孫海亮

摘要：隨著社會(huì)新常態(tài)的到來(lái)，各項(xiàng)管理、體制機(jī)制也發(fā)生了改變，檔案管理工作也要適應(yīng)當(dāng)前新常態(tài)，進(jìn)行體制機(jī)制改革創(chuàng)新。本文分析了檔案工作面臨的數(shù)字化、網(wǎng)絡(luò)化、合規(guī)管理等五種新常態(tài)，分析了存在的問(wèn)題，就檔案的收集、保管、鑒定、統(tǒng)計(jì)、借閱等各個(gè)階段，如何進(jìn)行改革創(chuàng)新，使其進(jìn)一步發(fā)揮數(shù)據(jù)基石作用，延伸企業(yè)發(fā)展空間，拓展企業(yè)發(fā)展方向進(jìn)行了系統(tǒng)闡述。

關(guān)鍵詞：新常態(tài);檔案創(chuàng)新;體制機(jī)制

企業(yè)檔案是企業(yè)生產(chǎn)、經(jīng)營(yíng)活動(dòng)中形成的真實(shí)歷史紀(jì)錄，不僅記錄了企業(yè)發(fā)展的歷史，而且記載了企業(yè)所形成和積累的知識(shí)，是企業(yè)重要的知識(shí)資源。2015年是全面深化改革關(guān)鍵之年、全面依法治國(guó)的開(kāi)局之年，也是檔案工作步入新的發(fā)展態(tài)勢(shì)的重要一年。以中辦、國(guó)辦印發(fā)《關(guān)于加強(qiáng)和改進(jìn)新形勢(shì)下檔案工作的意見(jiàn)》為標(biāo)志，我國(guó)檔案工作進(jìn)入到了一種新常態(tài)。在五種新常態(tài)下，我們?nèi)绾位庑碌膯?wèn)題，解決新的矛盾，需要我們深化改革，大力推進(jìn)體制機(jī)制創(chuàng)新，以全新的思維、全新的視角、全新的理念、全新的舉措來(lái)適應(yīng)檔案工作新常態(tài)，推動(dòng)檔案工作邁上新臺(tái)階。

一、檔案工作面臨的新常態(tài)

（一）數(shù)字化新常態(tài)

數(shù)字化就是指二進(jìn)制編碼的數(shù)字方式存儲(chǔ)、處理檔案信息內(nèi)容。隨著計(jì)算機(jī)技術(shù)和網(wǎng)絡(luò)技術(shù)的發(fā)展與應(yīng)用，全球掀起了信息化數(shù)字化浪潮，沖擊著各行各業(yè)都發(fā)生著翻天覆地的變化。信息化環(huán)境下檔案工作收集的內(nèi)容、管理和利用的方式、開(kāi)發(fā)的途徑與傳統(tǒng)方式相比同樣發(fā)生了巨大變化。目前可以對(duì)很多非數(shù)字化介質(zhì)如各種紙質(zhì)文檔，音頻視頻文件等，進(jìn)行高質(zhì)量的數(shù)字化工作。檔案介質(zhì)的總體發(fā)展趨勢(shì)是從紙質(zhì)到紙質(zhì)與電子文件并存直至未來(lái)以數(shù)字化為主。

（二）多樣化新常態(tài)

現(xiàn)代科學(xué)技術(shù)的日益進(jìn)步，使檔案的管理體系結(jié)構(gòu)發(fā)生了很大變化，檔案的內(nèi)容越來(lái)越豐富，門(mén)類越來(lái)越復(fù)雜，載體形式越來(lái)越多樣化，如照片、磁盤(pán)、磁帶、膠片、光盤(pán)、底圖、巖心、巖屑、無(wú)實(shí)體、其他等。檔案資源的收集從紙質(zhì)載體檔案向多種載體形式檔案的收集發(fā)展，新的檔案載體形式必定要求我們采用新的管理方式。

（三）網(wǎng)絡(luò)化新常態(tài)

