摘 要：本文主要討論了疾控中心檔案信息化建設(shè)工作，目前疾控中心檔案信息化建設(shè)工作還存在著各種問(wèn)題，例如數(shù)據(jù)庫(kù)建設(shè)落后、缺少信息化人才等；本文針對(duì)疾控中心在檔案信息化建設(shè)中存在的問(wèn)題，給出了一些意見(jiàn)和建議，希望能對(duì)我國(guó)疾病控制中心的檔案信息化建設(shè)有所幫助。

關(guān)鍵詞：檔案 信息化 建設(shè)

1 引言

疾控中心是通過(guò)對(duì)疾病、殘疾和傷害的預(yù)防控制，創(chuàng)造健康環(huán)境，維護(hù)社會(huì)穩(wěn)定，保障國(guó)家安全。因此疾控中心的檔案管理工作至關(guān)重要，但是目前我國(guó)疾控中心的檔案信息化建設(shè)工作還不完善，本文分析了其常見(jiàn)的問(wèn)題，并給出了一些建議。

2 疾控中心檔案信息化建設(shè)的重要性

一方面，檔案信息電子化，可以一次投入，多次產(chǎn)出，縮短二次文獻(xiàn)信息的加工時(shí)間，提高檔案信息的時(shí)效性。疾控中心傳統(tǒng)的檔案管理側(cè)重于檔案實(shí)體管理，管理人員手工收集、整編、管理，提供給單位利用，工作量大，效率很低，費(fèi)時(shí)費(fèi)力。檔案管理實(shí)行信息化后，檔案管理更多的是體現(xiàn)在自動(dòng)化、實(shí)時(shí)化、網(wǎng)絡(luò)化上，數(shù)據(jù)只需一次錄入就可以多次反復(fù)利用，在檔案管理內(nèi)部進(jìn)行數(shù)據(jù)共享。

另一方面，檔案利用率非常高，工作中經(jīng)常要查詢有關(guān)人員的信息，再加上反復(fù)拆裝，紙質(zhì)載體不堪重負(fù)。檔案信息化后，人員的信息都可以從數(shù)據(jù)庫(kù)中獲取，減輕了對(duì)原始檔案的磨損，有利于保護(hù)檔案。

3 疾控中心檔案信息化管理中存在的問(wèn)題

3.1 信息數(shù)據(jù)庫(kù)建設(shè)落后

數(shù)據(jù)庫(kù)建設(shè)工作是檔案信息化建設(shè)的基礎(chǔ)，但是在檔案錄入上，有時(shí)為了趕進(jìn)度只是錄入了最基本的信息，導(dǎo)致檔案信息數(shù)據(jù)庫(kù)不完整，這就造成了日后對(duì)檔案的篩選和管理的不便。信息數(shù)據(jù)庫(kù)更新的不及時(shí)也會(huì)導(dǎo)致檔案的一系列問(wèn)題。

3.2 管理模式老化

在管理模式上主要存在以下幾個(gè)方面的問(wèn)題：一是檔案操作都是由人工完成，不僅效率低下，而且很容易發(fā)生錯(cuò)誤錄入的情況；二是檔案流動(dòng)起來(lái)比較麻煩，單位內(nèi)部以及各單位之間缺乏有效的檔案流通機(jī)制；三是檔案更新起來(lái)比較慢，很多人的檔案資料還是停留在好年前的狀態(tài)，給工作帶來(lái)了很大的不便；四是存在監(jiān)管漏洞，檔案管理部門(mén)一般都是獨(dú)立存在，缺少相關(guān)部門(mén)的監(jiān)督，容易引發(fā)腐敗行為。

3.3 檔案信息安全建設(shè)不足

檔案由于其涉及到人員的各項(xiàng)私密資料，因此對(duì)安全性要求很高。但是現(xiàn)階段我國(guó)疾控中心檔案安全工作落實(shí)的不夠，數(shù)據(jù)備份不及時(shí)，系統(tǒng)存在安全漏洞等方面，檔案系統(tǒng)一旦遭受到黑客的攻擊導(dǎo)致檔案泄露，其造成的影響將難以估計(jì)。

