝通合同中有關(guān)工程的問題,與財務(wù)部門溝通有關(guān)款項收付問題等等,而這些溝通結(jié)果都會反映在合同條款中。一旦合同簽訂,合同的風(fēng)險就已經(jīng)確定。所以合同管理部門想要對風(fēng)險進行一定程度的有效控制、保障企業(yè)安全運營的目的,其功能是需要十分健全的。
二、人力資源風(fēng)險
公司合同業(yè)務(wù)是由合同管理部門及其他相關(guān)部門共同協(xié)同完成的,考慮到法律的專業(yè)性,人力資源的風(fēng)險不僅包括從高到低各層級管理人員的風(fēng)險,還包括從橫向方面其他相關(guān)部門對法律事務(wù)的支持。
(一)公司高層的法律意識
合同管理部門是公司與其他公司經(jīng)濟往來的紐帶,很多風(fēng)險都產(chǎn)生于此,控制好此環(huán)節(jié),潛在風(fēng)險就不一定會轉(zhuǎn)變成現(xiàn)實風(fēng)險,小風(fēng)險也不一定變成大風(fēng)險。公司高層對法律工作的重視程度會影響所有部門合法合規(guī)運營的態(tài)度,增強整個公司對待風(fēng)險態(tài)度上的謹慎性。
(二)合同管理部門負責(zé)人的法律知識和能力
中層管理者不但處理對上和對下的關(guān)系,而且對上下級之間的信息溝通負有一定責(zé)任。合同管理部門負責(zé)人要具有一定的法律知識、生產(chǎn)技術(shù)、財務(wù)及管理等相關(guān)知識,同時在法律業(yè)務(wù)能力、管理溝通能力、管理決策能力、人力資源管理技能等方面也要掌握。
(三)合同管理人員的業(yè)務(wù)能力
公司需要對合同管理人員有較高的業(yè)務(wù)操作能力要求。合同管理人員是直接操作實際業(yè)務(wù)的基層人員,他們對業(yè)務(wù)的判斷能力、熟悉程度以及職業(yè)敏感度會受到其學(xué)歷、工作經(jīng)驗、工作態(tài)度等一些因素的直接或間接影響。
三、合同管理制度風(fēng)險
每個企業(yè)所制定頒布的管理制度,需要企業(yè)內(nèi)每一部門、每一員工遵守,所以企業(yè)的管理制度制定的是否完善合理,會對整個企業(yè)運營的效率和效果產(chǎn)生重大影響。合同管理也同樣需要一整套健全合理的制度去規(guī)制合同管理行為,以此實現(xiàn)企業(yè)合同管理的合規(guī)化。
(一)合同管理制度健全程度
企業(yè)運營中的每個部門,每個步驟和環(huán)節(jié)都要在現(xiàn)行的管理制度中進行。所以制度的健全性尤為重要。要做到有制度可依,其制度必依。否則企業(yè)運行中的管理就會缺乏執(zhí)行標準,行為結(jié)果的合理性更無從談起。
(二)合同管理制度調(diào)整性
制度是需要與時俱進的。企業(yè)在經(jīng)營過程中,會遇到一些新業(yè)務(wù),發(fā)現(xiàn)一些新問題,如果固守執(zhí)行以前的制度,不但會使老問題未解決,還會使問題的產(chǎn)生近一步的嚴重性。
四、合同業(yè)務(wù)流程風(fēng)險
流程作為制度的具體體現(xiàn),一般企業(yè)都有相應(yīng)的業(yè)務(wù)操作規(guī)定,高層制定管理制度,底層員工對流程的執(zhí)行進行具體操作。所以對流程的探究不同于對制度的探究。
(一)合同業(yè)務(wù)流程規(guī)范性
公司從上到下要對其設(shè)計的流程進行統(tǒng)一性的執(zhí)行。所以其流程要規(guī)范統(tǒng)一。需要明確落實流程過程中由誰經(jīng)辦業(yè)務(wù),由誰財務(wù)保管,由誰審核記錄。并且要充分把這些業(yè)務(wù)的不相容性及需要的效果一并考慮,進而使設(shè)計出的流程保證一定的效率效果,以規(guī)定、辦法的形式下發(fā)到全企業(yè)予以執(zhí)行。
(二)合同業(yè)務(wù)流程效率性
不同的企業(yè)對于合同的招投標、簽訂、履行、變更或解除、終止等流程有著不同的規(guī)定,公司對其業(yè)務(wù)流程的設(shè)計,要保證其公司具有高效的效率。
(三)合同業(yè)務(wù)流程可操作性
在保證規(guī)范流程的基礎(chǔ)上,若果流程無法進行正常操作,在工作的實際操作中困難,這些流程就是不合理的,需要進行調(diào)整。
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