網(wǎng)絡(luò)是檔案工作發(fā)展的快捷通道，網(wǎng)絡(luò)化是互聯(lián)網(wǎng)的發(fā)展，可以最大限度地利用分散在各地的信息。它將分散于不同載體、不同地理位置的信息資源以數(shù)字化方式貯存，以網(wǎng)絡(luò)化方式互相連接，從而提供及時(shí)利用，實(shí)現(xiàn)資源共享?？梢酝ㄟ^(guò)網(wǎng)絡(luò)將信息統(tǒng)計(jì)，信息搜索等各種要求，靈活的進(jìn)行展示。

（四）復(fù)合型人才新常態(tài)

當(dāng)前，檔案工作的門(mén)類更豐富、內(nèi)容更加復(fù)雜，載體形式更加多樣，檔案所涉及的領(lǐng)域、服務(wù)的范圍和服務(wù)對(duì)象更加寬廣，各種相鄰學(xué)科的橫向滲透，是當(dāng)代檔案發(fā)展的大趨勢(shì)，這不僅是相鄰學(xué)科許多概念的運(yùn)用，而且出現(xiàn)了許多新的檔案邊緣學(xué)科和交叉學(xué)科。這就使檔案管理迫切需要復(fù)合型人才。特別在檔案信息化工作中，不僅需要檔案專業(yè)人才，計(jì)算機(jī)專業(yè)人才，更需要既懂檔案業(yè)務(wù)，又熟悉信息技術(shù)的復(fù)合型人才。

（五）合規(guī)管理新常態(tài)

黨的十八屆四中全會(huì)作出依法治國(guó)重大部署，這是國(guó)家治理領(lǐng)域一場(chǎng)廣泛而深刻的革命。隨著依法治國(guó)的全面推進(jìn)，合規(guī)管理的持續(xù)深化，標(biāo)志著檔案管理也進(jìn)入了合規(guī)管理新常態(tài)。這一新常態(tài)，對(duì)檔案管理的各個(gè)環(huán)節(jié)都提出了更高和更嚴(yán)的要求。特別是隨著信息化、網(wǎng)絡(luò)化的到來(lái)，電子文件、檔案的信息安全及規(guī)范化管理成為檔案合規(guī)管理面臨的新的課題。

二、檔案工作在新常態(tài)下面臨的新問(wèn)題

做好新形勢(shì)下檔案工作，對(duì)于提高機(jī)關(guān)各部門(mén)工作質(zhì)量和工作效率，增強(qiáng)領(lǐng)導(dǎo)執(zhí)政能力和管理水平，推動(dòng)公司穩(wěn)健發(fā)展具有重要意義。當(dāng)前，面對(duì)新形勢(shì)、新任務(wù)、新要求，檔案工作在歷史遺留和新常態(tài)下仍然存在一定的問(wèn)題。

（一）新常態(tài)下面臨的新問(wèn)題

在檔案收集上。檔案收集工作是檔案管理部門(mén)面向檔案形成部門(mén)開(kāi)展的主要工作，是檔案工作的起點(diǎn)，也是實(shí)現(xiàn)檔案集中統(tǒng)一管理的一項(xiàng)重要和基本的內(nèi)容。具體內(nèi)容是把分散在各機(jī)關(guān)內(nèi)部職能部門(mén)、業(yè)務(wù)部門(mén)和個(gè)人手中的文件資料，按照規(guī)定集中保存起來(lái)。一是按照傳統(tǒng)實(shí)體歸檔期限設(shè)定的歸檔時(shí)間，由于歸檔不及時(shí)，一方面增量檔案，特別是合同檔案數(shù)字化難度較大;另一方面，檔案的利用價(jià)值受到一定影響，如文書(shū)檔案一年才做一次歸檔。二是有的單位在收集檔案材料時(shí)，因?yàn)橹贫ǖ闹贫鹊貌坏搅己玫穆鋵?shí)，工作考核不明確，上交檔案材料與否全憑個(gè)人意愿，上交確認(rèn)單沒(méi)有得到很好的落實(shí)，一定程度上導(dǎo)致了檔案收集不全。