3.4 軟硬件配套措施不足

一方面?zhèn)鹘y(tǒng)的疾控中心檔案管理大都還是使用一些硬件比較落后的設(shè)備，跟不上現(xiàn)代化的要求，很多部門(mén)用的電腦還是十年前的電腦，容易出現(xiàn)死機(jī)等毛病，沒(méi)有備份的硬盤(pán)，一旦出現(xiàn)問(wèn)題檔案資料很容易丟失；另一方面，配套的軟件也跟不上檔案管理的要求，老的管理軟件在管理方式有待改進(jìn)。軟硬件的配套設(shè)施是檔案信息化管理的基礎(chǔ)和保障，一定要滿足要求。

3.5 檔案信息化人才缺乏

在實(shí)際的操作中，部門(mén)這方面的管理工作不是太重視，很少去培養(yǎng)專業(yè)人員去從事檔案信息化管理工作，認(rèn)為沒(méi)有必要大費(fèi)周章的培養(yǎng)這樣一個(gè)專業(yè)人才，，大多數(shù)的檔案信息化管理工作還停留在原始、粗放的工作層面、即“你送我裝”“你借我調(diào)”，毫無(wú)一絲技術(shù)含量可言。即使購(gòu)買(mǎi)了檔案管理軟件，在加之計(jì)算機(jī)技術(shù)的應(yīng)用，這樣就可以使管理工作變得簡(jiǎn)潔一些，但是由于缺乏專業(yè)的技術(shù)人才，沒(méi)有充分的發(fā)揮大數(shù)據(jù)知識(shí)的應(yīng)用，致使檔案管理工作仍處于初始階段。

3.6 檔案材料字跡不規(guī)范，手續(xù)不完整

我國(guó)《檔案管理?xiàng)l例》中明確規(guī)定了，“收集歸檔的材料應(yīng)真實(shí)、完整齊全、文字清楚、對(duì)象明確、手續(xù)完備。需經(jīng)組織審查蓋章或本人簽字的，蓋章簽字后方能歸入檔案”。但是在現(xiàn)實(shí)中，疾病控制中心檔案管理人員在處理檔案移交歸檔時(shí)看到簽字就批準(zhǔn)，不管簽字清不清楚，也不看蓋章是否為完整，給檔案弄虛作假提供了可能。

4 疾控中心檔案信息化的建設(shè)與對(duì)策

4.1 建設(shè)檔案信息數(shù)據(jù)庫(kù)

由于檔案的數(shù)據(jù)都是萬(wàn)量級(jí)的，因此建立檔案數(shù)據(jù)庫(kù)顯得非常必要。要建立一個(gè)優(yōu)化的數(shù)據(jù)庫(kù)管理系統(tǒng)，對(duì)每一類(lèi)信息設(shè)置不同的密級(jí)，在使用數(shù)據(jù)庫(kù)時(shí)可根據(jù)用戶不同權(quán)限對(duì)用戶分級(jí)別開(kāi)放檔案信息。對(duì)檔案材料的接收、借用、查閱、復(fù)制、刪除和統(tǒng)計(jì)等活動(dòng)嚴(yán)格登記。系統(tǒng)管理員定期對(duì)數(shù)據(jù)進(jìn)行日常的管理工作。檔案數(shù)據(jù)庫(kù)的建立要滿足一下幾個(gè)方面的要求，一是實(shí)現(xiàn)的信息的準(zhǔn)確錄入和刪除操作、二是實(shí)現(xiàn)數(shù)據(jù)庫(kù)的動(dòng)態(tài)更新、三是實(shí)現(xiàn)檔案更新的及時(shí)性、四是實(shí)現(xiàn)檔案數(shù)據(jù)的長(zhǎng)期保存、五是保證檔案數(shù)據(jù)在數(shù)據(jù)庫(kù)中的安全性。檔案數(shù)據(jù)庫(kù)的建立不僅可以極大的減少工作人員的工作量，而且可以實(shí)現(xiàn)檔案數(shù)據(jù)及時(shí)更新，使數(shù)據(jù)管理起來(lái)更加方方便。

4.2 強(qiáng)化檔案管理的法律法規(guī)，建立檔案信息化標(biāo)準(zhǔn)

