蘇斌

摘 要：本文借鑒國(guó)內(nèi)外關(guān)于信息化時(shí)代背景下，人力資源與社會(huì)保障檔案管理的理論與實(shí)踐研究，雖然業(yè)務(wù)檔案基本實(shí)現(xiàn)了計(jì)算機(jī)管理，在檔案接收提取、借閱借出、檔案查找等方面都有較為成熟的系統(tǒng)。但在電子檔案管理、多媒體介質(zhì)的存儲(chǔ)與應(yīng)用、與業(yè)務(wù)系統(tǒng)的結(jié)合等方面已經(jīng)無(wú)法滿足社保檔案管理的需求。

關(guān)鍵詞：人事檔案；檔案管理；網(wǎng)絡(luò)技術(shù)；資源共享

1 引言

人事檔案管理信息系統(tǒng)是一個(gè)以人為主導(dǎo)，利用計(jì)算機(jī)硬件、軟件、網(wǎng)絡(luò)通信設(shè)備以及其他辦公設(shè)備，進(jìn)行信息的收集、傳輸、加工、儲(chǔ)存、更新和維護(hù)，以企業(yè)戰(zhàn)略競(jìng)優(yōu)、提高效益和效率為目的，支持企業(yè)高層決策、中層控制、基層運(yùn)作的集成化的人機(jī)系統(tǒng)。因此人力資源與社會(huì)保障電子檔案管理信息系統(tǒng)，即應(yīng)用于人力資源與社會(huì)保障行業(yè)檔案管理業(yè)務(wù)的信息系統(tǒng)，是通過(guò)業(yè)務(wù)人員主導(dǎo)，利用硬件環(huán)境，系統(tǒng)軟件，網(wǎng)絡(luò)設(shè)備及其他外圍設(shè)備，進(jìn)行人力資源與社會(huì)保障行業(yè)檔案信息的收集、傳輸、加工、儲(chǔ)存、更新和維護(hù)，實(shí)現(xiàn)檔案文件的信息化，從而提高人力資源與社會(huì)保障行業(yè)檔案管理的效益和效率，更好的服務(wù)于社會(huì)和個(gè)人。

人力資源與社會(huì)保障電子檔案管理信息系統(tǒng)建設(shè)在我國(guó)起步較晚，由于不同地區(qū)之間由于經(jīng)濟(jì)及業(yè)務(wù)規(guī)范水平原因，檔案管理信息化建設(shè)發(fā)展很不平衡。國(guó)內(nèi)部分發(fā)達(dá)地區(qū)建立了檔案管理信息系統(tǒng)，但僅限于對(duì)檔案存放的管理，且與人力資源與社會(huì)保障業(yè)務(wù)并沒(méi)有關(guān)聯(lián)：另還相當(dāng)一部分地區(qū)還未建立信息化管理機(jī)制，業(yè)務(wù)辦理模式落后，往往依賴于業(yè)務(wù)人員的業(yè)務(wù)能力，無(wú)法規(guī)范業(yè)務(wù)流程。另外，在人力資源與社會(huì)保障行業(yè)內(nèi)各類系統(tǒng)標(biāo)準(zhǔn)多樣，缺乏統(tǒng)一管理，給信息共享、交換造成一定障礙，從而引起重復(fù)開(kāi)發(fā)，造成了資金和人力的浪費(fèi)。進(jìn)入二十一世紀(jì)以來(lái)，計(jì)算機(jī)技術(shù)、通信技術(shù)和網(wǎng)絡(luò)技術(shù)的高速發(fā)展，加快了社會(huì)經(jīng)濟(jì)的信息化進(jìn)程，信息化已經(jīng)成為當(dāng)今世界經(jīng)濟(jì)和社會(huì)發(fā)展的大趨勢(shì)。人力資源與社會(huì)保障檔案信息化建設(shè)是我國(guó)信息化建設(shè)的重要組成部分，建設(shè)統(tǒng)一的、規(guī)范的檔案管理信息系統(tǒng)，是人力資源與社會(huì)保障事業(yè)發(fā)展的客觀要求。