在服務(wù)機(jī)制上。一是利用率低。過(guò)去由于受管理手段的限制，檔案信息的借閱程序繁瑣，借閱環(huán)節(jié)多，效率低，極大地挫傷了利用者的積極性。周而復(fù)始，檔案部門(mén)門(mén)庭冷清，檔案信息的利用率相對(duì)較低。二是共享難度大。目前，集團(tuán)公司下發(fā)了《關(guān)于促進(jìn)油氣田企業(yè)與工程技術(shù)企業(yè)之間相關(guān)信息系統(tǒng)數(shù)據(jù)共享的通知》，但僅限于勘探與生產(chǎn)管理系統(tǒng)（A1）、工程技術(shù)生產(chǎn)運(yùn)行管理系統(tǒng)（A7）和工程技術(shù)物聯(lián)網(wǎng)系統(tǒng)（A12）。新疆油田公司實(shí)現(xiàn)了地區(qū)分公司級(jí)的全部單井檔案數(shù)據(jù)的集中統(tǒng)一管理、發(fā)布和多層次的收集歸檔，共享。由于集團(tuán)公司檔案管理業(yè)務(wù)還缺少集團(tuán)層面的統(tǒng)一管理和統(tǒng)一規(guī)范，目前其他油區(qū)數(shù)據(jù)共享較為困難，同時(shí)存在井史、工程設(shè)計(jì)、地質(zhì)設(shè)計(jì)、各種測(cè)錄井曲線圖等，都存在重復(fù)歸檔現(xiàn)象，極大地浪費(fèi)了服務(wù)器的資源。三是異地借閱難。目前檔案利用手段主要是借閱檔案原件或復(fù)印件，需要借閱者本人到檔案保管地點(diǎn)辦理借閱、歸還的手續(xù)和流程，對(duì)于工作地點(diǎn)距離檔案保管地點(diǎn)較遠(yuǎn)的借閱者，很不方便借閱和歸還。

在隊(duì)伍素質(zhì)上。檔案從業(yè)人員業(yè)務(wù)素質(zhì)偏低，從目前看，大多數(shù)基層的檔案管理人員配備仍相對(duì)不足，還有部分檔案員是兼職，沒(méi)有時(shí)間也沒(méi)有精力學(xué)習(xí)更多新的檔案管理知識(shí)，加之工作環(huán)境相對(duì)獨(dú)立，半封閉狀態(tài)的檔案工作主要是被動(dòng)接收和保管檔案，檔案員很少走出檔案室主動(dòng)參與管理活動(dòng)，政策水平、管理能力以及信息技術(shù)的新知識(shí)都相對(duì)不足。加之很多檔案管理員的文化層次較底，普遍缺少信息管理自動(dòng)化的基本知識(shí)和技能，不能擔(dān)負(fù)起電子文件歸檔管理工作的重任。

在體制機(jī)制上。如今是互聯(lián)網(wǎng)時(shí)代，計(jì)算機(jī)應(yīng)用技術(shù)貫穿于社會(huì)各個(gè)領(lǐng)域。為了更方便的進(jìn)行檔案管理工作，很多單位都運(yùn)用了計(jì)算機(jī)和網(wǎng)絡(luò)，但部分單位不重視檔案管理，也不重視計(jì)算機(jī)網(wǎng)絡(luò)在檔案管理中的運(yùn)用，導(dǎo)致計(jì)算機(jī)應(yīng)用在單位檔案管理上還只是粗淺的利用，進(jìn)一步深層次運(yùn)用的需求還不成熟。雖為信息化、網(wǎng)絡(luò)化時(shí)代，但有的單位為了節(jié)約成本，依然選擇舊的管理模式，這給檔案管理工作帶來(lái)負(fù)面消極的影響，不利于提高檔案管理，利用效率。

在安全保障上。一是部分檔案員對(duì)檔案管理敷衍了事，自認(rèn)為檔案不過(guò)是走走樣子，事過(guò)境遷的手抄本而已，沒(méi)有太大用處，正是這種思想使檔案的保密性大大降低，甚至泄密。二是入庫(kù)數(shù)據(jù)質(zhì)量層次不齊，數(shù)據(jù)的原始性、真實(shí)性在整理或錄入過(guò)程中被忽視。三是隨著科技的不斷進(jìn)步和發(fā)展，檔案在借閱、流轉(zhuǎn)等過(guò)程中還沒(méi)有完備的數(shù)據(jù)安全控制措施，數(shù)據(jù)的真實(shí)性，檔案的保密性受到質(zhì)疑。

