馬明波

摘要：核電工程建設(shè)周期長，分工細(xì)致，專業(yè)化強(qiáng)，參建單位眾多，信息準(zhǔn)確有序的流轉(zhuǎn)非常重要，文件是信息的載體，因此文件控制工作的重要性就凸顯出來。本文從文件控制體系的建立、文件收發(fā)管理以及文件的前端控制和過程控制幾個方面來介紹和闡釋文件控制管理，以期使文件控制更好地發(fā)揮作用，促進(jìn)工程項目有序進(jìn)展，同時形成工程經(jīng)驗的積累和共享。

關(guān)鍵詞：AP1000核電站;文件控制

一、建立完善的文件控制體系

（一）突出文件控制部門的權(quán)威性

建立文件控制體系一個重要的前提，就是應(yīng)突出文件控制部門的權(quán)威性，“文件作為項目管理過程中溝通管理的主要信息紐帶，對其管理的水平直接影響項目溝通的有效性。因此，要突出文件管理部門的權(quán)威性，并賦予相應(yīng)權(quán)力”[1]。在項目執(zhí)行程序和管理大綱中，文件控制部門應(yīng)定位為對外是與各接口單位聯(lián)系的窗口，對內(nèi)它既是文件控制管理的龍頭部門也是各部門之間的紐帶。在項目管理過程中，應(yīng)突出文件控制部門對內(nèi)對外起信息樞紐的作用。

（二）文件控制組織體系

組織是保障，只有建立了完善的組織體系，才能確保文件控制工作的有效開展。作為EPC總包商現(xiàn)場項目部，項目之初，應(yīng)建立獨立的文檔部門，作為項目文件流轉(zhuǎn)的中心，所有項目上正式傳遞的文件均須經(jīng)過文檔部門。除文檔部門配備有專職的文件控制人員，項目各專業(yè)部門和職能管理部門也應(yīng)配備專/兼職文件協(xié)調(diào)員，負(fù)責(zé)本部門文件的日常流轉(zhuǎn)、收集和預(yù)歸檔工作。

（三）文件控制程序體系

程序文件是日常工作開展的基礎(chǔ)，特別是在核電工程領(lǐng)域，核安全文化的核心內(nèi)容之一就是“凡事有章可循”，因此項目管理必須建立完善的文件控制程序體系。文件控制程序體系的內(nèi)容應(yīng)涵蓋文件控制的各個方面，包括通訊接口、文件編碼要求、文件質(zhì)量標(biāo)準(zhǔn)、文件編制要求、版本控制、文件收發(fā)和流轉(zhuǎn)要求、電子文件管理、文件密級管理、文件預(yù)歸檔、文件作廢處理等。并且應(yīng)隨著管理不斷改進(jìn)、業(yè)務(wù)流程的不斷優(yōu)化，應(yīng)對程序不斷進(jìn)行補(bǔ)充、修改，更新程序版本。項目部應(yīng)建立后臺程序和項目現(xiàn)場程序配套使用的文件控制程序體系，若后臺程序能夠直接適用于項目現(xiàn)場，則項目現(xiàn)場不必再編制相應(yīng)程序，若后臺程序不能完全適用于項目現(xiàn)場，則項目現(xiàn)場可以在后臺程序的基礎(chǔ)上再編制適用程序，同時應(yīng)根據(jù)具體的業(yè)務(wù)流程編制工作指導(dǎo)書，作為程序文件的補(bǔ)充。

（四）文件控制培訓(xùn)體系

培訓(xùn)是提高員工知識、技能以及意識的重要途徑之一。文件控制培訓(xùn)應(yīng)包括全員培訓(xùn)及文檔人員培訓(xùn)，一方面不斷增強(qiáng)全員的文控意識，一方面文件控制人員也要不斷增強(qiáng)自身的專業(yè)素養(yǎng)。文控人員不能僅限于掌握文檔專業(yè)知識，也應(yīng)不斷學(xué)習(xí)項目管理及其它工程專業(yè)知識，應(yīng)能對文件的內(nèi)容及專業(yè)進(jìn)行更加高效的識別和分類，提高文控管理的專業(yè)性和精確性。因此，建立完善的文件控制培訓(xùn)體系尤為必要。