2 人事檔案系統(tǒng)解決的主要問(wèn)題及設(shè)計(jì)思路

（一）解決的問(wèn)題

人力資源與社會(huì)保障電子檔案管理信息系統(tǒng)是在嚴(yán)格遵守國(guó)家檔案管理規(guī)范的前提下開(kāi)發(fā)的信息化管理系統(tǒng)，是屬于人力資源與社會(huì)保障服務(wù)一體化平臺(tái)系統(tǒng)的一個(gè)子系統(tǒng)，主要完成對(duì)社會(huì)人員的人力資源與社會(huì)保障相關(guān)檔案的收集、信息化、整理、管理、利用等功能，并通過(guò)對(duì)業(yè)務(wù)數(shù)據(jù)的分析監(jiān)測(cè)，提供制定檔案服務(wù)政策的數(shù)據(jù)依據(jù)。如何根據(jù)業(yè)務(wù)模式與用戶體驗(yàn)，設(shè)計(jì)具有通用性的人力資源與社會(huì)保障行業(yè)電子檔案管理信息系統(tǒng)是本文要解決的主要問(wèn)題。通過(guò)調(diào)研獲得用戶體驗(yàn)需求和業(yè)務(wù)流程辦理需求，其中包括功能需求和非功能需求，在充分理解人力資源與社會(huì)保障檔案管理的規(guī)范法規(guī)的基礎(chǔ)上，并通過(guò)需求分析方法總結(jié)出合理的結(jié)構(gòu)設(shè)計(jì)和開(kāi)發(fā)思路。

（二）設(shè)計(jì)思路

本文主要思路為，分析了人力資源與社會(huì)保障檔案管理業(yè)務(wù)的實(shí)際需求和業(yè)務(wù)流程，設(shè)計(jì)和實(shí)現(xiàn)了電子檔案管理系統(tǒng)。首先，本文針對(duì)人力資源與社會(huì)保障電子檔案管理系統(tǒng)項(xiàng)目背景和所面對(duì)問(wèn)題進(jìn)行了論述，并且針對(duì)在國(guó)家信息化建設(shè)下人力資源與社會(huì)保障電子檔案管理面臨的問(wèn)題進(jìn)行了分析。在此之上優(yōu)化改進(jìn)了檔案管理業(yè)務(wù)的辦理流程，進(jìn)而描述系統(tǒng)的功能需求和非功能性需求，形成了人力資源與社會(huì)保障電子檔案管理系統(tǒng)的總體需求和設(shè)計(jì)指南。然后，根據(jù)前文所得的系統(tǒng)總體需求及設(shè)計(jì)指南，對(duì)人力資源與社會(huì)保障電子檔案管理系統(tǒng)進(jìn)行架構(gòu)設(shè)計(jì)。首先根據(jù)檔案管理的法律法規(guī)及管理信息系統(tǒng)的設(shè)計(jì)模式提出系統(tǒng)設(shè)計(jì)的目標(biāo)和原則，然后分別通過(guò)系統(tǒng)技術(shù)架構(gòu)和功能架構(gòu)兩個(gè)方面進(jìn)行系統(tǒng)架構(gòu)的詳細(xì)設(shè)計(jì)。其中技術(shù)架構(gòu)要求考慮系統(tǒng)的可擴(kuò)展性，可維護(hù)性，可靠性，安全性以及性能問(wèn)題。在此基礎(chǔ)上，首先設(shè)計(jì)出系統(tǒng)的網(wǎng)絡(luò)結(jié)構(gòu)和數(shù)據(jù)存儲(chǔ)結(jié)構(gòu)，然后基于架構(gòu)分層模型并依據(jù)理論，設(shè)計(jì)出程序邏輯架構(gòu)中各層的功能。功能架構(gòu)要求能夠全覆蓋用戶的業(yè)務(wù)需求，并需要考慮今后的業(yè)務(wù)擴(kuò)展性，設(shè)計(jì)出完整的系統(tǒng)功能結(jié)構(gòu)，在此基礎(chǔ)上完成各功能模塊的設(shè)計(jì)。其次，根據(jù)系統(tǒng)的技術(shù)架構(gòu)及功能架構(gòu)闡述了人力資源與社會(huì)保障電子檔案管理系統(tǒng)的詳細(xì)設(shè)計(jì)。其中包括業(yè)務(wù)功能模塊的詳細(xì)設(shè)計(jì)及數(shù)據(jù)庫(kù)存儲(chǔ)結(jié)構(gòu)的詳細(xì)設(shè)計(jì)。再次，根據(jù)系統(tǒng)的詳細(xì)設(shè)計(jì)，對(duì)系統(tǒng)實(shí)現(xiàn)過(guò)程中的軟件工程控制及項(xiàng)目質(zhì)量控制進(jìn)行了詳細(xì)的說(shuō)明。并在系統(tǒng)實(shí)現(xiàn)之后，詳細(xì)闡明系統(tǒng)測(cè)試過(guò)程，并討論了壓力測(cè)試的環(huán)境搭建和測(cè)試過(guò)程。最后，本文簡(jiǎn)單介紹了人力資源與社會(huì)保障電子檔案管理系統(tǒng)目前的應(yīng)用情況，總結(jié)了系統(tǒng)的設(shè)計(jì)和實(shí)現(xiàn)方案，提出了人力資源與社會(huì)保障電子檔案管理系統(tǒng)的今后發(fā)展的趨勢(shì)和改進(jìn)意見(jiàn)。