（二）歷史遺留的問(wèn)題

在基礎(chǔ)管理上。對(duì)檔案管理的重視程度偏低。檔案管理工作相對(duì)于其他類型的工作而言是一種默默無(wú)聞的工作，很多高層管理人員對(duì)檔案管理工作的認(rèn)識(shí)還停留在抄抄寫(xiě)寫(xiě)，無(wú)法認(rèn)知到檔案工作對(duì)企業(yè)運(yùn)營(yíng)管理帶來(lái)的重要影響。甚至部分單位沒(méi)有專門(mén)的檔案機(jī)構(gòu)，無(wú)法對(duì)所屬單位進(jìn)行檢查、監(jiān)督和業(yè)務(wù)指導(dǎo)。

三、深化檔案工作機(jī)制體制創(chuàng)新

創(chuàng)新是檔案工作發(fā)展的不竭動(dòng)力。要正確認(rèn)識(shí)新形勢(shì)、主動(dòng)適應(yīng)新常態(tài)，以新的思維做好新常態(tài)下的檔案工作，在思想、制度、體系、信息化、硬件等方面，充分發(fā)揮對(duì)創(chuàng)新的執(zhí)著追求，以創(chuàng)新的理念和實(shí)踐不斷開(kāi)創(chuàng)和引領(lǐng)檔案工作邁向新高度。

（一）解放思想，破除制約發(fā)展桎梏

首先要?jiǎng)?chuàng)新思想。破除檔案工作者甘當(dāng)檔案守護(hù)者的陳舊觀念和古板思想，樹(shù)立強(qiáng)烈的創(chuàng)新意識(shí)，大力弘揚(yáng)緊跟時(shí)代、開(kāi)拓創(chuàng)新的精神，培養(yǎng)檔案工作者敢于創(chuàng)新、敢于擔(dān)當(dāng)、敢于為公司發(fā)展大局和廣大員工服務(wù)的自覺(jué)性和主動(dòng)性，不斷挖掘檔案的價(jià)值。其次要提升認(rèn)識(shí)。檔案工作人員要及時(shí)向領(lǐng)導(dǎo)匯報(bào)檔案工作情況，使領(lǐng)導(dǎo)了解檔案工作中遇到的問(wèn)題和需要解決的困難，提出相應(yīng)的建議，為領(lǐng)導(dǎo)決策當(dāng)好參謀，以優(yōu)質(zhì)的服務(wù)贏得領(lǐng)導(dǎo)對(duì)檔案工作的支持。同時(shí)，開(kāi)展形式多樣的檔案工作宣傳，形成重視檔案收集、強(qiáng)化檔案利用的檔案文化氛圍。第三要提高素質(zhì)。檔案管理人員應(yīng)具有較強(qiáng)的檔案信息管理專業(yè)知識(shí)，懂相關(guān)的管理、法律知識(shí)，熟悉鉆探業(yè)務(wù)，有較好的計(jì)算機(jī)、網(wǎng)絡(luò)技術(shù)應(yīng)用能力。要通過(guò)對(duì)檔案人員的法制觀念、管理水平、業(yè)務(wù)知識(shí)及計(jì)算機(jī)技術(shù)方面的培訓(xùn)，使檔案工作人員真正成為政治覺(jué)悟高、業(yè)務(wù)能力強(qiáng)、管理水平好的復(fù)合型人才。

（二）修訂制度，夯實(shí)改革工作基礎(chǔ)

建立完善的制度是檔案工作走向規(guī)范化、標(biāo)準(zhǔn)化道路的必然選擇。要堅(jiān)持以《中華人民共和國(guó)檔案法》、《中國(guó)石油天然氣集團(tuán)公司檔案工作規(guī)定》為綱領(lǐng)，立足檔案工作實(shí)際，逐步建立完善公司檔案資源體系、檔案利用體系、檔案安全體系建設(shè)，加大檔案普法的宣傳力度，實(shí)現(xiàn)依法依規(guī)治檔。完善檔案資源體系建設(shè)中的相關(guān)制度，重點(diǎn)強(qiáng)化文件材料歸檔范圍和保管期限中所涉及的相關(guān)制度;完善檔案利用體系建設(shè)中的相關(guān)制度，建立檔案利用制度，明確檔案利用范圍、流程、方式、手續(xù)、要求;完善檔案安全體系建設(shè)中的相關(guān)制度，制訂檔案室消防應(yīng)急預(yù)案、突發(fā)事件應(yīng)急預(yù)案、檔案安全保管制度。在檔案數(shù)字化業(yè)務(wù)外包中建立檔案數(shù)字化工作流程圖、檔案安全保密制度、檔案泄露責(zé)任倒查及追究等制度。