二、做好文件的收發(fā)管理

（一）文件管理工作流程

作為EPC總承包商現(xiàn)場項目部，文檔管理部門首先從外部單位以及本項目部各部門接收項目文件，分發(fā)至項目有關(guān)部門和單位，同時對所接收的文件向現(xiàn)場文件庫進(jìn)行歸檔，在整個項目結(jié)束時向業(yè)主以及總承包商企業(yè)自身的檔案館進(jìn)行移交。

文檔部門作為文件管理的歸口部門，對工程文件的接收、錄入、分發(fā)、保存、立卷歸檔到檔案移交，實施全過程控制，并將檔案管理要求落實到文件的前端管理，力求使文件從產(chǎn)生開始便符合檔案管理的要求，實現(xiàn)文檔一體化管理，并通過采用統(tǒng)一的信息管理系統(tǒng)，實現(xiàn)文檔信息化管理。

（二）文件編碼

核電站文件種類繁多，數(shù)量巨大，每個文件必須給予唯一的標(biāo)識，這種標(biāo)識就是文件編碼。AP1000核電工程文件使用的是AP1000編碼，規(guī)則如下：

LLL XXXX XXX nnnnnn

電站識別碼 定位代碼 文件類型碼 序列號

AP1000編碼的特點是字段固定，每一字段都有明確的含義，便于理解，特別是序列號，長度不固定，前兩位數(shù)字可以賦予其特定的含義，提高了編碼的自由度與靈活性。經(jīng)過實際應(yīng)用，AP1000文件編碼系統(tǒng)是一套非常好的編碼系統(tǒng)，對文件的收發(fā)處理、分發(fā)歸檔以及利用都提供了很大便利。

（三）文件收發(fā)控制

文件是工程建設(shè)各參與方和各部門正式溝通的渠道，是維系工程建設(shè)有序進(jìn)展的紐帶。作為EPC總承包商現(xiàn)場項目部的文檔管理部門，文控人員應(yīng)建立“零滯留”和“零缺陷”的工作目標(biāo)，應(yīng)當(dāng)迅速、準(zhǔn)確地將收到的文件傳遞給相關(guān)單位和業(yè)務(wù)部門，同時也應(yīng)注重文件質(zhì)量的把控，做到效率與質(zhì)量并重。

（四）信息化管理

工程項目應(yīng)建立統(tǒng)一的信息化平臺，所有通過正式渠道傳遞的文件均應(yīng)通過統(tǒng)一的信息管理系統(tǒng)發(fā)布。信息管理系統(tǒng)應(yīng)實行域帳號認(rèn)證機(jī)制，應(yīng)能實現(xiàn)根據(jù)不同專業(yè)、不同文件夾和不同文件對操作權(quán)限進(jìn)行分級控制，系統(tǒng)內(nèi)任何一個文件的任何一次修改，都應(yīng)形成可追溯的審計記錄，以確保系統(tǒng)內(nèi)文件的安全有效。系統(tǒng)內(nèi)應(yīng)對所有存儲的文件進(jìn)行分類，并形成標(biāo)準(zhǔn)化的目錄樹結(jié)構(gòu)，以方便文件的查詢利用。系統(tǒng)應(yīng)有導(dǎo)出各類報告清單的功能，例如每日最新發(fā)布文件的清單、變更文件與受影響文件關(guān)聯(lián)的清單、文件與關(guān)聯(lián)傳遞單的清單等等。同時，系統(tǒng)應(yīng)能實現(xiàn)與、業(yè)主、設(shè)計方及承包商等單位的信息管理系統(tǒng)信息交換功能，以實現(xiàn)信息快速、安全、準(zhǔn)確的傳遞。

三、注重前端控制和過程控制

“文件管理和檔案管理是一個統(tǒng)一的系統(tǒng)工程，文件管理是檔案管理的前提，檔案管理是文件管理的延伸和發(fā)展，它們之間存在相互促進(jìn)的關(guān)系”[2]。如果把檔案可以看作是“廣義”文件的第二階段，那么文件在第一階段，也就是文件產(chǎn)生和流轉(zhuǎn)階段的健康與否，對檔案的管理產(chǎn)生很大的影響。因此，具有良好的前端控制和過程控制意識尤為重要，并且應(yīng)制定具體措施來實現(xiàn)前端控制和過程控制。