檔案部門(mén)首先要制定出檔案信息化管理的規(guī)章制度，保障具體工作的充分落實(shí)；其次要建立檔案信息化標(biāo)準(zhǔn)，例如在檔案的信息化錄入時(shí)規(guī)定包含哪些方面的信息、信息多久更新一次、信息的維護(hù)操作等。在法規(guī)與標(biāo)準(zhǔn)的制定時(shí)一方面要邀請(qǐng)相關(guān)專家以座談會(huì)的形式進(jìn)行討論，另一方面也要通過(guò)調(diào)查問(wèn)卷，實(shí)地調(diào)查等手段收集民眾的意見(jiàn)，以此建立起一個(gè)科學(xué)、有效、規(guī)范的信息化檔案運(yùn)行機(jī)制。

4.3 加大檔案信息化軟硬件設(shè)施的投入

在硬件方面，計(jì)算機(jī)相比傳統(tǒng)檔案的紙質(zhì)錄入有著效率高、保存時(shí)間長(zhǎng)、成本低、更新快等優(yōu)點(diǎn)。由于檔案的特殊性，對(duì)計(jì)算機(jī)的性能和穩(wěn)定性要求比較高，因此應(yīng)加大對(duì)計(jì)算機(jī)硬件的投入；在軟件方面，由于檔案的機(jī)密性以及安全性要求比較高，如何保障安全穩(wěn)定的實(shí)現(xiàn)檔案信息的保管是檔案部門(mén)需要解決的問(wèn)題。此外，檔案管理部門(mén)需要拿出專門(mén)的資金來(lái)進(jìn)行軟件的更新與維護(hù)，確保軟件的平穩(wěn)安全運(yùn)行。

4.4 提升網(wǎng)站建設(shè)水平，構(gòu)建信息交流平臺(tái)

在內(nèi)部局域網(wǎng)、互聯(lián)網(wǎng)和對(duì)接軟件的基礎(chǔ)上建立綜合的檔案服務(wù)網(wǎng)站。把過(guò)去靜態(tài)的檔案管理轉(zhuǎn)變?yōu)閯?dòng)態(tài)的檔案管理，利用該網(wǎng)站的建設(shè)實(shí)現(xiàn)對(duì)局決策、檔案管理、對(duì)外服務(wù)等方面的幫助。網(wǎng)站的開(kāi)發(fā)工作既可以自己招聘組建專門(mén)的開(kāi)發(fā)團(tuán)隊(duì)，也可以把開(kāi)發(fā)建設(shè)工作整體外包給第三方軟件開(kāi)發(fā)企業(yè)，并且要定期對(duì)網(wǎng)站進(jìn)行檢查，確保其運(yùn)行穩(wěn)定，最終形成一個(gè)完善的信息化檔案管理綜合服務(wù)網(wǎng)站。

4.5 提升檔案管理人員的專業(yè)素質(zhì)

傳統(tǒng)的檔案管理方法不能適應(yīng)新形式下檔案管理信息化的要求，一方面要對(duì)相關(guān)工作人員進(jìn)行培訓(xùn)，以適應(yīng)工作要求。另一方面可以招聘那些信息化管理素質(zhì)較高的人員。此外，政府還可以與高校進(jìn)行合作，針對(duì)崗位的特點(diǎn)培養(yǎng)專門(mén)的高校人才，畢業(yè)以后政府為其提供實(shí)習(xí)機(jī)會(huì)或就業(yè)崗位。此外，檔案的信息化管理對(duì)人員的道德品質(zhì)提出了更高的要求，應(yīng)該注意對(duì)相關(guān)工作人員加強(qiáng)這樣面的培養(yǎng)，避免違法亂紀(jì)等行為的發(fā)生。

5 總結(jié)

疾控中心檔案信息化建設(shè)可以縮短二次文獻(xiàn)信息的加工時(shí)間，提高檔案信息的時(shí)效性，對(duì)疾控中心各部門(mén)工作的順利進(jìn)行至關(guān)重要，但是目前疾控中心檔案信息化建設(shè)還存在各種各樣的問(wèn)題，本文就常見(jiàn)的一些問(wèn)題展開(kāi)討論，并給出了一些意見(jiàn)和建議。

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作者簡(jiǎn)介

馮卓暉（1987-），男，廣東江門(mén)鶴山，本科，管理學(xué)學(xué)士，畢業(yè)于華南師范大學(xué)，助理檔案員，研究方向：檔案電算化。