（三）完善體系，推進(jìn)檔案規(guī)范化管理

加強(qiáng)檔案工作領(lǐng)導(dǎo)。堅(jiān)持并不斷完善公司領(lǐng)導(dǎo)、檔案部門(mén)歸口負(fù)責(zé)、各方面共同參與的檔案工作體制，確保分工明確、各司其職，密切配合、形成合力，促進(jìn)檔案事業(yè)協(xié)調(diào)發(fā)展。加強(qiáng)檔案組織協(xié)調(diào)。指定專人分管檔案工作，切實(shí)把檔案工作納入本單位事業(yè)發(fā)展規(guī)劃和年度工作計(jì)劃，列入工作考核檢查的內(nèi)容;定期聽(tīng)取檔案部門(mén)工作匯報(bào)，定期進(jìn)行督促檢查，及時(shí)研究并協(xié)調(diào)解決檔案工作中的重大問(wèn)題，為檔案工作順利開(kāi)展提供人力、財(cái)力、物力等方面保障，推動(dòng)檔案發(fā)展同公司發(fā)展相協(xié)調(diào)。

（四）穩(wěn)步推進(jìn)，加快檔案信息化建設(shè)

企業(yè)檔案是企業(yè)重要信息資源，檔案信息化建設(shè)是企業(yè)信息化建設(shè)的組成部分，也是企業(yè)檔案管理創(chuàng)新的重要方面。中共中央辦公廳、國(guó)務(wù)院辦公廳在《關(guān)于加強(qiáng)信息資源開(kāi)發(fā)利用工作的若干意見(jiàn)》中強(qiáng)調(diào)指出：信息資源作為生產(chǎn)要素、無(wú)形資產(chǎn)和社會(huì)財(cái)富，與能源、材料資源同等重要，在經(jīng)濟(jì)社會(huì)資源結(jié)構(gòu)中具有不可替代的地位。國(guó)家檔案局《關(guān)于加強(qiáng)企業(yè)檔案信息化建設(shè)的意見(jiàn)》指出：企業(yè)檔案是企業(yè)信息的重要資源，檔案信息化建設(shè)是企業(yè)信息化建設(shè)的組成部分，也是企業(yè)檔案管理創(chuàng)新的重要方面。要大力推進(jìn)檔案數(shù)字化管理、網(wǎng)絡(luò)化服務(wù)進(jìn)程，努力實(shí)現(xiàn)以手工管理為主向以計(jì)算機(jī)管理為主、以管理檔案實(shí)體為主向以管理檔案信息為主、以檔案存儲(chǔ)保管為主向網(wǎng)絡(luò)化利用服務(wù)為主的“三大轉(zhuǎn)變”。要牢固樹(shù)立網(wǎng)絡(luò)理念，進(jìn)一步拓展和豐富檔案管理軟件模塊和功能，有效建立微信、微博、QQ等公眾能夠直接參與的網(wǎng)絡(luò)社交平臺(tái)，多措并舉促進(jìn)檔案工作的信息化、數(shù)字化、網(wǎng)絡(luò)化發(fā)展。要大力實(shí)施檔案數(shù)字化戰(zhàn)略，加快把數(shù)字檔案館建設(shè)列入信息化建設(shè)整體規(guī)劃，從人力、財(cái)力、物力上統(tǒng)籌安排，切實(shí)推進(jìn)檔案存儲(chǔ)數(shù)字化和利用網(wǎng)絡(luò)化;同時(shí)要大力開(kāi)展傳統(tǒng)載體檔案數(shù)字化工作，及時(shí)以數(shù)字化檔案代替原件提供利用。