（一）合同管控

將文件控制的相關(guān)要求，例如：質(zhì)量標(biāo)準(zhǔn)、收集整理標(biāo)準(zhǔn)以及考核標(biāo)準(zhǔn)等，納入與承包商簽訂的合同中，合同條款應(yīng)詳盡明確，以合同來規(guī)范承包商的管理，對各參建單位的工作和活動進(jìn)行控制、協(xié)調(diào)和溝通的唯一經(jīng)濟(jì)手段和解決爭端的有效依據(jù)是合同。并在合同簽訂前，完成所有文件控制程序的編制工作，在簽訂合同時，能夠及時釋放給承包商。合同簽訂后，應(yīng)及時與承包商進(jìn)行交底，將合同中的相關(guān)文件控制要求向其明確。合同結(jié)算及關(guān)閉時，應(yīng)有文控人員的簽字。

（二）熟悉文件檔案標(biāo)準(zhǔn)

目前國家檔案局制定的標(biāo)準(zhǔn)，大部分是檔案相關(guān)標(biāo)準(zhǔn)，文件控制相關(guān)標(biāo)準(zhǔn)很少。文件控制人員除根據(jù)項目管理要求建立文件控制標(biāo)準(zhǔn)，例如文件管理大綱、程序、工作指導(dǎo)書等，同時應(yīng)熟悉并掌握各類檔案標(biāo)準(zhǔn)的要求，將檔案標(biāo)準(zhǔn)的要求前置到文件控制階段，強(qiáng)調(diào)前端控制意識和文檔一體化意識，確保文件的有效性、準(zhǔn)確性和規(guī)范性。

（三）建立文件質(zhì)量檢查標(biāo)準(zhǔn)

根據(jù)法規(guī)、合同、程序等要求，建立文件質(zhì)量檢查標(biāo)準(zhǔn)。在日常文件收發(fā)過程中，對文件進(jìn)行嚴(yán)格把關(guān)，實行“高標(biāo)準(zhǔn)，嚴(yán)要求”，對有問題的文件進(jìn)行記錄，并進(jìn)行統(tǒng)計，形成質(zhì)量趨勢分析。對于突出的重點問題，采取具體措施要求承包商進(jìn)行整改，例如開啟質(zhì)量文件、進(jìn)行專項監(jiān)督、通過項目協(xié)調(diào)會進(jìn)行協(xié)調(diào)等。

（四）深入施工現(xiàn)場檢查文件

文件是施工活動的有效憑證，在施工現(xiàn)場每天都會產(chǎn)生大量的各種類型和載體的文件，作為EPC總包商現(xiàn)場項目部，應(yīng)確保承包商對施工文件按照檔案的要求進(jìn)行及時有效的收集和整理。文件控制人員應(yīng)定期進(jìn)入現(xiàn)場，根據(jù)施工文件收集整理計劃，對承包商文件的收集整理情況及文件質(zhì)量進(jìn)行監(jiān)督檢查。對發(fā)現(xiàn)的問題，除要求承包商進(jìn)行整改外，同時應(yīng)對檢查出的問題經(jīng)驗反饋至文件收發(fā)環(huán)節(jié)，更好的做好文件的前端控制工作。

四、結(jié)束語

文件控制水平是衡量項目管理水平的指標(biāo)之一。良好、有效的文件控制管理不僅能促進(jìn)項目管理的有效運(yùn)行和工程的有序進(jìn)展，同時也能確保在項目管理過程中形成的知識資產(chǎn)得以良好的保存和延續(xù)。

參考文獻(xiàn)：

[1]徐威，李晶.淺談如何加強(qiáng)國際EPC 項目文件控制管理[J].石油規(guī)劃設(shè)計，第 19 卷第 2 期 .

[2]中華人民共和國核行業(yè)標(biāo)準(zhǔn)，EJ/T1225-2008核電文件檔案管理要求，國防科學(xué)技術(shù)工業(yè)委員會，章節(jié)4.1.4.