孫文星

【摘 要】近年來，我國公路建設實現(xiàn)了跨越式發(fā)展，這對公路建設項目的檔案管理的要求也越來越高。但由于多種因素的影響，公路工程檔案管理工作出現(xiàn)了滯后的情況，對公路工程建設的質量檢驗、竣工驗收、施工管理等環(huán)節(jié)帶來嚴重影響，造成不必要的損失，因此，實現(xiàn)公路工程建設與檔案管理的協(xié)同發(fā)展具有重要意義。本文主要研究公路工程建設與檔案管理的協(xié)同發(fā)展的意義，提出公路工程建設與檔案管理的協(xié)同發(fā)展的對策。

【關鍵詞】檔案管理 公路工程建設 協(xié)同發(fā)展

在公路工程建設快速發(fā)展過程中，現(xiàn)有的工程檔案管理難以適應其新要求，公路工程建設部門也出現(xiàn)了輕檔案、重建設和輕記錄、重進度的不同程度的忽視檔案的意識，對檔案資料的收集造成嚴重阻礙，檔案管理工作逐漸產(chǎn)生滯后，同時對公路的工程建設也帶來了反作用，因此，實現(xiàn)公路工程建設與檔案管理的協(xié)同發(fā)展具有深遠意義。

1公路工程建設與檔案管理的協(xié)同發(fā)展的必要性

目前公路工程建設中的檔案管理工作出現(xiàn)了一些問題：一是工程建設方的檔案意識薄弱，認為檔案管理工作與工程建設、經(jīng)濟效益等沒有關系，從而造成工程建設與檔案管理的脫離，使檔案管理效能大大降低。二是工程文件與檔案管理的脫節(jié)，沒有及時的監(jiān)控工程檔案的全過程，檔案生成者和保管者往往缺乏工作經(jīng)驗，造成檔案管理的效率難以得到有效提高。三是公路工程建設過程中原始檔案歸檔的能力有待提高，在檔案管理工作中先進的管理理念沒有及時有效的普及，使檔案生成的及時性和準確性受到影響。

在公路工程建設中的檔案管理工作出現(xiàn)的這些問題，不僅使檔案管理工作受到嚴重阻礙，在公路工程建設中利用檔案進行決策和工程驗收等工作也因此受到影響，檔案的參考憑證價值也難以在公路工程建設中充分發(fā)揮，對公路工程建設和檔案管理工作的發(fā)展都造成阻礙，因此，實現(xiàn)公路工程建設與檔案管理的協(xié)同發(fā)展勢在必行[1]。

2公路工程建設與檔案管理的協(xié)同發(fā)展的對策

2.1健全相關制度

在公路工程建設項目的籌備之初，工程項目指揮部應組織相關人員對公路工程建設檔案管理的規(guī)定和規(guī)范進行學習，明確指出在公路工程建設中工程建設工作和檔案管理工作同等重要、應協(xié)同發(fā)展，并在工程施工等文件中規(guī)定檔案管理的工作內(nèi)容，明確相關工作人員的標準和責任要求。公路工程建設項目啟動之后，應根據(jù)上級頒布的文件精神對項目實施文件進行進一步的檢查，建立工程文件資料的保管、利用、歸檔、立卷、整理等內(nèi)容的具體工作細則，并成立專門的監(jiān)督小組，對各部門的檔案管理工作情況進行監(jiān)督和指導，以保證檔案管理工作的質量。另外，還可以建立相應的獎懲制度，對公路工程項目中注重檔案收集和整理的部門和人員，能夠使檔案的真實性和準確性得到保障，要對他們實行相應的獎勵，同時，對檔案管理工作做得不好，使公路工程檔案出現(xiàn)丟失和遺漏等現(xiàn)象的部門和工作人員要予以懲罰，從而激勵相關工作人員重視工程施工過程中的檔案管理工作，提高工程施工檔案的質量和利用率，更好的為公路工程建設提供便利和服務[2]。

2.2 細化協(xié)同發(fā)展工作流程

公路工程建設與檔案管理工作協(xié)同發(fā)展的關鍵就是實現(xiàn)兩者的工作流程協(xié)調(diào)一致，同步進行。因此采取細化兩者工程流程的方式，明確發(fā)展各個階段和環(huán)節(jié)收集、整理、鑒定、歸檔工程建設資料的程序。首先，對工程建設內(nèi)容進行細化分解，對公路工程建設的各標段的工序內(nèi)容進行明確，規(guī)定各單位、各個部門檔案管理工作的具體程序和范圍，并對檔案管理工作制定相應的質量標準，指導工程建設各部門和單位的具體工作。其次對歸檔資料進行嚴格檢查，確保檔案的準確性和真實性。通過嚴格的過程管理方式，對檔案資料的真實性提供保障，從而在這些檔案中反映公路工程建設的真實情況，以此為決策者提供決策參考。最后，對檔案資料的存儲位置進行明確，對質量管理、計劃統(tǒng)計、收發(fā)文管理、財務管理、計量支付等工作環(huán)節(jié)制定統(tǒng)一的工作流程圖，標明各個環(huán)節(jié)需要整理、收集的工程建設檔案資料和數(shù)據(jù)，從而為后期完整的檔案整理奠定堅實的基礎。通過細化流程的具體方法可以促進公路工程建設與檔案管理協(xié)同發(fā)展[3]。

2.3科學管理

科學管理是指在公路工程建設與檔案管理的協(xié)同發(fā)展過程中采用現(xiàn)代化的管理手段，提高管理的科學性。首先，在工程建設和檔案管理的各個階段應用計算機技術，在公路工程招標階段明確指出承包人應具備復印機、激光打印機、計算機，并應符合公路工程建設和檔案管理的軟、硬件要求，以提高檔案管理工作的效率和質量。其次，管理用表實行統(tǒng)一指定的方法，并及時生成電子文件，公路工程建設過程中產(chǎn)生的90%的數(shù)據(jù)都是用管理用表體現(xiàn)的，因此這些管理用表成為檔案管理重要的基礎資料，所以在制定管理用表的時候應當制定相應的規(guī)則和規(guī)范，并生成電子文件形式提供給相關工作人員，利用計算機設備將生成的用表直接輸出，保證出表的質量，解決傳統(tǒng)制表中出表難的難題。最后，應用計算機管理軟件，實現(xiàn)公路工程建設資料和數(shù)據(jù)的電算化管理，實現(xiàn)工程建設中數(shù)據(jù)管理的自動化，提高管理工作的質量和效率，從而促進公路工程建設與檔案管理的協(xié)同發(fā)展[4]。

3結語

綜上所述，實現(xiàn)公路工程建設與檔案管理的協(xié)同發(fā)展非常重要，我們要加強公路工程建設管理，提升公路工程的檔案管理水平，提高檔案利用效率，為公路項目建成后的養(yǎng)護和管理提供長遠支持。：

參考文獻：

[1]王秀婷.如何實現(xiàn)公路檔案管理與工程建設的同步[J].山東檔案，2010，01：39-40.

[2]劉洋.淺析如何做好公路工程建設項目檔案管理工作[J].辦公室業(yè)務，2013，13：219.

[3]吳尚明.公路建設工程檔案管理的問題與對策探索[J].產(chǎn)業(yè)與科技論壇，2013，17：246-247.

[4]謝添龍.泰安市公路局電子政務協(xié)同管理系統(tǒng)的設計與實現(xiàn)[D].電子科技大學，2013.