（五）突出重點(diǎn)，加強(qiáng)文件材料歸檔工作

首先要增強(qiáng)主動(dòng)意識(shí)。收集工作要變被動(dòng)為主動(dòng)，各單位要結(jié)合實(shí)際制定辦法，強(qiáng)化檔案的收集工作，使應(yīng)歸檔的文件材料處于受控狀態(tài)，改變了“你送什么我收什么”的被動(dòng)局面。其次要增強(qiáng)管理意識(shí)。建立檔案管理網(wǎng)絡(luò)，實(shí)行部門(mén)歸檔制度。各類檔案均應(yīng)由形成部門(mén)負(fù)責(zé)收集、整理并移交綜合檔案室。綜合檔案部門(mén)負(fù)責(zé)指導(dǎo)、監(jiān)督業(yè)務(wù)部門(mén)檔案人員的業(yè)務(wù)開(kāi)展，強(qiáng)化專業(yè)檔案意識(shí)。第三要強(qiáng)化重點(diǎn)項(xiàng)目歸檔。各單位要把檔案工作與其重點(diǎn)工作、重大活動(dòng)、重大建設(shè)項(xiàng)目、重大科研項(xiàng)目等，同部署、同落實(shí)，做到全面覆蓋。第四要強(qiáng)化檔案銷(xiāo)毀。目前長(zhǎng)期或短期的檔案基本上都保存著，各單位即使到期也基本上繼續(xù)保留，沒(méi)有做銷(xiāo)毀工作，從而致使庫(kù)存空間不足。而隨著信息化的到來(lái)，可以備份電子件存貯，按照要求將實(shí)物檔案定期銷(xiāo)毀。

（六）規(guī)范流程，推進(jìn)檔案信息資源共享

提供優(yōu)質(zhì)、高效的檔案知識(shí)服務(wù)，實(shí)現(xiàn)檔案知識(shí)共享是企業(yè)檔案知識(shí)管理的最終目標(biāo)，也是檔案部門(mén)與企業(yè)其他部門(mén)和外界聯(lián)系的重要紐帶。首先要樹(shù)立服務(wù)意識(shí)，積極、主動(dòng)地對(duì)檔案資源進(jìn)行深加工，不斷地提高業(yè)務(wù)部門(mén)對(duì)檔案工作的認(rèn)可度和對(duì)檔案部門(mén)的依賴度，以優(yōu)質(zhì)的服務(wù)贏得領(lǐng)導(dǎo)和業(yè)務(wù)人員對(duì)檔案工作的支持。其次要強(qiáng)化檔案利用，各級(jí)檔案管理部門(mén)要緊緊圍繞生產(chǎn)建設(shè)實(shí)際，始終把檔案利用放在首位，通過(guò)各種形式，大力開(kāi)發(fā)檔案信息資源，為勘探突破、鉆井提速、經(jīng)營(yíng)決策的順利運(yùn)行，提供強(qiáng)有力的信息支持。第三要依法做好檔案查閱服務(wù)，改進(jìn)查閱方式，簡(jiǎn)化利用手續(xù)，免除利用收費(fèi)，最大限度滿足利用者需求，實(shí)現(xiàn)檔案知識(shí)共享。第四要通過(guò)對(duì)館藏檔案進(jìn)行深層次開(kāi)發(fā)、全方位提煉，努力把死檔案變成活信息、把檔案庫(kù)變成思想庫(kù)，為公司領(lǐng)導(dǎo)決策、生產(chǎn)經(jīng)營(yíng)提供參考。

（七）加大支持，全力推進(jìn)檔案硬件建設(shè)