3 人事系統(tǒng)目標(biāo)和解決的問(wèn)題

（一）系統(tǒng)目標(biāo)

建立檔案信息資源共享平臺(tái)，實(shí)現(xiàn)各類檔案資源管理、檔案信息服務(wù)利用的信息化檔案管理機(jī)制。檔案系統(tǒng)的使用范圍橫向涉及人力資源與社會(huì)保障地市級(jí)管理機(jī)構(gòu)各相關(guān)科室及下屬各單位，縱向涉及區(qū)縣級(jí)管理機(jī)構(gòu)及其下屬各單位。本系統(tǒng)建設(shè)以高效率的信息化檔案業(yè)務(wù)管理、高可靠的信息資源服務(wù)為宗旨，以建立檔案信息化綜合管理平臺(tái)為重點(diǎn)，以滿足檔案管理者和檔案利用者需求為目標(biāo)，基于檔案智能檢索技術(shù)和電子化管理技術(shù)，實(shí)現(xiàn)檔案信息資源的共享和檔案管理現(xiàn)代化。

（二）系統(tǒng)解決的問(wèn)題

電子文件的采集與處理。按照相關(guān)規(guī)則規(guī)范通過(guò)服務(wù)總線模式對(duì)業(yè)務(wù)經(jīng)辦系統(tǒng)提供接口，實(shí)現(xiàn)業(yè)務(wù)辦理過(guò)程中業(yè)務(wù)檔案進(jìn)行電子化，并規(guī)定其所屬業(yè)務(wù)關(guān)系，并指定其保管范圍，期限，保密程度。主要內(nèi)容是檔案電子化及規(guī)范化。檔案文件結(jié)構(gòu)管理。在管理信息系統(tǒng)中靈活的構(gòu)建檔案文件之間符合國(guó)家檔案管理規(guī)范的目錄結(jié)構(gòu)，處理各種檔案邏輯結(jié)構(gòu)的維護(hù)，建立方便用戶查找的索引目錄，并且管理檔案文件的物理存放位置。檔案業(yè)務(wù)關(guān)系管理。支持國(guó)際化標(biāo)準(zhǔn)的網(wǎng)絡(luò)協(xié)議、軟件體系結(jié)構(gòu)和接口標(biāo)準(zhǔn)，便于平臺(tái)擴(kuò)展和升級(jí)，保證能與業(yè)務(wù)系統(tǒng)、OA系統(tǒng)以及其他應(yīng)用系統(tǒng)的無(wú)縫集成。接口包括：提供JAVA的接口來(lái)保證與其他開(kāi)發(fā)的業(yè)務(wù)系統(tǒng)進(jìn)行無(wú)縫集成，主要用于各業(yè)務(wù)系統(tǒng)和本平臺(tái)進(jìn)行數(shù)據(jù)交互。提供WebServices的接口來(lái)保證與非開(kāi)發(fā)的業(yè)務(wù)系統(tǒng)進(jìn)行無(wú)縫集成，主要用于各業(yè)務(wù)系統(tǒng)和平臺(tái)進(jìn)行數(shù)據(jù)交互。提供JAVASCRIPT的接口來(lái)保證為各業(yè)務(wù)系統(tǒng)能夠直接調(diào)用平臺(tái)提供的一些界面，從而簡(jiǎn)化未來(lái)業(yè)務(wù)系統(tǒng)的開(kāi)發(fā)難度。4、針對(duì)某些特殊功能，平臺(tái)應(yīng)提供一些控件來(lái)讓其它業(yè)務(wù)系統(tǒng)可以直接進(jìn)行集成，例如：掃描、打印等功能，平臺(tái)應(yīng)提供控件，各業(yè)務(wù)系統(tǒng)可以直接調(diào)用這些控件，并且產(chǎn)生的數(shù)據(jù)可以直接歸檔到平臺(tái)中，供其它業(yè)務(wù)系統(tǒng)使用。檔案相關(guān)信息的直觀顯示。多格式文件瀏覽器技術(shù)，可提供給FLEX電子文件閱讀器進(jìn)行展現(xiàn)。支持等寬、等高、百分比顯示、支持縮略圖、支持當(dāng)前文件的文字搜索。

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