首先要加大基礎(chǔ)設(shè)施建設(shè)。要加強(qiáng)檔案館建設(shè)，設(shè)計(jì)上盡量減少?gòu)?qiáng)光、塵土、高溫高濕等對(duì)檔案的危害，并充分考慮檔案的現(xiàn)有數(shù)量和未來(lái)增長(zhǎng)量，留足庫(kù)房空間。要盡快消滅“無(wú)庫(kù)館”或“危房館”，積極建設(shè)面積達(dá)標(biāo)、能夠確保檔案安全的檔案庫(kù)房。同時(shí)配備檔案密集架、除濕機(jī)、閱覽桌、獨(dú)立空調(diào)、監(jiān)控等專用設(shè)施設(shè)備，實(shí)現(xiàn)檔案庫(kù)房、辦公區(qū)域、閱檔區(qū)域的各自獨(dú)立分開(kāi)，達(dá)到“八防”要求。其次要強(qiáng)化檔案安全保障。加強(qiáng)安全設(shè)施建設(shè)，所有檔案庫(kù)房有條件的都要安裝自動(dòng)報(bào)警、自動(dòng)滅火設(shè)施，沒(méi)有條件的至少要配備滅火器等。加強(qiáng)內(nèi)部管理，層層落實(shí)檔案安全責(zé)任制，層層簽訂檔案安全保密承諾書(shū);要采取各種切實(shí)可行的辦法，確保各個(gè)工作環(huán)節(jié)中檔案的安全保密;涉密檔案的掃描、存儲(chǔ)、復(fù)印、傳真、縮微等設(shè)備，要經(jīng)過(guò)安全檢測(cè)，以防檔案信息被竊取。要落實(shí)備份制度，加強(qiáng)備份復(fù)制件或備份數(shù)據(jù)維護(hù)，確保備份檔案或數(shù)據(jù)安全。第三要牢固樹(shù)立合作理念。進(jìn)一步拓寬合作領(lǐng)域，加大資源整合力度，深化檔案收集、數(shù)字化、異地異質(zhì)備份領(lǐng)域中的合作，為推動(dòng)檔案工作發(fā)展凝聚合力。

四、對(duì)強(qiáng)化檔案工作的意見(jiàn)和建議

（一）建立區(qū)域油氣勘探開(kāi)發(fā)類資料共享平臺(tái)

構(gòu)建集團(tuán)公司檔案樹(shù)，相關(guān)部門(mén)專業(yè)僅錄入主營(yíng)業(yè)務(wù)、單位自己生成的資料。如工程技術(shù)服務(wù)單位以鉆井工程井史歸檔為主，油氣田公司以工程設(shè)計(jì)、地質(zhì)設(shè)計(jì)、測(cè)錄井圖等為主。同時(shí)，搭建區(qū)域油氣勘探開(kāi)發(fā)類資料共享、檢索平臺(tái)，避免資料重復(fù)錄入，提高檔案利用。

（二）進(jìn)一步加大檔案人員培訓(xùn)

學(xué)習(xí)才能進(jìn)步，積累才能發(fā)展。由于設(shè)備的現(xiàn)代化，檔案種類和載體的多樣化，管理方法要不斷改革，因此，對(duì)檔案工作人員在業(yè)務(wù)知識(shí)、科學(xué)知識(shí)以及管理操作能力等方面都提出了新的更高要求。原來(lái)那些傳統(tǒng)的業(yè)務(wù)知識(shí)與工作方法，已不能適應(yīng)新的形勢(shì)，所以必須對(duì)檔案人員加強(qiáng)繼續(xù)教育，才能完成檔案管理現(xiàn)代化的任務(wù)。

（三）建立檔案電子件時(shí)時(shí)歸檔機(jī)制

傳統(tǒng)檔案，特別紙質(zhì)檔案的歸擋時(shí)間一般分為兩類，一是檔案形成后定期（按年或季度等）歸檔，主要適用于行政檔案;二是項(xiàng)目結(jié)束后歸檔，主要運(yùn)用于科技，基建等檔案。只要工作時(shí)間允許，檔案人員可以隨時(shí)將之歸入檔案數(shù)據(jù)庫(kù)，而不必再等到第二年的上半年。實(shí)時(shí)歸檔保證了電子檔案的真實(shí)和完整，還及時(shí)集中了成果，提高了檔案利用效率。

（四）改進(jìn)歸檔考核方式

改變以條目作為考核的主要依據(jù)，建議加大歸檔質(zhì)量考核，借鑒人事檔案歸檔經(jīng)驗(yàn)，每周抽查各二級(jí)單位歸檔情況，對(duì)查出的不符合歸檔標(biāo)準(zhǔn)的進(jìn)行限期整改，持續(xù)提升綜合檔案歸檔工作質(zhì)量和水平。

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